Hướng dẫn tạo đơn bán lẻ, chọn hàng và điều chỉnh đơn trong POS
Hướng dẫn tạo đơn bán lẻ POS, chọn khách, sản phẩm, đơn vị và tùy chọn; hiểu tự lưu đơn, gộp dòng, Combo, giá và các điều kiện thay đổi.
Màn hình bán lẻ dùng để lập đơn tại cửa hàng hoặc giao tận nơi, chọn khách, thêm sản phẩm/combo và chuẩn bị thanh toán. Một đơn có thể được lưu rồi xử lý tiếp, nên nhân viên cần phân biệt dữ liệu đã lưu, đơn đã xác nhận và giao dịch đã thanh toán.
Điều kiện sử dụng và các phần của màn hình
Mở Bán hàng → Tạo đơn hàng. Tài khoản phải được gán chi nhánh đang hoạt động. Nếu doanh nghiệp bật quản lý tồn kho, chi nhánh cần có kho phù hợp. Thiếu chi nhánh hoặc chi nhánh ngừng hoạt động sẽ làm thao tác tạo đơn bị từ chối.
Màn hình gồm tab Đơn hàng mới/Đơn [mã], tab Đơn hàng đang xử lý, bảng hàng ở bên trái và khối thông tin khách, loại giao hàng, thuộc tính, tổng tiền, nút thao tác ở bên phải. Bài này hướng dẫn màn hình bán lẻ. Cấu hình loại hình F&B trong bản hiện tại chưa có màn hình tạo đơn hoạt động tại đường vào này.
Hai loại giao hàng
- Giao tại cửa hàng: khách nhận hàng tại quầy. Sau khi lưu/xác nhận, dùng Thanh toán để ghi nhận bán hàng tại chỗ.
- Giao hàng tận nơi: cần xử lý thông tin người nhận, giao hàng, nhận hàng và tiền thu theo quy trình giao hàng. Sau khi lưu/xác nhận sẽ có Gửi hàng.
Đổi loại trên đơn đã lưu sẽ gửi cập nhật ngay. Khi đơn đã gửi hoặc đã nhận, không còn được chuyển sang loại khác trên giao diện. Lựa chọn không tự tạo đơn hàng lên website bên ngoài hay tự gọi đơn vị vận chuyển.
Giao diện chọn sản phẩm từ danh sách
Bấm Chọn từ danh sách. Cửa sổ có các bộ lọc và bảng mã, tên, hình, nhóm, giá cùng nút thêm/xem.
- Tên/Mã: tìm bằng tên hoặc mã sản phẩm. Khi nhập quá hai ký tự, màn hình có thể tìm ngay; dùng Tìm kiếm để chủ động áp dụng cả chuỗi ngắn hoặc bộ lọc vừa sửa.
- Nhóm: danh sách nhóm do doanh nghiệp khai báo, trình bày theo cây. Chọn nhóm để thu hẹp kết quả; bỏ về lựa chọn chung khi cần tìm rộng hơn.
- Loại:Tất cả, Hàng hóa, Dịch vụ, Nguyên vật liệu, Công cụ dụng cụ, Tài sản cố định theo bộ lọc bán lẻ. Thành phẩm và bán thành phẩm không được đưa vào bộ chọn loại của cửa sổ này. Lựa chọn chỉ lọc kết quả, không thay loại của sản phẩm.
- Trạng thái: cửa sổ bán hàng cố định tìm hàng đang sử dụng nên không hiện bộ chọn trạng thái như một số danh sách quản lý khác.
- Phân trang: dùng số trang để tìm các kết quả tiếp theo.
Bấm nút thêm của dòng để chọn sản phẩm. Nút xem mở thông tin chi tiết; từ chi tiết có thể chọn sản phẩm trở lại đơn. Giá bảng phụ thuộc phương pháp thuế: khấu trừ hiển thị giá gồm VAT, trực tiếp dùng giá bán tương ứng.
Thêm hàng không phải chỉ tạo một bản nháp trong cửa sổ: thêm sản phẩm đầu tiên có thể tự lưu thành đơn, sinh mã và chuyển sang chế độ sửa. Với đơn đã lưu, mỗi lần thêm tiếp được gửi lên máy chủ. Kiểm tra mã đơn và thông báo thành công trước khi bắt đầu đơn khác.
Giao diện quét barcode hoặc nhập mã sản phẩm
Chọn Thêm vào, quét hoặc nhập mã rồi nhấn Enter hoặc Thêm hàng vào đơn. Hệ thống thử tìm theo serial trước, nếu không thấy thì tìm theo mã sản phẩm. Nhập đúng mã; ô này không thay cho tìm tên trong cửa sổ danh sách.
Đối với hàng có serial, chọn Bỏ ra, nhập đúng serial đã có trong đơn và nhấn Enter hoặc Xóa hàng khỏi đơn. Chế độ Bỏ ra đang tìm serial trong đơn, không phải nút xóa hàng không có serial bằng mã sản phẩm. Nếu không có serial khớp, hệ thống báo không tìm thấy.
Hàng quản lý đích danh phải có đủ serial theo số lượng và hệ số đơn vị đã chọn. Serial đã gắn vào đơn khác có thể bị từ chối. Với dòng có serial, các ô sửa đơn vị, ghi chú và số lượng thông thường bị khóa/ẩn; tăng giảm bằng cách thêm hoặc bỏ serial phù hợp.
Cửa sổ Đơn vị tính và ghi chú sản phẩm
Cửa sổ tự mở nếu sản phẩm có nhiều đơn vị hoặc có thuộc tính bán hàng. Khi sửa dòng không có serial, dùng biểu tượng bút cạnh tên hàng để mở lại.
Các nội dung cần chọn/nhập
- Đơn vị tính: danh sách đơn vị gốc và các đơn vị quy đổi của sản phẩm. Chỉ hiện bộ chọn khi có hơn một đơn vị. Đổi đơn vị ảnh hưởng đơn giá và số lượng quy đổi phục vụ kho; không hiểu một hộp luôn bằng một chiếc.
- Thuộc tính dạng chữ/đoạn văn: ghi yêu cầu riêng, giá trị tối đa 100 ký tự.
- Thuộc tính số: nhập số; ngày: chọn ngày; màu: chọn màu.
- Thuộc tính Có/Không: chọn Có hoặc Không, hoặc để chưa chọn nếu không cần.
- Thuộc tính chọn một: chọn một giá trị từ danh sách doanh nghiệp đã khai báo.
- Thuộc tính chọn nhiều: đánh dấu từng giá trị cần áp dụng.
- Thuộc tính kiểu hình ảnh: ở cửa sổ bán hàng hiện dùng ô văn bản, không có nút tải ảnh riêng.
- Ghi chú thêm: yêu cầu bổ sung của dòng, tối đa 300 ký tự. Ô xuất hiện khi có thuộc tính hoặc đang sửa dòng.
Các thuộc tính lấy từ nhóm sản phẩm và cấu hình kế thừa của nhóm. Chọn sản phẩm khác có thể mở bộ thuộc tính khác. Giá trị cũ đã ghi trên đơn được giữ như thông tin của giao dịch, kể cả khi cấu hình thuộc tính về sau đã thay đổi.
Bấm Thêm vào đơn khi đang thêm hoặc Cập nhật khi đang sửa. Hủy, dấu đóng hoặc Esc đóng cửa sổ và bỏ phần chỉnh chưa xác nhận. Trong lúc lưu, các nút bị khóa để tránh gửi lặp.
Vì sao đổi lựa chọn có thể gộp hoặc tách dòng?
Hệ thống phân biệt dòng bằng sản phẩm, đơn vị tính, thuộc tính đã chọn, ghi chú và Flash Sale áp dụng. Cùng sản phẩm nhưng khác đơn vị hoặc yêu cầu sẽ được tách dòng. Nếu sửa lựa chọn làm dòng trùng một dòng đang có, hệ thống có thể gộp số lượng vào dòng đó và bỏ dòng cũ.
Sửa thuộc tính/ghi chú mà giữ nguyên đơn vị sẽ giữ giá và Flash Sale đã có trên dòng. Đổi đơn vị sẽ lấy lại giá và kiểm tra Flash Sale theo đơn vị mới. Vì vậy phải xem lại giá, số dòng và tổng tiền sau khi cập nhật.
Giao diện bảng hàng: số lượng, giá và xóa dòng
Điều chỉnh số lượng
Với hàng không có serial, dùng dấu +, − hoặc nhập số lượng. Ô số lượng hỗ trợ tối thiểu 1 và tối đa 999.999.999. Không dùng số 0 để thay cho xóa một dòng sản phẩm; thao tác giảm dưới mức cho phép sẽ có cảnh báo.
Tăng số lượng được xử lý như thêm lượng hàng mới: hệ thống kiểm tra lại giá/Flash Sale tại thời điểm thêm. Nếu chương trình đã đổi hoặc hết hạn, lượng mới có thể trở thành dòng riêng. Giảm số lượng trên đơn đã lưu gửi cập nhật ngay.
Nếu xuất hiện lỗi cập nhật, mở lại đơn để đối chiếu số lượng đã lưu trước khi tiếp tục thanh toán; không chỉ dựa vào giá trị vừa gõ trên màn hình.
Điều chỉnh giá bán
Biểu tượng Chỉnh sửa giá chỉ xuất hiện khi đơn đã lưu, người dùng có quyền điều chỉnh giá khi bán và đơn chưa thanh toán/gửi/nhận/trả. Bấm để mở cửa sổ Chỉnh sửa giá sản phẩm.
Màn hình cho biết tên hàng và một ô Giá sau thuế hoặc Giá trước thuế, tùy cấu hình hiển thị. Giá sau thuế nhập theo số đồng nguyên; giá trước thuế có thể có hai chữ số thập phân. Giá phải lớn hơn 0. Khi nhập giá sau thuế, hệ thống tính ngược giá trước thuế; thuế suất âm theo mã quy ước không bị dùng như phần trăm âm.
Bấm Xác nhận để ghi giá vào dòng của đơn và tạo lịch sử giá cũ/giá mới; Hủy bỏ thay đổi. Thao tác này không sửa giá niêm yết trong danh mục sản phẩm và không thay giá của tất cả đơn khác.
Xóa dòng hoặc xóa đơn
Bấm thùng rác của dòng không có serial để xóa khỏi đơn. Nếu đó là dòng sản phẩm cuối cùng và không có combo, thao tác chuyển sang xóa cả đơn, có hộp xác nhận đối với đơn đã lưu. Đọc kỹ nội dung trước khi chọn Xóa; chọn Hủy để giữ lại.
Nút Xóa đơn chỉ xuất hiện ở một số trạng thái trước giao/nhận. Giao diện hiện kiểm tra có dòng sản phẩm thường, nên đơn chỉ có combo có thể không hiện nút này giống đơn có sản phẩm. Không tìm cách xóa bằng việc ghi số lượng sai.
Xóa đơn đang xử lý còn liên quan phiếu xuất kho nháp và serial đã giữ cho đơn; không phải chỉ xóa dòng hiển thị. Đơn có chứng từ kho đã hoàn thành có quy tắc quyền/vòng đời chứng từ riêng và có thể bị từ chối.
Các trường hợp khóa dòng hàng
Sau khi đơn đã thanh toán, đã gửi giao hàng hoặc đã nhận tại cửa hàng, không tiếp tục thêm hàng, đổi số lượng/đơn vị theo đường thao tác thông thường. Máy chủ cũng kiểm tra trạng thái khi lưu lựa chọn. Với hàng đã bán cần trả, dùng quy trình Trả hàng, không sửa ngược đơn cũ để thay việc ghi nhận trả.
Giao diện chọn combo
Bấm Chọn combo, chọn combo còn hợp lệ và hoàn thành lựa chọn hàng bên trong nếu combo cho phép chọn nhóm. Combo được ghi thành một dòng riêng, có nhãn COMBO và danh sách thành phần.
Số lượng combo là số bộ bán, không phải tổng số món trong bộ. Bảng tổng số lượng cuối đơn cộng số lượng sản phẩm thường với số bộ combo. Dùng +, −, ô nhập hoặc thùng rác của dòng combo để thay đổi khi đơn còn cho sửa. Khác với sản phẩm thường, giảm số lượng combo về 0 có thể gọi thao tác xóa combo.
Giá và lựa chọn thành phần được kiểm tra theo cấu hình combo. Xem hướng dẫn Combo để hiểu cách giá chung/giá theo sản phẩm và các nhóm lựa chọn ảnh hưởng tiền hàng.
Giao diện khách hàng và thuộc tính của đơn
Ô khách mặc định gợi ý Khách lẻ. Nhập số điện thoại rồi chọn hồ sơ trong gợi ý. Dấu + mở form tạo khách; dấu − bỏ khách khỏi đơn để chọn lại. Muốn sửa hồ sơ gốc, dùng danh mục Khách hàng.
Đơn không có khách vẫn có thể bán thu đủ tại quầy; nếu phát sinh nợ thì bắt buộc có khách cụ thể. Đơn giao tận nơi cần thông tin khách/người nhận theo quy trình giao hàng. Chọn khách cũng là điều kiện để tải Membership.
Nút lịch sử cạnh khách mở các đơn của người đó. Nếu có thao tác chọn lại thông tin, các thuộc tính của đơn cũ được đưa vào đơn đang soạn; kiểm tra từng giá trị cho lần mua này. Việc nạp giá trị từ lịch sử chưa tự bảo đảm đã ghi các thuộc tính vào máy chủ: với đơn đã lưu, cần kiểm tra lại sau khi sửa/lưu thuộc tính theo giao diện.
Thuộc tính đơn xuất hiện theo cấu hình doanh nghiệp: chữ, đoạn văn, số, ngày, màu, Có/Không, chọn một hoặc chọn nhiều. Khi đang sửa đơn, thay đổi từng thuộc tính có thể gửi lưu ngay; khi tạo mới, các giá trị đi theo lần lưu tạo đơn. Phần này khóa sau gửi hoặc nhận hàng. Các lựa chọn động cần hiểu theo ý nghĩa doanh nghiệp đã đặt tên; xem hướng dẫn thuộc tính đơn hàng.
Tổng tiền, lưu đơn và chuyển sang bước tiếp theo
Khối bên phải cho biết tiền hàng, thuế, Voucher, chiết khấu, điểm và phụ thu nếu có, cùng tổng tiền. Bấm biểu tượng chi tiết cạnh Tổng để xem phần phân bổ thuế; đừng lấy tổng số lượng thay cho giá trị tiền hàng.
- Lưu đơn: lưu đơn đang tạo, sinh mã và chuyển sang chế độ sửa. Đơn do nhân viên tạo tại màn hình này được ghi nhận đã xác nhận; không phải lúc nào cũng cần bấm Xác nhận thêm lần nữa.
- Xác nhận: hiện khi một đơn đã được tạo nhưng chưa xác nhận, chẳng hạn đơn tiếp nhận từ nguồn khác. Xác nhận gắn thông tin người/chi nhánh xử lý; chưa phải thanh toán.
- Thanh toán: dành cho loại giao tại cửa hàng sau khi đã lưu/xác nhận và chưa nhận hàng. Mở form thanh toán để kiểm tra ưu đãi, tiền khách trả và hóa đơn.
- Gửi hàng: dành cho loại giao tận nơi sau khi đã lưu/xác nhận và chưa gửi.
- Tạo đơn mới: chuyển sang đơn mới, không có nghĩa tự xóa đơn vừa lưu. Đơn cũ có thể tìm lại trong danh sách đang xử lý.
- In đơn hàng: hiện với đơn đã lưu. Cần cấu hình máy in và mẫu in phù hợp; in đơn không đồng nghĩa đã thu tiền hoặc đã phát hành hóa đơn điện tử.
Khi quản lý kho bật, hệ thống lập/cập nhật phiếu xuất liên quan với các hàng cần quản lý kho. Cảnh báo tồn ở lúc thêm hàng và quyết định có được hoàn thành phiếu xuất là hai bước khác nhau; kết quả phụ thuộc cấu hình xử lý thiếu tồn. Xem cấu hình kho và giá vốn.
Tab Đơn hàng đang xử lý và tiếp tục đơn đã lưu
Chuyển sang tab này để tìm đơn cần tiếp tục, chọn đơn rồi quay về phần bán hàng với dữ liệu vừa tải. Kiểm tra mã đơn, khách, trạng thái trước khi sửa; không tiếp tục theo nội dung của đơn trước đó nếu tải dữ liệu báo lỗi.
Lịch sử trạng thái mở từ biểu tượng cạnh trạng thái cho biết các mốc tạo, xác nhận, gửi, nhận và thanh toán đã có. Các mục thông tin thanh toán/giao hàng/trả hàng chỉ có ý nghĩa khi nghiệp vụ tương ứng đã được ghi nhận.