Hướng dẫn cấu hình quản lý kho, giá vốn và xử lý thiếu hàng
Hướng dẫn cấu hình tồn kho, FIFO, LIFO, đích danh, bình quân và xử lý thiếu hàng; hiểu tác động tính lại giá vốn và chứng từ lịch sử.
Mục đích và đường vào
Nhóm cấu hình kho quyết định POS có theo dõi tồn, cách lấy giá vốn khi xuất và cách phản ứng khi số lượng cần xuất lớn hơn tồn khả dụng. Vào Cài đặt → Cấu hình hệ thống → Cấu hình chung cho doanh nghiệp bằng tài khoản chính có quyền cấu hình. Các giá trị thuộc phạm vi doanh nghiệp, ảnh hưởng nhiều chi nhánh và kho.
Thiết lập kho không thay cho việc khai báo kho, nhập số dư ban đầu hoặc hoàn thành phiếu nhập. Bật theo dõi tồn không tự tạo hàng tồn cho sản phẩm.
Công tắc Có sử dụng kho và quản lý tồn kho không
Bật: giao diện cấu hình mở thêm phương pháp giá xuất kho, cách điền giá nhập và xử lý thiếu hàng. Cách tính bình quân hiện thêm khi phương pháp phù hợp. Ở các form sản phẩm, cờ lưu kho còn phụ thuộc loại sản phẩm; không phải mọi sản phẩm đều lưu kho chỉ vì công tắc này được bật.
Tắt: các mục trên được ẩn khỏi màn hình cấu hình. POS còn gửi thêm một lần lưu để đặt xử lý thiếu hàng về Không xử lý hoàn thành phiếu xuất. Đây là thay đổi giá trị đi kèm, không chỉ thay đổi cách hiển thị. Do lần lưu này tách khỏi lần lưu công tắc, sau khi đổi nên mở lại trang và kiểm tra nếu nhận thông báo lỗi mạng.
Lựa chọn lưu ngay khi bật/tắt. Không dùng thao tác tắt quản lý kho để xóa lịch sử nhập, xuất hoặc số tồn đã ghi nhận.
Danh sách Phương pháp tính giá xuất kho
Tùy chọn theo nhóm sản phẩm
Mỗi nhóm sản phẩm quyết định phương pháp áp dụng cho hàng thuộc nhóm. Dùng khi doanh nghiệp có nhiều nhóm cần xử lý khác nhau. Cần khai báo đúng nhóm và kiểm tra cấu hình kế thừa của nhóm con; chỉ chọn giá trị này ở cấp doanh nghiệp chưa hoàn tất cấu hình cho từng nhóm.
Nếu có nhóm dùng Bình quân, trường Cách tính bình quân bên dưới là lựa chọn dùng chung cho các nhóm đó.
Bình quân gia quyền
Giá vốn được xác định từ lượng và giá trị hàng nhập theo cách tính bình quân đã chọn. Sản phẩm cùng giá bán vẫn có thể có giá vốn thay đổi theo lịch sử nhập. Sau khi chọn Bình quân, cần tiếp tục chọn Theo từng kỳ hoặc Sau từng lô nhập; hai cách này có tác động khác nhau tới các lần xuất trong cùng kỳ.
Đích danh
Xuất theo giá của lô hàng được xác định cho giao dịch. Người thao tác phải kiểm tra lô hoặc serial tương ứng trong luồng xuất khi sản phẩm yêu cầu. Không hiểu Đích danh là tự lấy một mức giá bình quân chung cho mọi lô.
FIFO – Nhập trước xuất trước
Ưu tiên phân bổ hàng từ lô nhập sớm hơn. Giá vốn đi theo các lô thực tế được phân bổ, nên một lần xuất có thể gồm nhiều mức giá vốn khi đi qua nhiều lô.
LIFO – Nhập sau xuất trước
Ưu tiên các lô nhập gần hơn trong phạm vi lô đủ điều kiện của giao dịch. Giá vốn vì vậy có thể khác FIFO dù số lượng xuất và giá bán giống nhau.
Điều kiện khóa
Hộ kinh doanh bị ràng buộc Bình quân. Trong bản giao diện này, khi trường được hiển thị thì ô chọn bị khóa và có giải thích bắt buộc; nếu quản lý kho tắt, cả trường bị ẩn. Không mô tả việc không sửa được là lỗi tải danh sách.
Danh sách Cách tính bình quân
Trường hiện khi quản lý kho bật và phương pháp giá vốn là Bình quân hoặc Theo nhóm sản phẩm. Hộ kinh doanh cũng được chọn cách bình quân khi quản lý kho bật.
Theo từng kỳ
Tính theo từng sản phẩm, kho và kỳ kế toán. Về ý nghĩa, giá bình quân của kỳ dựa trên tổng giá trị tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ, chia cho lượng tồn đầu kỳ cộng lượng nhập trong kỳ. Chỉ các chứng từ đủ điều kiện hoàn thành mới tham gia lịch sử tính vốn.
Một lần nhập bổ sung trong kỳ có thể làm thay đổi giá vốn của các lần xuất trong cùng kỳ, không chỉ các đơn tạo sau lần nhập. Vì vậy báo cáo lãi gộp có thể thay đổi sau khi bổ sung hoặc điều chỉnh chứng từ kho của kỳ đó.
Sau từng lô nhập
Tính lại bình quân từ lượng, giá trị đang tồn và lượng, giá trị lô vừa nhập. Một lần xuất sử dụng giá phù hợp với lịch sử trước thời điểm xuất. Lô nhập xảy ra sau lần xuất không được hiểu là tự thay giá của lần xuất trước đó như cách tính chung cả kỳ.
Nhập bổ sung lùi ngày có thể ảnh hưởng lịch sử phía sau thời điểm được bổ sung. Cần nhập đúng thời điểm nghiệp vụ, không chỉ ngày đang thao tác trên máy.
Nghiệp vụ khi đổi cách tính
Khi giá trị Cách tính bình quân được thêm hoặc thay đổi, máy chủ gọi xử lý tính lại giá vốn cho các kho và sản phẩm đã có nhập/xuất hoàn thành của doanh nghiệp. Do đó đây không phải tùy chọn chỉ áp dụng cho chứng từ mới. Chờ thao tác lưu hoàn tất, sau đó kiểm tra tồn và báo cáo giá vốn liên quan; không bấm lưu liên tục khi hệ thống đang xử lý.
Danh sách Tự động nhập giá nhập kho
- Giá nhập = 0: bắt đầu từ giá 0 để người dùng khai báo. Số 0 không khẳng định hàng được mua miễn phí; cần nhập giá thực tế trước khi hoàn thành phiếu.
- Giá nhập = Giá nhập lần cuối: lấy mức giá nhập gần nhất được tìm thấy của sản phẩm làm gợi ý. Kiểm tra lại nếu nhà cung cấp, đơn vị tính hoặc điều kiện mua thay đổi.
- Giá nhập = Giá trung bình trong kho: gợi ý theo giá bình quân của tồn tại kho/thời điểm được xử lý. Đây là giá vốn tham chiếu, không phải báo giá mới của nhà cung cấp.
Các giá trị là cách điền ban đầu, không thay thế việc kiểm tra giá. Sản phẩm chưa có lịch sử thích hợp có thể nhận giá 0. Người dùng cần sửa đúng giá mua trước bước hoàn thành phiếu.
Danh sách Xử lý khi hàng tồn không đủ khi xuất kho
Thông báo lỗi
Hệ thống dừng bước xuất đang yêu cầu khi không đủ hàng. Kiểm tra đúng kho, ngày nghiệp vụ, số lượng và việc phiếu nhập đã hoàn thành hay chưa. Phiếu nhập chỉ lưu nháp chưa bổ sung lượng tồn có thể xuất.
Không xử lý hoàn thành
Hệ thống có thể lưu phiếu xuất nhưng chưa hoàn thành và chưa trừ tồn. Cần phân biệt thấy một phiếu trong danh sách với phiếu đã tác động tồn kho. Bổ sung hàng hợp lệ rồi hoàn thành theo luồng được phép.
Với phiếu được tạo từ đơn bán hàng hoặc nghiệp vụ khác, xử lý từ chứng từ gốc và theo quyền của hệ thống; không giả định có thể sửa/xóa tay mọi phiếu tự động. Đơn có phiếu xuất bán hàng chưa hoàn thành còn có thể bị chặn trả hàng.
Trừ âm tồn kho
Cho phép hoàn thành xuất trong các trường hợp hệ thống hỗ trợ dù tồn sau giao dịch âm. Phần chưa có lô nhập đủ điều kiện cần được phân bổ bổ sung khi có nhập phù hợp, sau đó giá vốn và lịch sử tồn có thể được tính lại.
Không hiểu lựa chọn này là bỏ qua mọi kiểm tra serial. Hàng quản lý serial vẫn cần serial hợp lệ tại kho. Nhập bổ sung sau ngày xuất không đương nhiên giải quyết được một lần xuất lùi ngày; thời điểm của lô nhập phải phù hợp với thời điểm xuất. Trả hàng đối với phần chưa xác định đủ giá vốn có thể bị chặn cho đến khi xử lý tồn thiếu.
Cách kiểm tra cấu hình đã phù hợp
- Mở lại trang để kiểm tra các giá trị được lưu và các ô bị khóa.
- Kiểm tra nhóm sản phẩm nếu chọn phương pháp theo nhóm.
- Xem một sản phẩm đã có lịch sử nhập/xuất để đối chiếu lượng tồn và giá vốn.
- Phân biệt chứng từ Chưa hoàn thành với Đã hoàn thành khi giải thích chênh lệch.
- Sau khi đổi cách bình quân, kiểm tra các kỳ chịu ảnh hưởng thay vì chỉ một giao dịch mới.