Cho phép bán âm kho hay chặn bán: chọn theo quy trình cửa hàng

Cửa hàng nên chặn xuất khi thiếu tồn kho, hay vẫn cho bán để không làm khách chờ? Hãy quyết định theo việc có đủ hàng thật để giao hay không, vì sao số liệu chưa khớp và ai sẽ xử lý phần còn thiếu. Nếu chưa trả lời được ba câu hỏi này, cho xuất âm chỉ chuyển vấn đề sang khâu kho và báo cáo lợi nhuận.

Với hàng quản lý tồn kho, bạn nên ưu tiên dừng bước xuất thiếu khi chưa xác nhận được nguồn hàng. Chỉ cân nhắc cho xuất âm trong trường hợp đã kiểm được hàng thực tế và chứng từ, đồng thời có người chịu trách nhiệm hoàn thiện số liệu. Bài này giúp bạn chọn quy trình cho cửa hàng; cách thiết lập từng ô có trong hướng dẫn cấu hình kho và xử lý thiếu hàng.

1. Chọn theo cách giao hàng, đừng chỉ chọn để hết thông báo lỗi

Dybi có ba cách phản ứng khi hàng tồn không đủ để xuất. Thông báo lỗi dừng bước đang yêu cầu xuất kho. Không xử lý hoàn thành phiếu xuất cho lưu phiếu chưa hoàn thành, chưa trừ tồn. Trừ âm tồn kho cho hoàn thành và ghi nhận toàn bộ lượng xuất, còn phần chưa đủ lô nhập được theo dõi để bổ sung nguồn.

Đây là lựa chọn thuộc phạm vi doanh nghiệp khi có sử dụng kho. Trước khi đổi, hãy kiểm tra ảnh hưởng tới các chi nhánh, người bán hàng và nhân viên kho. Việc cửa hàng đặt quy tắc riêng cho từng ca hoặc từng nhóm hàng cần được tổ chức và kiểm tra trong vận hành, không thể chỉ dựa vào một lựa chọn chung.

Đặc biệt, hàng quản lý serial vẫn phải có serial hợp lệ đang ở trong kho. Serial là số nhận diện từng sản phẩm riêng lẻ. Cho xuất âm không giúp xuất một chiếc máy có serial chưa tồn tại tại kho đang bán.

2. Sáu tình huống để quyết định có nên cho bán âm kho

Hàng thật chưa về, khách muốn lấy ngay

Hãy dừng bước giao hoặc xuất thiếu, thống nhất lại ngày giao với khách và kiểm tra khả năng cung ứng. Nếu cửa hàng nhận đặt trước, theo dõi việc đặt trước theo chức năng và quy trình đang dùng. Một lời hứa có hàng ngày mai không phải bằng chứng đã có hàng để xuất hôm nay.

Hàng đã về đúng kho nhưng nhân viên chưa ghi nhận nhập

Ưu tiên hoàn thiện phiếu nhập thật trước khi xuất. Nếu đang đông khách, người phụ trách có thể cân nhắc giữ phiếu xuất chờ hoàn thành hoặc cho xuất âm có kiểm soát. Lựa chọn phụ thuộc thời gian xử lý được, khả năng theo dõi phiếu chờ và mức độ tin cậy của chứng từ giao nhận. Phải xác định được hàng đã nhận trước thời điểm xuất và đúng kho.

Cửa hàng có hàng nhưng đang nằm ở kho khác

Kiểm tra kho thực sự giao hàng và nghiệp vụ điều chuyển. Nếu nhân viên chọn nhầm kho khi bán, xử lý từ chứng từ gốc theo quyền và điều kiện cho phép. Đừng lấy tổng tồn toàn doanh nghiệp để kết luận một kho cụ thể đã có đủ hàng. Cũng không tạo một lần mua mới chỉ để bù số lượng cho hàng chuyển nội bộ.

Phiếu xuất chưa hoàn thành, hàng đã được nhân viên mang đi giao

Đây là khoảng cách giữa việc giao hàng thực tế và trạng thái trên hệ thống. Cần giao rõ người hoàn thiện phiếu, kiểm lại khả năng xuất và theo dõi tới khi hoàn thành. Nếu chỉ lưu phiếu chờ rồi bỏ quên, số tồn trên hệ thống vẫn chưa phản ánh lượng đã giao. Khâu bán hàng cũng cần biết đơn có phiếu xuất chưa hoàn thành có thể chưa xử lý trả hàng được.

Hàng có serial, hàng giá trị cao hoặc thường có tranh chấp giao nhận

Ưu tiên kiểm nhận trước khi giao, đối chiếu đúng sản phẩm và người bàn giao. Với hàng quản lý serial, kiểm tra serial hợp lệ là điều kiện cần. Với hàng giá trị cao không theo serial, cửa hàng vẫn nên đặt quy trình xác nhận đủ hàng và chứng từ chặt hơn, thay vì coi khả năng xuất âm của phần mềm là lý do bỏ kiểm nhận.

Thường xuyên thiếu nguồn nhưng không ai giải thích được

Dừng việc mở rộng xuất âm và tìm nguyên nhân: thiếu tồn đầu, sai đơn vị quy đổi, nhầm kho, bỏ sót nhập hay ghi trùng xuất. Nếu việc chậm nhập lặp lại mỗi ngày, hãy sửa phân công nhận hàng và nhập liệu. Thay cấu hình để tiếp tục bán sẽ không tự sửa được các giao dịch đã thiếu căn cứ.

Hàng đã nhận nhưng chưa ghi nhập cần người phụ trách và thời hạn xử lý rõ ràng, khác với trường hợp chưa có hàng để giao. Mở ảnh kích thước đầy đủ.

3. Ví dụ giờ cao điểm: cùng một đơn, ba cách tổ chức công việc

Giả sử cửa hàng có sản phẩm A không quản lý serial, dùng FIFO, tức ưu tiên lấy hàng từ lô nhập trước. Giá vốn dưới đây đã gồm các khoản thuộc giá vốn; giá bán chưa gồm VAT. Ví dụ không có chi phí phát sinh thêm, chiết khấu hoặc trả hàng.

• Đầu ca có 3 chiếc A, giá vốn 80.000 VNĐ/chiếc, tổng 240.000 VNĐ.
• 08:30 thực nhận thêm 9 chiếc tại cùng kho, giá vốn 90.000 VNĐ/chiếc, tổng 810.000 VNĐ. Có chứng từ giao nhận nhưng phiếu nhập chưa hoàn thành.
• 09:00 khách mua 8 chiếc, giá bán 130.000 VNĐ/chiếc, doanh thu 1.040.000 VNĐ.

Thực tế đã có 12 chiếc trước khi bán, giao 8 chiếc thì còn 4 chiếc. Trong khi đó hệ thống mới ghi nhận 3 chiếc. Điểm cần quyết định là tổ chức hoàn thiện chứng từ thế nào trong lúc đông khách.

Phương án dừng xuất: xử lý nhập trước, giao sau

Người bán thấy thiếu tồn và liên hệ người nhận hàng. Nhân viên kho kiểm đúng phiếu giao 08:30, hoàn thành phiếu nhập, rồi người bán tiếp tục bước xuất. Cách này phù hợp khi đội kho xử lý được ngay và cửa hàng chấp nhận cho khách chờ xác nhận.

Trước khi tiếp tục, cần kiểm kết quả nhập đã được ghi nhận và thử lại bước xuất của đúng đơn. Nếu bấm nhiều lần hoặc lập thêm phiếu thủ công trong lúc chờ, có thể phát sinh ghi nhận trùng.

Phương án lưu phiếu chờ: cần theo dõi việc chưa hoàn thành

Phiếu xuất lưu 8 chiếc ở trạng thái chưa hoàn thành; số tồn hệ thống vẫn là 3 chiếc. Cửa hàng cần ghi người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thiện. Sau khi ghi nhận lô 08:30, hoàn thành chính phiếu xuất đang chờ để số lượng còn 4 chiếc.

Đừng dùng số tồn 3 chiếc trên màn hình để hứa giao tiếp cho khách khác nếu 8 chiếc đã được mang đi. Danh sách phiếu chưa hoàn thành là một phần công việc phải theo dõi, không phải hàng còn có thể bán thêm. Nếu cửa hàng không kiểm soát được việc này thì giữ nhiều phiếu chờ cũng có rủi ro.

Phương án xuất âm: vẫn giao hàng, sau đó bổ sung nguồn

Nếu cho trừ âm, phiếu xuất hoàn thành 8 chiếc và sổ tạm còn 3 − 8 = -5 chiếc. Năm chiếc chưa gắn được nguồn nhập cần được theo dõi. Người nhận hàng phải hoàn thiện phiếu nhập thật lúc 08:30; không đổi thời điểm của một lần nhận sau 09:00 để làm nguồn cho lần bán trước đó.

Sau khi bổ sung đủ nguồn hợp lệ, các số cần đối chiếu theo FIFO là:

• Giá vốn hàng bán: 3 × 80.000 VNĐ + 5 × 90.000 VNĐ = 690.000 VNĐ.
• Tồn cuối: 3 + 9 − 8 = 4 chiếc, giá trị 4 × 90.000 VNĐ = 360.000 VNĐ.
• Tổng giá trị nguồn: 240.000 VNĐ + 810.000 VNĐ = 1.050.000 VNĐ, bằng 690.000 VNĐ đã xuất + 360.000 VNĐ còn kho.
• Lãi gộp: 1.040.000 VNĐ − 690.000 VNĐ = 350.000 VNĐ, chưa trừ chi phí vận hành.

Nếu chỉ lấy 240.000 VNĐ giá vốn của phần đã có nguồn để trừ doanh thu, phép tính sẽ cho 800.000 VNĐ. Con số đó thiếu 450.000 VNĐ giá vốn của 5 chiếc và chưa phải lãi gộp đầy đủ của đơn. Khi làm việc với báo cáo, cần nhận ra dòng chưa đủ nguồn trước khi dùng để quyết định giảm giá hoặc chia thưởng.

Quy trình bổ sung nguồn không ghi xuất thêm 5 chiếc lần nữa. Xem cách xử lý âm tồn và đối chiếu chứng từ nếu cần thao tác khôi phục số liệu; bài đó giải thích riêng điều kiện ngày nhập trước ngày xuất và cách kiểm từng lô.

4. Nếu cho xuất âm, ai chịu trách nhiệm và kết thúc lúc nào?

Chủ cửa hàng cần thống nhất quy tắc với cả người bán và người nhận hàng. Có thể dùng mẫu phân công sau cho tình huống chậm ghi nhập trong giờ cao điểm:

• Trước khi đồng ý giao: người nhận hàng xác nhận mã, kho, số lượng thực nhận, thời điểm nhận và chứng từ; người bán ghi mã đơn cần xử lý.
• Khi phát sinh thiếu nguồn: ghi người phụ trách bổ sung, số lượng còn thiếu và hạn kiểm lại vào sổ công việc dùng chung.
• Sau khi nhập được hoàn thiện: người phụ trách kiểm phiếu xuất gốc, phần còn thiếu nguồn, tồn cuối và giá vốn của đơn.
• Cuối ca: quản lý đối chiếu cả phiếu xuất chưa hoàn thành lẫn phiếu đã hoàn thành còn thiếu nguồn. Không chỉ xem tổng tồn đã dương.
• Nếu chưa xử lý xong: bàn giao mã phiếu, việc đã kiểm, lý do còn thiếu và người nhận tiếp; đánh dấu số liệu chưa đủ để dùng chốt lãi của phần hàng đó.

Ví dụ cửa hàng có thể quy định ca sáng kiểm lại sau 30 phút và bàn giao trước 12:00. Đây là thời hạn vận hành do cửa hàng đặt; người quản lý cần tổ chức theo dõi và nhắc việc bằng công cụ thực tế đang dùng. Trước khi áp dụng rộng, hãy thử với một ca có người phụ trách đầy đủ.

Bàn giao phiếu còn chờ theo mã chứng từ, người xử lý và thời hạn; quản lý kiểm cả trạng thái phiếu lẫn nguồn giá vốn. Mở ảnh kích thước đầy đủ.

5. Đánh giá quy trình bằng cả giao hàng và độ tin cậy số liệu

Trong một tuần thử áp dụng, ghi lại số lần thiếu tồn, nguyên nhân, thời gian hoàn thiện và số phiếu còn tồn việc cuối ca. Đọc cùng số đơn giao chậm do chờ xác nhận kho để biết lựa chọn có phù hợp hay không.

Chẳng hạn một ca có 40 đơn, phát sinh 6 lần thiếu nguồn, xử lý xong 5 lần và còn 1 lần chưa đủ chứng từ. Quản lý phải biết chính xác đơn còn lại là đơn nào và phần hàng nào chưa có giá vốn đầy đủ. Câu trả lời “đã xử lý gần hết” không đủ để bàn giao hoặc dùng báo cáo đánh giá toàn ca.

Nếu nhiều phiếu bị bỏ quên, thu hẹp việc cho xuất âm và sửa khâu nhận hàng, ghi nhận nhập hoặc chọn kho. Nếu không có hàng thật để giao, cần giải quyết nguồn cung và cam kết với khách. Chỉ đổi cách phản ứng của phần mềm không làm hàng xuất hiện trong kho.

6. Trước khi đổi cấu hình, thử một ca và đối chiếu kết quả

1. Ghi lại lựa chọn hiện tại và những chi nhánh, kho chịu ảnh hưởng.
2. Chọn một tình huống đã hiểu rõ nguồn hàng và người chịu trách nhiệm; ưu tiên môi trường thử hoặc phối hợp người triển khai trước khi đổi trên hệ thống đang bán.
3. Kiểm kết quả ở đơn bán, phiếu xuất và tồn kho. Phân biệt phiếu chờ hoàn thành với phiếu xuất âm đã hoàn thành còn thiếu nguồn.
4. Hoàn thiện nghiệp vụ thật còn thiếu, rồi đối chiếu số lượng và giá trị. Hết âm hiện tại chưa đủ để xác nhận các lần xuất trước đã đủ nguồn.
5. Chỉ quyết định áp dụng khi đội bán và đội kho thực hiện được cả giao hàng lẫn đóng các việc còn chờ.

Các thông số trên phần mềm cần đi cùng quy trình chứng từ của doanh nghiệp. Không lập phiếu mua giả, nhập giá 0 VNĐ để xóa cảnh báo hoặc sửa thời điểm trái với giao nhận thực tế. Khi số liệu đã dùng cho kế toán, hóa đơn hoặc báo cáo, người phụ trách cần kiểm tra các phần liên quan trước khi điều chỉnh.

Dybi cho bạn lựa chọn cách xử lý thiếu tồn và theo dõi phần xuất còn thiếu nguồn. Để dùng phù hợp, hãy chuẩn bị một trường hợp của cửa hàng gồm mã hàng, kho, thời điểm nhận–giao và phiếu liên quan, rồi trao đổi với Dybi về quy trình quản lý kho. Bạn cũng có thể đọc thêm cách tính giá vốn xuất kho và cách đối chiếu báo cáo POS để kiểm kết quả sau xử lý.