Âm tồn kho: nguyên nhân và quy trình xử lý có đối chiếu chứng từ

Âm tồn kho là tình trạng số hàng đã ghi nhận xuất nhiều hơn số hàng có trên sổ tại một kho và một thời điểm. Muốn xử lý, bạn cần tìm đúng phiếu gây lệch rồi đối chiếu với hàng thực tế. Chỉ nhập thêm cho số tồn hết âm có thể làm sai cả giá vốn, công nợ và lợi nhuận.

Dù đang quản lý bằng Excel hay phần mềm bán hàng, bạn cũng nên kiểm tra ba việc: hàng thực tế còn bao nhiêu, các phiếu nhập–xuất đã ghi nhận đủ chưa, và giá vốn của hàng đã bán có đúng không. Các ví dụ dưới đây giúp bạn lần lượt kiểm tra từng việc.

Âm tồn trên phần mềm có đồng nghĩa cửa hàng thiếu hàng?

Không phải lúc nào âm tồn cũng là thiếu hàng thật. Hàng có thể đã về nhưng phiếu nhập còn Nháp; nhân viên có thể chọn nhầm kho, nhập sai đơn vị hoặc ghi trùng phiếu xuất. Cũng có trường hợp cửa hàng đã xác nhận xuất khi thực tế chưa đủ hàng để giao.

Trước khi sửa, hãy xác định hàng đang ở đâu, phiếu nào đã hoàn thành và hàng đã bán lấy từ những lô nhập nào. Tổng tồn của cả cửa hàng có thể vẫn đúng trong khi một kho bị âm. Tương tự, một đơn bán đã lưu chưa chắc đã có phiếu xuất hoàn thành.

Cấu hình “Xử lý khi hàng tồn không đủ để xuất kho” quyết định điều gì?

Trong phần cấu hình kho của Dybi, bạn có thể chọn cách xử lý khi không đủ hàng để xuất. Mục này xuất hiện khi bật “Có sử dụng kho và quản lý tồn kho không”. Mặc định, Dybi chọn “Không xử lý hoàn thành phiếu xuất”: lưu phiếu để xử lý tiếp, chưa trừ tồn kho. Bạn có thể thay đổi lựa chọn theo cách vận hành của cửa hàng.

Giả sử sổ kho còn 2 chiếc A, nhưng bạn cần xuất 5 chiếc. Mỗi chiếc đang có giá vốn 100.000 VNĐ và hàng không quản lý serial. Cùng thiếu 3 chiếc, mỗi lựa chọn dưới đây sẽ cho một kết quả khác nhau.

1. Thông báo lỗi: dừng bước đang yêu cầu xuất kho

Dybi báo không đủ hàng và dừng bước xuất kho. Nếu thanh toán hoặc gửi hàng cần xuất kho, bạn phải xử lý phần thiếu trước khi tiếp tục. Lưu được đơn hàng không có nghĩa là đã xuất hàng thành công.

Với ví dụ trên, lần xuất 5 chiếc chưa hoàn thành, nên sổ vẫn còn 2 chiếc. Bạn hãy kiểm tra có phiếu nhập nào chưa hoàn thành, chọn nhầm kho hay nhập sai đơn vị không. Nếu thực sự thiếu hàng, cần bổ sung hàng trước khi xuất.

2. Không xử lý hoàn thành phiếu xuất: giữ phiếu Nháp, chưa trừ tồn

Dybi giữ phiếu ở trạng thái Nháp. Phiếu chưa trừ tồn và chưa ghi nhận hàng được xuất từ lô nhập nào. Bạn có thể quay lại hoàn thành phiếu sau khi đã có đủ hàng.

Trong ví dụ này, phiếu ghi số cần xuất là 5 chiếc, nhưng sổ kho vẫn còn 2 chiếc. Khi đã ghi nhận thêm 4 chiếc thực nhận trước thời điểm xuất, kho có tổng 6 chiếc. Bạn chọn Hoàn thành trên chính phiếu đang chờ; sau khi xuất 5 chiếc, sổ còn 1 chiếc.

Mỗi lần giao hàng chỉ dùng một phiếu xuất, tránh tạo thêm phiếu cho cùng 5 chiếc đã bán. Với phiếu được tạo từ đơn hàng, hãy sửa thông tin từ đơn gốc thay vì sửa/xóa phiếu xuất trực tiếp. Nếu khách trả hàng trong lúc phiếu xuất còn Nháp, bạn cần hoàn thành phiếu xuất trước rồi mới xử lý trả hàng.

3. Trừ âm tồn kho: hoàn thành phiếu, theo dõi phần còn thiếu nguồn

Dybi hoàn thành phiếu và trừ đủ 5 chiếc, dù sổ mới có 2 chiếc. Hai chiếc có sẵn được gắn với lô nhập tương ứng. Ba chiếc còn lại chưa gắn được lô nhập, nên phiếu hiện trạng thái “Còn thiếu nguồn xuất”. Đây là phần cần bổ sung để xác định đầy đủ giá vốn.

Số tồn lúc này là 2 − 5 = -3 chiếc. Khi có phiếu nhập bổ sung đáp ứng điều kiện, Dybi sẽ gắn lô nhập cho 3 chiếc còn thiếu trên phiếu cũ. Phiếu đã hoàn thành, vì vậy bạn không bấm “Hoàn thành lại” và không xuất thêm 3 chiếc.

Riêng hàng quản lý serial, bạn vẫn phải chọn serial hợp lệ đang có trong kho; không thể dùng lựa chọn xuất âm để bỏ qua bước này. Khi khách trả hàng, phần hàng còn thiếu nguồn và chưa đủ giá vốn gốc cần được bổ sung trước. Một khoản giá vốn 0 VNĐ đã được xác định đầy đủ là trường hợp khác, không phải cứ bằng 0 VNĐ là thiếu nguồn.

Bạn có thể xem cách thiết lập kho và xử lý thiếu hàng hoặc cách mở, kiểm tra và hoàn thành phiếu xuất để thao tác trong Dybi.

Bước 1: Xác định đúng mặt hàng, kho và thời điểm

• Ghi lại mã sản phẩm, đơn vị chuẩn, kho đang xem, số âm và thời điểm phát hiện. Nếu quản lý lô hoặc serial, ghi cả thông tin đó.
• Mở lịch sử nhập–xuất để tìm lần đầu số dư chuyển từ không âm sang âm. Lấy mã phiếu, ngày nghiệp vụ, trạng thái hoàn thành và chứng từ gốc liên quan.
• Đếm hàng thực tế trong đúng kho, tách hàng đang chuyển, hàng khách gửi hoặc hàng chưa thuộc phạm vi ghi nhận của cửa hàng.
• Lưu bản đối chiếu trước xử lý, phân công người kiểm tra và người có quyền sửa. Trong lúc đếm, kiểm soát các lần nhập–xuất phát sinh để số đếm và số hệ thống cùng một mốc.

Đừng so số tồn hôm nay với số đếm của hôm qua mà bỏ qua các đơn đã bán ở giữa. Nếu báo cáo chỉ hiển thị tồn hiện tại, cần dùng lịch sử hoặc báo cáo theo kỳ phù hợp để kiểm một mốc cũ. Xem thêm hướng dẫn xem tồn kho, lô nhập và lịch sử hàng hóa.

Bước 2: Tìm nguyên nhân và chọn đúng cách xử lý

Hàng đã nhận nhưng phiếu nhập chưa hoàn thành

Mở phiếu mua và kiểm tra hàng đã nhận ở kho nào, bao nhiêu, đơn giá bao nhiêu và vào lúc nào. Nếu phiếu nhập còn Nháp nhưng hàng đã về đủ, hãy kiểm tra rồi hoàn thành phiếu. Nếu đã có phiếu mua, cần xử lý từ phiếu đó để tránh ghi thêm một lần mua và một khoản công nợ nữa.

Bạn có thể nhập liệu vào buổi chiều cho lô hàng thực nhận từ buổi sáng. Thời gian trên phiếu phải phản ánh đúng lần nhận hàng, có chứng từ để đối chiếu; không sửa ngày hóa đơn hoặc khai hàng về sớm hơn thực tế. Nếu số liệu đã dùng để kê khai hay lập báo cáo, hãy trao đổi với người phụ trách kế toán trước khi điều chỉnh.

Đơn bán hoặc phiếu nhập chọn sai kho

Kiểm tra riêng từng kho. Nếu hàng đã chuyển từ A sang B nhưng thiếu phiếu chuyển, hãy đối chiếu việc giao–nhận rồi ghi nhận lần chuyển đó. Nếu phiếu bán chọn nhầm kho, cần sửa từ chứng từ gốc theo quyền được cấp. Một phiếu xuất tự động có thể liên quan đến đơn bán, công nợ và các phiếu khác, nên không phải lúc nào cũng sửa trực tiếp được.

Nhập theo thùng, bán theo cái nhưng sai quy đổi

Ví dụ một thùng thực tế gồm 12 chai, nhưng khi nhập hệ thống ghi thành 1 chai. Bán 3 chai sẽ làm hệ thống báo -2 chai, trong khi thực tế còn 9 chai. Cần xác minh đơn vị trên chứng từ, tỷ lệ quy đổi và các giao dịch đã dùng tỷ lệ đó; không chỉ đổi tên đơn vị rồi cho rằng lịch sử đã đúng.

Ghi trùng xuất kho hoặc thiếu tồn đầu kỳ

Một đơn bán có thể bị trừ kho hai lần nếu phần mềm đã tạo phiếu xuất mà nhân viên lại lập thêm phiếu thủ công. Hãy đối chiếu mã đơn và phiếu xuất trước khi xử lý bản ghi trùng. Nếu thiếu tồn đầu kỳ, cần kiểm tra số lượng và giá trị đã bàn giao khi bắt đầu quản lý; không lấy số đang có hôm nay để điền lại số đầu kỳ cũ.

Thực tế cũng thiếu hàng hoặc chưa xác định được nguồn

Khi chưa biết hàng đã bán có giá vốn bao nhiêu, bạn chưa thể chốt lãi của phần hàng đó. Hãy kiểm tra giao nhận và đếm lại hàng. Kiểm kê dùng để ghi nhận chênh lệch thực tế; nếu nguyên nhân là bỏ sót một lần mua, cần ghi nhận đúng lần mua ấy. Chưa rõ nguyên nhân thì giao người kiểm tra và theo dõi đến khi có kết quả.

Ví dụ 1: Hàng đã về nhưng thiếu phiếu nhập, sổ báo âm 2 chiếc

Cửa hàng trong ví dụ tính giá vốn bình quân sau mỗi lần nhập. Đơn giá vốn đã tính phần thuế và chi phí mua thuộc giá vốn; giá bán chưa gồm VAT. Để dễ theo dõi, giả sử không có thêm phí mua, chiết khấu hoặc trả hàng.

• Đầu ngày có 10 chiếc A, giá vốn 100.000 VNĐ/chiếc: giá trị đầu ngày là 1.000.000 VNĐ.
• 09:00, thực nhận thêm 10 chiếc A, giá vốn 120.000 VNĐ/chiếc: giá trị nhập 1.200.000 VNĐ. Nhân viên chưa hoàn tất phiếu nhập.
• 10:00, bán 12 chiếc, giá 150.000 VNĐ/chiếc: doanh thu 1.800.000 VNĐ. Giả sử cấu hình cho phép ghi nhận xuất âm và phiếu xuất đã hoàn thành.

Vì thiếu phiếu nhập, sổ chỉ có 10 chiếc rồi ghi xuất 12 chiếc, nên báo -2 chiếc. Ngoài kho vẫn còn 8 chiếc: cửa hàng đã nhận tổng cộng 20 chiếc và bán 12 chiếc. Số âm ở đây xuất phát từ phiếu nhập chưa hoàn thành.

Kết quả cần đối chiếu sau khi bổ sung đúng nghiệp vụ

Bạn kiểm tra lại lần nhận hàng lúc 09:00, hoàn thành phiếu nhập với đúng kho, số lượng, đơn giá và thời gian thực nhận. Sau khi Dybi tính lại, các con số cần khớp như sau:

• Tổng lượng có trước bán: 10 + 10 = 20 chiếc.
• Tổng giá trị nguồn: 1.000.000 VNĐ + 1.200.000 VNĐ = 2.200.000 VNĐ.
• Giá bình quân trước bán: 2.200.000 VNĐ ÷ 20 = 110.000 VNĐ/chiếc.
• Giá vốn 12 chiếc đã bán: 12 × 110.000 VNĐ = 1.320.000 VNĐ.
• Tồn cuối: 20 − 12 = 8 chiếc; giá trị tồn 8 × 110.000 VNĐ = 880.000 VNĐ.
• Lãi gộp đơn bán: 1.800.000 VNĐ − 1.320.000 VNĐ = 480.000 VNĐ.

Cộng giá vốn đã bán và giá trị còn tồn: 1.320.000 VNĐ + 880.000 VNĐ = 2.200.000 VNĐ, đúng bằng tổng giá trị hàng đã có. Lãi gộp 480.000 VNĐ vẫn chưa trừ tiền thuê, lương và các chi phí khác. Khi giá vốn còn thiếu dữ liệu, số lãi đang thấy chưa đủ để kết luận đơn hàng lời bao nhiêu.

Không cần tạo thêm một phiếu xuất 12 chiếc để “làm lại” đơn đã ghi nhận. Cũng không nhập điều chỉnh 10 chiếc bằng 0 VNĐ để hết âm: cách đó không khôi phục đúng 1.200.000 VNĐ giá trị nguồn và có thể làm sai giá vốn. Chi tiết về phương pháp và thuế xem tại cách tính giá vốn xuất kho đúng.

Ví dụ 2: Tổng cửa hàng còn đúng nhưng một kho vẫn âm

Giả sử kho A có 10 chiếc, kho B có 2 chiếc. Thực tế đã chuyển 4 chiếc từ A sang B, sau đó B bán 4 chiếc; chứng từ chuyển chưa được ghi nhận, nhưng lần xuất bán ở B đã hoàn thành.

• Hệ thống đang thấy A còn 10 chiếc, B còn -2 chiếc: tổng 8 chiếc.
• Thực tế A còn 6 chiếc, B còn 2 chiếc: tổng cũng 8 chiếc.

Nếu chỉ xem tổng 8 chiếc, bạn sẽ không thấy kho B đang bị âm. Hãy đối chiếu lần chuyển 4 chiếc từ A sang B, kiểm tra thời gian giao–nhận và trạng thái các phiếu. Sau khi xử lý đúng, A còn 6 chiếc, B còn 2 chiếc. Đây là hàng chuyển nội bộ, không phải một lần mua mới; nhập thêm một phiếu mua 4 chiếc vào B sẽ làm tổng hàng tăng sai.

Nhập bù khi đã xuất âm: bổ sung nguồn thế nào để không trừ tồn hai lần?

Khi phiếu xuất đã hoàn thành nhưng còn thiếu nguồn, bạn cần kiểm tra và ghi nhận phiếu nhập bị thiếu. Dybi sẽ gắn lô nhập cho phần hàng đã xuất, đồng thời tính lại giá vốn. Với phiếu Nháp thì khác: kho chưa bị trừ, nên sau khi đủ hàng bạn vẫn phải bấm Hoàn thành phiếu.

Điều kiện quan trọng: ngày/giờ nhập phải trước ngày/giờ xuất

Khi bạn hoàn thành phiếu nhập, Dybi tìm các phiếu xuất cũ của cùng sản phẩm, cùng kho còn thiếu lô nhập. Chỉ lô có ngày/giờ nhập trước ngày/giờ xuất mới được dùng để bổ sung. Hệ thống xử lý các lần xuất từ sớm đến muộn, chỉ bổ sung trong giới hạn hàng còn khả dụng và phần còn thiếu của từng phiếu.

Ví dụ, hàng đã về lúc 09:00, được bán lúc 10:00 nhưng đến 11:00 nhân viên mới hoàn thành phiếu nhập. Bạn cần ghi nhận đúng lần nhận hàng lúc 09:00. Nếu hàng thực tế đến 11:00 mới về thì không được khai thành 09:00 để bổ sung cho lần xuất trước đó.

Ví dụ nhập bù 4 chiếc: xuất vẫn là 5 chiếc, cuối cùng còn 1 chiếc

Ví dụ dưới đây tính giá vốn theo FIFO — nhập trước, xuất trước: hàng của lô cũ được tính xuất trước. Đơn giá vốn đã gồm phần thuế và chi phí mua thuộc giá vốn, giá bán chưa gồm VAT. Giả sử không có thêm phí mua, chiết khấu hoặc trả hàng.

• Lô ban đầu có 2 chiếc A, giá vốn 100.000 VNĐ/chiếc: tổng 200.000 VNĐ.
• 09:00 ngày 22/10, thực nhận thêm 4 chiếc A với giá vốn 120.000 VNĐ/chiếc: tổng 480.000 VNĐ. Phiếu nhập chưa được hoàn thành trên hệ thống.
• 10:00 cùng ngày, xuất bán 5 chiếc theo cấu hình Trừ âm tồn kho, giá bán 150.000 VNĐ/chiếc: doanh thu 750.000 VNĐ. Phiếu xuất đã hoàn thành, sổ hiển thị -3 chiếc; còn thiếu nguồn cho 3 chiếc.
• 11:00, nhân viên kiểm tra chứng từ giao nhận và hoàn thành phiếu nhập với thời gian nhận hàng đúng là 09:00, đúng kho và mã hàng.

Sau khi ghi thêm 4 chiếc đã nhận, số tồn là -3 + 4 = 1 chiếc. Dybi gắn 3 chiếc của lô mới cho phần còn thiếu trên phiếu xuất cũ; 1 chiếc còn lại nằm trong kho. Phiếu xuất vẫn chỉ ghi 5 chiếc đã bán. Nếu trừ thêm 3 chiếc một lần nữa, sổ sẽ thành -2 chiếc và sai với hàng thực tế.

Đối chiếu giá trị theo FIFO sau khi đủ nguồn:

• Giá vốn 5 chiếc đã bán = 2 × 100.000 VNĐ + 3 × 120.000 VNĐ = 560.000 VNĐ.
• Giá trị 1 chiếc còn tồn = 1 × 120.000 VNĐ = 120.000 VNĐ.
• Tổng giá trị nguồn = 200.000 VNĐ + 480.000 VNĐ = 680.000 VNĐ, bằng 560.000 VNĐ giá vốn đã bán + 120.000 VNĐ còn tồn.
• Lãi gộp đơn bán = 750.000 VNĐ − 560.000 VNĐ = 190.000 VNĐ, chưa trừ chi phí vận hành và các khoản khác.

Nếu cửa hàng dùng Bình quân, Dybi vẫn theo dõi hàng xuất từ các lô nhập, nhưng đơn giá xuất được tính theo cách bình quân bạn đã chọn. Không lấy giá từng lô để cộng như phép tính FIFO ở đây. Bạn có thể xem lại ví dụ bình quân phía trên và dùng đúng phương pháp của cửa hàng khi đối chiếu.

Nếu nhập bù chưa đủ thì sao?

Nếu 4 chiếc trên được nhận thành hai lần, mỗi lần 2 chiếc và đều trước 10:00, bạn có thể ghi nhận bổ sung từng lần. Sau lần đầu, tồn là -3 + 2 = -1 chiếc, còn thiếu nguồn cho 1 chiếc đã xuất. Sau lần thứ hai, tồn là -1 + 2 = 1 chiếc; phần thiếu được bổ sung nốt, 1 chiếc còn lại nằm trong kho. Lượng đã xuất vẫn giữ nguyên là 5 chiếc.

Phiếu chỉ hết trạng thái “Còn thiếu nguồn xuất” khi tất cả sản phẩm trên phiếu đã được gắn đủ lô nhập. Chẳng hạn phiếu có cả A và B, bạn cần kiểm tra từng dòng; A đủ nguồn không có nghĩa B cũng đã đủ.

Nếu ngày nhập bằng hoặc sau ngày xuất thì sao?

Một lô nhận lúc 11:00 không thể bổ sung nguồn cho lần xuất lúc 10:00. Nếu hai phiếu có đúng cùng thời điểm thì lô nhập cũng chưa đáp ứng điều kiện nhập trước xuất. Vì vậy, khi hai phiếu cùng ngày, bạn cần kiểm tra cả giờ, không chỉ nhìn ngày trên lịch.

Giả sử sổ đang -3 chiếc, sau đó bạn thực nhận 4 chiếc lúc 11:00. Tồn hiện tại có thể lên 1 chiếc, nhưng lần xuất lúc 10:00 vẫn chưa đủ nguồn cho 3 chiếc. Hết âm tồn chưa chắc đã đủ giá vốn cho đơn cũ. Hãy kiểm tra lại thời điểm giao hàng và chứng từ liên quan, thay vì đổi ngày nhận hàng để xóa cảnh báo.

Quy trình kiểm tra sau khi hoàn thành phiếu nhập bù

1. Xác nhận phiếu nhập đã hoàn thành, đúng sản phẩm, kho, số lượng, giá vốn và ngày/giờ thực tế có căn cứ.
2. Mở phiếu xuất cũ, xem số đã có nguồn, còn thiếu và các lô được bổ sung. Phiếu đã hoàn thành không cần “Hoàn thành lại”.
3. Kiểm tra lượng xuất gốc không tăng, không có phiếu xuất thứ hai cho cùng lần giao, không có biến động trừ số lượng lần hai.
4. Đối chiếu lại giá vốn, lịch sử tồn, số liệu kỳ và chứng từ liên quan bị ảnh hưởng. Theo ví dụ FIFO, kết quả cần khớp 5 chiếc xuất, 1 chiếc tồn, giá vốn 560.000 VNĐ và tồn 120.000 VNĐ.
5. Chỉ kết luận đã đủ nguồn khi mọi dòng trên phiếu đều đủ. Kiểm tra lại điều kiện trả hàng nếu phần hàng đó trước đây bị chặn vì chưa có giá vốn gốc đầy đủ.

Sau khi nhập bù, hãy xem lại cả phiếu xuất cũ và các báo cáo liên quan. Nếu số liệu đã dùng để kê khai hoặc lập báo cáo, cần người phụ trách kế toán kiểm tra cách điều chỉnh. Bạn có thể làm theo hướng dẫn tạo, sửa và hoàn thành phiếu nhập kho POS khi thao tác trong Dybi.

Bước 3: Kiểm tra cả số lượng, giá trị và dấu vết sau xử lý

1. Số lượng: đầu kỳ + nhập − xuất = cuối kỳ trong đúng kho, đơn vị và mốc thời gian. Đối chiếu với số đếm thực tế, không cộng các dòng số dư trong lịch sử.
2. Giá trị: với các ví dụ trên, giá trị đầu kỳ + giá trị nhập = giá vốn đã xuất + giá trị tồn. Nếu có trả hàng, chuyển kho hay điều chỉnh kiểm kê, cần đưa cả số lượng và giá trị của các phiếu đó vào phần đối chiếu.
3. Chứng từ: mỗi lần mua, bán hoặc chuyển được ghi nhận đúng một nghiệp vụ; đúng trạng thái hoàn thành; công nợ và thanh toán không bị ghi trùng.
4. Báo cáo: xem lại các lần xuất và kỳ bị ảnh hưởng, giá vốn còn thiếu nguồn, lãi gộp và giá trị tồn. Không chỉ kiểm dòng tồn hiện tại đã hết màu cảnh báo.
5. Truy vết: giữ căn cứ, mã chứng từ gốc, lý do sửa, người thực hiện và kết quả trước/sau để đối chiếu khi cần.

Nếu đếm hàng và phát hiện chênh lệch thật, xem cách kiểm kê và xử lý chênh lệch kho POS. Với số liệu đã dùng để kê khai hoặc lập báo cáo, hãy để người phụ trách kế toán xác định cách điều chỉnh trước khi sửa.

Thế nào là xử lý đúng số liệu và đúng nguyên tắc chứng từ?

Khi xử lý âm kho, chứng từ phải phản ánh đúng việc mua, nhận, bán hoặc chuyển hàng đã xảy ra. Không lập phiếu nhập giả, ghi một nghiệp vụ hai lần hoặc xóa dấu vết sửa số liệu. Những yêu cầu về tính trung thực của chứng từ và sửa sổ kế toán được quy định tại Điều 13, Điều 18 và Điều 27 Luật Kế toán.

Cửa hàng cần áp dụng cách ghi nhận phù hợp với loại hình và chế độ kế toán đang dùng. Đối chiếu kho giúp bạn tìm ra lỗi, còn hóa đơn, thuế và sổ kế toán vẫn cần được kiểm tra cùng nhau khi điều chỉnh.

Cách tự kiểm tra phần mềm bằng một mặt hàng đang âm

Bạn hãy chọn một mặt hàng đang âm, mở lịch sử nhập–xuất và lần lại từ phiếu bán về các phiếu nhập. Khi làm việc với đơn vị cung cấp phần mềm, có thể dùng các ví dụ trên để yêu cầu họ giải thích từng con số.

Một kết quả đáng tin cậy phải trả lời được những câu hỏi sau:

• Phiếu nào làm tồn bắt đầu âm, thuộc kho và thời điểm nào?
• Giá vốn của phần thiếu nguồn đang được hiển thị và cảnh báo thế nào?
• Khi ghi nhận bổ sung nghiệp vụ thật, những lần xuất và báo cáo nào được tính lại?
• Có đối chiếu được 8 chiếc tồn, 880.000 VNĐ giá trị tồn và 1.320.000 VNĐ giá vốn trong ví dụ không?
• Có kiểm soát quyền sửa, chứng từ liên quan và lưu dấu vết thay đổi không?

Khi so sánh Excel với phần mềm, cần dùng cùng số liệu, kho, thời điểm và phương pháp tính giá vốn. Đừng chỉ kiểm tra xem số tồn đã hết âm hay chưa; hãy đối chiếu cả giá vốn đơn đã bán và giá trị hàng còn lại. Dữ liệu đầu vào bị thiếu vẫn cần được bổ sung đúng, dù bạn đang dùng công cụ nào.

Nếu chưa tìm được nguyên nhân, bạn có thể trao đổi với Dybi về mã hàng đang âm. Hãy chuẩn bị tên kho, mã hàng, đơn vị, lịch sử nhập–xuất và các phiếu liên quan để cùng kiểm tra số lượng, giá vốn và cách xử lý.

Đọc tiếp để đối chiếu giá vốn, chi phí và lợi nhuận

• Cách tính giá vốn xuất kho đúng: thuế GTGT, chi phí nhập hàng và bình quân.
• Quản lý chi phí cửa hàng: phân loại đúng để không tính sai lợi nhuận.
• Cách tính lợi nhuận cửa hàng: đừng nhầm doanh thu, lãi gộp và tiền trong quỹ.