Hướng dẫn tạo và hoàn thành phiếu xuất kho POS

Phiếu xuất kho ghi nhận hàng giảm khỏi kho và xác định giá vốn xuất. Dùng phiếu thủ công cho chuyển kho, trả nhà cung cấp, tiêu hủy, tiêu hao nội bộ và đưa tài sản cố định vào sử dụng. Xuất bán, xuất sản xuất và xuất chênh lệch kiểm kê được tạo từ nghiệp vụ tương ứng, tránh lập thêm phiếu thủ công cho cùng lượng hàng.

Giao diện danh sách xuất kho

Vào Kho hàng → Xuất kho bằng tài khoản có quyền Xuất kho. Màn hình dùng để tìm phiếu, xem nguồn/đích, tình trạng hoàn tất và mở chi tiết.

Lọc phiếu

• Từ ngày/Đến ngày: lọc ngày nghiệp vụ xuất kho, tính cả hai ngày biên. Để trống để bỏ giới hạn tương ứng. Ngày này khác thời điểm tạo bản ghi.
• Mã xuất kho: tìm một phần hoặc toàn bộ mã; dữ liệu tải sau khi ngừng nhập khoảng nửa giây.
• Loại xuất kho: Tất cả hoặc một trong tám loại dưới đây.
• Nhà cung cấp: chỉ hiện khi chọn trả hàng nhà cung cấp; danh sách gồm đối tượng đang hoạt động.
• Từ kho: trường hiện khi lọc chuyển kho hiện có nhãn chưa chính xác; điều kiện thực tế lọc kho đích nhận điều chuyển. Dùng cột Từ trong kết quả để đối chiếu kho xuất nguồn.

Các loại trong bộ lọc:

1. Xuất kho để bán hàng: liên kết đơn bán, phản ánh hàng xuất cho khách.
2. Xuất kho để sản xuất: nguyên liệu/hàng đưa vào sản xuất theo phiếu sản xuất.
3. Xuất kho để chuyển kho nội bộ: chuyển hàng từ kho nguồn sang kho đích cùng doanh nghiệp.
4. Xuất kho để trả lại hàng cho nhà cung cấp: giảm hàng trong kho khi gửi trả bên cung cấp.
5. Xuất kho do kiểm kê phát hiện thiếu: điều chỉnh giảm từ kết quả kiểm kê.
6. Xuất tiêu hủy: hàng bị hủy, cần ghi lý do.
7. Xuất kho tiêu hao nội bộ: hàng dùng cho hoạt động nội bộ, không phải bán cho khách.
8. Xuất TSCĐ để sử dụng: chuyển sản phẩm loại Tài sản cố định trong kho sang hồ sơ tài sản sử dụng/khấu hao.

Đổi loại sẽ đặt lại các bộ lọc nguồn/đích liên quan; cần chọn lại nếu muốn tiếp tục giới hạn. Bảng hiển thị mã, loại, xuất đến, kho nguồn, ngày nghiệp vụ, tổng sản phẩm và trạng thái. Liên kết trong Xuất đến mở chứng từ liên quan khi hệ thống có đường dẫn.

Chưa hoàn thành nghĩa là chưa ghi giảm tồn. Đã hoàn thành đã xử lý xuất. Nhãn Thiếu nguồn nhập cho biết phiếu đã xuất theo chính sách cho phép thiếu nguồn/âm tồn; không được hiểu là dữ liệu nhập đã đầy đủ. Bấm Chi tiết để đối chiếu. Nút xóa ở danh sách chỉ hiện cho phiếu thủ công chưa hoàn thành.

Giao diện Tạo phiếu xuất kho

Bấm Tạo phiếu xuất kho. Form tạo thủ công có năm lựa chọn: chuyển kho nội bộ, trả nhà cung cấp, tiêu hủy, tiêu hao nội bộ và xuất TSCĐ để sử dụng. Mặc định là chuyển kho; không mặc định mọi lần mở form đều đúng mục đích.

Loại phiếu quyết định các trường hiện ra

• Chuyển kho nội bộ: hiện Đến kho, bắt buộc chọn khác kho xuất. Khi hoàn tất thành công, hệ thống tạo và hoàn tất phiếu nhập ở kho đích; không lập thêm phiếu nhập tay cho cùng hàng.
• Trả lại hàng cho nhà cung cấp: hiện Nhà cung cấp, chọn bên nhận hàng trả. Quy trình này xử lý hàng xuất; không có form nhận tiền hoàn hoặc tự xác nhận nhà cung cấp đã cấn trừ nợ tại đây. Phần tiền cần đối chiếu chứng từ tài chính riêng.
• Tiêu hủy: không cần kho đích/nhà cung cấp; bắt buộc nhập Ghi chú lý do trong tab Ghi chú & biên bản đính kèm.
• Tiêu hao nội bộ: không cần kho đích/nhà cung cấp; ghi rõ mục đích sử dụng nội bộ để đối chiếu giảm hàng.
• Xuất TSCĐ để sử dụng: chỉ cho chọn sản phẩm loại Tài sản cố định, xuất theo đơn vị cơ bản và thêm nhóm thông tin tài sản/khấu hao; tab Chi phí khác bị ẩn.

Khi đổi loại phiếu, hệ thống thay danh sách loại sản phẩm được phép và loại khỏi phiếu những sản phẩm không phù hợp. Đổi sang TSCĐ còn xóa chi phí khác đang soạn và chuyển về tab Sản phẩm. Kho đích/nhà cung cấp có thể được tự chọn lại phần tử đầu; kiểm tra lại, không chỉ đổi loại rồi bấm tạo ngay.

Ngày và kho nguồn

• Ngày nghiệp vụ: ngày/giờ hàng được ghi xuất, mặc định lúc tạo form, không được vượt thời điểm hiện tại. Giá vốn và kiểm tra nguồn nhập dựa vào mốc này. Có hàng trong kho hôm nay chưa chứng minh có đủ nguồn tại một ngày xuất lùi về trước.
• Xuất từ kho: kho giảm hàng, mặc định ưu tiên kho của chi nhánh, hoặc kho đầu danh sách. Kho lựa chọn phải thuộc doanh nghiệp và đang hoạt động trên danh sách.
• Đến kho/Nhà cung cấp: chỉ hiện theo loại đã giải thích; nút dấu cộng mở tạo nhanh danh mục khi có quyền.

Form tạo không yêu cầu tự đặt mã; hệ thống sinh mã phiếu để tra cứu sau khi lưu. Nút làm mới/reset bỏ các sản phẩm, file, chi phí và dữ liệu form đang soạn, đưa về loại mặc định; kiểm tra kho lại sau reset vì có thể quay về kho đầu danh sách.

Tab Sản phẩm

Bấm Thêm sản phẩm đầu tiên/Thêm sản phẩm, tìm và chọn hàng. Hàng mới được thêm số lượng 1; chọn lại một sản phẩm đã có sẽ tăng số lượng dòng hiện có thêm 1. Kiểm tra đơn vị của dòng trước khi chọn lặp, vì tăng theo số lượng của đơn vị dòng đang dùng.

Với xuất thông thường, các loại có thể chọn là Hàng hóa, Công cụ dụng cụ, Nguyên vật liệu và Thành phẩm/Bán thành phẩm khi mô hình cho phép; bán lẻ ẩn hai loại thành phẩm. Dịch vụ không quản lý tồn không dùng ở đây. Sản phẩm TSCĐ phải đi qua đúng loại xuất TSCĐ, không đưa vào xuất hàng thông thường.

• Mã/Tên: dùng xác định hàng, không sửa tên danh mục trong phiếu xuất.
• Đơn vị: chọn đơn vị của sản phẩm, số lượng sẽ được quy đổi về đơn vị chuẩn khi tính tồn. TSCĐ chỉ dùng đơn vị cơ bản.
• Số lượng: phải lớn hơn 0; TSCĐ phải là số nguyên. Không nhập số âm để biểu thị nhận lại hàng.
• Serial: chọn đủ mã nếu hàng áp dụng Đích danh.
• Xóa dòng: bỏ hàng khỏi phiếu đang soạn; nếu phiếu đã có cần thực hiện theo điều kiện lưu/sửa của chi tiết.

Giá vốn không phải giá bán tự nhập tại form này; hệ thống xác định từ nguồn nhập, phương pháp xuất kho và ngày nghiệp vụ. Có thể lưu nháp khi chưa đủ tồn với hàng thông thường, nhưng hoàn tất còn kiểm tra nguồn và chính sách thiếu hàng.

Giao diện Chọn Serial Xuất Kho

Xuất hiện khi cấu hình toàn doanh nghiệp là Đích danh, hoặc Theo nhóm sản phẩm và nhóm dùng Đích danh. Mở nút Serial của dòng để xem số đã chọn/số yêu cầu và các serial tồn.

Có hai cách chọn: bấm mã trong danh sách tồn hoặc quét/nhập mã vào ô rồi bấm Thêm/Enter. Dùng Bỏ chọn trên mã đã chọn để loại khỏi phiếu. Đóng giữ lựa chọn trong form, không hủy tất cả mã vừa chọn.

Số cần chọn bằng số lượng quy đổi về đơn vị chuẩn. Mỗi mã phải có nguồn nhập hợp lệ tại kho xuất và có trước ngày xuất; không dùng serial ở kho khác hoặc đã xuất. Danh sách mã có thể phản ánh tồn hiện tại, còn bước lưu/hoàn tất kiểm tra thời gian nghiệp vụ; bởi vậy mã đang thấy vẫn có thể bị từ chối nếu ghi xuất lùi trước lúc nhập.

Sau khi đổi kho/ngày/số lượng, kiểm tra lại serial. Chính sách cho âm tồn không bỏ yêu cầu đủ nguồn cho hàng Đích danh.

Nhóm thông tin khi Xuất TSCĐ để sử dụng

Chọn loại này mới hiện nhóm trường dưới từng sản phẩm:

• Tên tài sản: tên dùng cho hồ sơ tài sản sẽ được tạo; mặc định có thể theo tên sản phẩm nhưng cần diễn giải đúng đối tượng sử dụng.
• Loại tài sản: danh mục loại tài sản chi tiết, kèm khoảng năm tối thiểu/tối đa do hệ thống cung cấp. Chọn loại cuối trong cây danh mục; lựa chọn này ràng buộc thời gian khấu hao.
• Phương pháp – Đường thẳng: phân bổ khấu hao đều theo thời gian, theo cách tính của chức năng tài sản.
• Phương pháp – Số dư giảm dần: tính trên giá trị còn lại theo phương pháp giảm dần có điều chỉnh; kết quả từng kỳ khác đường thẳng.
• Phương pháp – Theo sản lượng: khấu hao gắn với sản lượng; chọn loại này mới hiện hai trường sản lượng thiết kế/đơn vị sản lượng.
• Thời gian (tháng): số tháng khấu hao, phải nằm trong khung số năm của loại tài sản nhân 12. Đừng nhập số năm vào ô tháng.
• Sản lượng thiết kế: bắt buộc lớn hơn 0 khi chọn Theo sản lượng; là tổng khả năng sản xuất dùng làm cơ sở tính.
• Đơn vị sản lượng: bắt buộc với Theo sản lượng, ví dụ sản phẩm, giờ máy hoặc đơn vị doanh nghiệp dùng nhất quán để ghi sản lượng.
• Hao mòn lũy kế ban đầu: phần đã khấu hao trước khi đưa dữ liệu vào hệ thống; không âm.
• Giá trị còn lại ban đầu: phần chưa khấu hao, không âm; để trống có thể để hệ thống tính từ nguyên giá trừ hao mòn.
• Ghi chú: thông tin riêng của tài sản, khác ghi chú đầu phiếu xuất.

Hai giá trị ban đầu chỉ thực sự áp dụng khi tài sản có nguồn từ Nhập kho ban đầu. Với nguồn mua thông thường, hệ thống đặt hao mòn ban đầu bằng 0 và lấy giá trị còn lại theo nguyên giá nguồn. Với nguồn ban đầu, hao mòn cộng giá trị còn lại phải bằng nguyên giá được xác định từ giá vốn xuất; không phải hai số có thể nhập độc lập tùy ý.

Nếu xuất số lượng 3, hệ thống tạo 3 hồ sơ tài sản, mỗi hồ sơ một đơn vị, với cấu hình khai trên dòng. Các số hao mòn/giá trị còn lại nhập ở dòng được áp dụng cho từng tài sản, không phải tổng chung của cả 3 tài sản. Nếu từng tài sản cần cấu hình khác nhau, phải bố trí chứng từ phù hợp trước khi hoàn tất.

Kho xuất phải liên kết một chi nhánh đang hoạt động để xác định nơi sử dụng. Hệ thống bắt buộc đủ nguồn nhập thực tế và đủ serial nếu Đích danh, kể cả cấu hình chung cho phép âm tồn. Ngày sử dụng/ngày bắt đầu khấu hao được lấy từ ngày nghiệp vụ xuất. Chỉ sau hoàn tất thành công mới có hồ sơ tài sản; tạo phiếu nháp chưa ghi tăng tài sản.

Chi tiết cách ghi sản lượng, tính khấu hao và quản lý tài sản sau ghi tăng nằm trong Hướng dẫn tài sản cố định.

Tab Ghi chú & biên bản đính kèm

Ghi chú mô tả lý do xuất hoặc thông tin chứng từ; riêng Tiêu hủy bắt buộc có nội dung. Biên bản đính kèm cho chọn nhiều file để lưu căn cứ giao nhận, hủy hàng hoặc sử dụng nội bộ. File ở form tạo được gửi cùng bước tạo phiếu.

Luồng chọn file lúc tạo hiện dùng giới hạn đọc mặc định nhỏ hơn luồng đính kèm của phiếu nhập; nếu file lớn báo lỗi, không suy ra phiếu xuất cũng nhận được 100 MB như phiếu nhập. Có thể tạo phiếu rồi dùng chức năng đính kèm trong chi tiết, kiểm tra tải lên thành công. Đính kèm tài liệu không tự đổi lượng hàng hoặc tạo nghiệp vụ tài chính.

Ở chi tiết có thể xem/xóa file theo nút hiển thị; việc tải lên hoặc xóa file là thao tác riêng. Xóa file không đồng nghĩa xóa phiếu xuất.

Tab Chi phí khác

Hiện với các loại xuất thông thường; ẩn ở Xuất TSCĐ. Bấm Tạo/Sửa chi phí để lập đề nghị chi liên quan: khoản chi, số tiền, diễn giải và ngày/chi nhánh theo form đề nghị. Nút Xóa ở form tạo bỏ phần chi phí đang soạn.

Khi tạo phiếu xuất, hệ thống lưu phiếu trước rồi mới tạo đề nghị chi gắn mã phiếu. Nếu tạo đề nghị chi lỗi, phiếu xuất vẫn có thể đã được tạo thành công; kiểm tra tab chi phí ở chi tiết, không tạo lại toàn bộ phiếu để thử lại chi phí.

Sau khi có phiếu, các đề nghị được mở/sửa/xóa theo trạng thái và quyền riêng. Chi phí này không phải đơn giá xuất tự nhập và không thay cho thanh toán tiền hàng trả nhà cung cấp. Xem Hướng dẫn đề nghị chi.

Giao diện chi tiết: lưu, hoàn tất và in

Sau Tạo phiếu, kiểm tra trạng thái Chưa hoàn thành. Phiếu thủ công nháp cho lưu thay đổi hợp lệ; phiếu từ bán hàng/sản xuất/kiểm kê phải sửa từ nguồn. Loại phiếu đã tạo không đổi được. Các trường đơn vị hoặc thêm/xóa sản phẩm có thể bị khóa theo loại, đặc biệt chuyển kho và TSCĐ; không coi việc có quyền chung là được sửa mọi ô.

Bấm Hoàn tất xuất kho sau khi đối chiếu hàng, đơn vị, serial, ngày, kho và nơi nhận. Với phiếu có thể sửa, hệ thống lưu dữ liệu trước rồi hoàn tất. Khi hoàn tất lỗi, phần sửa có thể đã lưu nhưng phiếu vẫn chưa xuất; xem trạng thái sau thông báo.

Kết quả hoàn tất theo từng nghiệp vụ

• Hệ thống xác định nguồn nhập/giá vốn theo cấu hình, ghi giảm tồn và ngày hoàn tất. Không dùng ngày tạo phiếu thay ngày nghiệp vụ để giải thích số liệu.
• Chuyển kho: tạo phiếu nhập ở kho đích bằng số lượng quy đổi về đơn vị chuẩn, mang serial và giá vốn xuất nguồn, rồi tự hoàn tất nhập. Ngày nhập đích được tạo theo thời điểm xử lý chuyển kho, không mặc định sao chép ngày xuất lùi. Kiểm tra cả hai phiếu trước khi đối chiếu báo cáo từng ngày.
• Trả NCC/tiêu hủy/tiêu hao: ghi giảm hàng theo loại. Hoàn tất phiếu kho không chứng minh đã nhận lại tiền hoặc giảm nợ ngoài nghiệp vụ tài chính.
• Xuất TSCĐ: ghi giảm kho và tạo từng hồ sơ tài sản theo nguồn nhập. Hoàn tất bị chặn nếu thiếu nguồn hoặc cấu hình tài sản không hợp lệ.
• Phiếu xuất bán đang nháp: muốn hoàn tất thủ công, đơn bán gốc phải đã gửi. Không dùng nút hoàn tất kho để thay thao tác giao hàng của đơn.

Chính sách Thông báo lỗi chặn xuất khi thiếu; Không xử lý hoàn thành giữ phiếu chưa hoàn tất; Trừ âm tồn kho có thể hoàn tất với cảnh báo thiếu nguồn. Riêng TSCĐ và hàng Đích danh vẫn phải đủ nguồn hợp lệ. Sau nhập bổ sung/sửa ngày hợp lệ, hệ thống có thể tính lại giá vốn và những nghiệp vụ chịu ảnh hưởng.

Sau hoàn tất, dùng In phiếu xuất kho để in chứng từ. In không xuất thêm lần nữa.

Sửa, sửa ngày và xóa sau hoàn tất

Tài khoản chủ/quyền Sửa/xóa chứng từ đã hoàn thành mới thấy thao tác phù hợp. Phiếu thủ công còn phải vượt kiểm tra liên kết: đã có phiếu nhập chuyển kho, hồ sơ tài sản, phiếu tiền hoặc công nợ thì không sửa trực tiếp khi chưa xử lý liên quan.

Nút Lưu ngày nghiệp vụ sửa mốc xuất trong phạm vi cho phép; ngày không được ở tương lai và phải còn nguồn hàng hợp lệ trong toàn bộ dòng thời gian bị ảnh hưởng. Hệ thống ghi lịch sử và tính lại tồn/giá vốn sau sửa hợp lệ. Có quyền không đồng nghĩa được đưa ngày xuất về trước lô nhập của serial.

Xóa phiếu đã hoàn tất có thể xóa cả chứng từ gốc và nhóm phiếu kho liên quan. Chuyển kho liên quan cả xuất nguồn và nhập đích; phiếu từ bán hàng, sản xuất, kiểm kê liên quan nghiệp vụ nguồn. Không xác nhận chỉ vì muốn bỏ dòng đang xem. Việc xóa bị chặn khi phát sinh còn được chứng từ khác sử dụng, công nợ đã có trả sau, hóa đơn/điểm thành viên của đơn chưa xử lý, hoặc tài sản đã có khấu hao/điều chuyển/thay đổi tiếp theo.

Tình huống cần kiểm tra

Kho xuất và kho đích tự chọn giống nhau

Chọn lại kho đích khác nguồn trước khi tạo. Hai dropdown cùng có một lựa chọn mặc định không có nghĩa phần mềm cho điều chuyển về chính kho đó.

Có tồn hiện tại nhưng phiếu xuất lùi ngày vẫn lỗi

Kiểm tra ngày/giờ nhập hoàn tất và serial. Nguồn nhập phải hợp lệ trước ngày xuất; tồn có được từ đợt nhập sau không tự hợp lệ cho phiếu trước đó.

Đã chuyển kho nhưng muốn sửa phiếu xuất

Phiếu nhập đích đã phát sinh sẽ chặn sửa trực tiếp. Đối chiếu cặp chứng từ và các nghiệp vụ dùng hàng ở đích; không xóa một phía hoặc tạo bù không có căn cứ.

Tạo phiếu thành công nhưng không thấy tài sản

Kiểm tra đã hoàn tất chưa, đúng loại Xuất TSCĐ chưa và kho có liên kết chi nhánh hoạt động không. Phiếu nháp chưa tạo hồ sơ tài sản.

Hướng dẫn liên quan

• Cấu hình kho, giá vốn và thiếu hàng.
• Phiếu nhập kho.
• Tồn kho, tìm hàng và serial.
• Tài sản cố định và khấu hao.