Hướng dẫn nhập hóa đơn bán hàng từ file XML vào Dybi POS
Hướng dẫn import hóa đơn bán hàng XML vào POS, xem trước, chọn chi nhánh và đối chiếu đơn, tiền, sản phẩm; nêu rõ các thay đổi tự động.
Công cụ Import hóa đơn đọc dữ liệu hóa đơn XML để tạo đơn bán hàng, thông tin hóa đơn, khách hàng và sản phẩm tương ứng trong POS. Đây là thao tác ghi dữ liệu kinh doanh; file đọc được ở phần xem trước chưa có nghĩa dữ liệu đã được lưu.
Giao diện chọn chi nhánh và nguồn file
Mở Công cụ → Import hóa đơn. Chọn Chi nhánh nhận các đơn nhập. Tài khoản chủ quản có thể chọn danh sách chi nhánh; nhân viên thường chỉ có chi nhánh được gán. Máy chủ cũng yêu cầu nhân viên có chi nhánh; chỉ chọn một tên ở giao diện không thay thế việc gán chi nhánh cho tài khoản.
Có hai cách chọn nguồn:
- Nhiều file: chọn nhiều file XML cần nhập; giữ Ctrl trên Windows hoặc Cmd trên Mac để chọn nhiều file trong hộp chọn.
- Chọn folder: chọn thư mục chứa các file, kể cả thư mục con do trình duyệt cung cấp; hệ thống lấy các file XML để đọc, bỏ qua phần mở rộng khác.
Đổi cách chọn sẽ xóa danh sách đang chuẩn bị và thông báo cũ. Xóa tất cả cũng chỉ xóa lựa chọn/xem trước trên trang, không xóa các đơn đã nhập ở lần trước. Chọn một tập file mới sẽ thay tập đang xem.
Mỗi file XML được đọc tối đa 5 MB, theo cấu trúc hóa đơn mà bộ đọc hỗ trợ. Đổi tên PDF/Excel thành .xml không chuyển đổi được nội dung. File sai cấu trúc, quá lớn hoặc đọc lỗi hiện bị bỏ qua mà chưa có bảng lỗi chi tiết cho từng file; phải so sánh số file đã chọn, số XML và số hóa đơn xem trước.
Giao diện xem trước hóa đơn
Sau khi đọc xong, kiểm tra từng dòng:
- Thông tin người mua: tên, mã số thuế, địa chỉ; số điện thoại hiện khi có. Thông tin thiếu có thể hiện N/A, không phải phần mềm đã xác nhận người mua không có thông tin đó.
- Thông tin sản phẩm: tên hàng/dịch vụ, số lượng, đơn giá được đọc từ XML.
- Thông tin thanh toán: tổng trước thuế, tiền thuế và tổng thanh toán theo file; nếu thiếu dữ liệu sẽ có thông báo tương ứng.
- Chi nhánh: xác nhận đúng nơi nhận đơn trước khi bấm nhập.
Các cột là bản xem trước, không có form sửa người mua, số lượng, giá hay ghép sản phẩm tại đây. Nếu chưa đúng, dừng để kiểm tra file hoặc dữ liệu nguồn. Bảng xem trước có thể hiển thị dòng mà quá trình nhập thực tế xử lý khác, đặc biệt dòng tính chất 2 bị bỏ qua và số lượng thập phân.
Thao tác Import hóa đơn và đọc kết quả
Nút Import hóa đơn chỉ sử dụng được khi đã có hóa đơn đọc hợp lệ, có chi nhánh và không đang nhập. Bấm một lần, chờ tiến trình. Dữ liệu được gửi theo lô tối đa 50 hóa đơn; màn hình hiển thị lô hiện tại và số đã xử lý.
Nếu một lô trả lỗi, trang dừng gửi các lô tiếp. Các lô đã hoàn tất trước đó vẫn có thể đã lưu; đây không phải một giao dịch duy nhất cho toàn bộ thư mục. Không nhập lại toàn bộ ngay khi mạng lỗi mà chưa kiểm tra đơn đã tạo.
Thông báo thành công nêu số đơn được trả về và số sản phẩm thêm mới. Số này có thể nhỏ hơn số file chọn do file bị bỏ qua hoặc trùng. Một giới hạn cần lưu ý: nhánh xử lý lỗi của máy chủ có trường hợp hoàn tác lô nhưng vẫn trả cấu trúc kết quả thành công. Vì vậy cần đối chiếu danh sách đơn và sản phẩm thực sau nhập; không chỉ dựa vào màu xanh của thông báo.
Các dữ liệu được tạo và thay đổi ngầm
Đơn hàng và thanh toán
Mã đơn ghép từ ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn. Ngày tạo, hoàn tất và ngày thanh toán lấy từ ngày lập trong XML. Đơn được đánh dấu hoàn tất, bán tại chỗ, thanh toán tiền mặt đủ tổng sau thuế, không có bước hỏi người dùng hóa đơn đã thu tiền thật hay chưa và không lựa chọn tài khoản chuyển khoản.
Với cấu hình bán lẻ, hệ thống còn ghi nhận các mốc xác nhận/giao/nhận của đơn. Không dùng công cụ này như cách nhập đơn nháp hoặc nhập công nợ khách chưa thanh toán. Thông tin hóa đơn được ghi là đã ký trong dữ liệu đơn; thao tác import không thực hiện một lần ký số hay phát hành hóa đơn mới ở nhà cung cấp.
Máy chủ tạo phiếu thu cho số tiền khách thanh toán. Ngày phiếu thu lấy thời điểm nhập và chi nhánh phiếu thu lấy chi nhánh nhân viên, có thể khác ngày hóa đơn và chi nhánh được chọn cho đơn. Người phụ trách phải đối chiếu điểm này nếu nhập dữ liệu lịch sử hoặc nhập giúp chi nhánh khác.
Quy trình chỉ tìm và hoàn tất phiếu xuất kho liên quan nếu đã có; phần ánh xạ đang khảo sát không tự bảo đảm tạo đầy đủ phiếu xuất kho và sổ tiền như quy trình bán lẻ thông thường. Không kết luận tồn kho hay sổ tiền đã khớp chỉ vì thấy đơn hoàn tất. Kiểm tra riêng các báo cáo sau nhập.
Khách hàng
Hệ thống tìm khách trong doanh nghiệp theo số điện thoại hoặc tên. Khi thiếu điện thoại có thể dùng mã số thuế, và trường hợp không có dữ liệu phù hợp có thể dùng số mặc định. Nếu tìm thấy thì sử dụng khách hiện có; nếu chưa có thì tạo mới từ tên, điện thoại, địa chỉ, CCCD trong file.
Do có điều kiện tìm theo tên, hai người trùng tên có thể bị ghép vào cùng khách. Đối chiếu người mua sau nhập, nhất là file không có điện thoại. Giao diện này không có cửa sổ để lựa chọn lại khách trước khi lưu.
Sản phẩm và nhóm sản phẩm
Hệ thống tìm sản phẩm bằng tên trong doanh nghiệp, không hỏi người dùng ghép bằng mã. Nếu tìm được sản phẩm nhưng đơn vị trong XML chưa có trong danh sách đơn vị phụ, phần xử lý có thể đổi đơn vị chuẩn và giá sản phẩm hiện có theo file. Đây là thay đổi danh mục, không chỉ thay giá một dòng đơn.
Nếu chưa tìm thấy, hệ thống tạo sản phẩm loại Hàng hóa, sinh mã EAN, lấy tên, đơn vị, giá, thuế từ file và bật quản lý tồn. Khi chọn nhóm mặc định, máy chủ ưu tiên một nhóm sản phẩm đang công bố theo thứ tự của danh mục; chỉ tạo nhóm Sản phẩm nhập hóa đơn khi không có nhóm phù hợp. Không mặc định mọi sản phẩm mới đều nằm trong nhóm có tên này.
Hãy mở danh mục sản phẩm sau nhập để kiểm tra nhóm, loại, giá, thuế, đơn vị và trạng thái. Các thuộc tính vừa tạo không tự chứng minh sản phẩm đã có đủ thông tin để dùng trên website.
Số lượng, dòng hàng và chống nhập trùng
Số lượng dòng nhập đang được chuyển thành số nguyên; phần lẻ của lượng hàng có thể bị mất. Dòng XML có tính chất 2 bị bỏ qua; chỉ các nhánh tính chất 1 hoặc 3 được ánh xạ thành dòng đơn. Không dùng bảng tổng XML như bằng chứng các dòng POS đã khớp, đặc biệt hóa đơn có chiết khấu riêng hoặc hàng bán theo lượng lẻ.
Chống trùng dùng mã cơ quan thuế MCCQT trong nhật ký import của doanh nghiệp. Hóa đơn đã có mã này được bỏ qua; mã đơn trùng cũng có thể làm lô báo lỗi. Thiếu MCCQT hoặc dữ liệu mã bất thường cần kiểm tra riêng; không sửa mã trong XML để ép hệ thống nhận lại vì có thể tạo nghiệp vụ trùng.
Đối chiếu sau khi nhập
Mở danh sách đơn, lọc theo ngày hóa đơn và tìm mã vừa nhập; kiểm tra người mua, dòng hàng, tổng tiền, trạng thái và thông tin hóa đơn. Sau đó kiểm tra sản phẩm mới/đã sửa, phiếu thu, chi nhánh phiếu thu và nghiệp vụ kho liên quan. Nếu chưa khớp, lưu lại tên file, mã hóa đơn, mã đơn và thông báo lỗi để xử lý đúng lô. Xóa tất cả ở công cụ không hoàn tác được dữ liệu đã lưu.