Hướng dẫn tìm kiếm, xem chi tiết và theo dõi trạng thái đơn hàng POS

Tra cứu đơn giúp tìm lại giao dịch theo mã, khách, thời gian và trạng thái; từ đó tiếp tục xử lý hoặc đối chiếu hàng, tiền và công nợ. POS có danh sách đầy đủ, danh sách đang xử lý và cửa sổ xem nhanh từ lịch sử khách. Mỗi giao diện có phạm vi khác nhau.

Giao diện Danh sách đơn hàng

Mở mục danh sách đơn trong Bán hàng. Màn hình này phục vụ mô hình bán lẻ đang được cấu hình. Dữ liệu nằm trong doanh nghiệp và chi nhánh tài khoản, đồng thời có thể gồm đơn chưa gắn chi nhánh để tiếp nhận; không phải báo cáo toàn bộ các công ty trong hệ thống.

Mặc định khoảng ngày là đầu tháng hiện tại đến hôm nay. Nếu không thấy một đơn cũ, mở rộng khoảng ngày trước khi kết luận đã mất dữ liệu.

Bộ lọc và ý nghĩa từng lựa chọn

• Từ ngày/Đến ngày: lọc theo ngày tạo đơn, bao gồm hai ngày biên. Kể cả khi chọn trạng thái Đã nhận hay Đã trả hàng, điều kiện khoảng ngày vẫn căn cứ ngày tạo, không chuyển thành ngày nhận/ngày trả. Có thể xóa một đầu ngày để bỏ giới hạn đó.
• Trạng thái – Tất cả: không lọc tiến trình giao nhận, nhưng các điều kiện ngày/thanh toán/từ khóa vẫn còn.
• Đơn mới: đã tạo nhưng chưa xác nhận, gửi hoặc nhận.
• Đã xác nhận: có mốc xác nhận nhưng chưa gửi/nhận; đơn nhân viên tạo trên POS thường đã được xác nhận ngay khi lưu.
• Đã gửi: đã gửi, chưa nhận, chưa từ chối và chưa trả.
• Đã nhận: đã có mốc nhận, chưa từ chối và chưa trả; không khẳng định đã thu đủ tiền.
• Bị từ chối: đã ghi khách từ chối nhận hàng.
• Đã trả hàng: đã ghi lần trả sau bán, có thể là trả một phần; không có nghĩa mọi sản phẩm của đơn đều đã trả.
• Thanh toán – Tất cả: bỏ lọc thanh toán.
• Đã thanh toán: có bản ghi/mốc thanh toán trong POS. Đơn vẫn có thể còn công nợ nếu đã ghi thanh toán một phần.
• Chưa thanh toán: chưa có bản ghi/mốc thanh toán. Muốn biết số tiền còn phải thu phải đối chiếu chi tiết và công nợ, không chỉ nhãn này.
• Từ khóa: tìm mã đơn, tên hoặc số điện thoại khách. Các điều kiện cùng có hiệu lực; nhập đúng mã nhưng để sai khoảng ngày vẫn không ra kết quả.

Đổi ngày/trạng thái/thanh toán sẽ tải lại ngay; nhập từ khóa chờ khoảng nửa giây trước khi tìm. Mỗi lần tìm đưa về trang đầu. Màn hình này không có nút Lưu bộ lọc vì các thao tác không sửa dữ liệu đơn.

Đọc bảng kết quả

Bảng có số thứ tự, mã đơn, tên/điện thoại/địa chỉ khách, giá trị đơn, ngày tạo, ngày thanh toán và nút Xem. Cột Loại đơn chỉ hiện khi lọc Đã xác nhận hoặc Đã nhận, cho biết Tại chỗ/Giao hàng. Cột ẩn ở trạng thái khác không có nghĩa đơn không có loại.

Giá trị đơn hàng là số tiền tính từ các dòng còn hiệu lực và điều chỉnh liên quan; có thể kèm phí giao hàng đã ghi. Không đồng nhất với tiền mặt/chuyển khoản thực đã thu. Sau trả hàng, số tiền của phần còn lại có thể khác giá trị ban đầu.

Tổng cộng cuối bảng là tổng các đơn trên trang đang hiển thị, không phải tổng tất cả kết quả ở những trang khác. Dùng phân trang và số bản ghi để biết còn dữ liệu; không dùng tổng một trang làm doanh thu toàn kỳ.

Khi chọn một trạng thái, danh sách ưu tiên mốc thời gian tương ứng mới nhất; khi Tất cả, sắp theo ngày tạo mới nhất. Cột ngày tạo vẫn hiển thị ngày tạo, nên thứ tự có thể không giống sắp riêng cột đó.

Bấm dòng hoặc Xem để mở chi tiết. Tạo đơn mở màn hình lập giao dịch mới, không sao chép đơn đang xem.

Giao diện Đơn hàng đang xử lý

Mục này có ở tab trong màn hình bán hàng và các đường vào danh sách xử lý. Mặc định lọc Đã xác nhận, không giới hạn mặc định theo tháng như danh sách đầy đủ.

Bộ lọc có bốn trạng thái:

• Đơn mới: chờ tiếp nhận/xác nhận.
• Đã xác nhận: chờ bước thanh toán tại chỗ hoặc gửi giao.
• Đã gửi: chờ kết quả giao nhận, chưa từ chối/trả.
• Đã nhận: tại danh sách đang xử lý, chỉ lấy các đơn đã nhận nhưng chưa có bản ghi thanh toán. Khác lựa chọn Đã nhận ở danh sách đầy đủ.

Nhập từ khóa mã/tên/số điện thoại rồi dùng Tìm kiếm, hoặc chờ tìm sau khi nhập. Đổi trạng thái đưa về trang đầu. Bảng cho biết mã, khách, điện thoại, giá trị và cột ngày tương ứng: ngày tạo, xác nhận, gửi hoặc nhận.

Đơn đã nhận và có mốc thanh toán bị loại khỏi danh sách đang xử lý, dù còn nợ. Vì thế không dùng riêng danh sách này để tìm tất cả khách còn nợ. Đơn bị từ chối cũng không nằm trong luồng xử lý này; tra ở danh sách đầy đủ.

Khi đang ở tab trong màn hình bán hàng, chọn một dòng sẽ tải đơn và quay về tab đơn để xử lý tiếp. Ở danh sách riêng, chọn dòng mở trang chi tiết. Luôn đối chiếu mã đơn sau khi chuyển.

Giao diện chi tiết đơn và lịch sử trạng thái

Chi tiết cho phép xem dòng sản phẩm/combo, đơn vị, số lượng, giá, các thuộc tính, khách, tổng tiền và nút nghiệp vụ phù hợp trạng thái. Quyền sửa giá, chính sách trả và tình trạng giao nhận quyết định nút nào được phép dùng.

Biểu tượng lịch sử cạnh trạng thái mở bảng Ngày – Hành động – Người thao tác. Chỉ các mốc đã có mới hiện, gồm tạo, xác nhận, gửi, nhận và thanh toán; phần trả/từ chối có thông tin tương ứng khi phát sinh. Không cần điền thêm ngày vào bảng này.

Xem thông tin thanh toán

Biểu tượng thông tin ở dòng thanh toán mở chi tiết tiền hàng, thuế, Voucher/chiết khấu/điểm/phụ thu, tổng và phương thức theo dữ liệu đã lưu. Với khấu trừ, phần tiền trước thuế và thuế được tách; với trực tiếp, cách trình bày khác. Phân biệt tiền hàng, tiền khách trả và số còn nợ.

Trạng thái nhận hàng và thanh toán độc lập trên đơn giao. Một đơn đã nhận có thể chưa thu; một đơn đã ghi thanh toán một phần có thể vẫn còn nợ. Nếu cửa sổ xác nhận giao hàng báo thành công nhưng mốc không xuất hiện sau tải lại, đối chiếu hạn chế trong hướng dẫn giao hàng và chứng từ thu/nợ.

Xem giao hàng, hàng trả và thuộc tính

Thông tin giao hàng xuất hiện khi đơn đã gửi và là loại giao tận nơi. Kiểm tra người nhận thực tế riêng với khách đặt mua. Khi có hàng đã trả, Xem danh sách trả hàng mở phần đã trả, số lượng, giá trị hoàn và lý do.

Thuộc tính là dữ liệu bổ sung doanh nghiệp khai báo, không phải lúc nào cũng có cùng nhãn giữa các cửa hàng. Sau gửi/nhận, thuộc tính không còn được sửa theo form bán hàng thông thường. Trước khi sửa một đơn đang xử lý, tham khảo hướng dẫn tạo và điều chỉnh đơn.

Các nút nghiệp vụ không phải chỉ để xem

Xác nhận, Thanh toán, Gửi hàng, Đã nhận hàng, Đã thanh toán, Từ chối nhận, Trả hàng và Xóa đơn thay đổi dữ liệu nghiệp vụ. Chỉ dùng khi việc tương ứng thực sự đã được kiểm tra. In đơn hàng in dữ liệu đơn, không tự đổi trạng thái thanh toán hay tạo hóa đơn điện tử.

Cửa sổ Chi tiết đơn hàng từ lịch sử khách

Khi xem lịch sử mua của khách, thao tác xem có thể mở cửa sổ rút gọn thay vì trang bán hàng. Cửa sổ trình bày mã, chi nhánh, ngày tạo, khách, ghi chú và các dòng sản phẩm với số lượng, giá, VAT, tiền thuế, thành tiền; có thông tin nhận/tiền khi dữ liệu tương ứng được cung cấp.

Nhãn trạng thái ở cửa sổ rút gọn hiện có hạn chế: có ngày nhận hàng sẽ được gắn nhãn Đã thanh toán. Với đơn giao, điều này không đủ chứng minh đã thu tiền. Muốn xác định đã thanh toán hay còn nợ, mở trang chi tiết đơn và kiểm tra mốc thanh toán/chứng từ, không chỉ dựa vào nhãn của cửa sổ rút gọn.

Cửa sổ này phục vụ tra cứu. Đóng để trở về lịch sử khách; dùng trang chi tiết đầy đủ nếu cần thực hiện nghiệp vụ tiếp theo. Thông tin người thao tác và người nhận có thể có nhãn khác nhau, cần đối chiếu phần giao hàng của đơn gốc khi xác minh ai thực nhận.

Cách tìm một đơn không xuất hiện

1. Vào danh sách đầy đủ, đặt Trạng thái và Thanh toán về Tất cả.
2. Mở rộng khoảng ngày tạo đến thời điểm đơn được lập, không chỉ ngày khách vừa trả tiền hoặc trả hàng.
3. Nhập mã đơn; nếu không có mã, thử số điện thoại/tên đã lưu trên hồ sơ.
4. Kiểm tra chi nhánh của tài khoản đang đăng nhập.
5. Nếu vẫn không thấy, kiểm tra thông báo tải dữ liệu và nhờ người có quyền đúng chi nhánh tra cứu. Danh sách trống do bộ lọc hoặc quyền khác với đơn đã bị xóa.

Hướng dẫn liên quan

• Hướng dẫn thanh toán và công nợ tại quầy.
• Hướng dẫn giao hàng và nhận hàng.
• Hướng dẫn trả hàng và tiền hoàn.
• Hướng dẫn quản lý khách hàng.