Hướng dẫn thanh toán đơn tại chỗ, áp dụng ưu đãi và ghi nhận công nợ

Cửa sổ Thanh toán ghi nhận số tiền cửa hàng thực thu, phương thức thu, ưu đãi/phụ thu và thông tin người nhận hóa đơn. Thao tác thành công còn hoàn tất đơn bán tại quầy, xử lý phiếu xuất liên quan và phát sinh công nợ nếu khách chưa trả đủ.

Mở giao diện Thanh toán

Mở đơn loại Giao tại cửa hàng, kiểm tra hàng, số lượng, đơn vị, giá và khách. Nút Thanh toán hiện khi đơn đã lưu/xác nhận và chưa ghi nhận nhận hàng. Tài khoản xử lý phải thuộc chi nhánh của đơn và chi nhánh còn hoạt động.

Nếu cho khách nợ, nên chọn khách cụ thể trước khi thêm hàng/lưu đơn. Sau khi thay khách trên đơn đã lưu, mở lại chi tiết để kiểm tra khách đã được ghi đúng. Ở màn hình tạo đơn hiện có khác biệt giữa dữ liệu khách vừa chọn trên màn hình và thao tác cập nhật khách xuống đơn; không dựa riêng vào tên đang hiển thị khi chuẩn bị ghi nợ.

Cửa sổ gồm Thông tin thanh toán, Thông tin khách hàng, Thông tin xuất hóa đơn, cùng các cửa sổ con chiết khấu, phụ thu và QR ngân hàng.

Giao diện thông tin thanh toán: tiền thu và phương thức

Tổng phải thu, số tiền khách trả và số còn nợ

• Tổng phải thu: số tiền của giao dịch sau ưu đãi, thuế và phụ thu hiện tại; không nhập tay vào con số này. Muốn đổi cần chỉnh đúng dòng hàng hoặc ưu đãi trước khi hoàn tất.
• Số tiền khách trả: số tiền thực ghi nhận lần này, mặc định bằng tổng phải thu. Nhập số không âm, không vượt tổng phải thu, theo số đồng nguyên. Đây không phải số tiền khách đưa để hệ thống tính tiền thừa; nếu khách đưa nhiều hơn, ghi số tiền cửa hàng thực giữ cho giao dịch sau khi trả lại tiền thừa.
• Số tiền còn nợ: chỉ hiện khi tổng phải thu lớn hơn số tiền khách trả. Hệ thống tính bằng chênh lệch, không phải ô nhập thêm.

Ví dụ tổng phải thu 500.000 đồng, khách trả 300.000 đồng thì còn nợ 200.000 đồng. Phải chọn khách có tên và số điện thoại thực để ghi nợ. Khách lẻ không có hồ sơ phù hợp không được dùng thay đối tượng nợ.

Khi giảm giá hoặc dùng điểm làm tổng giảm, hệ thống có thể hạ số tiền khách trả nếu số cũ vượt tổng mới. Khi bỏ ưu đãi làm tổng tăng, số khách trả không nhất thiết tăng theo. Luôn kiểm tra lại số thực thu và phần nợ sau mọi thay đổi ưu đãi/phụ thu.

Hai phương thức thanh toán

• Tiền mặt: chọn khi thực nhận tiền mặt. Sau khi hoàn thành các thông tin, dùng nút Thanh toán dưới cửa sổ.
• Chuyển khoản: chọn khi thu qua ngân hàng. Lựa chọn chỉ khả dụng khi hệ thống trả về phương thức thanh toán đang bật; nút Thanh toán qua Ngân hàng chỉ hiện nếu QR ngân hàng được cấu hình sử dụng. Thực hiện tiếp trong cửa sổ QR.

Nếu chưa có lựa chọn nào được đánh dấu khi mở cửa sổ, chủ động chọn phương thức. Nút Thanh toán ở chân cửa sổ phục vụ tiền mặt, sẽ không dùng được khi đang chọn chuyển khoản. Màn hình hiện tại ghi một phương thức cho lần thanh toán này, không có bảng chia cùng lúc một phần tiền mặt và một phần chuyển khoản.

Giao diện Voucher

Nhập mã ở ô Voucher rồi bấm Kiểm tra. Nếu hợp lệ và đạt mức đơn tối thiểu, cửa sổ hiện mô tả giảm theo phần trăm hoặc số tiền, căn cứ trước/sau thuế và giá trị giảm. Chỉ gõ mã chưa phải đã áp dụng.

Một đơn chỉ áp dụng một Voucher. Dấu × bỏ Voucher đang có và tính lại tổng/phụ thu. Khi đổi sang mã khác, đọc thông báo kết quả và kiểm tra lại Voucher đang được giữ trên đơn; mã không lấy được thông tin có thể làm Voucher cũ bị bỏ.

Voucher, chiết khấu trực tiếp và dùng điểm Membership loại trừ nhau. Nếu đang có điểm hoặc chiết khấu, thao tác kiểm tra Voucher báo cần bỏ ưu đãi đó trước. Không tự cộng cả mức giảm của Voucher và chiết khấu vào tổng tiền.

Điều kiện hiệu lực, mã và giới hạn chương trình được giải thích tại Hướng dẫn quản lý và sử dụng Voucher.

Giao diện Chiết khấu đơn hàng

Nút Áp dụng giảm giá xuất hiện với tài khoản có quyền chiết khấu hoặc tài khoản chủ phù hợp, khi đơn chưa có Voucher, Membership hay chiết khấu khác. Bấm để mở form.

Các lựa chọn và trường nhập

• Loại giảm giá – Phần trăm: nhập tỷ lệ lớn hơn 0 và tối đa 100; hệ thống nhân tỷ lệ với căn cứ tiền hàng.
• Loại giảm giá – Giảm tiền: nhập khoản giảm cố định lớn hơn 0; không vượt căn cứ tiền hàng của đơn.
• Thời điểm áp dụng – Trước VAT: chỉ hiện trong phương pháp khấu trừ; giảm trên tiền trước thuế, sau đó xác định phần thuế tương ứng.
• Thời điểm áp dụng – Sau VAT: chỉ hiện trong phương pháp khấu trừ; giá trị giảm dựa trên tiền đã gồm VAT.
• Giá trị: tỷ lệ hoặc số tiền tùy loại đã chọn, hỗ trợ hai chữ số thập phân. Đổi loại làm thay ý nghĩa con số đang nhập, nên kiểm tra lại trước khi áp dụng.

Ở phương pháp trực tiếp, bộ chọn trước/sau VAT ẩn và phần tính ưu đãi dùng giá trị bán theo phương pháp đó. Ví dụ hàng trước thuế 100.000 đồng, VAT 10%: giảm cố định 10.000 đồng trước VAT làm giảm tổng sau VAT 11.000 đồng; giảm 10.000 đồng sau VAT làm giảm tổng đúng 10.000 đồng. Ví dụ chỉ minh họa cách phần mềm tính với mức thuế đã nhập.

Bấm Áp dụng để đưa chiết khấu vào giao dịch đang chuẩn bị; bấm Hủy để bỏ phần nhập chưa áp dụng. Dấu × trên khoản chiết khấu đã áp dụng sẽ bỏ khoản giảm và tính lại phụ thu. Muốn thay mức giảm đang có, bỏ khoản cũ rồi áp dụng lại. Khoản giảm này không sửa giá niêm yết sản phẩm.

Giao diện Phụ thu đơn hàng

Bấm Thêm phụ thu khi đơn chưa có khoản phụ thu. Form có:

• Loại phụ thu – Phần trăm: tính tỷ lệ trên tiền hàng còn lại sau Voucher, chiết khấu hoặc điểm. Tỷ lệ phải lớn hơn 0 và không quá 100.
• Loại phụ thu – Số tiền: cộng số tiền cố định lớn hơn 0.
• Thời điểm áp dụng – Trước VAT/Sau VAT: chỉ hiện với phương pháp khấu trừ, có ý nghĩa căn cứ thuế tương tự phần chiết khấu nhưng là khoản cộng.
• Giá trị: tỷ lệ hoặc số tiền, hỗ trợ hai chữ số thập phân.
• Lý do: bắt buộc, tối đa 200 ký tự, giải thích khoản thu thêm để người mua và người đối chiếu chứng từ hiểu.

Bấm Áp dụng để thêm, Hủy để đóng chưa áp dụng; dấu × bỏ khoản đã áp dụng. Hệ thống không áp dụng phụ thu nếu đơn không còn giá trị hợp lệ làm căn cứ. Ví dụ tiền hàng sau ưu đãi là 90.000 đồng, phụ thu 10% theo cùng căn cứ là 9.000 đồng; không tính 10% trên số trước giảm 100.000 đồng.

Thay ưu đãi có thể làm phụ thu phần trăm thay đổi. Khoản giảm/phụ thu được phân bổ theo nhóm VAT để xác định giá trị trước và sau thuế. Cách chúng xuất hiện trên hóa đơn còn phụ thuộc cấu hình thể hiện chiết khấu/phụ thu.

Giao diện Membership

Khung Membership chỉ hiện khi đã chọn khách và chương trình đang bật. Kiểm tra hạng, số điểm hiện có; nhập số điểm muốn dùng rồi bấm Dùng điểm. Mức dùng bị giới hạn bởi số dư, giá trị quy đổi và tỷ lệ tối đa của chính sách/hạng.

Dùng điểm sẽ bỏ Voucher và chiết khấu trực tiếp. Dấu × bỏ dùng điểm nhưng không tự khôi phục các ưu đãi đã bị bỏ. Đơn dùng điểm không được tích thêm điểm cho chính đơn đó. Xem Hướng dẫn chính sách Membership để biết cách tính, xét hạng và điều chỉnh điểm khi trả hàng.

Giao diện thông tin khách và xuất hóa đơn

Khách hàng

Chọn hồ sơ có sẵn theo số điện thoại, bấm + để tạo mới hoặc − để bỏ khách khi trạng thái còn cho phép. Chọn khách phục vụ công nợ, lịch sử mua và Membership; không tự đồng nghĩa người nhận hóa đơn là một doanh nghiệp cụ thể.

Nếu đang mở cửa sổ thanh toán rồi mới chọn/đổi khách, phần kiểm tra số điện thoại/tên dùng để cho phép ghi nợ có thể chưa cập nhật theo lựa chọn mới. Đóng cửa sổ, mở lại chi tiết đơn, xác nhận đúng khách đã lưu rồi mở Thanh toán lại. Không chuyển sang thu đủ giả để bỏ qua nút bị khóa.

Xuất cá nhân

Chọn Xuất cá nhân để hiện:

• Tên cá nhân: tên người mua nhận hóa đơn. Nếu để trống, đường xử lý thanh toán dùng tên khách lẻ mặc định; vì vậy cần nhập nếu muốn hóa đơn thể hiện tên riêng.
• Mã số thuế cá nhân (nếu có): ô có gợi ý Nhập CCCD và hiện được xử lý như căn cước người mua. Nhãn chưa thống nhất với dữ liệu; không xem đây là một ô mã số thuế độc lập với CCCD.

Xuất doanh nghiệp

Chọn Xuất doanh nghiệp để hiện:

• Mã số thuế: bắt buộc.
• Tên doanh nghiệp: bắt buộc, tên đơn vị mua hàng.
• Địa chỉ: địa chỉ doanh nghiệp nhận hóa đơn.
• Email: ô có gợi ý Nhập email doanh nghiệp. Trong cửa sổ này nhãn hiện bị lặp thành Địa chỉ; vẫn phải nhập email, không nhập địa chỉ đường phố.

Chuyển cá nhân/doanh nghiệp đổi bộ trường hiển thị. Chọn khách trên form hiện chưa tự nạp lại thông tin hóa đơn gần nhất; kiểm tra từng trường cho giao dịch này. Form thanh toán không có đủ các trường hộ chiếu/điện thoại như cửa sổ xuất hóa đơn riêng.

Cửa sổ QR thanh toán ngân hàng

1. Chọn Chuyển khoản, kiểm tra số tiền khách trả.
2. Bấm Thanh toán qua Ngân hàng để tạo QR theo tài khoản nhận tiền đang cấu hình.
3. Cho khách quét mã; đối chiếu người nhận, số tiền và kết quả chuyển tiền thực tế.
4. Dùng In QR nếu cần in qua máy in đã cấu hình.
5. Chỉ bấm Đã thanh toán sau khi xác nhận việc nhận tiền. Nút này gọi thao tác ghi nhận thanh toán vào POS.

Hiển thị QR hoặc đóng cửa sổ QR không tự chứng minh ngân hàng đã nhận tiền. Đóng chỉ đóng QR; Đã thanh toán là hành động xác nhận của người vận hành trong quy trình này. Không có trường nhập số tiền khác bên trong QR; nếu phải sửa, quay lại form thanh toán và tạo mã tương ứng.

Nếu bị lỗi ghi nhận sau khi khách đã chuyển, kiểm tra trạng thái đơn và giao dịch ngân hàng trước khi thử lại; không yêu cầu khách chuyển thêm chỉ vì POS chưa hiển thị thành công.

Hoàn tất thanh toán và kết quả tự động

Với tiền mặt, bấm Thanh toán sau khi kiểm tra đủ thông tin. Trong lúc xử lý nút bị khóa. Khi thành công, cửa sổ đóng, màn hình chuyển sang đơn mới và thử in đơn vừa thanh toán bằng cấu hình in.

Các kết quả được xử lý gồm:

• Ghi mốc thanh toán, gửi/nhận tại quầy và hoàn tất đơn.
• Lưu thông tin người nhận hóa đơn, ưu đãi, phụ thu và phương thức thu.
• Lập phiếu thu theo số tiền khách trả, không theo toàn bộ tổng phải thu nếu khách có nợ.
• Ghi khoản phải thu khách bằng phần còn thiếu nếu có.
• Hoàn thành phiếu xuất liên quan nếu chưa hoàn thành, theo ràng buộc tồn kho đang cấu hình.
• Cộng/trừ điểm Membership khi đủ điều kiện.

Sau khi giao dịch được lưu, hệ thống thử cập nhật số liệu liên quan và tạo hóa đơn điện tử. Thanh toán thành công và hóa đơn điện tử thành công là hai kết quả cần kiểm tra riêng: lỗi ở bước hóa đơn không tự hoàn tác tiền hàng đã ghi. Nếu hóa đơn chưa có/lỗi, xử lý ở phần hóa đơn, không thanh toán lại cùng đơn.

Tương tự, lỗi máy in không có nghĩa giao dịch chưa lưu. Tìm lại đơn theo mã để kiểm tra và in lại khi cần.

Xử lý lỗi và tiếp tục thu nợ

• Nút Thanh toán bị khóa: chọn Tiền mặt nếu thu tiền mặt; nếu có nợ thì kiểm tra khách có tên, số điện thoại thực và đã nạp đúng khi mở cửa sổ; nếu chuyển khoản thì tiếp tục bằng QR.
• Tiền khách trả vượt tổng: kiểm tra tổng mới sau giảm giá/điểm rồi sửa số thực thu.
• Mã số thuế và tên doanh nghiệp bắt buộc: nhập đủ khi chọn Xuất doanh nghiệp, hoặc chọn đúng loại cá nhân nếu đó là yêu cầu thực của người mua.
• Không đủ tồn/không thể hoàn thành kho: kiểm tra kho chi nhánh và cấu hình thiếu tồn, không liên tục bấm thanh toán khi lỗi chưa được xử lý.
• Đơn đã thanh toán hoặc hoàn tất: mở lại đơn để đối chiếu; không tạo giao dịch thứ hai cho cùng một lần thu.
• Khách trả phần nợ sau này: dùng quy trình thanh toán công nợ, không sửa ngược số tiền của lần bán đã hoàn tất để bỏ lịch sử.

Hướng dẫn liên quan

• Hướng dẫn tạo và điều chỉnh đơn bán lẻ.
• Hướng dẫn cấu hình tài khoản ngân hàng.
• Hướng dẫn quản lý và phát hành hóa đơn điện tử.
• Hướng dẫn công nợ, trả nợ và đối trừ.