Hướng dẫn quản lý tài khoản ngân hàng và tài khoản nhận tiền QR

Mục đích và cách mở

Vào Cài đặt → Tài khoản ngân hàng để quản lý các tài khoản mà doanh nghiệp dùng trong thu, chi, QR và các nghiệp vụ tiền ngân hàng. Có thể mở cùng màn hình từ tab ngân hàng trong Thông tin doanh nghiệp. Tài khoản cần một trong các quyền quản lý thông tin doanh nghiệp, cửa hàng hoặc chi nhánh được chức năng chấp nhận.

Khai báo tài khoản ở đây là tạo dữ liệu quản lý trong POS, không mở tài khoản tại ngân hàng và không chuyển tiền thực tế.

Giao diện danh sách và bộ lọc

Danh sách cho biết số tài khoản, ngân hàng, tên tài khoản, số chi nhánh áp dụng và trạng thái. Các bộ lọc kết hợp với nhau:

• Số hoặc tên tài khoản: nhập một phần số/tên cần tìm; hệ thống tìm theo hai trường này.
• Ngân hàng: Tất cả hoặc một ngân hàng trong danh sách hệ thống.
• Chi nhánh: Tất cả hoặc chi nhánh đã gắn tài khoản.
• Trạng thái: Tất cả, Đang sử dụng, Ngưng sử dụng hoặc Không hợp lệ.

Nếu không có kết quả, bỏ bớt bộ lọc trước khi tạo mới để tránh tài khoản trùng. Danh sách hiện tại chỉ lấy tài khoản có liên kết chi nhánh thuộc doanh nghiệp; tài khoản không còn liên kết có thể không xuất hiện dù bản ghi chưa bị xóa.

Cửa sổ thêm tài khoản

Bấm Thêm tài khoản, nhập/chọn:

• Ngân hàng: bắt buộc, chọn từ danh sách do POS hỗ trợ. Không nhập tên ngân hàng tự do hoặc chọn ngân hàng gần giống tên thực tế.
• Số tài khoản: bắt buộc, nhập số đầy đủ, giữ các số 0 đầu nếu có. Không dùng số thẻ thay số tài khoản nhận tiền.
• Tên tài khoản: tên người/đơn vị đứng tên để đối chiếu. Tên này không tự xác minh quyền sở hữu với ngân hàng.
• Trạng thái: Đang sử dụng để dùng trong các luồng cho phép; Ngưng sử dụng để ngừng chọn cho nghiệp vụ mới theo bộ lọc chức năng.
• Chi nhánh áp dụng: đánh dấu những chi nhánh được dùng tài khoản. Danh sách chỉ gồm chi nhánh đang hoạt động.

Bấm Lưu để tạo; Hủy hoặc đóng cửa sổ bỏ phần nhập chưa lưu. Máy chủ kiểm tra cặp ngân hàng + số tài khoản không được trùng trong doanh nghiệp. Nếu báo đã tồn tại, tìm và sử dụng bản ghi cũ thay vì thêm khoảng trắng để tạo bản khác.

Không thể thêm liên kết chi nhánh mới cho tài khoản đã ngưng sử dụng. Nếu cần tạo và áp dụng ngay cho chi nhánh, chọn trạng thái Đang sử dụng trước khi lưu.

Cửa sổ sửa tài khoản

Bấm Sửa ở đúng dòng, đối chiếu số tài khoản trước khi thay. Khi tài khoản đã phát sinh nghiệp vụ, POS khóa Ngân hàng và Số tài khoản, đồng thời hiện thông báo lý do. Ràng buộc này còn được kiểm tra ở máy chủ; không thể thay danh tính tài khoản chỉ bằng mở lại cửa sổ.

Các thông tin còn cho phép như tên tài khoản, trạng thái và chi nhánh cần được sửa đúng phạm vi. Nếu chuyển sang một tài khoản nhận tiền khác, khai báo tài khoản mới rồi cập nhật cấu hình nhận tiền phù hợp; không đổi số của tài khoản lịch sử đã phát sinh thu/chi.

Ý nghĩa trạng thái Không hợp lệ

Đây là trạng thái do hệ thống kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu tài khoản phát hiện, không phải lựa chọn người dùng tự đặt trong form. Vì vậy bộ lọc có Không hợp lệ nhưng form thêm/sửa chỉ cho Đang sử dụng và Ngưng sử dụng. Tài khoản không hợp lệ có thể bị loại khỏi danh sách nhận tiền/QR; cần kiểm tra và cập nhật qua chức năng được hỗ trợ, không chỉnh dữ liệu trực tiếp ngoài ứng dụng để bỏ qua kiểm tra.

Cửa sổ Cài đặt chi nhánh áp dụng

Bấm Cài đặt hoặc liên kết số chi nhánh trên dòng tài khoản. Cửa sổ cho xem lại ngân hàng, số và tên tài khoản, rồi đánh dấu từng chi nhánh được phép dùng. Bấm Lưu chi nhánh áp dụng để ghi riêng thay đổi này; Đóng không thay cho Lưu.

Các điều kiện cần biết:

• Chỉ thêm chi nhánh đang hoạt động và thuộc doanh nghiệp.
• Không thêm chi nhánh vào tài khoản Ngưng sử dụng hoặc Không hợp lệ.
• Gỡ liên kết có thể bị chặn nếu tài khoản đang được chọn trong cấu hình QR hoặc cấu hình ngân hàng liên quan của chi nhánh. Cần đổi cấu hình phụ thuộc hợp lệ trước, rồi quay lại gỡ.
• Bỏ hết liên kết có thể khiến tài khoản không còn nằm trong danh sách quản lý hiện tại. Không coi việc biến mất khỏi danh sách là đã xóa tài khoản.

Chọn tài khoản để nhận tiền QR

Sau khi khai báo và gắn chi nhánh, mở Cài đặt → Cấu hình hệ thống → Cấu hình bán hàng → Chọn ngân hàng để sinh QR thanh toán. Chọn đúng chi nhánh rồi chọn tài khoản; danh sách chỉ lấy các tài khoản hoạt động, hợp lệ và gắn với chi nhánh.

Lưu tài khoản ngân hàng và chọn tài khoản QR là hai thao tác khác nhau. Thêm tài khoản mới không tự thay tài khoản QR cũ. Kiểm tra số tài khoản trên QR trước khi dùng cho khách; một QR hiển thị được không tự chứng minh giao dịch đã được ngân hàng báo có.

Xóa hoặc ngưng sử dụng

Nút Xóa mở xác nhận. Máy chủ không cho xóa tài khoản còn liên kết chi nhánh; nếu đã phát sinh thu/chi, công nợ, sổ tiền, vốn hoặc chuyển tiền thì phải dùng trạng thái Ngưng sử dụng theo thông báo thay vì xóa lịch sử.

Ngưng sử dụng giữ bản ghi để đối chiếu chứng từ cũ. Trước khi ngưng, kiểm tra các chi nhánh và cấu hình QR còn đang tham chiếu để tránh ảnh hưởng thu tiền mới. Không tạo khoản chuyển tiền thử để kiểm tra trạng thái tài khoản.

Kiểm tra sau thao tác

Tải lại danh sách, bỏ bộ lọc không cần thiết, kiểm tra trạng thái và số chi nhánh. Với thay đổi dùng cho QR, kiểm tra thêm màn hình cấu hình của đúng chi nhánh. Nếu thao tác báo lỗi vì đã phát sinh nghiệp vụ hoặc đang có cấu hình sử dụng, xử lý nguyên nhân theo thông báo; gửi lại nhiều lần không làm mất ràng buộc.