Hướng dẫn quản lý doanh nghiệp và tài khoản bằng quyền quản trị POS
Hướng dẫn quản trị doanh nghiệp và tài khoản POS, thêm, sửa, đặt mật khẩu, cấp quyền; giải thích điều kiện quản trị và chức năng đã chuyển.
Màn hình Quản lý Doanh nghiệp dành cho người quản trị được cấp quyền phù hợp để xem doanh nghiệp, mở danh sách tài khoản và xử lý tài khoản của doanh nghiệp đã chọn. Nó khác phần Thông tin doanh nghiệp hoặc quản lý nhân viên của một cửa hàng thông thường.
Điều kiện truy cập và phạm vi chức năng
Trang yêu cầu quyền Quản lý doanh nghiệp. Các thao tác sửa, thêm, xóa tài khoản, đổi mật khẩu và phân quyền còn được máy chủ kiểm tra cờ quản trị hệ thống của tài khoản. Tài khoản chủ cửa hàng không mặc nhiên là quản trị hệ thống; nhìn thấy một nút hoặc được gán tên quyền giống Admin không bảo đảm máy chủ cho phép ghi.
Nếu bị báo không có quyền, sử dụng luồng quản lý nhân viên trong doanh nghiệp hoặc chuyển cho quản trị hệ thống. Không đổi doanh nghiệp hoặc dùng tài khoản khác để thử vượt giới hạn.
Giao diện danh sách doanh nghiệp
Trang hiển thị Tên doanh nghiệp, Mã số thuế, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Ngày tạo. Số tài khoản bên cạnh tên là nút mở danh sách người dùng của doanh nghiệp đó. Ngày tạo cho biết thời điểm dữ liệu doanh nghiệp được tạo, không phải ngày hết hạn sử dụng.
Có thể chuyển trang để xem tiếp. Màn hình đang khảo sát không có form sửa thông tin doanh nghiệp ngay trên từng dòng hoặc ô tìm kiếm riêng; khi cần sửa hồ sơ của cửa hàng, dùng phần Thông tin doanh nghiệp tương ứng.
Nút Xóa doanh nghiệp hiện đã chuyển chức năng
Danh sách vẫn có nút Xóa và hộp xác nhận với tiêu đề Xóa Website. Tuy nhiên, API hiện trả thông báo chức năng đã chuyển sang Web.Admin và yêu cầu xác nhận thông tin khách hàng trước khi xóa. Bấm xác nhận ở POS không phải quy trình xóa doanh nghiệp đang được hỗ trợ. Không lặp thao tác hoặc kết luận dữ liệu đã xóa chỉ vì danh sách tải lại.
Giao diện Tạo cửa hàng
Bấm Thêm trên danh sách để mở form. Form gồm thông tin cá nhân của tài khoản đầu tiên và thông tin cửa hàng; Đóng bỏ việc gửi form, Đăng ký gửi yêu cầu tạo dữ liệu.
Các trường cần nhập
- Họ, Tên: hai phần tên người dùng đầu tiên, bắt buộc, mỗi phần tối đa 250 ký tự.
- Tên đăng nhập: tên dùng vào hệ thống, bắt buộc, tối đa 250 ký tự. Chọn tên chưa sử dụng và kiểm tra đúng trước khi gửi.
- Mật khẩu: bắt buộc, dùng cho tài khoản mới; form không có ô nhập lại.
- Tên doanh nghiệp/cửa hàng: tên hiển thị ban đầu, bắt buộc, tối đa 150 ký tự. Giá trị còn dùng đặt tên kho và chi nhánh ban đầu.
- Số điện thoại: liên hệ cửa hàng, bắt buộc, tối đa 15 ký tự.
- Email: địa chỉ liên hệ, tối đa 100 ký tự. Nên hoàn thiện địa chỉ hợp lệ vì xử lý tạo tài khoản dùng email để khởi tạo thông tin liên hệ.
- Loại hình kinh doanh: có Retail - Bán lẻ và F&B - Dịch vụ nhà hàng và quầy uống. Retail phục vụ luồng bán lẻ. F&B đặt giá trị phân loại kinh doanh nhưng các giao diện F&B đã bị loại khỏi bản build được khảo sát; chọn mục này không làm xuất hiện đầy đủ bàn, bếp hoặc quy trình nhà hàng. Không lựa chọn F&B để bắt đầu vận hành dựa trên giả định các màn hình đó đã có.
- Sao chép từ MST: tùy chọn, nhập mã số thuế doanh nghiệp nguồn để tìm dữ liệu sao chép. Đây không phải ô mã số thuế của cửa hàng mới.
Những dữ liệu được tạo hoặc sao chép
Đăng ký tạo doanh nghiệp, ngôn ngữ tiếng Việt, thông tin tên, một kho, một chi nhánh gắn kho và tài khoản đầu tiên gắn chi nhánh. Tài khoản đầu tiên được đặt là chủ quản, không phải quản trị hệ thống. Loại hình kinh doanh được lưu trong cấu hình kho của luồng tạo này; cần mở cấu hình hiện hành kiểm tra lại trước khi vận hành.
Nếu tìm được nguồn theo Sao chép từ MST, bước tiếp theo sao chép file, danh mục sản phẩm, sản phẩm, đơn vị, nội dung/ngôn ngữ/hình ảnh liên quan và cấu hình kho trong phạm vi chức năng CopyApp. Nó không phải bản sao lưu phục hồi toàn bộ doanh nghiệp, không sao chép đầy đủ đơn hàng, lịch sử tiền hay công nợ.
Tài khoản và doanh nghiệp được lưu trước bước sao chép; lỗi ở bước sau có thể để lại dữ liệu đã tạo. Giao diện hiện có thông báo lỗi chung và không tự đóng/tải lại danh sách theo một quy trình hoàn chỉnh sau đăng ký. Bấm một lần, kiểm tra kết quả trên danh sách và tài khoản trước khi gửi lại, tránh đăng ký lặp. Không dùng ô sao chép như một cách đồng bộ thường xuyên dữ liệu giữa hai cửa hàng.
Giao diện Danh sách tài khoản của doanh nghiệp
Bấm số tài khoản trên đúng dòng doanh nghiệp. Cửa sổ hiển thị UserName (tên đăng nhập), Name (họ tên), Email, Phone (điện thoại), cùng các nút Thêm, Phân quyền, Đổi mật khẩu, Sửa, Xóa.
Kiểm tra doanh nghiệp nguồn trước khi mở thao tác. Đóng cửa sổ chỉ trở lại danh sách, không hoàn tác tài khoản hoặc quyền đã lưu. Sau khi thêm/sửa/xóa thành công, danh sách tài khoản được tải lại; một số thao tác cũng cập nhật số tài khoản trên danh sách doanh nghiệp.
Giao diện Thêm tài khoản
Nhập Tài khoản, Mật khẩu, Họ, Tên, Email, Điện thoại rồi Thêm. Họ, tên, tên đăng nhập tối đa 250 ký tự; email tối đa 100; điện thoại tối đa 15 và bắt buộc. Máy chủ yêu cầu mật khẩu không trống, bỏ khoảng trắng đầu/cuối tên đăng nhập và mật khẩu, đồng thời kiểm tra tên đăng nhập đã tồn tại trong hệ thống.
Form không có ô chọn chi nhánh hoặc bật chủ quản. Phần xử lý hiện gán chi nhánh của người đang thực hiện vào tài khoản mới, trong khi doanh nghiệp lấy từ dòng đã chọn. Vì vậy cần kiểm tra việc gán chi nhánh sau tạo, đặc biệt khi quản trị doanh nghiệp khác; không giả định tài khoản mới tự thuộc chi nhánh mặc định của doanh nghiệp đích. Tài khoản được tạo không tự trở thành chủ quản và cần được cấp quyền nghiệp vụ phù hợp.
Nếu doanh nghiệp chưa có người dùng, nhánh tạo có xử lý đặc biệt đối với cờ quản trị của tài khoản đầu tiên. Đây là điều kiện máy chủ, không có dropdown để chọn trên form. Việc thiết lập quyền đặc biệt phải do quản trị hệ thống kiểm tra sau tạo.
Giao diện Sửa tài khoản
Tài khoản hiển thị nhưng khóa, không đổi tên đăng nhập ở đây. Có thể sửa họ, tên, email, điện thoại. Mật khẩu để trống thì giữ mật khẩu hiện có; nhập giá trị mới sẽ thay mật khẩu khi lưu, mặc dù trang còn có nút Đổi mật khẩu riêng.
Bấm Lưu, chờ thông báo rồi mở lại để kiểm tra. Đóng không lưu phần đang sửa. Form không cung cấp lựa chọn chi nhánh, vì vậy không dùng nó để chuyển nhân viên giữa các nơi; làm việc đó ở màn hình quản lý nhân viên hỗ trợ chọn chi nhánh.
Giao diện Đổi mật khẩu
Xác nhận tên tài khoản đang khóa trong form, nhập Mật khẩu mới và Lưu. Đây là quản trị đặt mật khẩu cho người khác: không yêu cầu mật khẩu cũ và không có ô nhập lại. Các ô mật khẩu ở các form quản trị tài khoản hiện có thể hiện chữ trực tiếp, nên chú ý màn hình khi thao tác.
Giá trị trống ở nhánh đổi mật khẩu không thay mật khẩu cũ, dù yêu cầu có thể trả về thành công. Vì vậy phải nhập giá trị mới thực sự và kiểm tra đúng tài khoản. Sau thành công, người dùng sử dụng mật khẩu mới ở lần đăng nhập tiếp theo; không gửi mật khẩu qua ghi chú công khai hoặc nội dung hướng dẫn.
Giao diện Phân quyền
Cửa sổ Cấp quyền hiển thị tên đăng nhập khóa và danh sách quyền được tải từ nhóm ứng dụng APP, sắp thành từng nhóm chức năng. Mỗi dòng có tên mô tả cùng công tắc:
- Bật: yêu cầu cấp quyền thực hiện chức năng ghi ở dòng đó.
- Tắt: yêu cầu gỡ quyền tương ứng; không xóa dữ liệu nghiệp vụ mà tài khoản đã tạo.
Mỗi lần đổi công tắc gửi cập nhật ngay, không chờ nút Lưu chung. Đóng cửa sổ không hoàn tác các quyền đã đổi thành công. Danh sách quyền phụ thuộc dữ liệu hệ thống; đối chiếu đúng mô tả thao tác như xem, tạo, sửa, xóa hoặc duyệt, không bật cả nhóm chỉ vì cần quyền xem một màn hình.
Đợi thông báo cho từng lần đổi, mở lại cửa sổ để xác nhận trạng thái lưu trước khi bàn giao. Phiên đăng nhập đang mở của nhân viên có thể còn dữ liệu quyền cũ; đăng nhập lại khi kiểm tra menu và quyền đã cập nhật. Quyền nghiệp vụ không thay thế các điều kiện máy chủ như chi nhánh, trạng thái chứng từ hoặc quyền quản trị hệ thống.
Hộp xác nhận Xóa tài khoản
Chọn Xóa trên đúng tài khoản, kiểm tra hộp xác nhận rồi chỉ xác nhận khi thực sự cần loại bỏ tài khoản. Hủy/đóng hộp giữ nguyên dữ liệu. Máy chủ xóa bản ghi người dùng và điều chỉnh người tạo trên một số nội dung sang tài khoản tạo ra người dùng đó hoặc giá trị thay thế; không phải chỉ tắt đăng nhập.
Giao diện không có thùng rác hoặc nút khôi phục. Dữ liệu có ràng buộc có thể khiến máy chủ từ chối xóa; không xóa chứng từ kinh doanh để vượt ràng buộc này. Để hạn chế một nghiệp vụ, sử dụng phân quyền phù hợp thay vì xóa tài khoản đã có lịch sử.