Hướng dẫn quản trị khách hàng và tài khoản tại cổng quản trị hệ thống

Việc quản trị khách hàng sử dụng POS và CMS được thực hiện tại cổng quản trị hệ thống riêng. Đây là công việc của người được cấp quyền quản trị hệ thống, khác với chủ cửa hàng quản lý chi nhánh và nhân viên trong POS. Bài này hướng dẫn tìm khách hàng, khởi tạo dịch vụ, quản lý thông tin và tài khoản tại cổng quản trị hiện hành.

Phân biệt đúng nơi thực hiện và quyền truy cập

Người quản lý một cửa hàng sử dụng Cài đặt trong POS để quản lý thông tin doanh nghiệp, chi nhánh, ngân hàng và tài khoản nhân viên theo quyền được cấp. Quyền chủ cửa hàng không tự cho phép xem hoặc xóa dữ liệu của khách hàng khác.

Người phụ trách quản trị hệ thống mở địa chỉ cổng quản trị do đơn vị vận hành cung cấp và đăng nhập bằng tài khoản được cấp cho công việc này. Màn hình Quản lý doanh nghiệp và các cửa sổ quản trị cũ trong POS không còn là đường thao tác hiện hành. Nếu chưa có quyền vào cổng quản trị, liên hệ người phụ trách; không tạo tài khoản mới để thay thế một tài khoản đang có dữ liệu.

Tìm và mở đúng khách hàng

Tại danh sách Khách hàng, nhập tên, mã số thuế, tên miền hoặc số điện thoại rồi bấm Tìm kiếm. Bảng cho biết tên khách hàng, tên miền/giao diện, ngôn ngữ, số tài khoản, liên hệ và ngày tạo. Dùng Trước/Sau để chuyển trang. Không thấy kết quả thì kiểm tra lại từ khóa trước khi thêm mới.

Ảnh minh họa danh sách khách hàng tại cổng quản trị hệ thống. Đây là danh sách doanh nghiệp được quản trị, khác với danh sách người mua trong POS; chọn đúng khách hàng hệ thống trước khi mở thông tin và tài khoản.

Tra cứu khách hàng tại cổng quản trị hệ thống Dybi. Tên và số liệu trong ảnh là dữ liệu minh họa.

Bấm tên khách hàng hoặc Quản lý tại đúng dòng để mở chi tiết. Các thao tác tài khoản, tên miền, ngôn ngữ và xóa khách hàng đều cần bắt đầu từ hồ sơ đúng khách hàng; số tài khoản trên danh sách không thay cho việc kiểm tra hồ sơ này.

Thêm khách hàng: thông tin và lựa chọn ban đầu

Bấm Thêm khách hàng. Biểu mẫu chia thành Thông tin khách hàng, Website và tài khoản chủ, Chi nhánh và kho ban đầu. Chỉ khi bấm Tạo khách hàng và nhận kết quả thành công mới coi là đã khởi tạo; Hủy quay về danh sách và bỏ phần đang nhập.

Ảnh minh họa biểu mẫu tạo khách hàng tại cổng quản trị hệ thống. Các thông tin ở đây phục vụ khởi tạo doanh nghiệp sử dụng phần mềm; không nhập thông tin người mua lẻ của cửa hàng vào biểu mẫu này.

Biểu mẫu tạo khách hàng tại cổng quản trị hệ thống Dybi. Tên và số liệu trong ảnh là dữ liệu minh họa.

• Thông tin liên hệ: tên khách hàng bắt buộc, tối đa 150 ký tự; địa chỉ bắt buộc, tối đa 200; điện thoại bắt buộc, tối đa 15; email bắt buộc, đúng định dạng, tối đa 100. Mã số thuế tối đa 20 ký tự, nhập theo hồ sơ nếu có.
• Loại hình kinh doanh: lựa chọn bán lẻ hoặc F&B là phân loại sử dụng. Bản POS hiện tại chưa cung cấp quy trình bán theo bàn; chọn F&B không tự làm xuất hiện các màn hình nhà hàng.
• Chủ thể kinh doanh: chọn Doanh nghiệp hoặc Hộ kinh doanh. Trong phần mềm, Hộ kinh doanh khóa phương pháp GTGT ở Trực tiếp và phương pháp giá xuất kho ở Bình quân. Đổi chủ thể còn đổi chế độ kế toán mặc định, vì vậy kiểm tra lại các ô phụ thuộc trước khi tạo.
• Thuế, kế toán và kỳ: chọn phương pháp GTGT, chế độ được danh sách cho phép và kỳ Tháng/Quý/Năm. Đây là thiết lập phần mềm; người phụ trách phải chọn phù hợp hồ sơ áp dụng của đơn vị, không suy nghĩa vụ pháp lý từ một lựa chọn có trên màn hình.
• Tên và địa chỉ trên hóa đơn: để trống sẽ dùng tên và địa chỉ khách hàng. Nhập riêng khi thông tin cần thể hiện khác với thông tin liên hệ.

Website, ngôn ngữ và tài khoản chủ ban đầu

• Tên miền: nhập tên miền khách hàng sẽ sử dụng, tối đa 50 ký tự; không nhầm với địa chỉ cổng quản trị.
• Giao diện: chọn từ danh sách được cung cấp. Ngôn ngữ ban đầu: chọn ngôn ngữ cho tên miền. Tiếng Việt vẫn được khởi tạo cho POS/CMS.
• Họ, tên, tên đăng nhập: bắt buộc, mỗi trường tối đa 250 ký tự. Tên đăng nhập phải chưa được sử dụng; kiểm tra đúng người nhận tài khoản trước khi tạo.
• Email và điện thoại tài khoản chủ: để trống để dùng thông tin liên hệ khách hàng, hoặc nhập riêng. Email tối đa 100 ký tự, điện thoại tối đa 15.
• Mật khẩu: từ 8 đến 128 ký tự, có chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt. Không đưa mật khẩu vào tên, ghi chú, ảnh hoặc tài liệu chia sẻ.

Tài khoản được tạo là tài khoản chủ của khách hàng để sử dụng POS/CMS, không phải tài khoản quản trị toàn hệ thống. Biểu mẫu này không có thao tác Sao chép từ MST như hướng dẫn của màn hình cũ.

Chi nhánh và kho ban đầu

Kiểm tra Tên chi nhánh và Tên kho; giá trị khởi tạo là Chi nhánh chính và Kho chính, mỗi tên tối đa 150 ký tự. Mã địa điểm kinh doanh là thông tin riêng của chi nhánh, tối đa 100 ký tự. Chi nhánh và kho dùng địa chỉ, điện thoại, email của khách hàng; có thể cập nhật sau tại POS.

Chọn có Quản lý tồn kho hay không. Phương pháp giá xuất kho gồm Theo nhóm sản phẩm, Bình quân, Đích danh, Nhập trước xuất trước và Nhập sau xuất trước theo điều kiện được phép. Cách tính bình quân gồm Theo từng kỳ hoặc Sau từng lô nhập. Số chữ số thập phân từ 0 đến 6, mặc định 2. Các lựa chọn ảnh hưởng nghiệp vụ tiếp theo; không tự tạo lượng tồn đầu kỳ chỉ bằng việc bật quản lý tồn.

Bấm Tạo khách hàng một lần và chờ mở trang chi tiết. Nếu có lỗi hoặc mất kết nối, tìm lại trên danh sách và kiểm tra tài khoản trước khi gửi lại. Sau tạo, đối chiếu tên miền, ngôn ngữ, chi nhánh, kho và tài khoản chủ; chưa coi là đã hoàn tất triển khai chỉ vì có thông báo tạo thành công.

Sửa thông tin, ngôn ngữ và tên miền

Trong Thông tin khách hàng, sửa tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, email hoặc giao diện rồi bấm Lưu thông tin. Nút này chỉ lưu khối thông tin đó.

Ảnh minh họa thông tin một khách hàng hệ thống. Kiểm tra đúng doanh nghiệp trước khi sửa thông tin, ngôn ngữ hoặc tên miền; tên và dữ liệu nhận diện trong ảnh là ví dụ minh họa.

Thông tin khách hàng tại cổng quản trị hệ thống Dybi. Tên và số liệu trong ảnh là dữ liệu minh họa.

Ngôn ngữ có thao tác Thêm và Xóa riêng. Tên miền có form Tên miền/Ngôn ngữ và nút Lưu tên miền riêng; bấm Sửa tại một tên miền để đưa đúng thông tin vào form. Xóa ngôn ngữ hoặc tên miền cần đọc xác nhận. Các thao tác này không chờ nút Lưu thông tin, vì vậy tải lại và kiểm tra kết quả từng phần sau khi thực hiện.

Thêm, sửa và đặt lại mật khẩu tài khoản

Trong Tài khoản, bấm Thêm tài khoản. Nhập tên đăng nhập, họ/tên, email, điện thoại, chọn đúng chi nhánh của khách hàng và nhập mật khẩu. Bấm Lưu tài khoản để gửi; Hủy bỏ phần đang nhập. Kiểm tra chi nhánh thay vì mặc định tài khoản luôn được gán đúng nơi làm việc.

Ảnh minh họa biểu mẫu thêm tài khoản cho khách hàng hệ thống. Xác định đúng doanh nghiệp và loại tài khoản trước khi lưu; thao tác quản trị tài khoản ở cổng hệ thống khác với việc đổi mật khẩu của chính người đang dùng POS.

Thêm tài khoản khách hàng tại cổng quản trị hệ thống Dybi. Tên và số liệu trong ảnh là dữ liệu minh họa.

Bấm Sửa / mật khẩu tại tài khoản hiện có để sửa thông tin và chi nhánh; tên đăng nhập được khóa. Mật khẩu mới để trống thì giữ mật khẩu cũ, nhập giá trị mới rồi Lưu tài khoản mới thay mật khẩu. Đây là người quản trị đặt lại mật khẩu, khác thao tác tự đổi mật khẩu cần mật khẩu hiện tại của chính mình.

Sau lưu, kiểm tra lại danh sách. Tài khoản chủ được đánh dấu riêng và không được xóa bằng nút xóa tài khoản thông thường. Xóa một tài khoản khác cần xác nhận đúng người dùng; thao tác này không phải cách hủy chứng từ người đó đã tạo.

Phân quyền: mỗi dấu chọn lưu ngay

Bấm Phân quyền ở đúng tài khoản. Danh sách được nhóm theo ứng dụng và chức năng, áp dụng cho POS và CMS. Bật hoặc tắt một ô gửi cập nhật quyền ngay; không có bước Lưu chung sau khi chọn hết. Nút Đóng không hoàn tác quyền đã lưu thành công.

Ảnh minh họa màn hình phân quyền tài khoản trong cổng quản trị hệ thống. Kiểm tra đúng người dùng và doanh nghiệp trước khi chọn quyền; mỗi thay đổi quyền được lưu theo cơ chế của màn hình, không phải thao tác chọn thử để xem trước.

Phân quyền tài khoản tại cổng quản trị hệ thống Dybi. Tên và số liệu trong ảnh là dữ liệu minh họa.

Đợi kết quả từng lần đổi, mở lại để kiểm tra, rồi yêu cầu tài khoản được cấp quyền đăng nhập lại. Chỉ cấp các chức năng cần thiết; quyền nghiệp vụ không thay thế điều kiện chi nhánh, trạng thái chứng từ hoặc quyền quản trị hệ thống.

Xóa khách hàng là thao tác riêng của quản trị hệ thống

Chỉ thực hiện khi có yêu cầu xử lý được giao và đã đối chiếu đúng khách hàng. Nút Xóa khách hàng mở hộp xác nhận, hiển thị tên, mã nhận diện, mã số thuế, tên miền, liên hệ và số tài khoản. Nhập chính xác tên khách hàng để mở nút Xác nhận xóa; Hủy đóng hộp mà không gửi xóa.

Xác nhận sẽ xóa khách hàng và dữ liệu liên quan theo quy trình hệ thống, không phải chỉ ngừng đăng nhập. Không thể hoàn tác bằng một nút khôi phục trên màn hình. Sau thành công, kiểm tra kết quả trên danh sách; nếu bị từ chối, đọc thông báo và xử lý đúng nguyên nhân, không xóa lẻ chứng từ để vượt ràng buộc.

Người dùng POS thông thường không dùng quy trình này để ngừng một nhân viên, đóng một chi nhánh hoặc hủy một đơn hàng. Hãy dùng chức năng riêng của từng nghiệp vụ trong phạm vi quyền được cấp.

Đọc tiếp

• Thông tin doanh nghiệp.
• Chi nhánh và nhân viên.
• Hồ sơ và tự đổi mật khẩu.