Hướng dẫn quản lý chi nhánh và phân quyền nhân viên POS
Hướng dẫn tạo, sửa chi nhánh, gắn kho và ngân hàng, quản lý nhân viên, phân quyền và đổi mật khẩu; giải thích điều kiện và phạm vi thao tác.
Mục đích và đường vào
Vào Cài đặt → Chi nhánh để khai báo điểm bán, liên kết kho, ngân hàng và quản lý tài khoản nhân viên. Chi nhánh giúp xác định phạm vi vận hành của tài khoản và chứng từ. Kho là nơi theo dõi hàng hóa; ngân hàng là nơi nhận/chi tiền. Ba đối tượng này có liên kết nhưng không thay thế nhau.
Tài khoản cần quyền vào menu và quyền quản lý chi nhánh của trang đích. Nếu thấy menu nhưng mở trang bị từ chối, cần kiểm tra quyền quản lý chi nhánh, không kết luận chi nhánh chưa có dữ liệu.
Giao diện danh sách chi nhánh
Các cột gồm Loại, Mã địa điểm, Tên, Địa chỉ, Số ĐT, Email, Tình trạng và cột Kho khi doanh nghiệp bật quản lý tồn kho.
- Trụ sở chính/Chi nhánh: phân biệt vai trò điểm kinh doanh trong dữ liệu, không phải lựa chọn đổi bằng cách sửa tên.
- Hoạt động: chi nhánh đang được dùng trong các danh sách cho phép chọn.
- Ngừng hoạt động: giữ hồ sơ nhưng các nguồn chỉ lấy chi nhánh hoạt động sẽ không cho chọn mới.
Dùng nút thêm để mở form mới, nút xem để vào trang chi tiết và nút xóa để yêu cầu xóa. Kiểm tra tên/mã của đúng dòng trước khi thao tác.
Cửa sổ Thêm chi nhánh
- Mã địa điểm: mã nhận diện điểm kinh doanh; nhập theo cách quản lý của đơn vị.
- Tên chi nhánh: bắt buộc, dùng để nhận diện trên danh sách và các ô chọn.
- Số điện thoại: số liên hệ của điểm bán.
- Email: email của chi nhánh; kiểm tra định dạng theo thông báo form.
- Địa chỉ: địa điểm hoạt động thực tế.
- Kho hàng hóa: xuất hiện khi bật quản lý tồn kho và cần chọn kho. Danh sách lấy kho đang hoạt động. Nút dấu cộng mở chức năng thêm kho, sau đó quay lại chọn kho phù hợp.
Bấm Thêm chi nhánh để lưu hoặc Đóng để bỏ phần nhập chưa lưu. Khi tạo, máy chủ có thể dùng kho hoạt động đầu tiên làm dự phòng nếu không dùng quản lý kho hoặc chưa có mã kho hợp lệ trong yêu cầu; vì vậy không nên dựa vào thứ tự kho để xác định nơi xuất hàng. Khi bật quản lý tồn, chọn kho rõ ràng trên form và kiểm tra lại sau tạo.
Chi nhánh mới còn được sao chép Loại hình kinh doanh từ chi nhánh hiện tại của người tạo nếu hệ thống đọc được giá trị. Không có nghĩa toàn bộ ngân hàng, thông tin hóa đơn, mẫu in và nhân viên đều được sao chép. Sau tạo cần rà riêng các cấu hình đó.
Trang chi tiết — Thông tin chung
Trang có các trường sau:
- Mã địa điểm kinh doanh, Tên chi nhánh, Số điện thoại, Email, Địa chỉ: nhận diện và liên hệ của chi nhánh.
- Tỉnh/Thành phố, Xã/Phường: chọn đơn vị hành chính; đổi tỉnh sẽ xóa lựa chọn xã/phường hiện tại trong form để chọn lại đúng danh sách phụ thuộc.
- Kho hàng hóa: chỉ hiện khi quản lý tồn; chỉ chọn kho đang hoạt động. Đây là kho gắn với chi nhánh cho các luồng lấy kho theo chi nhánh.
- Thứ tự hiển thị: ý nghĩa là thứ tự trình bày chi nhánh tại nơi có sử dụng trường này.
- Trạng thái Hoạt động: bật để chi nhánh hoạt động, tắt để ngừng theo các nguồn dữ liệu lọc trạng thái.
- Mã số thuế, Tên pháp lý, Địa chỉ xuất hóa đơn: thông tin pháp lý riêng của chi nhánh, khác với tên gọi và địa chỉ giao dịch bên trên.
Bấm Lưu của phần thông tin chung, đợi kết quả rồi kiểm tra lại dữ liệu tải về.
Điểm cần kiểm tra ở bản hiện tại
Form hiện có Mã địa điểm và Thứ tự hiển thị nhưng bước tạo yêu cầu cập nhật chưa truyền hai giá trị này đầy đủ, trong khi máy chủ vẫn gán chúng từ yêu cầu. Vì vậy sau khi lưu thông tin chi nhánh, cần đối chiếu lại mã và thứ tự; không dùng form này để đổi hai giá trị đó cho đến khi bản triển khai xử lý đúng. Tương tự, cần kiểm tra lại lựa chọn tỉnh/xã sau lưu vì luồng cập nhật máy chủ hiện tại chưa gán các trường này như phần địa chỉ chữ.
Đây là khác biệt cần được người phụ trách bản ứng dụng xử lý, không phải một nút lưu ẩn mà người dùng phải tìm. Không đổi cấu hình kho/thuế để khắc phục lỗi thông tin địa điểm.
Trang chi tiết — Thông tin ngân hàng
Tab cho xem các ngân hàng đã gắn với chi nhánh. Thêm tài khoản bằng cách chọn từ ngân hàng đã khai báo của doanh nghiệp; hệ thống loại các tài khoản đã gắn theo cặp ngân hàng và số tài khoản để tránh thêm trùng.
Chọn một tài khoản sẽ thực hiện lưu liên kết riêng và tải lại danh sách. Gỡ ngân hàng cũng là thao tác riêng, không chờ nút Lưu của Thông tin chung. Nếu đang dùng trong cấu hình thanh toán, hệ thống có thể chặn gỡ và yêu cầu đổi cấu hình liên quan trước.
Muốn tạo mới danh tính tài khoản ngân hàng, mở màn hình Tài khoản ngân hàng; thêm liên kết tại chi nhánh không phải mở tài khoản mới tại ngân hàng. Sau khi gắn, còn phải chọn ngân hàng nhận QR trong cấu hình bán hàng nếu muốn dùng cho QR.
Trang chi tiết — Nhân viên và phạm vi danh sách
Tab Nhân viên mở Danh sách tài khoản con, gồm tên đăng nhập, họ tên, email, điện thoại và thao tác. Trong bản đang đối chiếu, danh sách này lấy theo chi nhánh của tài khoản đang đăng nhập, chưa truyền mã chi nhánh đang mở ở trang chi tiết. Vì vậy đừng mặc định mở chi nhánh B thì mọi nhân viên đang thấy thuộc B; kiểm tra trường Chi nhánh trong form sửa trước khi điều chỉnh tài khoản.
Thêm tài khoản
Bấm Thêm, khai báo Tài khoản, Mật khẩu, Họ, Tên, Email, Điện thoại. Tên đăng nhập và mật khẩu không được để trống; tên đăng nhập phải chưa tồn tại trong hệ thống. Họ/tên là thông tin hiển thị, không thay tên đăng nhập.
Form thêm hiện không có ô gán chi nhánh; luồng tạo cũng chưa tự gán chi nhánh cho tài khoản mới. Vì vậy tạo thành công chưa đủ để nhân viên sử dụng các nghiệp vụ cần chi nhánh. Người quản lý phải gán chi nhánh bằng chức năng sửa tài khoản được hỗ trợ; nếu bản ghi vừa tạo chưa hiện ở danh sách lọc theo chi nhánh, cần người có quyền quản trị danh sách tài khoản hỗ trợ gán, không tạo lặp lại.
Sửa tài khoản
Form cho xem tài khoản và sửa Họ, Tên, Email, Điện thoại, Chi nhánh. Chọn đúng chi nhánh rồi bấm Lưu. Đổi chi nhánh ảnh hưởng phạm vi nghiệp vụ mới của người dùng, không phải lệnh chuyển toàn bộ chứng từ lịch sử sang chi nhánh mới.
Phân quyền
Nút Phân quyền chỉ xuất hiện cho tài khoản không phải tài khoản chính. Cửa sổ nhóm các quyền theo chức năng và hiển thị các quyền người quản lý được cung cấp trong hệ thống APP. Danh sách vì vậy phụ thuộc quyền người đang cấp, không phải một tập cố định giống nhau với mọi quản trị viên.
Mỗi lần bật/tắt công tắc quyền đều gửi lưu ngay. Đợi thông báo Đã bật/Đã tắt chức năng tương ứng; nút Đóng chỉ đóng cửa sổ, không hủy các quyền đã lưu. Cấp quyền theo công việc thực tế: xem báo cáo, quản lý kho, cấu hình hoặc thao tác tài chính là các quyền khác nhau. Sau đổi, nhân viên cần tải lại phiên phù hợp để kiểm tra menu và thao tác mới.
Đổi mật khẩu cho nhân viên
Chọn đúng dòng → Đổi mật khẩu → kiểm tra tên tài khoản chỉ đọc → nhập Mật khẩu mới → Lưu. Đây là thao tác của người quản lý, khác form tự đổi mật khẩu có ô mật khẩu cũ. Không ghi mật khẩu vào hồ sơ công khai hoặc gửi kèm tài liệu hướng dẫn.
Xóa tài khoản
Nút chỉ xuất hiện cho tài khoản không phải tài khoản chính và mở bước xác nhận. Kiểm tra đúng người dùng; xóa tài khoản không phải cách hủy các giao dịch người đó đã tạo. Nếu lỗi, đọc thông báo và giữ nguyên dữ liệu để người quản lý xử lý đúng nguyên nhân.
Xóa hoặc ngừng chi nhánh
Chi nhánh đã phát sinh đơn hàng không được xóa theo kiểm tra hiện tại. Với chi nhánh được phép xóa, hệ thống gỡ liên kết ngân hàng và bỏ gán chi nhánh của các tài khoản liên quan; những tài khoản đó có thể không thao tác được chức năng cần chi nhánh cho đến khi được gán lại.
Nếu chỉ ngừng vận hành điểm bán, xem xét trạng thái Hoạt động theo quy trình của đơn vị thay vì xóa hồ sơ lịch sử. Sau đổi trạng thái, kiểm tra các danh sách chọn, nhân viên và cấu hình nhận tiền liên quan.