Hướng dẫn sử dụng màn hình cấu hình hệ thống POS
Hướng dẫn từng cách lưu cấu hình POS, phạm vi doanh nghiệp và chi nhánh, các trường ẩn, bị khóa hoặc tải lại khi thay đổi lựa chọn.
Màn hình cấu hình dùng để làm gì?
Cấu hình hệ thống quyết định cách POS hiển thị giá, quản lý kho, tính giá vốn, tạo hóa đơn và xử lý các nghiệp vụ theo doanh nghiệp hoặc chi nhánh. Đây là các tham số dùng chung cho nhiều giao diện: một thay đổi ở đây có thể làm xuất hiện thêm trường ở sản phẩm, thay đổi lựa chọn thuế hoặc cách thực hiện giao dịch.
Vào Cài đặt → Cấu hình hệ thống. Tài khoản cần quyền quản lý cấu hình. Tên tiêu đề trong trang là Cấu hình chung. Mỗi nhóm hiển thị thành một khối, bên trong là các ô nhập, công tắc hoặc danh sách chọn. Không có một nút lưu chung cho toàn bộ trang.
Chọn phạm vi và nhóm cấu hình
Chi nhánh đang cấu hình
Khi mở trang, POS lấy chi nhánh hiện tại của tài khoản. Tài khoản chính của doanh nghiệp có thể thấy danh sách chi nhánh để chuyển sang cấu hình một chi nhánh khác. Khi đổi chi nhánh, hệ thống tải lại dữ liệu và danh sách lựa chọn liên quan, ví dụ tài khoản ngân hàng dùng sinh QR của chi nhánh đó.
Cần phân biệt hai phạm vi:
- Doanh nghiệp: dùng chung cho các chi nhánh, như loại hình đăng ký kinh doanh, phương pháp thuế và quản lý tồn kho. Đổi chi nhánh ở đầu trang không biến trường này thành cấu hình riêng của chi nhánh.
- Chi nhánh: chỉ tác động đến chi nhánh đang chọn, như tài khoản nhận tiền QR, thông tin kết nối hóa đơn điện tử và cách thể hiện chiết khấu trên hóa đơn.
Tài khoản nhân viên không phải tài khoản chính không được hiển thị các mục thuộc phạm vi doanh nghiệp trong màn hình này. Vì vậy hai tài khoản có thể thấy số trường khác nhau dù cùng mở Cấu hình hệ thống.
Bộ lọc nhóm
Chọn Tất cả nhóm để xem các nhóm đang được cấp cho tài khoản, hoặc chọn một nhóm để tập trung chỉnh sửa. Bộ lọc chỉ thay đổi phần nhìn thấy, không sửa cấu hình và không lưu các ô đang nhập. Danh sách nhóm được tạo từ cấu hình thực tế của hệ thống, không phải một danh mục do người dùng tự thêm tại trang này.
Sau một thay đổi làm trang tải lại, cần kiểm tra lại cả chi nhánh và nhóm đang hiển thị trước khi tiếp tục sửa.
Cách thao tác với từng dạng trường
Công tắc Có/Không
Đánh dấu là bật, bỏ dấu là tắt. Thao tác gửi yêu cầu lưu ngay; không phải lựa chọn tạm chờ nút Lưu chung. Đợi thông báo Đã lưu trước khi tiếp tục. Ý nghĩa bật/tắt phụ thuộc từng trường, ví dụ bật quản lý tồn kho mở thêm các lựa chọn giá vốn; bật Xuất ký ngay thay đổi cách gửi yêu cầu hóa đơn điện tử.
Chọn một từ danh sách
Mở danh sách và chọn giá trị. POS lưu ngay giá trị mới. Một số lựa chọn làm tải lại toàn bộ nhóm để cập nhật các trường phụ thuộc. Nếu danh sách bị khóa và có thông báo hộ kinh doanh bắt buộc dùng giá trị đó, không thể thay đổi riêng lựa chọn này khi doanh nghiệp vẫn đang ở loại hình Hộ kinh doanh.
Các danh sách động lấy từ dữ liệu đã khai báo. Chẳng hạn tài khoản QR lấy từ ngân hàng được gắn với chi nhánh; nếu chưa có tài khoản phù hợp, cần khai báo và liên kết ngân hàng trước, không nhập tùy ý tên ngân hàng vào ô chọn.
Chọn nhiều từ danh sách
Nếu một cấu hình dùng danh sách nhiều dấu chọn, mỗi lần đánh dấu hoặc bỏ dấu đều lưu lại tập lựa chọn hiện tại. Không cần bấm Lưu sau khi đã chọn hết. Chỉ sử dụng các giá trị đang có trong danh sách của trường đó.
Ô chữ và ô số
Nhập giá trị rồi bấm Lưu ngay bên cạnh trường vừa sửa. Gõ xong hoặc chuyển sang ô khác chưa có nghĩa đã lưu lên hệ thống. Nếu sửa nhiều ô, lưu lần lượt từng ô; sau đó kiểm tra thông báo kết quả của từng lần.
Ô số dùng cho số chữ số thập phân, thời gian hoặc thông số số học khác. Đọc đơn vị và ý nghĩa của từng trường trước khi nhập: số phút, số chữ số thập phân và số tiền là các đại lượng khác nhau. Không nhập dấu phân cách hay chữ diễn giải vào giá trị số.
Ảnh mặc định
Chọn ảnh từ máy. Giao diện cho chọn PNG, JPEG, WebP hoặc GIF, kiểm tra dung lượng không vượt quá 5 MB. POS tải file lên trước, sau đó lưu đường dẫn vào cấu hình. Chỉ khi cả bước tải và lưu thành công mới xem là đã đổi ảnh. Nếu báo lỗi, kiểm tra dung lượng, định dạng và kết nối rồi thử lại; không cần đổi các cấu hình khác.
Các trường ẩn, khóa hoặc tải lại
- Tắt Có sử dụng kho và quản lý tồn kho không sẽ ẩn phương pháp giá xuất kho, cách tính bình quân, cách điền giá nhập và xử lý thiếu tồn.
- Cách tính bình quân hiện khi bật quản lý kho và phương pháp là Bình quân hoặc Theo nhóm sản phẩm; hộ kinh doanh dùng bình quân nên vẫn có trường này khi quản lý kho bật.
- Chọn Không quản lý ca sẽ ẩn ba trường phụ: bắt buộc mở ca, bắt buộc nhập tiền đầu ca và số phút sửa tiền đầu ca.
- Loại hình Hộ kinh doanh làm khóa lựa chọn phương pháp thuế và phương pháp giá xuất kho; danh sách chế độ kế toán cũng được giới hạn lại.
- Nhóm in ấn được loại khỏi màn hình cấu hình chung. Mở Cài đặt → Cấu hình in để thiết lập in.
- Loại hình bán lẻ/F&B và kỳ kế toán là cấu hình có thể thuộc quyền quản trị hệ thống, không mặc định xuất hiện cho tài khoản cửa hàng.
Đổi loại hình đăng ký, quản lý kho, phương pháp xuất kho, chế độ ca hoặc tài khoản QR có thể khiến POS tải lại các giá trị. Hãy lưu xong ô chữ/số đang sửa trước khi đổi các lựa chọn này để tránh mất phần nhập chưa lưu.
Kiểm tra sau khi lưu
- Xác nhận đúng chi nhánh trước thao tác.
- Đợi thông báo thành công cho trường vừa đổi.
- Rời trang rồi mở lại để kiểm tra giá trị đã lưu.
- Mở giao diện chịu ảnh hưởng, ví dụ sản phẩm, nhập kho hoặc hóa đơn, để kiểm tra trường và lựa chọn mới.
- Nếu POS báo lỗi và tải lại giá trị cũ, xử lý thông báo rồi thực hiện lại; không coi giá trị đã gõ là giá trị có hiệu lực.
Ẩn một cấu hình không đồng nghĩa dữ liệu lịch sử bị xóa. Đồng thời, thay cấu hình không tự chứng minh mọi giao dịch cũ đã được chuyển đổi. Các trường có thao tác tính lại dữ liệu được giải thích riêng trong hướng dẫn cấu hình kho.