Hướng dẫn nhập hóa đơn đầu vào và ghép sản phẩm trên Dybi POS
Hướng dẫn import hóa đơn đầu vào XML và ghép sản phẩm POS; giải thích nhà cung cấp, thuế, chi phí, chống trùng và phiếu nhập chưa hoàn tất.
Import hóa đơn đầu vào giúp lấy thông tin người bán và dòng hàng từ XML để tạo phiếu nhập kho mua ngoài chưa hoàn tất. Người dùng có bước ghép tên hàng của nhà cung cấp với sản phẩm nội bộ, sau đó kiểm tra phiếu nhập trước khi tiếp tục nghiệp vụ kho và thanh toán.
Giao diện chọn chi nhánh và file XML
Mở Công cụ → Import Hóa đơn đầu vào. Chọn chi nhánh nhận hàng. Chủ quản có thể chọn chi nhánh; nhân viên thường chỉ có chi nhánh được gán. Tài khoản phải có chi nhánh, chi nhánh nhận hàng phải được gán một kho đang hoạt động, nếu không máy chủ từ chối tạo phiếu.
Chọn một file XML mỗi lần, tối đa 5 MB. Màn hình này không có chế độ chọn thư mục như import hóa đơn bán hàng. Sau khi đọc, xem người bán, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại nếu có; danh sách sản phẩm, số lượng, đơn giá sau thuế và tổng thanh toán. File không phải XML hoặc sai cấu trúc sẽ không tạo được bản xem trước hợp lệ.
Nút xóa file chỉ bỏ lựa chọn hiện tại. Chọn file khác thay bản xem trước. Chưa bấm xác nhận nhập thì thông tin xem trước chưa phải phiếu nhập đã lưu.
Giao diện Mapping sản phẩm: ghép tên hàng trước khi nhập
Bấm Import hóa đơn khi đã có dữ liệu và chi nhánh. Trang mở cửa sổ Mapping sản phẩm. Mapping là liên kết giữa tên hàng trên hóa đơn của nhà cung cấp và sản phẩm trong danh mục POS, giúp tránh tạo một sản phẩm mới cho mỗi cách gọi khác nhau.
Thông tin nhà cung cấp
Phần đầu hiển thị tên người bán; mã số thuế, điện thoại, địa chỉ chỉ hiện khi file có thông tin. Đây là dữ liệu tham khảo, không có dropdown đổi sang một nhà cung cấp khác trong cửa sổ này.
Máy chủ tìm nhà cung cấp theo mã số thuế trong doanh nghiệp. Có rồi thì dùng lại; chưa có thì tạo mới từ file và bật sử dụng. Nếu không xác định được người bán do thiếu mã số thuế, import có thể bị từ chối. Kiểm tra file thay vì chọn một nhà cung cấp không liên quan để nhập tạm.
Ý nghĩa từng dòng và các thao tác chọn
Cột Tên sản phẩm trong hóa đơn kèm đơn vị tính, số lượng và đơn giá sau thuế giúp nhận diện hàng mua. Cột Sản phẩm trong hệ thống cho biết mặt hàng nội bộ sẽ nhận dòng nhập.
- Bấm Chọn sản phẩm để mở cửa sổ danh mục; tìm theo thông tin hàng, đối chiếu mã, tên, nhóm và chọn đúng dòng. Có thể mở chi tiết sản phẩm trước khi quyết định.
- Sau khi ghép, tên sản phẩm nội bộ hiện màu nhận diện; bấm Chọn lại để thay bằng sản phẩm khác.
- Để trống thì máy chủ xử lý tự động theo quy tắc bên dưới. Để trống không luôn có nghĩa tạo mới, dù thông báo ngắn trên giao diện diễn đạt như vậy.
- Hủy hoặc đóng cửa sổ quay về trang trước, chưa gửi nhập hóa đơn. Xác nhận Import gửi dữ liệu để tạo phiếu; đây là bước ghi dữ liệu.
Danh sách ghép gộp theo tên hàng, mỗi tên xuất hiện một lần. Nếu XML lặp cùng tên với nhiều đơn vị, giá hoặc lượng khác nhau, dòng tham khảo và tổng trong cửa sổ có thể không đại diện đầy đủ toàn bộ hóa đơn. Việc ghép một tên sẽ áp dụng cho các dòng có cùng tên khi nhập; kiểm tra kỹ các hàng trùng tên nhưng thực tế khác sản phẩm.
Giao diện có Chọn lại nhưng không có nút riêng để xóa một liên kết đã chọn về trống. Nếu cần chuẩn bị lại từ đầu, hủy và mở lại bước ghép, kiểm tra trạng thái lựa chọn trước khi xác nhận.
Chi phí khác, tổng tiền và tổng thuế
Chi phí khác là ô tiền không có phần lẻ, giá trị âm được đưa về không. Tuy nhiên, dù giá trị được gửi lên, phần tạo phiếu nhập hiện chưa gán giá trị này vào phiếu. Không hiểu việc nhập phí vận chuyển ở ô này là phí đã được lưu hoặc phân bổ vào giá vốn. Sau import, kiểm tra và khai báo chi phí tại giao diện phiếu nhập đang hỗ trợ.
Tổng tiền thuế và Tổng tiền trong cửa sổ tính từ các dòng tham khảo đã gộp tên; giá tham khảo đã gồm thuế. Các con số này giúp kiểm tra sơ bộ, không thay thế việc đối chiếu tổng XML với từng dòng phiếu nhập cuối cùng.
Cách tự ghép và lưu liên kết
Khi người dùng chọn sản phẩm, lựa chọn được ưu tiên cho lần nhập này. Nếu chưa có liên kết giữa nhà cung cấp và tên hàng, hệ thống lưu để dùng lần sau. Nếu đã có liên kết cũ, việc Chọn lại trong lần nhập hiện tại không tự cập nhật liên kết cũ trong dữ liệu; lần sau để trống có thể quay về sản phẩm đã ghép trước đây.
Khi để trống, máy chủ tìm theo thứ tự: liên kết đã lưu cho nhà cung cấp + tên hàng, sản phẩm có cùng tên, sau cùng mới tạo sản phẩm mới. Sản phẩm mới được tạo loại Hàng hóa, quản lý tồn, có mã sinh tự động, đơn vị và thuế từ file; giá danh mục ban đầu lấy đơn giá XML. Cần kiểm tra lại giá bán vì đơn giá mua không mặc nhiên là giá muốn bán.
Nhóm sản phẩm mới có thể là một nhóm sản phẩm đang công bố được chọn theo thứ tự danh mục; nhóm Sản phẩm nhập hóa đơn chỉ được tạo khi không có nhóm phù hợp. Sau nhập, tìm theo tên/mã sản phẩm để xác nhận nhóm thực tế, không chỉ tìm trong nhóm tên mặc định.
Phiếu nhập được tạo như thế nào?
Trạng thái, ngày và thanh toán
Phiếu có loại Nhập mua ngoài, nguồn import XML, mã nhập kho sinh tự động, ghi chú chứa số hóa đơn và file XML đính kèm. Ngày nhập mặc định là ngày thực hiện import, không lấy tự động ngày lập hóa đơn. Phiếu chưa hoàn tất và chưa thanh toán; dữ liệu ban đầu không tự xác nhận đã nhận hàng hoặc đã trả tiền nhà cung cấp.
Sau khi tạo, mở Nhập kho, tìm phiếu và kiểm tra ngày nhập, nhà cung cấp, dòng hàng, thuế, chi phí. Hoàn thiện/hoàn tất và thanh toán theo quy trình nhập hàng. Không tạo thêm một phiếu mua ngoài khác chỉ vì chưa thấy tồn tăng ngay sau import.
Tác động của phương pháp tính GTGT
Máy chủ sử dụng cấu hình phương pháp thuế để xử lý đơn giá:
- Khấu trừ: giữ đơn giá trước thuế; tiền GTGT được tính riêng từ số lượng, đơn giá và tỷ lệ đọc từ XML. Giá trị thuế được làm tròn theo quy tắc xử lý; cần đối chiếu với số tiền thuế trên hóa đơn.
- Trực tiếp: cộng phần GTGT vào đơn giá nhập; không lưu khoản GTGT riêng cho dòng, thuế suất dòng được chuẩn hóa về trạng thái không tách thuế. Giá nhập tính kho ban đầu theo giá đã gộp.
Ô đơn giá sau thuế ở bản xem trước không có nghĩa cả hai cấu hình đều lưu giá nhập giống nhau. Nếu cần sửa phương pháp áp dụng, xử lý cấu hình với người phụ trách rồi tạo lại dữ liệu phù hợp; không thay cấu hình chỉ để ép tổng một hóa đơn khớp.
Dòng hàng, số lượng và đơn vị
Phần nhập bỏ dòng có tính chất 2 và chỉ tạo dòng theo các nhánh tính chất 1 hoặc 3. Số lượng được chuyển thành số nguyên, nên lượng thập phân có thể mất phần lẻ. Đơn vị lấy theo chữ trong XML; bước ghép không có ô chọn hệ số quy đổi đơn vị.
Ví dụ hóa đơn ghi 1,5 kg hoặc một thùng tương đương nhiều đơn vị chuẩn: không được mặc định phiếu sẽ giữ chính xác lượng lẻ và tự quy đổi theo mong muốn. Mở phiếu kiểm tra lượng, đơn vị, giá và hệ số trước khi hoàn tất. Kiểm tra riêng hóa đơn có dòng chiết khấu, vì phần nhập không tự bảo đảm mọi khoản trên XML đã được phân bổ vào dòng hàng.
Kết quả, nhập trùng và kiểm tra cuối
Thông báo thành công nêu số phiếu nhập và số sản phẩm mới. Hệ thống kiểm tra MCCQT, mã cơ quan thuế, trong nhật ký import của doanh nghiệp; nếu tất cả hóa đơn đã nhập sẽ báo trùng và không tạo lại phiếu. Nhật ký dùng chung phạm vi doanh nghiệp, không chỉ nhìn số hóa đơn hoặc tên file.
Nếu lỗi hoặc mạng gián đoạn, kiểm tra danh sách phiếu trước khi gửi lại. Không chỉnh MCCQT để vượt chống trùng. Khi tạo phiếu thành công, kiểm tra cả XML đính kèm, nhóm sản phẩm mới, đơn vị, phương pháp thuế, chi phí chưa được lưu từ popup và các liên kết ghép cần dùng cho lần tiếp theo. Xóa file ở trang import không xóa phiếu, sản phẩm, nhà cung cấp hoặc liên kết đã lưu.