Hướng dẫn thanh toán nhập hàng và ghi nhận nợ nhà cung cấp POS
Hướng dẫn thanh toán phiếu nhập mua hàng POS, tiền mặt, ngân hàng, chi phí và số còn nợ; giải thích ngày chi, phân nhóm phiếu và trả nợ sau.
Thanh toán nhập kho mua ngoài dùng để phân chia từng khoản phải trả thành tiền trả ngay và tiền còn nợ, tạo phiếu chi và ghi nhận công nợ nhà cung cấp. Tiền hàng và từng chi phí mua hàng có thể thuộc các nhà cung cấp khác nhau, vì vậy phải kiểm tra từng dòng thay vì chỉ nhập một tổng tiền.
Giao diện chi tiết phiếu nhập: chọn thời điểm thanh toán
Chỉ phiếu Nhập kho mua ngoài có nghiệp vụ này. Phiếu phải hoàn tất kho trước và chưa xử lý thanh toán. Nhập tồn ban đầu, nhận điều chuyển, sản xuất, kiểm kê hay hàng trả không có cùng quy trình thanh toán mua ngoài.
Có hai đường vào:
- Phiếu đang nháp: bấm Hoàn tất và thanh toán. POS lưu và hoàn tất kho trước, sau đó mở form tiền. Nếu hủy form tiền, phiếu vẫn đã hoàn tất kho.
- Phiếu đã hoàn tất, chưa xử lý thanh toán: mở chi tiết rồi bấm Thanh toán.
Đã hoàn thành chỉ là trạng thái kho. Đã xử lý thanh toán nghĩa là hệ thống đã ghi nhận cách xử lý tiền và công nợ, không đồng nghĩa đã trả hết cho mọi nhà cung cấp. Một phiếu trả ngay 0 đồng và chuyển toàn bộ sang nợ vẫn là đã xử lý thanh toán sau xác nhận.
Trước khi mở form, kiểm tra ngày nhập, tiền hàng, VAT, chi phí mua hàng và đối tượng nhận tiền. Những khoản này được tính/chốt khi hoàn tất. Thanh toán không phải nơi đổi giá nhập hoặc tính lại VAT.
Giao diện Thanh toán nhập kho mua ngoài
Bảng khoản phải trả
Bảng nhóm các dòng theo nhà cung cấp. Có một dòng Tiền hàng và các dòng Chi phí mua hàng đã khai trên phiếu. Các khoản thuộc tab Chi phí khác được xử lý qua Đề nghị chi, không được gom vào bảng này.
- Khoản phải trả: tên tiền hàng hoặc tên chi phí đã khai, kèm ghi chú nếu có; chỉ đọc ở bước thanh toán.
- Nhà cung cấp: bên nhận tiền/đối tượng công nợ của dòng. Tiền hàng theo nhà cung cấp đầu phiếu; chi phí theo lựa chọn riêng của từng chi phí. Không thể đổi đối tượng ngay trong popup.
- Phải trả: số tiền của khoản, gồm VAT đầu vào đã ghi nếu áp dụng. Số tiền thanh toán được làm tròn đến đồng.
- Trả ngay: số thực tế chi trong lần này. Mặc định hệ thống điền toàn bộ phải trả cho từng dòng, không mặc định ghi nợ. Sửa đúng số chi thực tế, từ 0 đến số phải trả; không nhập tiền dự định trả sau vào đây.
- Còn nợ: Phải trả trừ Trả ngay, tự tính; không nhập trực tiếp.
- Hình thức: chỉ hiện khi Trả ngay lớn hơn 0; có đúng hai lựa chọn Tiền mặt và Chuyển khoản.
- Tài khoản ngân hàng: chỉ hiện với khoản trả ngay bằng Chuyển khoản, chọn tài khoản chi của chi nhánh đang thao tác. Đây không phải ô nhập tài khoản nhận tiền của nhà cung cấp.
Tiền mặt tạo phiếu chi tiền mặt. Chuyển khoản ghi khoản chi từ tài khoản ngân hàng đã chọn. Việc bấm xác nhận trong POS ghi sổ nghiệp vụ, không tự thực hiện chuyển tiền qua ngân hàng. Chỉ ghi số thực tế đã chi theo quy trình doanh nghiệp.
Một dòng chọn một hình thức, không có ô chia cùng dòng thành một phần tiền mặt và một phần chuyển khoản. Các dòng khác nhau có thể chọn hình thức/tài khoản khác nhau. Khi đổi hình thức, lựa chọn tài khoản cũ bị xóa và cần chọn lại nếu quay về Chuyển khoản.
Khoản chi phí không có nhà cung cấp
Nếu một chi phí mua hàng đã chọn Không chọn nhà cung cấp, form khóa Trả ngay bằng toàn bộ số phải trả. Hệ thống không cho để nợ khoản này vì không có đối tượng công nợ. Muốn theo dõi nợ phải xác định nhà cung cấp ở bước lập phiếu trước khi hoàn tất; không ghi tạm một đối tượng không đúng chỉ để qua kiểm tra.
Ngày chi trả và ghi chú
- Ngày chi trả: chỉ hiện khi tổng Trả ngay lớn hơn 0, mặc định hôm nay. Là ngày ghi trên phiếu chi, không tự bằng ngày nhập hàng. Không được ở tương lai. Chọn đúng ngày vì số dư quỹ/ngân hàng được tính theo ngày này.
- Ghi chú: nội dung bổ sung dùng trong diễn giải phiếu chi và công nợ của lần xử lý. Có thể nhập kể cả khi tất cả dòng đều chuyển thành nợ.
- Tổng cộng: tổng phải trả, tổng trả ngay và tổng còn nợ của toàn bộ dòng trong form; kiểm tra phép cộng trước khi xác nhận.
Nếu mọi dòng Trả ngay bằng 0, không có phiếu chi và không cần Ngày chi trả; hệ thống ghi công nợ theo ngày nhập nghiệp vụ. Điều này chỉ hợp lệ khi mọi khoản còn nợ đều có nhà cung cấp.
Các bước xác nhận
- Kiểm tra từng nhóm nhà cung cấp và số phải trả.
- Sửa Trả ngay đúng số thực chi của từng khoản. Nếu nợ toàn bộ dòng, nhập 0.
- Với khoản chi dương, chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản; nếu chuyển khoản, chọn tài khoản chi.
- Kiểm tra Ngày chi trả và tổng Trả ngay/Còn nợ.
- Bấm Xác nhận, chờ kết quả và kiểm tra trạng thái phiếu được tải lại.
- Mở phiếu chi/công nợ để đối chiếu số tiền và đối tượng sau thành công.
Hủy hoặc đóng popup bỏ phần thanh toán đang soạn; không hoàn tác việc hoàn tất kho đã thực hiện trước đó. Nếu có lỗi hoặc mất kết nối sau xác nhận, mở lại phiếu để kiểm tra trạng thái và chứng từ trước khi thử lại.
Hệ thống tạo những chứng từ nào?
Khoản Trả ngay > 0 tạo phiếu chi. Các dòng cùng nhà cung cấp, cùng hình thức và cùng tài khoản ngân hàng được gom vào một phiếu chi. Khoản không có nhà cung cấp tạo phiếu chi riêng theo khoản. Vì vậy số phiếu chi không nhất thiết bằng số dòng trên form, cũng không nhất thiết chỉ có một phiếu.
Phần Còn nợ > 0 tạo công nợ phải trả tăng theo nhà cung cấp, có liên kết tiền hàng hoặc khoản chi phí mua hàng gốc. Ngày công nợ là ngày nhập hàng; ngày phiếu chi là Ngày chi trả đã chọn. Tổng nợ lưu trên phiếu cho biết số nợ phát sinh khi xử lý lần này, không thay thế sổ công nợ để biết dư nợ hiện tại sau các lần trả sau.
Sau xử lý thành công, phiếu được đánh dấu đã xử lý thanh toán và không cho dùng lại popup này để trả lần tiếp theo. Trả phần còn nợ thực hiện tại nghiệp vụ Công nợ, nhằm giảm đúng khoản nợ và giữ liên kết chứng từ. Không tạo thêm một phiếu nhập cho cùng hàng để ghi lần trả sau.
Phiếu chi làm thay đổi sổ quỹ/số dư theo ngày chi trả. Thao tác thanh toán dùng số tiền đã chốt của phiếu nhập, không sửa số lượng tồn, giá nhập, VAT hoặc giá vốn đã hoàn tất.
Ví dụ xử lý nhiều nhà cung cấp
Phiếu có tiền hàng 1.100.000 đồng của nhà cung cấp A, vận chuyển 200.000 đồng của B và bốc xếp 50.000 đồng không chọn nhà cung cấp:
- Tiền hàng: nhập trả ngay 600.000, chuyển khoản từ tài khoản chi đã chọn; còn nợ A 500.000.
- Vận chuyển: nhập trả ngay 0; ghi nợ B 200.000.
- Bốc xếp: phải trả ngay đủ 50.000, chẳng hạn tiền mặt; không được chuyển phần này sang nợ.
Tổng phải trả 1.350.000; trả ngay 650.000; còn nợ 700.000. Hệ thống ghi phiếu chi và công nợ theo các dòng trên. Đây là ví dụ thao tác tính tiền, không phải giao dịch đã thực hiện.
Xử lý lỗi và kiểm tra sau thanh toán
Không có tài khoản ngân hàng để chọn
Người quản lý cần gắn tài khoản chi cho đúng chi nhánh trong Quản lý tài khoản ngân hàng. Không chọn Tiền mặt thay thế nếu thực tế chi từ ngân hàng, vì sẽ làm sai nguồn tiền ghi sổ.
Báo danh sách khoản phải trả không khớp
Đóng và mở lại chi tiết để nạp phiếu mới nhất. Hệ thống yêu cầu đủ một dòng tiền hàng và toàn bộ chi phí mua hàng hiện có, không trùng khoản. Không xác nhận trên form cũ khi dữ liệu phiếu đã được người khác sửa.
Đã xử lý thanh toán nhưng vẫn nợ
Đó là kết quả hợp lệ nếu Trả ngay nhỏ hơn Phải trả. Tra sổ công nợ theo nhà cung cấp và chứng từ; không dùng trạng thái đã xử lý thanh toán để kết luận hết nợ.
Cần sửa ngày nhập/giá sau khi đã chi
Phiếu đã có phiếu chi hoặc công nợ liên quan có thể bị chặn sửa. Cần đối chiếu và xử lý các chứng từ liên quan theo quyền được cấp trước, không sửa một chứng từ riêng lẻ để ép số dư khớp. Xem Hướng dẫn phiếu nhập kho.