Hướng dẫn theo dõi công nợ, thanh toán và cấn trừ trên POS

Công nợ dùng để làm gì?

Màn hình Tài chính → Công nợ theo dõi số tiền còn phải thu hoặc phải trả giữa doanh nghiệp và từng khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển. Người dùng xem nguồn phát sinh, lập khoản thanh toán một phần/toàn bộ, phân bổ vào chứng từ gốc, duyệt để sinh phiếu tiền và cấn trừ khi cùng đối tượng có nợ hai chiều.

Nợ ban đầu phát sinh từ nghiệp vụ gốc, chẳng hạn thanh toán bán hàng còn thiếu hoặc thanh toán phiếu nhập hàng chưa đủ. Màn hình Công nợ không có form nhập tùy ý một dòng tăng nợ ban đầu. Muốn xử lý sai lệch nguồn, cần kiểm tra đơn hàng/phiếu nhập liên quan, không lập một khoản giảm nợ giả để làm số dư về mức mong muốn.

Người dùng cần quyền Tài chính → Công nợ. Các thao tác dưới đây ghi số liệu trong POS; chọn chuyển khoản hoặc bấm Duyệt không thực hiện lệnh chuyển tiền ngân hàng.

Hiểu hai chiều nợ trước khi thao tác

• Mình nợ đối tượng: doanh nghiệp còn phải trả tiền. Thanh toán chiều này sẽ làm giảm nợ và khi Duyệt sinh phiếu chi.
• Đối tượng nợ mình: doanh nghiệp còn phải thu tiền. Thanh toán chiều này là thu nợ; khi Duyệt sinh phiếu thu.

Loại đối tượng không quyết định duy nhất chiều nợ. Một khách hàng có thể đồng thời còn nợ doanh nghiệp và được doanh nghiệp nợ tiền. POS giữ riêng hai số; không tự trừ để chỉ còn số chênh lệch.

Ví dụ hai chiều của cùng một đối tượng lần lượt là 10 triệu và 3 triệu. Danh sách vẫn hiển thị hai khoản riêng. Nếu hai bên thống nhất cấn trừ 3 triệu, thực hiện Cấn trừ: sau đó còn 7 triệu ở chiều doanh nghiệp nợ và 0 ở chiều đối tượng nợ; không có 3 triệu tiền thật đi vào hoặc đi ra sổ quỹ từ thao tác này.

Giao diện danh sách Công nợ

Chọn đối tượng và tìm kiếm

Ba tab Khách hàng, Nhà cung cấp, Đơn vị vận chuyển quyết định nhóm dữ liệu đang xem. Chuyển tab sẽ tải danh sách nhóm mới, quay về trang đầu và xóa từ khóa của tab trước. Nhập một phần tên hoặc số điện thoại vào ô tìm kiếm; danh sách tải lại sau khoảng chờ ngắn. Đơn vị vận chuyển có thể không có số điện thoại hiển thị để tìm theo tiêu chí này.

Danh sách chỉ cần có lịch sử công nợ, không nhất thiết đang còn nợ. Do đó một đối tượng có số dư 0 vẫn có thể xuất hiện để tra cứu giao dịch cũ. Dùng phân trang và số dòng/trang để xem thêm.

Ý nghĩa các cột

• Tên và địa chỉ đối tượng: nhận biết đúng khách hàng/nhà cung cấp/đơn vị vận chuyển. Không chọn chỉ theo tên gần giống khi có nhiều hồ sơ.
• Điện thoại: thông tin hỗ trợ đối chiếu; dấu “-” là không có thông tin hiển thị.
• Nợ khách hàng/Nợ NCC/Nợ ĐVVC: số tiền doanh nghiệp nợ đối tượng, tính từ các biến động đã hoàn tất.
• Khách hàng nợ/NCC nợ/ĐVVC nợ: số tiền đối tượng nợ doanh nghiệp, cũng chỉ tính biến động đã hoàn tất.
• Chờ duyệt: tổng khoản thanh toán nháp đã lập ở chiều tương ứng. Khoản này chưa được trừ khỏi số nợ chính và chưa tạo phiếu tiền.
• Phát sinh gần nhất: ngày chứng từ gần nhất trong lịch sử, có thể bao gồm khoản đang chờ duyệt; không đồng nghĩa ngày tiền đã thực nhận/trả.

Bấm Chi tiết ở đúng đối tượng. Màn hình tổng hợp không có bộ lọc ngày hoặc chi nhánh; không suy ra số dư chỉ thuộc kỳ hay chi nhánh đang đăng nhập.

Giao diện chi tiết công nợ của một đối tượng

Hai tab đầu trang là Mình nợ đối tượng và Đối tượng nợ mình, kèm số dư hiện tại từng chiều. Chọn chiều cần xử lý trước khi Thanh toán nợ. Nút này chỉ hiện khi số dư chiều đang chọn lớn hơn 0. Nút Cấn trừ công nợ chỉ hiện khi cả hai chiều đều có số dư dương.

Nhập Từ ngày/Đến ngày, bấm Tìm để giới hạn các dòng biến động theo ngày chứng từ. Số dư trên tab vẫn là số tổng hiện tại; lọc lịch sử không biến nó thành số cuối kỳ của khoảng ngày vừa chọn.

Đọc lịch sử biến động

• Ngày: ngày/giờ nghiệp vụ của dòng nợ. Có thể khác thời điểm người thao tác tạo hay duyệt dòng.
• Mã chứng từ: ưu tiên mã tham chiếu nguồn; nếu không có thì dùng mã công nợ.
• Nguồn biến động: phân biệt dữ liệu từ đơn hàng, nhập kho, thanh toán nợ hoặc cấn trừ theo nguồn thực tế của dòng.
• Tăng nợ: số tiền phát sinh thêm ở chiều đang chọn.
• Giảm nợ: số tiền thanh toán/cấn trừ ở chiều đang chọn. Dòng giảm có nhãn Chờ duyệt chưa làm giảm số dư chính thức.
• Số dư sau GD: số dư sau biến động đã hoàn tất, tính trên lịch sử trước khi lọc ngày/phân trang. Dòng nháp giữ số dư chính thức trước đó dù cột Giảm nợ có số tiền.
• Ghi chú: diễn giải của biến động, nếu có.

Các dòng mới nhất hiển thị trước. Vì số dư có tính lịch sử trước khoảng lọc, không cộng riêng các dòng trên một trang để kết luận số dư đang sai.

Xem chứng từ và phân bổ

Dòng phát sinh có liên kết đơn hàng hoặc phiếu nhập sẽ có Xem chứng từ để mở nguồn. Nếu không có liên kết xác định được, nút không hiện; thiếu nút không có nghĩa dòng nợ chưa tồn tại.

Dòng giảm có chi tiết phân bổ sẽ có nút Phân bổ. Popup hiển thị từng Chứng từ gốc, Số tiền phân bổ và Tổng cộng. Dùng để biết khoản trả/thu lần này giải quyết nợ của chứng từ nào; không chỉ nhìn tổng nợ của đối tượng.

Khoản thanh toán chưa duyệt có Duyệt và Xóa. Khoản đã hoàn tất không có thao tác sửa/xóa trên màn hình này. Bấm Danh sách công nợ để quay lại.

Giao diện nhập số tiền trả nợ hoặc thu nợ

Bấm Thanh toán nợ sau khi chọn đúng chiều. Tiêu đề popup là Nhập số tiền trả nợ hoặc Nhập số tiền thu nợ. Bước này lập phiếu giảm nợ ở trạng thái chờ duyệt; chưa chọn tài khoản tiền.

Trường Ngày chứng từ

Chọn ngày ghi nhận khoản thanh toán, không được sau hôm nay. Ngày quyết định các khoản tăng nợ nào được phép phân bổ: không trả cho chứng từ phát sinh sau ngày đã chọn.

Nếu đổi ngày trong chế độ thủ công, hệ thống tải lại danh sách chứng từ còn nợ, đưa số tiền tổng về 0, bỏ xác nhận tổng và khởi tạo lại các dòng phân bổ. Chọn ngày trước rồi mới nhập tiền để tránh mất phần đang soạn.

Điều kiện hiện bảng phân bổ

Cấu hình Phương pháp thanh toán công nợ quyết định form:

• Tự động: nhập Ngày chứng từ và Số tiền trả/thu. Khi lưu, máy chủ phân bổ lần lượt vào các dòng nợ gốc còn lại theo ngày cũ trước, rồi thời điểm tạo và mã khi cần phân định.
• Thủ công: tải bảng chứng từ còn nợ để người dùng chọn số tiền phân bổ từng dòng. Form không có dropdown đổi phương pháp cho riêng khoản này; phương pháp được đọc từ cấu hình.

Nếu không tải được cấu hình, form có thể dùng mặc định tự động. Kiểm tra cấu hình đã lưu và mở lại popup nếu giao diện không đúng phương pháp mong muốn.

Nhập trong chế độ tự động

Nhập số tiền dương, không vượt số nợ đã hoàn tất tại ngày chứng từ. Có thể trả/thu một phần; không bắt buộc thanh toán hết. Bấm Lưu, kiểm tra dòng Chờ duyệt và mở Phân bổ để xem các chứng từ được hệ thống gán.

Không có lựa chọn “không phân bổ”: khoản thanh toán vẫn phải được phân vào nợ gốc. Nếu không có nợ phù hợp tại ngày chọn, hoặc số tiền vượt nợ, hệ thống từ chối lưu.

Nhập trong chế độ thủ công

1. Chọn ngày, đợi bảng Danh sách chứng từ còn nợ tải xong.
2. Xem Tổng dư công nợ, nhập Số tiền trả/thu lớn hơn 0 và không quá tổng.
3. Bấm Xác nhận cạnh số tiền. Hệ thống đề xuất phân bổ từ trên xuống cho đến đủ tổng.
4. Điều chỉnh Trả lần này ở từng chứng từ nếu cần đổi cách chia.
5. Kiểm tra Tổng tiền phân bổ bằng đúng tổng tiền trả/thu rồi bấm Lưu.

Bảng gồm Chứng từ, Nợ ban đầu, Đã trả, Còn nợ, Trả lần này. Đã trả ở đây dựa vào các khoản giảm đã hoàn tất; khoản chờ duyệt không được xem là đã trả. Mã có liên kết có thể mở đơn hàng/phiếu nhập để đối chiếu, nhưng nên hoàn thành hoặc bỏ bản đang soạn trước khi rời màn hình.

Mỗi dòng phân bổ phải không âm và không vượt Còn nợ. Ô phân bổ dùng số tiền nguyên; không nhập dấu phân cách thập phân với ý định trả một phần của đồng. Tổng các dòng phải bằng số tiền tổng. Khi có dòng vượt giới hạn hoặc tổng lệch, form báo lỗi và có thể khóa Lưu.

Nút dấu X cạnh tổng đã xác nhận xóa tổng và đưa các phân bổ về 0 để nhập lại. Từ “Xác nhận” cạnh số tiền chỉ xác nhận cách phân bổ trong form, chưa phải Duyệt tiền. Nếu sửa tổng sau bước này, phải kiểm tra và cân lại toàn bộ dòng trước khi Lưu.

Nếu không có chứng từ còn nợ phù hợp, form có thể chỉ còn ô nhập tổng; chế độ thủ công vẫn không lưu được khi không có dòng phân bổ dương. Kiểm tra lại ngày, chiều và khoản đã được trả từ trước.

Vì sao lưu được nhưng sau đó không duyệt được?

Khoản nháp chưa giữ chỗ số nợ. Trong lúc chờ duyệt, người khác có thể thanh toán hoặc cấn trừ cùng chứng từ. Máy chủ kiểm tra lại khi Duyệt, nên một phân bổ hợp lệ lúc lập có thể vượt số còn lại lúc duyệt. Không tạo lặp nhiều nháp để thử; xóa nháp sai và lập lại theo số dư mới khi cần.

Giao diện Hoàn tất trả nợ hoặc thu nợ

Bấm Duyệt tại dòng Chờ duyệt. Popup tải Số tiền cần duyệt từ khoản đã lưu, không có trường sửa tổng tiền tại đây.

• Phương thức thanh toán – Tiền mặt: ghi tiền ra/vào quỹ tiền mặt theo chiều nợ.
• Phương thức thanh toán – Chuyển khoản: hiện Ngân hàng, bắt buộc chọn tài khoản. Danh sách được lấy theo chi nhánh của tài khoản người thao tác khi mở popup; đối chiếu với nguồn tiền thực tế, đặc biệt nếu người duyệt khác người lập.
• Ghi chú: diễn giải cho khoản thanh toán và phiếu tiền, giúp nhận biết lần thu/trả. Không thay đổi cách phân bổ đã lập.

Bấm Duyệt để hoàn tất toàn bộ khoản. Máy chủ kiểm tra trạng thái chưa hoàn tất, chưa có phiếu tiền, tổng phân bổ đúng, từng nguồn nợ cùng đối tượng/chiều và đủ nợ còn lại. Ngày phiếu thu/chi lấy từ Ngày chứng từ của khoản nợ; thời điểm hoàn tất ghi riêng theo lúc duyệt.

Thành công sẽ giảm số nợ chính thức, ghi người/thời điểm hoàn tất, tạo một phiếu chi nếu Mình nợ đối tượng hoặc phiếu thu nếu Đối tượng nợ mình, và cập nhật sổ tiền. Không cần lập thêm đề nghị chi/thu ngoài bán hàng cho cùng số tiền này.

Đường duyệt công nợ không có cùng kiểm tra số dư quỹ như Hoàn tất đề nghị chi. Người duyệt phải đối chiếu nguồn tiền thực tế và số dư sổ; được hệ thống chấp nhận không có nghĩa đã kiểm chứng đủ tiền tại ngân hàng. Phân loại phiếu tiền có thể dùng nhãn nhóm công nợ chung; xem thêm tên đối tượng và chứng từ nguồn để xác định chính xác ai nhận/nộp.

Đóng không duyệt, khoản vẫn Chờ duyệt. Khoản đã duyệt không thể sửa/xóa bằng các nút của màn hình Công nợ; cần xử lý sai sót theo quy trình phụ trách dữ liệu, không lập thêm khoản trái chiều tùy ý.

Xóa khoản thanh toán Chờ duyệt

Bấm Xóa ở dòng nháp và xác nhận. Chỉ phiếu giảm nợ lập từ module Công nợ, chưa hoàn tất, mới được xóa bằng thao tác này. Hệ thống bỏ dòng nháp và phân bổ kèm theo, đồng thời ghi lịch sử xóa.

Do chưa duyệt, thao tác không đảo một phiếu tiền đã thu/chi. Nợ chính thức vốn chưa được giảm sẽ giữ nguyên; phần Chờ duyệt giảm tương ứng. Không có nút khôi phục nháp đã xóa.

Giao diện Cấn trừ công nợ

Chỉ dùng khi cùng một đối tượng có nợ dương cả hai chiều và nghiệp vụ thực tế cho phép đối chiếu bù trừ. Không cấn trừ nợ của khách hàng A với nhà cung cấp B bằng màn hình này, kể cả hai hồ sơ có tên giống nhau.

Các trường và bảng phân bổ

• Ngày cấn trừ: mặc định hôm nay, không chọn tương lai. Chọn ngày quyết định các chứng từ đủ điều kiện.
• Số tiền cấn trừ: số tiền giảm đồng thời ở mỗi chiều. Tối đa là số nhỏ hơn giữa hai tổng còn nợ trong các bảng được tải.
• Ghi chú: tối đa 500 ký tự, ghi căn cứ/nội dung đối chiếu.
• Bảng Doanh nghiệp còn nợ đối tượng: chọn phân bổ vào các khoản mình phải trả.
• Bảng Đối tượng còn nợ doanh nghiệp: chọn phân bổ vào các khoản mình phải thu.

Mỗi bảng có Chứng từ, Ngày, Còn nợ, Cấn trừ và Còn lại. Còn lại bằng Còn nợ trừ số vừa phân bổ trên dòng. Mỗi bảng phải có tổng phân bổ bằng Số tiền cấn trừ; không cộng tổng hai bảng thành số tiền giao dịch gấp đôi.

Quy tắc tự đề xuất và đặt lại

Khi mở hoặc đổi ngày, hệ thống tải lại hai phía, đặt số tiền bằng mức tối đa và tự chia từ các chứng từ đầu danh sách. Đổi ngày sẽ ghi đè phần phân bổ đang nhập. Khi đổi số tiền tổng, hệ thống cũng tự chia lại cả hai bảng. Vì vậy chọn ngày, chọn tổng trước, cuối cùng mới điều chỉnh từng dòng.

Có thể sửa số phân bổ từng dòng trong giới hạn 0 đến số còn nợ. Tổng mỗi phía phải bằng tổng cấn trừ. Khi một phía không có nợ, số tối đa bằng 0, màn hình cảnh báo và không cho hoàn tất.

Hoàn tất và tác động

Kiểm tra hai bảng rồi bấm nút cấn trừ ở cuối popup. Máy chủ kiểm tra cả số dư hiện tại, số dư tại ngày chọn, số còn lại từng chứng từ và ảnh hưởng đến các biến động sau ngày cấn trừ. Vì vậy cấn trừ lùi ngày có thể bị chặn dù tổng nợ hôm nay nhìn có vẻ đủ: thao tác có thể làm một thời điểm sau đó bị âm hoặc dùng vào phần nợ đã được thanh toán.

Thành công tạo chứng từ cấn trừ có mã CT và hai dòng giảm nợ đã hoàn tất, mỗi chiều một dòng, kèm phân bổ chứng từ gốc. Hai phía được lưu cùng giao dịch dữ liệu; không chỉ lưu một phía rồi để phía kia chờ duyệt.

Cấn trừ không tạo phiếu thu, không tạo phiếu chi và không đổi số dư tiền. Không nhập thêm tiền ở sổ quỹ cho chính phần đã cấn trừ. Phần nợ còn lại có thể được thanh toán bằng quy trình Thanh toán nợ thông thường. Màn hình không có nút sửa/xóa một cấn trừ đã hoàn tất; kiểm tra kỹ trước khi gửi.

Các giao diện công nợ cũ còn có thể mở từ liên kết đã lưu

Một số liên kết cũ mở riêng Nợ phải trả, Nợ phải thu khách hàng hoặc Nợ phải thu đơn vị vận chuyển. Đây là giao diện theo từng nhóm và chiều truyền thống, không có hai tab chiều nợ cùng nút cấn trừ như màn hình Công nợ mới.

Danh sách cũ

Danh sách nhà cung cấp/khách hàng có ô tên và số điện thoại; danh sách vận chuyển tìm theo tên. Bảng có đối tượng, điện thoại, Chờ duyệt, Nợ và Chi tiết. Nhập điều kiện tìm đúng đối tượng, mở Chi tiết và dùng phân trang nếu nhiều dòng.

Chi tiết cũ

Các cột chính là Ngày, Biến động, Nợ, Ghi chú. Nút tạo khoản trả/thu mở cùng form nhập ngày, số tiền và phân bổ đã hướng dẫn ở trên; nút Duyệt mở cùng lựa chọn tiền mặt/chuyển khoản. Nút Xem trên dòng giảm dùng để xem phân bổ, không mặc định mở chứng từ bán hàng. Khoản chưa duyệt có thể xóa; khoản đã duyệt bị khóa theo ràng buộc máy chủ.

Ưu tiên trở lại Tài chính → Công nợ để xem đầy đủ hai chiều và thực hiện cấn trừ. Không coi thiếu nợ ở một giao diện cũ là bằng chứng đối tượng không có nợ chiều còn lại. Các liên kết chi tiết chứng từ trong giao diện cũ cũng có thể thiếu so với màn hình mới.

Các tình huống cần kiểm tra

• Có nợ trên tổng nhưng không có chứng từ để phân bổ: xem ngày chọn có trước ngày phát sinh không, chọn đúng chiều chưa và chứng từ đã được thanh toán ở thời điểm khác hay chưa.
• Chờ duyệt tăng nhưng Nợ chưa giảm: đây là trạng thái dự kiến; cần Duyệt sau khi đối chiếu tiền thực tế.
• Tổng phân bổ lệch: kiểm tra từng dòng sau khi sửa tổng/ngày; tổng phải khớp chính xác, không chỉ gần bằng.
• Duyệt báo vượt số còn nợ: tải lại lịch sử và phân bổ; có thể đã có khoản khác hoàn tất trên cùng nguồn nợ.
• Cấn trừ không có dòng trong sổ quỹ: đúng với nghiệp vụ không phát sinh tiền; kiểm tra hai chiều nợ và Phân bổ thay vì tìm phiếu tiền.
• Ngày lọc thay đổi nhưng số dư tab không đổi: tab là số hiện tại toàn lịch sử, bộ lọc chỉ giới hạn dòng đang xem.

Hướng dẫn liên quan

• Hướng dẫn cấu hình phân bổ công nợ.
• Hướng dẫn thanh toán đơn tại chỗ.
• Hướng dẫn giao hàng và thu tiền.
• Hướng dẫn thanh toán nhập hàng.
• Hướng dẫn phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ.