Hướng dẫn gửi đơn giao hàng, xác nhận nhận hàng và thu tiền trong POS

Quy trình giao hàng quản lý đơn cần giao tận nơi, người nhận, tiền khách trả trước, tiền thu hộ và kết quả giao. Các trạng thái Đã gửi, Đã nhận hàng và Đã thanh toán thể hiện các việc khác nhau; không dùng một trạng thái thay cho việc kiểm tra cả hàng và tiền.

Giao diện đơn hàng trước khi gửi

Tạo hoặc mở đơn bán lẻ, chọn Giao hàng tận nơi, kiểm tra khách, sản phẩm và chi nhánh. Đơn cần được lưu/xác nhận trước khi có nút Gửi hàng. Tài khoản xử lý phải thuộc chi nhánh của đơn.

Trong cửa sổ Gửi hàng, có thể chọn khách có sẵn, mở thêm khách hoặc gỡ khách khi đơn còn cho phép. Kiểm tra hồ sơ đang chọn trước khi gửi, nhất là khi có công nợ hoặc Membership. Khách đặt mua và người nhận có thể khác nhau; thay khách không thay thế bước kiểm tra người nhận và địa chỉ.

Khi đã gửi hoặc đã nhận, sản phẩm, đơn vị, số lượng, thuộc tính và loại giao hàng bị khóa theo tiến trình. Hoàn thiện trước bước gửi; không tạo đơn mới cho cùng giao dịch chỉ để bỏ qua trạng thái khóa.

Giao diện Gửi hàng: khách, người nhận và địa chỉ

Nhập Số điện thoại người nhận bắt buộc, tối đa 30 ký tự; Tên người nhận bắt buộc, tối đa 200 ký tự. Nút Trùng thông tin khách hàng hỗ trợ lấy thông tin từ hồ sơ đã chọn, nhưng vẫn cần đối chiếu địa chỉ thực giao.

Chọn Tỉnh / thành, sau đó Phường / xã và nhập Địa chỉ chi tiết, tối đa 500 ký tự. Địa chỉ chi tiết là số nhà, đường, thôn/ấp; không chỉ nhập lại tên tỉnh. Đổi tỉnh xóa phường/xã cũ và tải danh sách mới. Nếu danh mục chưa tải được, dùng Tải lại và xử lý lỗi trước khi gửi yêu cầu qua hãng.

Địa chỉ trên hồ sơ khách hoặc đơn nhận từ website có thể chưa khớp danh mục hiện hành. Kiểm tra lại đủ ba phần; bấm sao chép thông tin không bảo đảm mọi lựa chọn tỉnh/phường đã được xác định. Địa chỉ được ghép từ lựa chọn hợp lệ và phần chi tiết khi gửi.

Giao diện Gửi hàng: tiền trả trước, COD và công nợ

Tổng tiền là tiền hàng sau ưu đãi/phụ thu và VAT của đơn. Khách trả trước là tiền cửa hàng đã thực nhận, nhập số đồng nguyên, không âm. Nếu lớn hơn 0, chọn Tiền mặt hoặc Chuyển khoản theo cách nhận thực tế. Chuyển khoản ghi nhận phương thức, không tự chuyển tiền từ ngân hàng khách.

Số tiền thu hộ (tiền hàng) là khoản dự kiến thu trong khâu giao, cũng không âm và không có phần lẻ. Tiền trả trước cộng COD không vượt tiền hàng. COD không bao gồm phí hãng thu thêm của người nhận.

Với hãng vận chuyển, COD được theo dõi là khoản phải thu hãng; phần tiền hàng còn lại sau trả trước và COD là khoản phải thu khách. Với Tự đi giao khách, không hình thành khoản COD phải thu một hãng bên ngoài; phần chưa nhận vẫn cần theo dõi với khách. Các dòng Công nợ khách hàng/Công nợ hãng vận chuyển trên form giúp phân biệt hai bên.

Ví dụ giả định: tiền hàng 1.000.000 đồng, trả trước 200.000 đồng, giao qua hãng với COD 500.000 đồng thì dự kiến còn phải thu hãng 500.000 đồng và khách 300.000 đồng. Đừng ghi COD thành tiền đã thu tại quầy. Sau thay ưu đãi hoặc phụ thu, kiểm tra lại tổng, tiền trả trước và COD vì số cũ có thể bị giới hạn lại.

Đơn vị giao hàng và cách có vận đơn

Chọn Tự đi giao khách, Giao hàng tiết kiệm hoặc Viettel Post trong danh sách hiện hành. Với hãng được hỗ trợ, chọn một trong hai cách:

• Tạo qua kết nối khi gửi hàng: chỉ xuất hiện khi kết nối hãng đã được bật và có thông tin xác thực. POS sẽ chuẩn bị yêu cầu tạo vận đơn rồi gửi sang hãng sau khi ghi nhận bước gửi.
• Đã tạo trên hãng: nhập Mã vận đơn, tối đa 100 ký tự, của vận đơn thực sự đã tạo và kiểm tra. Mã đã thuộc đơn khác sẽ bị từ chối. Không dùng chế độ này để nhập một mã tự nghĩ ra.

Chưa bật kết nối thì mở Cài đặt → Cấu hình kết nối → Giao hàng để người có quyền thiết lập, hoặc nhập mã đã tạo trên hãng. Tự giao không gửi yêu cầu tạo vận đơn cho một hãng bên ngoài.

Khối lượng, phí và bên trả phí

Khối lượng (g) từ 1 đến 1.000.000, mặc định 100; nhập theo kiện hàng đã đóng. Với tạo qua kết nối, đủ địa chỉ và khối lượng thì hệ thống tính phí; thay COD, giá trị hàng, địa chỉ hoặc khối lượng có thể làm tính lại. Đợi kết quả dịch vụ/phí, đọc thông báo nếu chưa tính được; nút Gửi hàng chưa dùng được khi bước chuẩn bị này chưa sẵn sàng.

Phí giao hàng không âm. Khi tạo qua kết nối, phí lấy từ báo giá và ô bị khóa; khi dùng mã đã tạo hoặc tự giao, cần kiểm tra phí được nhập. Bên trả phí có Người nhận trả cho hãng hoặc Cửa hàng trả đối với hãng vận chuyển. Báo phí là thông tin tại thời điểm lấy giá, chưa phải bằng chứng phí quyết toán cuối cùng.

Nhập Ghi chú vận chuyển, tối đa 500 ký tự, nếu cần chỉ dẫn. Phần Voucher, Membership và chiết khấu/phụ thu vẫn có quy tắc riêng: Voucher, dùng điểm và chiết khấu trực tiếp không cộng dồn; phụ thu được tính lại sau ưu đãi.

Xác nhận gửi và tác động lên kho, tiền, điểm

Kiểm tra khách, người nhận, địa chỉ, hãng/cách tạo vận đơn, tiền trả trước, COD, phí và ưu đãi rồi bấm Gửi hàng một lần. Hủy trước khi gửi chỉ đóng cửa sổ. Nếu có tiền trả trước, hệ thống kiểm tra tài khoản nhận tiền cần dùng; phần còn phải thu khách cần gắn đúng khách hàng.

Gửi thành công ghi ngày/người gửi, thông tin giao, ưu đãi, khoản tiền trả trước và các khoản phải thu liên quan; xử lý điểm đã dùng và phiếu xuất kho theo quy tắc của đơn. Phiếu xuất có thể được hoàn tất ở bước này, không chờ khách nhận. Thiếu tồn hoặc dữ liệu kho không hợp lệ có thể chặn xử lý.

Khi chọn tạo qua kết nối, việc ghi nhận gửi hàng trong POS và việc hãng chấp nhận vận đơn là hai kết quả riêng. Có thể đơn đã ghi gửi nhưng hãng chưa tạo được vận đơn hoặc phản hồi chưa rõ. Đọc thông báo rồi kiểm tra khối Giao hàng trên đơn; không lập lại đơn hoặc gửi một yêu cầu mới bên ngoài khi chưa biết kết quả cũ.

Theo dõi và xử lý vận đơn

Khối Giao hàng thể hiện hãng, người nhận, phí, COD, khối lượng, công nợ khách/hãng và trạng thái. Bấm Cập nhật trạng thái để lấy lại thông tin. Có mã vận đơn thì xem thêm trạng thái hãng và các sự kiện được trả về; trạng thái hãng không tự thay cho việc đối chiếu tiền thực nhận.

• Chờ tạo vận đơn hoặc Chưa tạo được vận đơn: đọc thông báo; dùng Tiếp tục tạo vận đơn khi đã xử lý nguyên nhân và nút được cung cấp.
• Đang gửi yêu cầu / cần kiểm tra với hãng hoặc Chưa xác định kết quả từ hãng: kiểm tra vận đơn trên tài khoản hãng trước. Nếu hãng đã tạo, nhập mã đã kiểm tra và bấm Liên kết vận đơn. Không tạo lại chỉ vì POS chưa có mã.
• Đã có vận đơn: đối chiếu mã và theo dõi sự kiện; không liên kết một mã khác để thay lịch sử.

Yêu cầu đang được xử lý có thể chưa cho liên kết ngay. Nếu báo trạng thái vừa thay đổi, tải lại trước khi tiếp tục. Chỉ liên kết khi chưa có mã và hệ thống cho phép; đây không phải ô sửa tùy ý vận đơn đã có.

Giao diện Khách đã nhận hàng

Nút Đã nhận hàng hiện với đơn giao tận nơi đã gửi, chưa nhận, chưa từ chối và chưa trả. Dùng sau khi xác nhận giao thành công thực tế.

Cửa sổ này yêu cầu kiểm tra thông tin xuất hóa đơn:

• Xuất cá nhân: hiện tên cá nhân và ô nhãn Mã số thuế cá nhân nhưng gợi ý Nhập CCCD; dữ liệu ô này đang được dùng theo căn cước.
• Xuất doanh nghiệp: hiện mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, email; mã số thuế và tên là bắt buộc.

Khác cửa sổ thanh toán tại quầy, cửa sổ nhận hàng có nạp thông tin hóa đơn gần nhất theo số điện thoại khách nếu tìm thấy. Thông tin nạp có thể thay bộ giá trị ban đầu; đối chiếu đúng yêu cầu xuất cho lần mua này trước khi xác nhận.

Bấm Xác nhận để ghi ngày/người nhận và hoàn tất đơn theo quy trình giao. Hệ thống xử lý tích điểm nếu đơn đủ điều kiện, cập nhật dữ liệu liên quan và thử tạo hóa đơn điện tử. Nhận hàng thành công không bảo đảm hóa đơn điện tử đã tạo/ký thành công; kiểm tra kết quả tại phần hóa đơn.

Đã nhận hàng không tự đồng nghĩa đã thu đủ tiền. Sau nhận, kiểm tra riêng mốc thanh toán, phiếu thu và công nợ.

Giao diện Thu tiền / COD

Sau khi gửi, dùng chức năng thu tiền khi đã thực nhận và đơn còn cho phép. Cửa sổ tải các khoản còn phải thu, không dùng số COD ban đầu như bằng chứng số tiền vừa nhận.

• Thu từ: Khách hàng, hoặc Hãng vận chuyển (COD) khi còn khoản phải thu hãng. Nếu khách đã hết nợ nhưng hãng còn nợ, cửa sổ ưu tiên phía hãng.
• Số tiền còn phải thu: toàn bộ số còn lại của phía đang chọn. Form không có ô sửa số thu một phần.
• Hình thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản. Chuyển khoản dùng tài khoản nhận tiền hợp lệ theo cấu hình của luồng; nếu thiếu, xử lý cấu hình hoặc dùng nghiệp vụ Công nợ phù hợp với giao dịch thực, không chọn tiền mặt giả để vượt lỗi.

Bấm Xác nhận đã thu sau khi đối chiếu đúng bên và số tiền. Hệ thống giảm các khoản nợ đủ điều kiện của bên đó và lập phiếu thu cho số đã ghi nhận. Mốc đã thanh toán của đơn chỉ được đóng khi cả phần khách và phần hãng đều đã hết phải thu. Nếu hai bên đều còn nợ, hoàn tất một bên chưa có nghĩa đơn đã tất toán.

Khi số còn phải thu bằng 0, nút có thể ghi Cập nhật đã tất toán để kiểm tra/cập nhật mốc. Muốn thu một phần hoặc đối trừ phí hãng, dùng Tài chính → Công nợ thay vì nhập sai COD gốc. Form Thu tiền / COD không nhập thông tin xuất hóa đơn và không tự gửi lệnh chuyển tiền ngân hàng.

Đóng không xác nhận khoản đang mở. Sau lỗi hoặc phản hồi chưa rõ, mở lại đơn, công nợ và phiếu thu trước khi thao tác tiếp.

Giao diện Khách từ chối nhận hàng

Dùng Từ chối nhận khi đơn đã gửi nhưng khách chưa nhận. Nếu khách đã nhận rồi mới trả, phải dùng Trả hàng. Nút từ chối không còn áp dụng khi đã ghi từ chối hoặc đã trả.

Nhập Lý do từ chối; chỉ khi có nội dung mới bấm được Xác nhận. Hủy đóng và bỏ lý do đang nhập. Khi ghi nhận, hệ thống lưu lý do/ngày/người xử lý, tạo nghiệp vụ nhập lại hàng, điều chỉnh công nợ liên quan và hoàn phần điểm đã dùng chưa hoàn.

Nếu đơn có công nợ đơn vị giao hàng từ nguồn khác, phần phải thu còn lại được xử lý theo khoản đã đối trừ. Nếu có phí vận chuyển đã ghi nhận, có thể phát sinh khoản phải trả hãng dù khách từ chối hàng. Khi đã dùng hãng hoặc ghi nhận phí, đối chiếu khoản phải trả hãng thực tế; việc khách từ chối không tự có nghĩa hãng đã hủy phí.

Thao tác từ chối không tự lập phiếu chi hoàn tiền trả trước. Nếu đã nhận tiền thực và cần hoàn, người quản lý phải kiểm tra khoản tiền và chứng từ hoàn phù hợp, không coi việc chuyển trạng thái là đã trả tiền cho khách. Khoản giảm nợ cũng khác với khoản chi tiền.

Kiểm tra kết quả trên chi tiết đơn

Đối chiếu riêng các mốc xác nhận, gửi, nhận và thanh toán trong lịch sử. Khối Giao hàng cho xem thông tin người nhận, mã/trạng thái vận đơn, COD, phí và phần nợ còn lại; bấm Cập nhật trạng thái khi cần kiểm tra thông tin mới.

Đơn đã nhận có thể vẫn còn phải thu khách hoặc hãng. Đơn đã ghi gửi có thể đang chờ kết quả tạo vận đơn. Nếu thao tác báo lỗi, dừng bước phụ thuộc và kiểm tra dữ liệu đã lưu cùng chứng từ tiền/kho; không tạo đơn hoặc thu tiền lần hai khi chưa biết kết quả lần đầu.

Hướng dẫn liên quan

• Hướng dẫn tạo đơn bán lẻ.
• Hướng dẫn trả hàng sau khi đã nhận.
• Hướng dẫn theo dõi công nợ và thanh toán nợ.
• Hướng dẫn cấu hình giao hàng và công nợ.

Đọc tiếp

• hướng dẫn ưu đãi và thanh toán.