Hướng dẫn gửi đơn giao hàng, xác nhận nhận hàng và thu tiền trong POS
Hướng dẫn gửi, nhận, thu tiền và xử lý đơn giao hàng POS; giải thích đặt cọc, COD, thông tin người nhận, thời điểm trừ kho và công nợ.
Quy trình giao hàng quản lý đơn cần giao tận nơi, người nhận, tiền khách trả trước, tiền thu hộ và kết quả giao. Các trạng thái Đã gửi, Đã nhận hàng và Đã thanh toán thể hiện các việc khác nhau; không dùng một trạng thái thay cho việc kiểm tra cả hàng và tiền.
Giao diện đơn hàng trước khi gửi
Tạo hoặc mở đơn bán lẻ, chọn Giao hàng tận nơi, kiểm tra sản phẩm và chọn khách cụ thể. Đơn cần được lưu/xác nhận trước khi có nút Gửi hàng. Tài khoản xử lý phải thuộc chi nhánh của đơn.
Chọn khách từ màn hình đơn trước khi mở cửa sổ gửi. Trong phiên bản hiện tại, các nút chọn/thêm/bỏ khách bên trong cửa sổ Gửi hàng chưa được nối đầy đủ với màn hình cha. Nếu cần đổi khách, đóng cửa sổ, cập nhật khách trên chi tiết đơn rồi mở lại và đối chiếu; không coi thao tác bên trong cửa sổ đã ghi nhận khách mới.
Khi đã gửi, phần sản phẩm, đơn vị, số lượng, thuộc tính và loại giao hàng bị khóa theo trạng thái. Vì vậy kiểm tra các nội dung này trước khi xác nhận gửi.
Giao diện Gửi hàng: khách và người nhận
Thông tin khách dùng cho hồ sơ mua hàng, Membership và công nợ. Thông tin người nhận dùng cho địa chỉ giao thực tế; hai người có thể khác nhau.
Các trường bắt buộc
- Số điện thoại người nhận: số liên hệ giao hàng, tối đa 30 ký tự.
- Tên người nhận: người thực nhận, tối đa 200 ký tự.
- Địa chỉ người nhận: nơi giao, tối đa 300 ký tự.
Bấm Trùng thông tin khách hàng để sao chép tên, số điện thoại và địa chỉ của khách được nạp khi mở cửa sổ sang người nhận. Sau khi sao chép vẫn có thể sửa từng ô. Nếu hồ sơ khách thiếu địa chỉ thì phải bổ sung địa chỉ nhận; nút sao chép không tự tìm địa chỉ khác.
Form hiện tại không có bộ chọn tỉnh/quận riêng; nhập địa chỉ đủ để nhân viên giao hàng xác định nơi nhận.
Giao diện Gửi hàng: tiền trả trước, thu hộ và công nợ
Ý nghĩa từng trường
- Tổng tiền: giá trị hàng sau ưu đãi/phụ thu của đơn.
- Khách trả trước: khoản cửa hàng đã nhận trước khi giao. Nhập số tiền không âm theo số đồng nguyên; 0 nghĩa chưa nhận tiền trước.
- Tiền mặt/Chuyển khoản: chỉ hiện khi Khách trả trước lớn hơn 0, cho biết cách đã nhận khoản trả trước. Chuyển khoản cần cấu hình tài khoản nhận tiền phù hợp cho tự giao hàng; lựa chọn này ghi phương thức, không tự chuyển tiền từ ngân hàng khách.
- Tổng phải trả: hiện khi có tiền trả trước, bằng tổng tiền trừ khoản trả trước. Đây là số còn lại trước khi xét tiền thu hộ.
- Số tiền thu hộ: khoản dự kiến thu trong khâu giao hàng, không phải khoản đã nhận ở quầy. Nhập số không âm, theo số đồng nguyên.
- Công nợ: chỉ hiện nếu Tổng tiền − Khách trả trước − Số tiền thu hộ còn dương. Là phần chưa được bố trí thanh toán bằng hai khoản trên.
- Ghi chú vận chuyển: chỉ dẫn giao hàng, chẳng hạn liên hệ trước khi đến; không thay các trường tên, điện thoại và địa chỉ bắt buộc.
Tổng tiền trả trước cộng thu hộ không được vượt tổng tiền hàng. Ví dụ tổng 1.000.000 đồng, trả trước 200.000 đồng và thu hộ 800.000 đồng thì phần công nợ hiển thị bằng 0. Nếu thu hộ chỉ 500.000 đồng thì còn 300.000 đồng chưa được bố trí thu. Không nhập tiền thu hộ như tiền đã thực nhận.
Đơn vị giao hàng và phí vận chuyển đang dùng
Màn hình hiện tại không có ô chọn hãng vận chuyển, mã vận đơn hay phí vận chuyển. Đơn gửi từ form này dùng mặc định Tự đi giao khách; phí vận chuyển mặc định bằng 0. Không hướng dẫn chọn Giao hàng nhanh, Viettel Post hoặc hãng khác khi giao diện không có lựa chọn đó.
Bấm Gửi hàng ở đây là ghi nhận quy trình trong POS. Không đồng nghĩa đã đặt dịch vụ vận chuyển bên ngoài, có người đến lấy hàng hoặc đã sinh mã vận đơn từ hãng.
Voucher, Membership và phụ thu
Cửa sổ gửi có ô Voucher và nút Kiểm tra, khung Membership khi đủ điều kiện, cùng nút giảm giá/phụ thu. Các lựa chọn phần trăm/số tiền, trước/sau VAT và quyền áp dụng giống phần chuẩn bị thanh toán tại quầy.
Voucher, điểm và chiết khấu trực tiếp không cộng dồn. Phụ thu được tính lại sau ưu đãi. Khi tổng tiền giảm, hệ thống có thể giới hạn lại tiền trả trước và thu hộ; kiểm tra cả ba con số sau khi thay ưu đãi. Xem hướng dẫn ưu đãi và thanh toán để nhập đúng từng loại.
Xác nhận gửi và tác động lên kho, tiền, điểm
Bấm Gửi hàng sau khi kiểm tra khách, người nhận và các khoản tiền. Form kiểm tra trường bắt buộc và tổng tiền; trong khi gửi, nút bị khóa. Hủy đóng cửa sổ trước khi gửi, không chuyển trạng thái giao hàng.
Khi gửi thành công, hệ thống ghi ngày/người gửi, thông tin giao, tiền trả trước và ưu đãi. Nếu có trả trước, lập phiếu thu khoản đó. Nếu phần còn thiếu cần ghi nợ khách, phải có khách hợp lệ đã gắn vào đơn. Nếu dùng Membership, số điểm được trừ khi ghi nhận gửi.
Phiếu xuất kho liên quan được xử lý hoàn thành ở bước Gửi hàng, theo ràng buộc tồn kho hiện tại; không chờ đến khi bấm Đã nhận hàng mới xử lý xuất kho. Đây là điểm cần lưu ý khi đối chiếu tài liệu quy trình cũ. Lỗi thiếu tồn hoặc cấu hình kho có thể làm gửi hàng không thành công.
Sau khi thành công, mở lại đơn kiểm tra trạng thái và thông tin giao. Không bấm gửi lần nữa nếu chỉ thiếu bản in hoặc chưa thấy hãng giao hàng bên ngoài cập nhật.
Giao diện Khách đã nhận hàng
Nút Đã nhận hàng hiện với đơn giao tận nơi đã gửi, chưa nhận, chưa từ chối và chưa trả. Dùng sau khi xác nhận giao thành công thực tế.
Cửa sổ này yêu cầu kiểm tra thông tin xuất hóa đơn:
- Xuất cá nhân: hiện tên cá nhân và ô nhãn Mã số thuế cá nhân nhưng gợi ý Nhập CCCD; dữ liệu ô này đang được dùng theo căn cước.
- Xuất doanh nghiệp: hiện mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ, email; mã số thuế và tên là bắt buộc.
Khác cửa sổ thanh toán tại quầy, cửa sổ nhận hàng có nạp thông tin hóa đơn gần nhất theo số điện thoại khách nếu tìm thấy. Thông tin nạp có thể thay bộ giá trị ban đầu; đối chiếu đúng yêu cầu xuất cho lần mua này trước khi xác nhận.
Bấm Xác nhận để ghi ngày/người nhận và hoàn tất đơn theo quy trình giao. Hệ thống xử lý tích điểm nếu đơn đủ điều kiện, cập nhật dữ liệu liên quan và thử tạo hóa đơn điện tử. Nhận hàng thành công không bảo đảm hóa đơn điện tử đã tạo/ký thành công; kiểm tra kết quả tại phần hóa đơn.
Đã nhận hàng không tự đồng nghĩa đã thu đủ tiền. Sau nhận, kiểm tra riêng mốc thanh toán, phiếu thu và công nợ.
Giao diện Khách đã thanh toán
Nút Đã thanh toán hiện sau khi gửi nếu chưa có mốc thanh toán, đơn không bị từ chối hoặc trả. Cửa sổ chỉ cho chọn:
- Tiền mặt: ghi nhận phương thức thu tiền mặt.
- Chuyển khoản: ghi nhận phương thức ngân hàng; tài khoản nhận tiền lấy theo cấu hình giao hàng đang sử dụng.
Bấm Xác nhận để gửi xử lý hoặc Hủy để đóng. Form hiện không có ô nhập số tiền thanh toán mới, không có QR và không có bộ trường người nhận hóa đơn. Số tiền được xử lý dựa trên khoản thu hộ/trả trước đã lưu từ bước gửi.
Hạn chế cần kiểm tra khi đối chiếu thanh toán giao hàng
Đường xử lý hiện lấy Số tiền thu hộ làm số tiền khách thanh toán, nhưng phần giảm nợ/lập phiếu thu lại tính theo Tổng tiền − Thu hộ − Trả trước. Nếu phần chênh lệch này không dương, thao tác có thể trả thông báo thành công mà chưa ghi mốc thanh toán xuống DB.
Vì vậy, đặc biệt với trường hợp thu hộ đúng toàn bộ số còn lại, phải mở lại đơn và kiểm tra phiếu thu/công nợ sau thao tác. Không tự đổi số thu hộ hoặc ghi một khoản thu giả chỉ để làm nút biến mất. Nếu mốc hoặc số thu không đúng giao dịch thực, báo người quản lý xử lý sai lệch và dùng quy trình công nợ theo chứng từ thực tế. Hướng dẫn này không xem thông báo thành công của cửa sổ là bằng chứng duy nhất rằng tiền đã được ghi đúng.
Giao diện Khách từ chối nhận hàng
Dùng Từ chối nhận khi đơn đã gửi nhưng khách chưa nhận. Nếu khách đã nhận rồi mới trả, phải dùng Trả hàng. Nút từ chối không còn áp dụng khi đã ghi từ chối hoặc đã trả.
Nhập Lý do từ chối; chỉ khi có nội dung mới bấm được Xác nhận. Hủy đóng và bỏ lý do đang nhập. Khi ghi nhận, hệ thống lưu lý do/ngày/người xử lý, tạo nghiệp vụ nhập lại hàng, điều chỉnh công nợ liên quan và hoàn phần điểm đã dùng chưa hoàn.
Nếu đơn có công nợ đơn vị giao hàng từ nguồn khác, phần phải thu còn lại được xử lý theo khoản đã đối trừ. Nếu có phí vận chuyển đã ghi nhận, có thể phát sinh khoản phải trả hãng dù khách từ chối hàng. Form gửi hiện tại mặc định tự giao và phí 0 nên không tự tạo tình huống có phí hãng từ các ô đang có.
Thao tác từ chối không tự lập phiếu chi hoàn tiền trả trước. Nếu đã nhận tiền thực và cần hoàn, người quản lý phải kiểm tra khoản tiền và chứng từ hoàn phù hợp, không coi việc chuyển trạng thái là đã trả tiền cho khách. Khoản giảm nợ cũng khác với khoản chi tiền.
Kiểm tra kết quả trên chi tiết đơn
Biểu tượng lịch sử cạnh trạng thái cho biết các mốc tạo, xác nhận, gửi, nhận, thanh toán và người thực hiện. Phần giao hàng hiển thị sau khi đơn đã gửi; đối chiếu người nhận, địa chỉ, thu hộ, trả trước và ghi chú với thực tế.
Nếu một thao tác báo lỗi hoặc thông báo chưa phản ánh dữ liệu sau tải lại, dừng bước phụ thuộc, ghi nhận mã đơn và kiểm tra chứng từ liên quan. Không tạo lại đơn hoặc nhập khoản tiền lần hai khi chưa biết kết quả lần đầu.