Hướng dẫn trả hàng sau bán và đối chiếu tiền hoàn trong POS
Hướng dẫn trả hàng và hoàn tiền trong POS; giải thích điều kiện đơn, sản phẩm, thời hạn, serial, số tiền hoàn, công nợ và điểm Membership.
Chức năng Trả hàng ghi nhận hàng khách đã nhận nhưng nay trả lại, tính giá trị hoàn theo chính sách, nhập hàng về kho và xử lý tiền/công nợ/điểm liên quan. Nếu khách chưa nhận mà từ chối chuyến giao, dùng Từ chối nhận trong quy trình giao hàng.
Điều kiện mở giao diện Trả hàng
Mở chi tiết đơn gốc, kiểm tra mã đơn và khách. Nút Trả hàng xuất hiện khi cấu hình cho phép trả sau nhận đã bật, đơn đã có ngày nhận và chưa có lần trả trước đó. Tài khoản phải thuộc chi nhánh của đơn, chi nhánh còn hoạt động.
Chức năng hiện chỉ nhận trả các dòng loại Hàng hóa đang còn trên đơn. Dịch vụ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tài sản cố định và dòng combo không được đưa vào danh sách trả theo quy trình này. Một dòng hàng hóa còn cần chính sách trả hàng phù hợp thời gian; không có chính sách hoặc quá hạn thì không chọn trả được.
Mỗi đơn hiện chỉ được ghi nhận một lần trả, kể cả lần đó trả một phần số lượng. Sau khi xác nhận, ngày trả của toàn đơn được đặt và lần trả thứ hai bị chặn. Kiểm tra đủ các mặt hàng/serial cần trả trong cùng lần trước khi bấm nút cuối.
Giao diện chọn sản phẩm trả
Cửa sổ Trả hàng trình bày sản phẩm, đơn vị, giá/số lượng và chính sách. Nếu không có dòng đủ điều kiện, màn hình thông báo tương ứng; không có thao tác bỏ qua chính sách để ép trả.
Chọn một phần hoặc toàn bộ dòng
- Đánh dấu ô của từng sản phẩm cần trả. Khi mới đánh dấu, mặc định chọn toàn bộ số lượng của dòng.
- Ô chọn tất cả chỉ chọn các dòng đủ điều kiện trả, không biến hàng quá hạn thành hợp lệ.
- Với dòng không có serial, dùng +, − hoặc ô số lượng để chọn số cần trả trong phạm vi đang có. Số thấp hơn mức cho phép được giới hạn lại; không nhập vượt số đã bán.
- Bỏ dấu chọn nếu không trả dòng đó; không dùng số lượng 0 để thay thao tác bỏ chọn.
Giá của hàng trả dựa trên dòng đã mua và phần ưu đãi/phụ thu đã phân bổ cho giao dịch, không lấy giá niêm yết hiện tại trong danh mục sản phẩm.
Dòng có serial
Chọn đúng các serial thực nhận lại. Khi thay lựa chọn serial, số lượng tương ứng được tính lại, không sửa bằng bộ tăng giảm thông thường. Máy chủ kiểm tra serial thuộc đúng dòng đã bán và số serial phải khớp số lượng quy đổi.
Với đơn vị quy đổi có hệ số khác 1, cần đối chiếu cả đơn vị và số serial thực. Giao diện hiện tính số lượng theo số serial đã chọn trong khi máy chủ còn kiểm tra hệ số đơn vị; nếu báo không khớp, không thay serial giả để vượt kiểm tra. Ghi mã đơn và nhờ quản lý kiểm tra đơn vị/serial của dòng gốc.
Chính sách và cách tính số tiền trả lại
Chọn mốc thời gian nào?
Chính sách trình bày dạng ≤ số ngày: tỷ lệ %, đánh dấu mốc đang áp dụng. Số ngày tính theo ngày lịch từ ngày khách nhận hàng, không tính từ ngày tạo đơn hoặc số giờ chính xác. Hệ thống sắp mốc tăng dần rồi chọn mốc nhỏ nhất còn bao phủ số ngày đã qua.
Ví dụ có mốc 7 ngày hoàn 100%, 30 ngày hoàn 80%: trả trong 7 ngày áp dụng 100%; sang ngày thứ 8 đến 30 áp dụng 80%; quá 30 ngày không có chính sách phù hợp. Chính sách dùng là chính sách đang gắn với sản phẩm lúc xử lý trả, vì vậy việc sửa chính sách sản phẩm có thể tác động khả năng trả của đơn cũ.
Tỷ lệ 0% vẫn có thể là một mốc chính sách hợp lệ: hàng được nhận lại nhưng không phát sinh tiền hoàn theo mốc đó. Không đồng nhất 0% với không có chính sách.
Giá trị hoàn được máy chủ tính thế nào?
Trên từng đơn vị hàng, lấy giá đã bán, trừ phần Voucher, chiết khấu và giảm bằng điểm được phân bổ, cộng phần phụ thu được phân bổ; nếu kết quả âm thì lấy 0. Nhân giá trị này với tỷ lệ hoàn và số lượng trả, sau đó tính phần VAT theo dòng đã bán.
Ví dụ giá trước thuế 100.000 đồng, chiết khấu phân bổ 10.000 đồng, không có điều chỉnh khác và tỷ lệ hoàn 80%: giá hoàn trước thuế là 72.000 đồng mỗi đơn vị. Nếu thuế của dòng là 10%, giá trị hoàn sau thuế là 79.200 đồng. Đây là ví dụ cách phần mềm xử lý, không phải lựa chọn tỷ lệ bắt buộc cho doanh nghiệp.
Lưu ý với đơn đã dùng Membership: số tiền xem trước trong cửa sổ hiện chưa trừ phần giảm bằng điểm giống bước tính cuối trên máy chủ. Vì thế tiền hoàn sau ghi nhận có thể thấp hơn số xem trước. Đối chiếu chứng từ kết quả trước khi thực chi, không chỉ dựa vào tổng tạm tính trên cửa sổ.
Giao diện lý do và phương thức hoàn tiền
Lý do trả hàng
Nhập lý do cụ thể, chẳng hạn hàng lỗi hoặc khách trả theo chính sách. Dù nhãn không có dấu sao, lý do vẫn bắt buộc để nút Trả hàng hoạt động và máy chủ chấp nhận. Lý do được lưu trên đơn/dòng trả để tra cứu.
Phương thức hoàn tiền
- Tiền mặt: chứng từ hoàn ghi nhận tiền mặt. Chọn phương thức này sẽ bỏ lựa chọn tài khoản ngân hàng đang có.
- Ngân hàng: hiện thêm Tài khoản ngân hàng, bắt buộc chọn tài khoản đang hoạt động được liên kết với chi nhánh của đơn. Danh sách lấy từ cấu hình ngân hàng của doanh nghiệp/chi nhánh, không phải tài khoản người mua nhập tự do.
Nếu không có tài khoản hợp lệ, màn hình báo chi nhánh chưa có tài khoản ngân hàng đang hoạt động và không cho hoàn bằng ngân hàng. Cấu hình tài khoản đúng trước khi tiếp tục; không chọn một tài khoản không liên quan chỉ để lưu.
Lựa chọn Ngân hàng ở POS ghi phương thức và tài khoản lên chứng từ; không tự thực hiện lệnh chuyển tiền ngân hàng cho khách. Tiền thực trả cần đối chiếu với chứng từ và xử lý theo quy trình thu chi của cửa hàng.
Xác nhận trả và các xử lý tự động
Kiểm tra danh sách chọn, số lượng/serial, lý do, phương thức, tài khoản nếu có rồi bấm Trả hàng. Nút chỉ cho dùng khi có ít nhất một dòng số lượng dương, có lý do và đủ tài khoản nếu chọn ngân hàng. Đóng bỏ phần lựa chọn chưa gửi.
Ngày trả được lấy theo thời điểm xử lý hiện tại, không có ô nhập ngày lùi trong form. Máy chủ kiểm tra lại điều kiện, không chỉ dựa vào khả năng bấm nút ở giao diện.
Dòng hàng và kho
Nếu trả toàn bộ dòng, dòng chuyển thành đã trả. Nếu trả một phần, hệ thống giảm số lượng dòng đang bán và tạo phần đã trả riêng, mang đúng số lượng/serial được trả. Vì vậy sau thao tác có thể thấy số lượng phần hàng còn giữ giảm đi và có danh sách hàng trả riêng.
Hệ thống gọi nghiệp vụ nhập lại hàng liên quan đơn gốc, xử lý hàng quản lý kho và serial. Giá trị nhập lại kho căn cứ nghiệp vụ giá vốn của hàng đã xuất, không đồng nhất với số tiền hoàn cho người mua theo tỷ lệ chính sách.
Phiếu chi, thu nợ và số tiền thực hoàn
Nếu giá trị hoàn R lớn hơn 0, hệ thống lập phiếu chi hoàn tiền R. Nếu khách còn nợ từ chính đơn này và còn tổng nợ phải thu, hệ thống đồng thời có thể lập khoản giảm nợ và phiếu thu nợ với số nhỏ hơn giữa giá trị hoàn và phần nợ có thể thu.
Ví dụ giá trị hoàn là 300.000 đồng, phần nợ còn có thể thu của đơn là 200.000 đồng: dữ liệu có thể gồm phiếu chi 300.000 đồng cùng phiếu thu nợ 200.000 đồng; chênh lệch tiền hoàn sau đối chiếu là 100.000 đồng. Không thực chi cả 300.000 đồng rồi bỏ qua khoản thu/đối trừ 200.000 đồng đã được lập.
Nếu giá trị hoàn chỉ 100.000 đồng còn nợ hợp lệ 200.000 đồng, phần giảm nợ tối đa là 100.000 đồng. Quy trình phân bổ về công nợ gốc của đơn, không tự lấy toàn bộ số nợ ở các đơn khác để giảm tùy ý. Kiểm tra cả sổ quỹ và công nợ sau thao tác để xác định khoản thực cần hoàn.
Điểm Membership và hóa đơn điện tử
Hệ thống hoàn một phần điểm đã dùng hoặc thu hồi điểm đã tích theo tỷ lệ tiền hoàn. Điểm hoàn làm tròn xuống, điểm cần thu hồi làm tròn lên và không trừ quá số dư hiện tại. Xem bài Membership để hiểu cách số dư/hạng thay đổi.
Nếu đơn có hóa đơn điện tử, quy trình có thử tạo hóa đơn điều chỉnh. Lỗi dịch vụ hóa đơn được xử lý riêng; không coi việc hàng trả đã lưu là bằng chứng hóa đơn điều chỉnh thành công. Mở phần hóa đơn để kiểm tra và tránh phát hành lặp.
Giao diện Danh sách sản phẩm đã trả
Sau khi có dòng đã trả, bấm Xem danh sách trả hàng. Cửa sổ cho biết:
- Sản phẩm, ĐVT, Số lượng: phần hàng đã ghi nhận trả.
- Tiền đã thanh toán: cột này hiện tính từ giá dòng gồm VAT nhân số lượng; không phải lúc nào cũng bằng tiền mặt/chuyển khoản thực đã thu sau mọi ưu đãi và công nợ.
- Tiền hoàn lại: giá hoàn đã lưu nhân số lượng trả.
- Lý do trả hàng: nội dung đã ghi khi xác nhận.
Dùng Đóng để trở về đơn. Đây là màn hình tra cứu, không có nút sửa/xóa lần trả trong cửa sổ này. Muốn xác định tiền thực chi, đối chiếu thêm phiếu chi, phiếu thu nợ và lịch sử thanh toán; không chỉ đọc một cột trong danh sách.
Các tình huống bị chặn
- Không thấy Trả hàng: kiểm tra cấu hình cho phép, ngày nhận, lần trả trước và loại dòng hàng.
- Không có sản phẩm đủ điều kiện: có thể không có dòng Hàng hóa, thiếu chính sách hoặc đã quá hạn.
- Không thể chọn mốc khác: phần mềm tự chọn mốc theo số ngày; form không cho nhân viên chọn tỷ lệ tùy ý.
- Serial không hợp lệ: kiểm tra đúng serial đã bán, số lượng và hệ số đơn vị.
- Đơn đã trả trước đó: kể cả trả một phần, quy trình hiện không nhận lần hai; cần quản lý rà soát, không sửa ngày hoặc tạo bản sao đơn để lách điều kiện.
- Lỗi phân bổ công nợ: kiểm tra chứng từ nợ/thu nợ của đơn trước khi thử lại.
- Thông báo không rõ sau khi gửi: mở lại đơn để kiểm tra ngày trả, danh sách hàng trả và chứng từ trước khi bấm lại.