Hướng dẫn cấu hình quản lý ca, giao hàng và phân bổ công nợ
Hướng dẫn cấu hình ca, ngân hàng tự giao hàng và phân bổ trả nợ tự động/thủ công; giải thích trường phụ thuộc và giới hạn phiên bản POS.
Mục đích
Ba nhóm này điều khiển phạm vi ca làm việc, tài khoản nhận tiền liên quan giao hàng và cách phân bổ tiền trả nợ. Vào Cài đặt → Cấu hình hệ thống, chọn chi nhánh và nhóm cần xem. Quản lý ca thuộc chi nhánh; cấu hình công nợ và ngân hàng tự giao hàng trong source thuộc phạm vi doanh nghiệp.
Giao diện cấu hình quản lý ca
Chế độ quản lý ca
- Không quản lý ca: không áp dụng mô hình ca qua cấu hình này; ba trường chi tiết phía dưới bị ẩn.
- Quản lý ca theo chi nhánh: khai báo ý định quản lý một phạm vi ca chung cho chi nhánh.
- Quản lý ca theo nhân viên: khai báo ý định tách ca theo từng nhân viên.
Đổi lựa chọn sẽ lưu ngay và tải lại trang. Khi chọn một trong hai chế độ quản lý, các trường phụ được hiển thị để nhập chính sách.
Bắt buộc mở ca trước khi bán hàng
Bật để khai báo chính sách yêu cầu mở ca trước giao dịch; tắt để không yêu cầu theo cờ này. Công tắc lưu ngay. Chỉ được xem là chính sách đang chặn bán hàng khi phiên bản ứng dụng có luồng mở ca và thực sự áp dụng cờ này.
Bắt buộc nhập tiền đầu ca
Bật để khai báo yêu cầu nhập số tiền có sẵn lúc bắt đầu ca. Đây là số dư đầu ca phục vụ đối chiếu, không phải doanh thu do bán hàng tạo ra. Tắt nghĩa là không khai báo yêu cầu bắt buộc qua cờ này.
Số phút cho phép chỉnh sửa tiền đầu ca
Nhập khoảng thời gian tính bằng phút, rồi bấm Lưu cạnh trường. Giá trị khởi tạo là 5 phút. Không nhập số tiền vào ô này. Đổi thời gian không tự sửa tiền đầu ca đã ghi nhận.
Giới hạn của bản giao diện đang đối chiếu
Bản source đang đối chiếu có các trường cấu hình và điều kiện ẩn/hiện nói trên nhưng chưa thấy đường vào mở/đóng ca được nối vào menu và luồng bán hàng hiện tại. Vì vậy không coi bật các cờ này là bằng chứng chức năng ca đã vận hành hoàn chỉnh. Chỉ áp dụng quy trình ca khi bản POS đang sử dụng cung cấp giao diện và kiểm tra thực tế tương ứng; không tự tạo các bước bấm Mở ca/Kết ca không có trên màn hình.
Giao diện cấu hình giao hàng tận nơi
Trường Ngân hàng trong nhóm giao hàng dùng để khai báo tài khoản nhận tiền cho luồng tự giao hàng. Danh sách là dữ liệu ngân hàng lấy theo chi nhánh đang chọn trên màn hình, nhưng giá trị cấu hình này được lưu ở phạm vi doanh nghiệp. Cần chú ý khác biệt này khi đổi chi nhánh để chọn tài khoản.
- Kiểm tra tài khoản ngân hàng cần nhận tiền đã được khai báo và gắn với chi nhánh phù hợp.
- Chọn đúng chi nhánh để tải danh sách tài khoản.
- Chọn tài khoản theo ngân hàng, số tài khoản và mô tả.
- Đợi lưu thành công rồi kiểm tra lại luồng thu tiền giao hàng.
Đây không phải thao tác chuyển tiền hay đăng ký dịch vụ vận chuyển. Đặc tả có nhắc các hãng giao hàng khác, nhưng chỉ hướng dẫn cấu hình của nhà cung cấp khi bản ứng dụng thực tế có trường tích hợp tương ứng. Chọn một tài khoản ở đây cũng không tự đánh dấu tất cả đơn giao hàng là đã thu tiền.
Giao diện cấu hình phương thức phân bổ trả nợ
Trường Phương thức phân bổ trả nợ thuộc doanh nghiệp và có hai lựa chọn:
Tự động
Hệ thống tự phân bổ khoản trả theo các chứng từ nợ đủ điều kiện, theo nguyên tắc xử lý nợ cũ trước của luồng phân bổ. Người dùng vẫn phải chọn đúng đối tượng, thời điểm và nhập số tiền thực trả. Tự động không có nghĩa tự chuyển tiền từ ngân hàng hoặc tự xác nhận đã thu tiền ngoài thực tế.
Thủ công
Người dùng chọn hoặc nhập số tiền phân bổ cho từng chứng từ trong màn hình trả nợ. Dùng khi cần chỉ rõ khoản thanh toán thuộc hóa đơn/chứng từ nào. Tổng phân bổ phải phù hợp khoản trả và dư nợ được phép thanh toán; kiểm tra thông báo ngay trên form trước khi xác nhận.
Tác động khi đổi cấu hình
Các cửa sổ trả nợ đọc cấu hình khi khởi tạo để chọn cách phân bổ ban đầu. Sau khi đổi, đóng và mở lại cửa sổ trả nợ để lấy lựa chọn mới. Một số form có trạng thái tự động/thủ công riêng trong yêu cầu hiện tại; cần nhìn đúng chế độ của form, không chỉ nhớ lựa chọn đã đặt từ trước.
Đổi cấu hình không tự phân bổ lại toàn bộ khoản trả nợ lịch sử. Nếu đã ghi nhận nhầm, cần xử lý chứng từ theo chức năng được hệ thống cho phép, không đổi cấu hình rồi tạo lại cùng khoản tiền.
Kiểm tra và xử lý tình huống thường gặp
- Không thấy các ô tiền đầu ca/thời gian: chọn lại chế độ ca và kiểm tra có đang là Không quản lý ca hay không.
- Không thấy ngân hàng cần chọn: kiểm tra tài khoản được gắn với chi nhánh đang chọn.
- Vừa đổi phương thức trả nợ nhưng popup vẫn như cũ: đóng popup và mở lại để nạp cấu hình.
- Danh sách chứng từ nợ trống: kiểm tra đối tượng và ngày thanh toán; dữ liệu đủ điều kiện còn phụ thuộc thời điểm và khoản nợ đã thanh toán trước đó.
- Giá trị số không được giữ: bấm Lưu của riêng ô đó, đợi thành công rồi mở lại.