Hướng dẫn lập, hoàn tất và điều chỉnh đề nghị chi trên POS
Hướng dẫn lập và hoàn tất đề nghị thu, chi POS, từng dòng khoản mục, đối tượng và tài khoản; giải thích trạng thái, ngày và chứng từ tự sinh.
Đề nghị chi dùng để làm gì?
Đề nghị chi ghi các khoản cần thanh toán ngoài những khoản đã được nghiệp vụ khác tự xử lý. Người lập nhập người nhận, ngày, chi nhánh và từng khoản mục; người thực hiện kiểm tra rồi hoàn tất bằng tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng. Hoàn tất sẽ sinh phiếu chi và ghi nhận tiền ra trong sổ POS.
Lưu nháp và Hoàn tất là hai bước khác nhau. Bản nháp chưa làm giảm tiền. Bước Hoàn tất trong giao diện này vừa xác nhận nghiệp vụ vừa tạo phiếu tiền cho toàn bộ đề nghị; không có thêm một giai đoạn “đã duyệt nhưng chờ chi” riêng trên danh sách.
Màn hình yêu cầu quyền Tài chính → Thu Chi. Sửa/xóa đề nghị đã hoàn tất cần quyền riêng hoặc tài khoản Master. Chỉ thực hiện hoàn tất khi nội dung và dòng tiền thực tế đã được đối chiếu theo quy trình doanh nghiệp; nút xác nhận ghi nhận trong POS, không tự chuyển tiền qua ngân hàng.
Giao diện danh sách Đề nghị chi
Mở Tài chính → Đề nghị chi. Bảng giúp theo dõi mã, ngày chứng từ, đối tượng nhận tiền, tổng tiền, chi nhánh, số phiếu chi đã sinh, người lập, người hoàn tất và trạng thái.
Nháp là đề nghị chưa hoàn tất. Đã hoàn tất là đã ghi ngày/người hoàn tất và sinh phiếu tiền theo nghiệp vụ. Cột Phiếu chi có dấu “-” khi chưa có số phiếu để hiển thị. Tổng tiền trong bảng không có phần thập phân.
Tìm và mở đề nghị
- Từ ngày/Đến ngày: lọc theo ngày chứng từ.
- Mã: nhập một phần mã để tìm; hệ thống chờ ngắn khi gõ rồi tải lại.
- Trạng thái: Tất cả, Nháp hoặc Đã hoàn tất.
- Chi nhánh: Tất cả hoặc chi nhánh đang hoạt động trong danh sách lựa chọn. Khi cần xem dữ liệu của chi nhánh không còn xuất hiện ở lựa chọn, kiểm tra bằng Tất cả.
- Phân trang: chuyển trang để xem các đề nghị còn lại.
Xem mở form chi tiết. Đề nghị nháp có nút Hoàn tất và Xóa. Đề nghị hoàn tất chỉ có nút xóa khi máy chủ xác định tài khoản được phép. Không thấy nút không đồng nghĩa chứng từ đã bị mất; có thể do trạng thái hoặc quyền.
Giao diện tạo Đề nghị chi
Bấm Đề nghị chi ở đầu danh sách. Popup gồm thông tin chứng từ và bảng các khoản chi.
Thông tin chứng từ
- Mã chứng từ: có thể nhập mã quản lý riêng hoặc để trống để hệ thống sinh mã dạng DNC kèm số. Mã được kiểm tra không trùng trong doanh nghiệp. Khi sửa mã đã có, nhập mã mới không trùng; để trống không có nghĩa xóa mã cũ.
- Ngày chứng từ: ngày ghi nhận nghiệp vụ, mặc định hôm nay. Nháp có thể lưu ngày tương lai để chuẩn bị, nhưng không hoàn tất trước khi đến ngày; đề nghị đã hoàn tất cũng không được sửa sang ngày tương lai.
- Đối tượng nhận tiền: bắt buộc trên form độc lập, tối đa 250 ký tự. Nhập tên người/đơn vị thực nhận. Đây là trường văn bản, không phải thao tác tạo nhà cung cấp hoặc tự thanh toán công nợ của đối tượng có cùng tên.
- Chi nhánh: chi nhánh ghi nhận khoản chi. Master được chọn trong các chi nhánh hoạt động; người dùng thông thường được gán chi nhánh tài khoản và khóa lựa chọn.
Từng khoản chi
Form bắt đầu với một dòng. Bấm Thêm khoản để thêm, bấm Xóa ở dòng để bỏ khỏi đề nghị đang soạn. Cần ít nhất một khoản hợp lệ.
Mỗi dòng gồm:
- Loại chi: bắt buộc, chọn nhóm hệ thống hoặc loại chi tiết do doanh nghiệp thêm dưới nhóm. Loại chi tiết mới phải đang hoạt động. Loại hệ thống cố định dành cho nghiệp vụ tự sinh không được chọn trực tiếp tại đề nghị.
- Số tiền: tiền của khoản này, lớn hơn 0. Form nhập số tiền nguyên và tổng tiền là cộng tất cả khoản. Không dùng số âm để giảm một khoản khác trong đề nghị.
- Lý do: diễn giải mục đích khoản chi, tối đa 250 ký tự; giúp phân biệt nhiều khoản cùng loại.
- Loại tham chiếu: bỏ trống nếu không gắn nghiệp vụ, hoặc chọn Nhập kho, Xuất kho, Sản xuất.
- Mã tham chiếu: mã phiếu của đúng loại đã chọn, tối đa 50 ký tự. Điền chính xác để phần chi phí liên quan ở nghiệp vụ nguồn có thể tìm thấy.
- Ghi chú: bổ sung thông tin dòng, tối đa 250 ký tự; khác ghi chú chung ở bước hoàn tất phiếu tiền.
Máy chủ lưu cặp loại/mã tham chiếu nhưng không thay thế kiểm tra người dùng đã chọn đúng chứng từ thực tế. Nhập nhầm mã có thể làm khoản chi không xuất hiện tại hồ sơ nguồn cần theo dõi. Tham chiếu không tự hoàn tất phiếu nhập, xuất hoặc sản xuất.
Các nhóm Loại chi hiện có
Danh sách loại chi có thể được bổ sung loại con bởi doanh nghiệp. Các nhóm hệ thống dùng làm đầu mối lựa chọn gồm:
- Lương nhân viên (thực nhận): khoản tiền lương thực trả; nhập người nhận và lý do kỳ lương để tra cứu. Không tự chạy bảng lương chỉ vì chọn nhóm này.
- Các khoản trích theo lương: khoản đóng/trích liên quan lương theo nghiệp vụ đã xác định.
- Dịch vụ mua ngoài: chi cho dịch vụ sử dụng trong hoạt động.
- Chi phí tài chính: khoản chi mang tính chất tài chính theo phân loại doanh nghiệp.
- Mua vật liệu/dụng cụ sử dụng ngay không nhập kho: khoản mua dùng ngay; chọn nhóm này không tạo nhập tồn vật tư.
- Chi phí bằng tiền khác: khoản tiền chi khác không thuộc nhóm chuyên biệt đã chọn.
- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: khoản nộp đã được xác định; phần mềm không tự xác định số phải nộp từ việc chọn loại này.
Ví dụ doanh nghiệp có thể tạo loại con “Tiền điện” dưới Dịch vụ mua ngoài rồi chọn ở đề nghị. Các tên loại con là dữ liệu danh mục của doanh nghiệp, không cố định cho mọi tài khoản. Nếu thiếu loại cần dùng, người có quyền thêm tại Loại thu/chi, sau đó mở lại form để lấy danh sách mới.
Không dùng đề nghị chi để ghi lại khoản Thanh toán tiền vốn mua hàng, Thanh toán công nợ nhà cung cấp, Hoàn tiền trả hàng hoặc Rút vốn đã được nghiệp vụ gốc sinh phiếu chi. Ghi lặp có thể làm tiền ra hai lần trên sổ.
Lưu hoặc đóng
Kiểm tra tổng tiền, bấm Lưu, đợi thông báo và kiểm tra dòng Nháp trong danh sách. Lưu không chọn tài khoản chi tiền và chưa giảm số dư. Đóng trước khi lưu bỏ thay đổi đang soạn.
Nếu nút lưu không khả dụng hoặc danh sách loại trống, kiểm tra danh mục loại chi đã tải thành công. Hệ thống chặn dòng thiếu loại, số tiền không dương, mã trùng hoặc chi nhánh không hợp lệ.
Giao diện sửa đề nghị Nháp
Bấm Xem ở đề nghị nháp, sửa thông tin hoặc thêm/bớt khoản rồi Lưu. Có thể đổi ngày, người nhận, chi nhánh trong quyền cho phép và mã không trùng. Không có dropdown chuyển đề nghị Chi thành Thu ngoài bán hàng; hai loại chứng từ được xử lý ở màn hình riêng.
Loại chi đã ngừng hoạt động nhưng đang có trên chứng từ cũ có thể được giữ khi sửa để tra cứu. Tuy nhiên lúc Hoàn tất, mọi loại sử dụng đều phải đang hoạt động. Nếu lưu nháp được nhưng hoàn tất bị chặn loại ngừng hoạt động, đổi sang loại đúng đang sử dụng hoặc xử lý danh mục theo trách nhiệm quản trị.
Nhớ Lưu sửa đổi trước khi mở Hoàn tất. Popup hoàn tất tải dữ liệu đã lưu, không tự thu nhận những ô đang sửa dở trong một form khác.
Giao diện Hoàn tất đề nghị chi
Tại đề nghị Nháp, bấm Hoàn tất. Popup tải lại chi tiết và hiển thị Tổng tiền để kiểm tra; không có ô nhập số chi một phần.
Hình thức và trường có điều kiện
- Tiền mặt: mặc định khi mở popup; toàn bộ tổng đề nghị được ghi tiền ra quỹ tiền mặt.
- Chuyển khoản: hiện Tài khoản ngân hàng, bắt buộc chọn một tài khoản gắn với chi nhánh của đề nghị, không nhất thiết là chi nhánh đang đăng nhập của người hoàn tất.
- Ghi chú: diễn giải cho phiếu chi. Để trống dùng mô tả mặc định gắn mã đề nghị; nội dung được giới hạn còn 250 ký tự khi lưu vào phiếu.
Popup không có ngày thanh toán riêng; phiếu chi dùng Ngày chứng từ đã lưu. Ngày/người hoàn tất phản ánh thời điểm người dùng xác nhận, có thể khác ngày nghiệp vụ của phiếu.
Xác nhận và kết quả
Bấm Xác nhận khi đúng tổng, hình thức và tài khoản. Hệ thống kiểm tra:
- Đề nghị còn ở trạng thái Nháp và có khoản chi.
- Từng khoản dương, đúng loại chi, loại còn hoạt động.
- Ngân hàng được chọn thuộc chi nhánh chứng từ nếu chuyển khoản.
- Ngày chứng từ không sau hôm nay.
- Số dư hiện tại của quỹ/tài khoản trong POS đủ cho toàn bộ tổng chi.
Thành công sẽ ghi Đã hoàn tất, người/thời điểm hoàn tất, sinh một phiếu chi tổng và cập nhật sổ tiền. Hệ thống không thực hiện lệnh chuyển khoản bên ngoài. Nếu đóng popup thay vì xác nhận, đề nghị vẫn Nháp.
Nếu số dư không đủ, không đổi sang một tài khoản không thực chi chỉ để vượt kiểm tra. Đối chiếu số dư ghi nhận, các nghiệp vụ tiền vào còn thiếu và nguồn tiền thực tế. Kiểm tra dùng số dư hiện tại của POS; không coi thông báo đủ tiền là kiểm chứng sao kê ngân hàng hoặc khả năng chi ở mọi thời điểm quá khứ.
Đề nghị có các khoản cùng một nhóm thường sinh phiếu chi có nhãn nhóm đó. Nếu gộp nhiều nhóm chi, phiếu tổng có thể không có một loại chi duy nhất và hiện Chưa phân loại trên danh sách tiền; từng loại chi tiết vẫn còn ở đề nghị nguồn.
Giao diện đề nghị chi liên quan nhập kho, xuất kho hoặc sản xuất
Có thể mở form khoản chi ngay từ các chứng từ kho/sản xuất. Khi đó Loại tham chiếu/Mã tham chiếu thường được gắn sẵn và khóa để giữ liên kết.
Ở form tạo chứng từ nguồn, nút có thể là Xác nhận thay Lưu: đây là chế độ ghi khoản chi vào chứng từ đang soạn, chưa tạo đề nghị độc lập ngay. Đề nghị chỉ được lưu khi quy trình lưu nguồn thực hiện. Mã và chi nhánh có thể bị khóa trong chế độ này.
Ở chi tiết chứng từ đã tồn tại, lưu form đề nghị thường tạo/cập nhật đề nghị riêng. Sau đó vẫn cần hoàn tất tài chính để có phiếu chi. Việc hoàn tất phiếu nhập/xuất/sản xuất không tự xác nhận mọi khoản chi liên quan.
Với form chi phí tích hợp không yêu cầu nhập người nhận như form độc lập, dữ liệu thiếu đối tượng có thể được hệ thống điền theo người thao tác. Hãy mở đề nghị tại màn hình Tài chính kiểm tra đối tượng và các khoản trước khi hoàn tất, nhất là chi phí được tạo tự động từ nguồn.
Sửa đề nghị đã hoàn tất
Master hoặc tài khoản có quyền Sửa/xóa đề nghị chi đã hoàn tất mới sửa được từ màn hình danh sách này. Tài khoản không có quyền chỉ xem; cùng chứng từ mở từ một popup liên quan khác cũng có thể chỉ đọc dù người dùng có quyền trên màn hình chính.
Khi được phép sửa, thay đổi ngày, mã, đối tượng, chi nhánh và khoản chi rồi Lưu sẽ cập nhật phiếu chi đã sinh, gồm ngày, tổng tiền, đối tượng, nguồn và phân loại; hệ thống lưu lịch sử dữ liệu cũ/mới. Không chỉ đổi bản mô tả đề nghị.
Form sửa không có trường đổi hình thức/tài khoản thanh toán đã dùng. Vì vậy đổi chi nhánh không nên được hiểu là tài khoản ngân hàng cũ tự chuyển sang tài khoản của chi nhánh mới. Kiểm tra lại chứng từ tiền và sổ quỹ sau sửa.
Lưu sửa chứng từ hoàn tất cũng không thực hiện lại giao dịch ngân hàng hoặc trả thêm tiền mặt. Nếu sửa tăng số tiền, đường sửa hiện không thực hiện đầy đủ cùng kiểm tra số dư như bước Hoàn tất lần đầu; người có quyền phải đối chiếu biến động sổ sau khi lưu. Lý do/ghi chú khoản mục thay đổi không tự bảo đảm diễn giải chung trên phiếu tiền được viết lại theo cùng câu chữ.
Xóa đề nghị
Với Nháp, bấm Xóa và xác nhận sẽ đánh dấu đề nghị đã xóa, bỏ khỏi danh sách hoạt động; chưa có tiền đã chi để đảo. Không có màn hình khôi phục được cung cấp ở đây.
Với Đã hoàn tất, chỉ người có quyền được xóa. Hệ thống giữ lịch sử thay đổi, đánh dấu đề nghị xóa, gỡ phiếu chi đã sinh và xử lý dữ liệu sổ tiền liên quan theo cơ chế lưu chứng từ. Thao tác này thay số liệu POS, không lấy lại tiền đã chuyển cho người nhận.
Trước khi sửa/xóa khoản đã hoàn tất, đối chiếu nghiệp vụ gốc và tiền thực tế. Sau xử lý, kiểm tra danh sách phiếu chi, số dư và phần chi phí liên quan ở nhập/xuất/sản xuất để xác nhận kết quả.