Hướng dẫn quản lý loại thu và loại chi trên POS

Danh mục loại thu/chi dùng để làm gì?

Tài chính → Loại thu / Loại chi giúp doanh nghiệp phân loại chi tiết các khoản thu ngoài bán hàng và đề nghị chi. Ví dụ, dưới nhóm Dịch vụ mua ngoài có thể thêm loại Tiền điện để người lập đề nghị chọn đúng mục đích và người kiểm tra dễ nhận biết.

Tạo loại không tạo tiền, không sinh phiếu, không tự hạch toán một khoản thực tế. Danh mục cung cấp lựa chọn cho chứng từ. Người sử dụng cần quyền Tài chính → Thu Chi để truy cập chức năng này.

Giao diện danh sách loại thu/chi

Các dòng được chia thành Thu và Chi. Nhóm cha cố định được in đậm; loại doanh nghiệp tự tạo nằm thụt dưới nhóm với dấu mũi tên. Bảng gồm Phân loại, Mã, Tên, Nhóm cha, Trạng thái, Nguồn và nút thao tác.

• Phân loại Thu/Chi: xác định loại dùng cho khoản tiền vào hay tiền ra. Một loại thu không được chọn làm loại chi trên đề nghị chi.
• Mã: định danh của loại. Với loại tự tạo, hệ thống sinh mã bắt đầu USR; form không có trường tự nhập hoặc sửa mã.
• Tên: nội dung người dùng nhìn thấy khi chọn trên chứng từ. Nên đặt tên theo mục đích thu/chi, không đặt theo số tiền hoặc một lần giao dịch cụ thể.
• Nhóm cha: nhóm hệ thống mà loại chi tiết thuộc về. Nhóm quyết định cách tổng hợp/phân loại ở các nghiệp vụ sử dụng danh mục.
• Trạng thái Đang dùng/Ngừng dùng: quyết định loại tự tạo có được đưa vào danh sách lựa chọn hoạt động cho chứng từ mới hay không. Đây là trạng thái danh mục nội bộ POS, không phải bật/tắt nội dung trên website bán hàng.
• Nguồn Cố định/Tự định nghĩa: Cố định là nhóm do hệ thống cung cấp; Tự định nghĩa là loại riêng của doanh nghiệp, có thể sửa và được xóa khi chưa phát sinh sử dụng.

Tìm kiếm và lọc

Nhập Từ khóa theo mã hoặc tên, chọn Loại: Tất cả, Thu, Chi, chọn Trạng thái: Tất cả, Đang dùng, Ngừng dùng. Các lựa chọn lọc áp dụng lên danh sách đã tải; nút Tìm kiếm tải lại dữ liệu từ máy chủ.

Nhóm cha vẫn được giữ làm đầu mục khi lọc trạng thái Ngừng dùng. Vì vậy thấy nhóm cha mang nhãn Đang dùng trong kết quả này không có nghĩa bộ lọc bỏ qua trạng thái của loại con. Khi từ khóa khớp một loại con, hệ thống giữ nhóm cha của nó để người xem hiểu vị trí; tìm riêng tên nhóm không mặc định hiển thị mọi loại con không khớp từ khóa.

Nếu chưa thấy loại mới do người khác vừa thêm, bấm Tìm kiếm để lấy danh sách cập nhật. Màn hình này không có chức năng nhập Excel, xuất file hoặc kéo thả thay thứ tự.

Giao diện thêm Loại thu

Bấm Loại thu. Popup Thêm loại thu có ba nội dung:

1. Nhóm cha: bắt buộc, chọn Thu ngoài bán hàng. Đây là nhóm dành cho loại thu tùy chỉnh. Các loại tự sinh như Thu tiền bán hàng, Thu tiền công nợ khách hàng hoặc Góp vốn không phải nhóm để tự thêm loại con tại đây.
2. Tên loại: bắt buộc, tối đa 250 ký tự. Hệ thống bỏ khoảng trắng đầu/cuối và kiểm tra tên không trùng trong cùng nhóm, cùng phân loại của doanh nghiệp; khác chữ hoa/chữ thường không tạo ra một tên khác hợp lệ.
3. Đang sử dụng: mặc định bật. Bật để loại xuất hiện trong lựa chọn hoạt động; tắt để lưu danh mục nhưng chưa đưa vào sử dụng mới.

Bấm Lưu, đợi thông báo thành công và kiểm tra dòng nằm dưới đúng nhóm. Đóng bỏ nội dung chưa lưu. Không có dropdown đổi từ Thu sang Chi ngay trong popup; nếu đã bấm nhầm nút tạo, đóng rồi chọn đúng nút ngoài danh sách.

Giao diện thêm Loại chi và ý nghĩa từng nhóm cha

Bấm Loại chi. Các trường và cách lưu giống Loại thu, nhưng Nhóm cha có bảy lựa chọn:

• Lương nhân viên (thực nhận): phân loại số tiền lương thực chi cho nhân viên. Loại con có thể giúp phân biệt hình thức/khoản lương theo cách quản lý của doanh nghiệp; không tự tạo bảng lương.
• Các khoản trích theo lương: phân loại khoản đóng/trích liên quan lương. Người lập vẫn phải xác định số tiền cần ghi trên chứng từ.
• Dịch vụ mua ngoài: phân loại chi phí mua dịch vụ phục vụ hoạt động, chẳng hạn một loại con dùng riêng cho tiền điện. Việc chọn nhóm không tự tạo hợp đồng hoặc hóa đơn nhà cung cấp.
• Chi phí tài chính: phân loại các khoản chi có tính chất tài chính theo nghiệp vụ doanh nghiệp đã xác định. Không tự tính lãi từ tên loại.
• Mua vật liệu/dụng cụ sử dụng ngay không nhập kho: dùng để phân biệt khoản mua dùng ngay với quy trình nhập hàng vào kho. Ghi chi thuộc nhóm này không làm tăng tồn kho hay tạo phiếu nhập vật tư.
• Chi phí bằng tiền khác: phân loại khoản chi tiền khác cần theo dõi riêng, khi không sử dụng một nhóm chuyên biệt phù hợp hơn.
• Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước: phân loại khoản nộp đã được xác định. Chọn nhóm không tự tính thuế phải nộp và không tự gửi tờ khai.

Danh mục loại con do doanh nghiệp quản lý. Không có một danh sách tên loại con cố định dùng chung cho mọi cửa hàng. Chọn đúng nhóm trước khi sử dụng, vì sau khi phát sinh chứng từ sẽ không đổi được nhóm cha của loại đó.

Giao diện sửa loại tự định nghĩa

Bấm biểu tượng Sửa ở loại con. Có thể sửa tên và bật/tắt Đang sử dụng. Nhóm cố định không có nút sửa.

Khi nào đổi được Nhóm cha?

Chỉ loại chưa được dùng trên khoản mục chứng từ thu/chi mới đổi được nhóm cha. Khi đã được dùng, dropdown bị khóa và có thông báo “Loại đã phát sinh chứng từ nên không thể đổi nhóm cha”. Kiểm tra sử dụng không chỉ dựa vào việc chứng từ đã hoàn tất; một khoản mục trên nháp cũng có thể khiến loại bị khóa.

Quy tắc này giữ ý nghĩa phân loại của dữ liệu đã phát sinh. Nếu cần một nhóm khác cho nghiệp vụ mới, tạo loại mới dưới nhóm đúng và ngừng dùng loại cũ khi phù hợp, thay vì đổi ý nghĩa danh mục đang được chứng từ cũ sử dụng.

Đổi tên có sửa mọi chứng từ cũ không?

Tên danh mục được cập nhật cho lựa chọn và màn hình tra cứu danh mục. Các khoản mục/phiếu có thể đã lưu tên và mã tại thời điểm lập, nên không coi đổi tên danh mục là thao tác viết lại toàn bộ chứng từ lịch sử. Kiểm tra ngay chứng từ cụ thể nếu mục tiêu là điều chỉnh nội dung của chứng từ đó.

Ngừng dùng và bật lại

Bỏ chọn Đang sử dụng, bấm Lưu để ngừng cung cấp loại cho lựa chọn mới. Thao tác không xóa những khoản đã phát sinh và không tự đảo tiền của chứng từ cũ.

Một chứng từ nháp đang dùng loại đã ngừng có thể vẫn giữ lựa chọn cũ khi mở sửa, nhưng bước Hoàn tất yêu cầu loại còn hoạt động. Nếu bị chặn, chọn loại đúng đang hoạt động hoặc để người có trách nhiệm bật lại loại cũ khi có căn cứ.

Để bật lại, lọc Ngừng dùng hoặc Tất cả, mở Sửa, chọn Đang sử dụng rồi Lưu. Các form đang mở trước đó có thể cần đóng và mở lại để tải lựa chọn mới.

Xóa loại chưa sử dụng

Nút Xóa chỉ xuất hiện cho loại tự định nghĩa được máy chủ xác định chưa sử dụng. Bấm Xóa, đọc tên loại trong xác nhận rồi xác nhận nếu thực sự không còn cần.

Máy chủ kiểm tra lại khi xóa. Nếu người khác vừa sử dụng loại trên chứng từ sau khi bạn tải danh sách, hệ thống có thể từ chối dù nút Xóa vẫn đang hiện. Hãy tải lại và dùng trạng thái Ngừng dùng cho loại đã phát sinh.

Không xóa được nhóm hệ thống hoặc loại đã có khoản mục tham chiếu. Việc đánh dấu xóa chứng từ không có nghĩa mọi dữ liệu tham chiếu lịch sử đã bị loại; vì vậy loại vẫn có thể bị chặn xóa. Màn hình không có thùng rác hoặc thao tác khôi phục loại đã xóa.

Phân biệt nhóm tùy chỉnh với loại hệ thống tự sinh

POS có các loại gắn trực tiếp với nghiệp vụ như Thu tiền bán hàng, Thu tiền công nợ khách hàng, Khách hàng tạm ứng, Hoàn tiền do khách trả hàng, Thanh toán tiền vốn mua hàng, Chi phí mua hàng khác, Thanh toán công nợ nhà cung cấp, Tạm ứng mua hàng từ nhà cung cấp, Góp vốn và Rút vốn.

Chúng giúp phân loại phiếu do quy trình tương ứng tạo ra, không phải toàn bộ đều là mục có thể sửa hoặc chọn trên màn hình Loại thu / Loại chi. Không thêm một loại con trùng tên rồi ghi lại khoản đã được nghiệp vụ gốc xử lý: tên giống nhau không tạo liên kết đến đơn hàng/công nợ và có thể khiến tiền bị ghi hai lần.

Ví dụ, thêm loại Tiền điện dưới Dịch vụ mua ngoài chỉ tạo lựa chọn. Muốn ghi khoản chi, lập đề nghị chi với loại này, lưu và hoàn tất theo tiền thực trả. Muốn thu nợ khách hàng, dùng màn hình công nợ để tiền thu được phân bổ vào khoản nợ đúng.

Hướng dẫn liên quan

• Hướng dẫn lập và hoàn tất đề nghị chi.
• Hướng dẫn ghi nhận thu ngoài bán hàng.
• Hướng dẫn phiếu thu, phiếu chi và sổ quỹ.