Hướng dẫn đọc 12 báo cáo kinh doanh và đối chiếu số liệu POS

Bài này dùng khi đã biết cách mở Tổng quan kinh doanh và cần đọc một báo cáo cụ thể. Các cột, phân loại và mốc ngày dưới đây giúp xác định vì sao số liệu chênh lệch. Mở Báo cáo trong menu rồi chọn báo cáo cần xem; bảng báo cáo dùng để tra cứu, không phải nơi sửa trực tiếp giao dịch.

Chuẩn bị một lần đối chiếu

Kiểm tra tên chi nhánh và thời điểm cập nhật ở đầu trang. Tài khoản chủ có thể chọn Toàn doanh nghiệp hoặc một chi nhánh; nhân viên xem chi nhánh được giao. Hiệu quả kinh doanh, Dòng tiền, Yêu cầu thu / chi và So sánh chi nhánh chỉ hiển thị cho tài khoản chủ.

Với tài khoản chủ, các báo cáo Bán hàng, Sản phẩm bán chạy, Hiệu quả kinh doanh và So sánh chi nhánh còn có Giá vốn, Lợi nhuận gộp và Biên gộp. Bán hàng, Hiệu quả kinh doanh và So sánh chi nhánh có thêm Chi phí ghi nhận và LN sau chi phí ghi nhận; Sản phẩm bán chạy không có hai cột chi phí này. Nhân viên không thấy các cột giá vốn và lợi nhuận này. Cách đọc công thức và dấu “—” được giải thích ở mục Hiệu quả kinh doanh bên dưới.

Với báo cáo theo kỳ, chọn Từ ngày/Đến ngày, tối đa 366 ngày tính cả hai đầu, hoặc chọn mốc thời gian nhanh. Tìm kiếm tối đa 200 ký tự và chọn Phân loại nếu có, sau đó bấm Áp dụng. Đổi mốc thời gian nhanh tự tải theo mốc đó. Làm mới tải lại kết quả đang chọn; Tổng quan trở về trang tổng hợp.

Báo cáo ghi Số liệu hiện tại sẽ bao gồm việc còn lại từ những ngày trước và không dùng hai ô ngày để giới hạn như một báo cáo phát sinh. Từng nhóm dưới đây chỉ rõ trường hợp này. Khi thay phân loại của Hóa đơn hoặc Yêu cầu thu / chi, chú ý chế độ có thể đổi giữa hiện tại và trong kỳ.

Bán hàng: doanh thu khác thực thu

Mỗi dòng theo ngày, gồm Đơn hoàn tất, Doanh thu trước trả, Giá trị trả hàng, Doanh thu thuần, Phí giao hàng và Thực thu bán hàng. Doanh thu ghi theo ngày hoàn tất đơn; hàng trả ghi giảm vào ngày trả. Doanh thu thuần chưa VAT đã phân bổ chiết khấu, Voucher, điểm và phụ thu. Phí giao hàng đứng riêng.

Ảnh minh họa màn hình Bán hàng trên điện thoại: đặt khoảng ngày, chọn Chi nhánh, nhập Từ khóa rồi bấm Áp dụng. Ví dụ đang nhập từ khóa không có kết quả nên các chỉ số bằng 0 và biểu đồ chưa có dữ liệu; hãy xóa hoặc đổi từ khóa, kiểm tra lại ngày và chi nhánh trước khi kết luận không phát sinh bán hàng. Nút Tổng quan quay về trang tổng hợp; Xuất trang CSV và In trang áp dụng cho kết quả đang xem.

Báo cáo bán hàng và bộ lọc trên Dybi POS. Tên và số liệu trong ảnh là dữ liệu minh họa.

Thực thu bán hàng gồm khoản thu bán và thu nợ trong kỳ; vì vậy có thể thu tiền hôm nay cho doanh thu đã ghi ngày trước. Muốn giải thích chênh lệch, đối chiếu ngày hoàn tất, ngày trả và ngày phiếu thu, không chỉ cộng tiền của những đơn vừa tạo.

Đơn cần xử lý: bốn nhóm công việc hiện tại

• Chờ xác nhận: đơn chưa có mốc xác nhận.
• Chờ gửi / thanh toán: đã xác nhận nhưng chưa đến mốc gửi hoặc hoàn tất phù hợp.
• Đang giao: đã gửi và chưa hoàn tất.
• Còn phải thu: đơn đã hoàn tất nhưng còn khoản phải thu hợp lệ.

Các cột gồm Mã đơn, Ngày tạo, Khách hàng, Chi nhánh, Trạng thái, Tiền hàng sau VAT, Còn phải thu và Số ngày chờ. Ngày chờ tính từ ngày tạo; không phải số ngày quá hạn thanh toán. Khoản còn phải thu lấy từ công nợ đã hoàn tất và phần giảm đã phân bổ. Đơn mới đang xử lý có thể chưa có công nợ nên số này bằng 0, dù vẫn chưa đến bước thanh toán.

Lấy mã đơn để tìm trong danh sách đơn hàng khi cần xử lý. Bảng báo cáo hiện hiển thị dữ liệu, không có nút sửa từng chứng từ ngay trên dòng.

Sản phẩm bán chạy: đọc theo cặp sản phẩm và đơn vị

Bảng có Mã sản phẩm, Sản phẩm, ĐVT, SL bán, SL trả và Doanh thu thuần, sắp theo doanh thu. Một sản phẩm có thể thành nhiều dòng nếu bán nhiều đơn vị. Không cộng số chai, thùng và kg thành một tổng lượng hàng chung.

Với Combo, doanh thu được phân bổ về thành phần theo tỷ trọng giá thành phần, hoặc theo lượng khi không có giá làm cơ sở. Vì vậy giá trị dòng thành phần không nhất thiết bằng giá niêm yết nhân lượng bán lẻ độc lập. Kiểm tra cả Combo gốc khi cần giải thích.

Tồn kho: hiện tại, theo từng sản phẩm và kho

Chỉ dùng được khi doanh nghiệp bật quản lý tồn. Bảng có mã/tên sản phẩm, kho, đơn vị cơ bản, tồn hiện tại, ngưỡng cảnh báo và trạng thái. Sản phẩm đang hoạt động có quản lý tồn nhưng chưa phát sinh kho được tính tồn 0. Kho dùng chung giữa nhiều chi nhánh được tính một lần.

• Dưới ngưỡng cảnh báo: tồn nhỏ hơn hoặc bằng ngưỡng, có thể gồm hết/âm.
• Hết hàng / tồn âm: tồn nhỏ hơn hoặc bằng 0.
• Đủ hàng: tồn lớn hơn ngưỡng.

Tài khoản chủ thấy thêm Giá trị tồn theo vốn. Đây không phải ảnh chụp tồn của một ngày quá khứ; để đối chiếu lịch sử, dùng sổ/chứng từ kho có mốc ngày. Không suy ra giá trị tồn bằng giá bán nhân lượng.

Trả hàng / từ chối: giá trị trả chưa VAT

Chọn Trả hàng hoặc Từ chối nhận. Các cột gồm mã đơn, ngày phát sinh, chi nhánh, khách, loại, sản phẩm, SL trả, ĐVT, giá trị trả và lý do. Hàng trả tính theo ngày trả; mỗi dòng hàng có thể tạo một dòng kết quả.

Từ chối nhận thể hiện toàn đơn, không có lượng hoặc số tiền trả hàng để cộng như một khoản hoàn. Vì đơn chưa ghi nhận doanh thu thành công, báo cáo không lấy giá trị đơn từ chối làm tiền trả hàng. Đối chiếu phiếu tiền riêng nếu đã nhận đặt trước và cần hoàn.

Hóa đơn điện tử: trong kỳ hoặc cần xử lý mọi ngày

• Đã phát hành: đơn có thông tin hóa đơn đã lưu.
• Chưa phát hành: chưa có hóa đơn và chưa ghi nhận lần thử.
• Đã thử, chưa thành công: chưa có hóa đơn nhưng đã có yêu cầu xử lý.
• Cần xử lý (mọi ngày): tìm đơn hoàn tất chưa có hóa đơn qua các ngày, bỏ giới hạn kỳ tương ứng.

Bảng có Mã đơn, Ngày hoàn tất, Chi nhánh, Khách hàng, Số hóa đơn, Trạng thái và Lần thử gần nhất. Nhóm thường lọc theo ngày hoàn tất của đơn, không phải ngày bấm phát hành. Chưa phát hành chưa chắc là lỗi. Trước khi gửi lại, tra cứu kết quả lần trước và cấu hình; không dùng báo cáo để kết luận cần phát hành lặp.

Khuyến mãi đang áp dụng: ba loại chương trình

Đây là danh sách tại thời điểm xem, phân loại Flash sale, Voucher hoặc Combo. Bảng trình bày Chương trình, Loại, Bắt đầu, Kết thúc và Điều kiện chính. Flash Sale/Voucher còn xét hoạt động, thời gian và phạm vi; Combo hoạt động dùng chung doanh nghiệp.

Có tên trong báo cáo không bảo đảm mọi đơn đều dùng được. Voucher còn cần mã hợp lệ, lượt và điều kiện đơn. Đọc cấu hình chương trình và kiểm tra tại bước áp dụng, không chỉ nhìn tổng số chương trình đang có.

Công nợ: phân biệt phạm vi của chủ và nhân viên

Tài khoản chủ xem Đối tượng, Nhóm, Chiều công nợ, Phải thu và Phải trả, có phân loại hai chiều riêng. Một đối tượng có thể xuất hiện theo hai chiều nên số dòng không phải số khách duy nhất. Dư nợ dùng các nghiệp vụ hoàn tất tới thời điểm báo cáo, không phải doanh thu trừ tiền thu trong khoảng ngày.

Nhân viên xem các đơn còn phải thu tại chi nhánh, gồm Mã đơn, Ngày tạo, Khách hàng và Còn phải thu. Cả hai góc nhìn là số hiện tại; chưa có phân loại quá hạn trong báo cáo này. Muốn thu một phần, cấn trừ hoặc xem phân bổ, chuyển tới nghiệp vụ Công nợ của đúng đối tượng.

Hiệu quả kinh doanh: điều kiện để có giá vốn và lợi nhuận

Báo cáo dành cho tài khoản chủ, theo ngày, dùng cùng cơ sở bán và trả hàng. Có thêm Giá vốn, Lợi nhuận gộp, Biên gộp, Chi phí ghi nhận và LN sau chi phí ghi nhận. Lợi nhuận gộp bằng doanh thu thuần chưa VAT trừ giá vốn; biên gộp lấy lợi nhuận gộp chia doanh thu khi doanh thu dương.

Giá vốn gắn chứng từ kho của đơn. Nếu thiếu hoặc chưa đủ chứng từ cho một dòng cần giá vốn, số liên quan có thể là “—”, không phải 0. Dịch vụ có giá vốn bằng 0 trong phép tính này; các chi phí liên quan cần được ghi nhận đúng nghiệp vụ.

Chi phí ở đây lấy nhóm hoạt động/tài chính đã hoàn tất được hỗ trợ, không bao gồm mọi khoản tiền đi ra như mua hàng tồn, trả nợ hoặc rút vốn. LN sau chi phí ghi nhận bằng lợi nhuận gộp trừ phần chi phí đó; chưa phải lợi nhuận kế toán sau thuế.

Dòng tiền: đọc ngày chứng từ và điều chuyển

Bảng có Ngày chứng từ, Số phiếu, Chi nhánh, Nguồn tiền, Đối tượng, Loại thu / chi, Diễn giải, Thu, Chi và Thuần. Phân loại gồm Thu (trừ điều chuyển), Chi (trừ điều chuyển) hoặc Điều chuyển nội bộ. Chọn Tất cả tính cả điều chuyển, nên không diễn giải toàn bộ Tổng thu thành tiền từ khách.

Số dư đầu/cuối kỳ toàn doanh nghiệp và biểu đồ số dư tài khoản chỉ xuất hiện khi xem Toàn doanh nghiệp, không có từ khóa hoặc loại phiếu. Khi xem một chi nhánh, báo cáo trình bày các phát sinh tại đó, không chia số dư của tài khoản dùng chung thành số dư độc lập cho chi nhánh.

Yêu cầu thu / chi: chờ hiện tại và hoàn tất trong kỳ

Chọn Đang chờ (mọi ngày) để theo dõi các yêu cầu chưa hoàn tất, kể cả ngày trước. Chọn Hoàn tất trong kỳ để lọc theo khoảng ngày. Bảng có Mã yêu cầu, Ngày chứng từ, Chi nhánh, Đối tượng, Loại, Số tiền và Trạng thái; chỉ tiêu gồm số yêu cầu, giá trị đang chờ và giá trị hoàn tất.

Yêu cầu đang chờ không phải khoản tiền đã thu/chi. Khi đối chiếu với Dòng tiền, kiểm tra phiếu được sinh lúc hoàn tất; không cộng cả giá trị yêu cầu và phiếu tiền thành hai giao dịch.

So sánh chi nhánh: cùng cơ sở, nhóm theo điểm bán

Tài khoản chủ dùng cùng chỉ tiêu bán, trả, thực thu, giá vốn và chi phí, nhưng mỗi dòng là một chi nhánh. Biểu đồ doanh thu hiển thị tối đa 12 chi nhánh; bảng vẫn có phạm vi và phân trang riêng. Không coi việc một chi nhánh không nằm trên biểu đồ là không có dữ liệu.

Giữ cùng kỳ và kiểm tra các khoản ghi theo chi nhánh trước khi so sánh. Mức doanh thu cao không tự có nghĩa lợi nhuận cao; dấu “—” ở giá vốn cần được xử lý trước khi kết luận.

Xuất trang và xử lý số liệu không khớp

Chọn 20, 50 hoặc 100 dòng/trang và dùng Trước/Sau. Tổng và biểu đồ tính trên toàn bộ kết quả đã lọc. Xuất trang CSV chỉ lấy các dòng danh sách của trang hiện tại. In trang in báo cáo đang mở, gồm các chỉ tiêu, biểu đồ và những dòng đang xem; không tự lấy tiếp các trang danh sách còn lại. Kiểm tra số trang để tránh hiểu một lần xuất hoặc in là toàn bộ kết quả. Báo cáo không có dữ liệu phù hợp là một kết quả của bộ lọc, khác với Chưa tải được số liệu.

Mở Cách đọc số liệu để xem ghi chú riêng. Khi chênh lệch, ghi lại báo cáo, chi nhánh, kỳ, phân loại, mã đơn/phiếu và số đang cần giải thích; tra chứng từ ở màn hình nghiệp vụ tương ứng. Sau khi chỉnh đúng nghiệp vụ, Làm mới và đối chiếu lại. Không sửa một khoản thu/chi khác chỉ để làm tổng cân.

Để bắt đầu từ màn hình chung, xem hướng dẫn Tổng quan kinh doanh và Tổng quan kinh doanh.