Hướng dẫn xem Dashboard và hiểu số liệu tổng quan POS
Hiểu các chỉ số Dashboard Dybi POS: doanh thu, giá vốn, lợi nhuận, đơn hàng và tồn kho; biết phạm vi dữ liệu và cách đối chiếu chênh lệch.
Dashboard là màn hình tổng quan giúp người quản lý nhận biết đơn cần xử lý, hàng sắp hết và diễn biến bán hàng, chi phí, giá trị kho theo kỳ. Từ đây, bạn mở nhanh danh sách đơn, danh sách tồn kho hoặc tạo đơn mới. Các con số tổng hợp cần được đọc cùng phạm vi và cách tính của từng khối; chúng không thay thế việc đối chiếu chứng từ chi tiết.
Giao diện tổng quan và quyền truy cập
Mở trang chủ POS sau khi đăng nhập. Phía trên có ba ô Đơn hàng mới, Hàng tồn sắp hết và Tạo đơn hàng. Người có quyền Xem báo cáo được xem thêm các bảng Tình hình hoạt động kinh doanh, Thống kê giá trị xuất nhập tồn và Thống kê bán hàng.
Các khối tải dữ liệu riêng. Dấu … cho biết đang tải; dấu — kèm thông báo lỗi cho biết chưa lấy được dữ liệu. Không đọc hai dấu này như số 0. Một bảng đã tải xong không chứng minh các bảng còn lại đã tải thành công. Nếu lỗi, đọc thông báo của chính khối đó, kiểm tra kết nối và tải lại trang.
Nút dấu trừ ở tiêu đề bảng thu gọn phần chi tiết. Nút dấu nhân loại khối khỏi màn hình đang xem; đây không phải thao tác xóa báo cáo hoặc chứng từ. Mở lại trang để xem lại bố cục ban đầu.
Giao diện các ô tác vụ nhanh
Đơn hàng mới
Số hiển thị đếm các đơn bán lẻ chưa xác nhận, chưa gửi và chưa nhận, theo doanh nghiệp và phạm vi chi nhánh của tài khoản. Đây là đơn đang chờ xử lý, không phải tổng đơn được tạo trong hôm nay. Một đơn cũ chưa được xử lý vẫn có thể được tính.
Bấm Chi tiết để vào danh sách đơn. Tại danh sách, dùng bộ lọc và mở từng đơn để kiểm tra khách hàng, sản phẩm và trạng thái trước khi xác nhận hoặc giao hàng. Việc bấm ô Dashboard chỉ điều hướng, không tự chuyển trạng thái đơn.
Hàng tồn sắp hết
Ô này phản ánh số sản phẩm đang hoạt động, có quản lý tồn và có tổng số lượng tồn nhỏ hơn hoặc bằng mức cảnh báo đã khai báo cho sản phẩm. Sản phẩm chưa có phát sinh tồn có thể được xét với số lượng 0. Ngưỡng cảnh báo quyết định sản phẩm nào được đưa vào danh sách; không có một ngưỡng chung áp dụng cho mọi mặt hàng.
Bấm Chi tiết để mở danh sách tồn kho với điều kiện cảnh báo sắp hết. Kiểm tra đúng kho, đơn vị tính và các phiếu chưa hoàn thành trước khi quyết định nhập hàng.
Trong phiên bản này, số liệu cảnh báo chỉ được tải khi tài khoản có quyền Xem báo cáo, trong khi ô vẫn có thể xuất hiện với người không có quyền. Vì vậy, số 0 ở tài khoản thiếu quyền không đủ để kết luận mọi mặt hàng còn đủ tồn. Phạm vi đếm cảnh báo là sản phẩm trong doanh nghiệp; không mặc định số đếm luôn bằng danh sách của riêng một kho đang lọc.
Tạo đơn hàng
Bấm Tạo đơn hàng để chuyển sang màn hình bán hàng. Dashboard không yêu cầu nhập sản phẩm, khách hay phương thức thanh toán. Các thông tin đó được xử lý ở màn hình đơn và phụ thuộc quyền, chi nhánh, loại hình kinh doanh đang cấu hình.
Giao diện Tình hình hoạt động kinh doanh
Mỗi dòng tương ứng một kỳ kế toán đã có trong hệ thống, với ngày bắt đầu thuộc năm hiện tại trở đi. Không có kỳ phù hợp thì bảng có thể không có dòng, dù đã có đơn hàng. Các đơn được tổng hợp theo những mốc thanh toán, gửi hoặc nhận liên quan đến kỳ; ngày tạo đơn không phải tiêu chí duy nhất.
Ý nghĩa từng cột
- Giá vốn hàng hóa: giá vốn từ hàng đã xuất hoàn thành cho các đơn thuộc phạm vi, có tính khoản nhập trả tương ứng. Giá trị phụ thuộc dữ liệu kho và phương pháp tính giá vốn; không lấy trực tiếp từ giá bán sản phẩm.
- Doanh thu: tổng giá trị đơn đã nhận, không thuộc trường hợp không nhận, gồm thuế và phí giao hàng theo dữ liệu đơn. Đơn mới tạo chưa nhận không tự trở thành doanh thu trong cột này.
- Lợi nhuận gộp: doanh thu trừ giá vốn.
- Chi phí: các khoản trong đề nghị chi loại Chi đã hoàn thành, theo ngày và chi nhánh được báo cáo. Khoản dự thảo hoặc chưa hoàn thành chưa được tính theo đường tổng hợp này.
- Lợi nhuận ròng: lợi nhuận gộp trừ chi phí hiển thị trên bảng.
- Đang xử lý: tổng giá trị các đơn được đưa vào kỳ nhưng chưa có ngày nhận, gồm phí giao hàng nếu có.
- Nợ phải thu: với các đơn đã nhận, tổng giá trị đơn và phí giao hàng trừ tiền đặt cọc/đã ghi nhận tại trường Deposit của đơn. Cần đối chiếu thêm màn hình Công nợ để kiểm tra phân bổ và các chứng từ thanh toán thực tế.
- Nợ phải trả: trong bảng tổng quan hiện tại, giá trị này được lấy bằng số tiền Đang xử lý. Không dùng riêng cột này như tổng công nợ phải trả nhà cung cấp của toàn doanh nghiệp.
Bảng bán hàng được giới hạn theo chi nhánh của tài khoản khi có chi nhánh; tài khoản không gắn chi nhánh có thể tổng hợp rộng hơn. Chi phí cũng có điều kiện chi nhánh riêng. Khi so sánh hai tài khoản, cần kiểm tra phạm vi trước khi kết luận dữ liệu bị lệch.
Cách đối chiếu khi thấy chênh lệch
Chọn kỳ cần xem, xác định các đơn đã nhận và các phiếu kho đã hoàn thành trong phạm vi. Sau đó kiểm tra ngày thanh toán, ngày nhận, phí giao hàng, trả hàng và các khoản chi hoàn thành. Đơn đã tạo nhưng chưa nhận hoặc phiếu kho còn dở dang có thể làm doanh thu và giá vốn chưa ghi nhận đồng thời.
Số tiền trên giao diện được định dạng không có chữ số thập phân. Nếu cần kiểm tra chênh lệch nhỏ, mở chứng từ để xem dữ liệu gốc; không suy ra số lưu trong hệ thống đã bị làm tròn chỉ từ cách hiển thị ở Dashboard.
Giao diện Thống kê giá trị xuất nhập tồn
Mỗi kho có ba cột Nhập, Xuất, Tồn, và mỗi dòng là một kỳ. Đây là giá trị tiền của kho, không phải số lượng sản phẩm. Với tài khoản có chi nhánh, danh sách kho dựa trên kho gắn với chi nhánh; khi không giới hạn chi nhánh, hệ thống có thể lấy nhiều kho của doanh nghiệp.
- Nhập: giá trị nhập được tổng hợp cho kỳ và kho đó.
- Xuất: giá trị xuất được tổng hợp cho kỳ và kho đó.
- Tồn: giá trị tồn cuối kỳ, có tính số dư/phát sinh trước kỳ theo dữ liệu kho.
Không cộng số lượng các mặt hàng có đơn vị khác nhau để đối chiếu với cột Tồn vì cột này là tiền. Khi cần biết còn bao nhiêu sản phẩm hoặc serial nào, dùng màn hình Tồn kho/Tra cứu hàng hóa.
Dòng Tổng ở cuối bảng cộng các dòng kỳ đang hiển thị. Đặc biệt, tổng của nhiều số tồn cuối kỳ không phải số tồn tại thời điểm hiện tại. Muốn biết giá trị cuối một kỳ, đọc chính dòng kỳ đó. Nếu các kỳ được khai báo chồng ngày, một phát sinh có thể tham gia nhiều dòng kỳ.
Giao diện Thống kê bán hàng
Bảng thể hiện Số lượng đơn và Tổng tiền theo các nhóm: Tổng đơn, Chưa gửi, Đang gửi, Đã nhận, Không nhận, Trả hàng, Giao hàng và Chuyển khoản. Dùng cặp số lượng/tiền để phân biệt nhiều đơn giá trị nhỏ với ít đơn giá trị lớn.
Các nhóm phản ánh những khía cạnh khác nhau: nhóm trạng thái xử lý, cách giao hàng và hình thức thanh toán. Chúng không phải tất cả đều loại trừ lẫn nhau; một đơn đã nhận có thể đồng thời là đơn giao hàng và chuyển khoản. Không cộng toàn bộ các cột để suy ra Tổng đơn.
Khi cần xử lý một nhóm đơn, mở danh sách Đơn hàng và dùng bộ lọc tương ứng. Bảng Dashboard dùng để nhận diện tình hình; thao tác sửa, xác nhận, thanh toán, trả hàng được thực hiện trên đơn cụ thể.