Hướng dẫn cấu hình loại hình đăng ký kinh doanh, thuế và chế độ kế toán
Giải thích lựa chọn Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh, phương pháp GTGT và chế độ kế toán trong POS, cùng các giá trị tự đổi khi lưu cấu hình.
Mục đích và phạm vi
Các lựa chọn này xác định cách POS tổ chức trường thuế, giá bán, ngành hàng và chế độ sổ kế toán cho doanh nghiệp. Chúng thuộc phạm vi toàn doanh nghiệp, không phải cấu hình riêng từng chi nhánh. Tài khoản chính có quyền cấu hình mở Cài đặt → Cấu hình hệ thống → Cấu hình chung cho doanh nghiệp.
Bài viết giải thích cách phần mềm xử lý các lựa chọn. Cần chọn giá trị tương ứng với phương pháp doanh nghiệp thực tế đang áp dụng; việc có một lựa chọn trong POS không tự xác định nghĩa vụ thuế của đơn vị.
Giao diện chọn loại hình đăng ký kinh doanh
Trường Loại hình đăng ký kinh doanh có hai lựa chọn:
- Doanh nghiệp: cho phép chọn phương pháp GTGT và phương pháp tính giá xuất kho trong các giá trị hệ thống hỗ trợ. Chế độ kế toán được chọn trong TT58, TT133 hoặc TT99.
- Hộ kinh doanh: POS bắt buộc phương pháp GTGT là Trực tiếp và giá xuất kho là Bình quân. Chế độ kế toán được chọn trong TT152 hoặc TT58.
Đừng nhầm trường này với Loại hình kinh doanh của chi nhánh. Retail/F&B nói về cách bán hàng; Doanh nghiệp/Hộ kinh doanh nói về loại hình đăng ký và các ràng buộc cấu hình tương ứng.
Thao tác đổi và các giá trị tự điều chỉnh
- Ghi nhận phương pháp thuế, phương pháp kho và chế độ kế toán đang dùng.
- Chọn loại hình đăng ký đúng.
- Đợi thông báo lưu và màn hình tải lại.
- Kiểm tra lại cả ba trường phụ thuộc trước khi tiếp tục giao dịch.
Khi chuyển sang Hộ kinh doanh, hệ thống ghi lại phương pháp GTGT thành Trực tiếp và giá xuất kho thành Bình quân, không chỉ khóa ô trên giao diện. Nếu chế độ kế toán cũ không thuộc TT152/TT58, hệ thống chuyển về TT152. Nếu giá trị cũ đã là TT152 hoặc TT58 thì giữ lại.
Khi chuyển sang Doanh nghiệp, nếu chế độ kế toán cũ không thuộc TT58/TT133/TT99 thì hệ thống chuyển về TT58. Hệ thống không tự khôi phục phương pháp thuế hoặc phương pháp kho từng dùng trước khi chuyển sang Hộ kinh doanh; phải kiểm tra và chọn lại nếu cần.
Giao diện chọn phương pháp tính thuế GTGT
Khấu trừ
POS phân biệt giá trước thuế, thuế GTGT và giá sau thuế ở các chức năng liên quan. Khi khai báo sản phẩm, người dùng có thể cần nhập giá trước/sau thuế và chọn VAT. Các giá trị VAT trên nguồn lựa chọn gồm Không kê khai, Không chịu thuế, 0%, 5%, 8%, 10%; hai lựa chọn đầu không được hiểu là cùng một ý nghĩa với thuế suất 0%.
Trên nhóm sản phẩm, phần chọn ngành hàng dùng tỷ lệ doanh thu được xử lý khác với phương pháp Trực tiếp. Trong luồng tạo hóa đơn điện tử, POS dùng nhánh tạo hóa đơn GTGT. Kiểm tra lại VAT của từng sản phẩm và nội dung hóa đơn trước khi phát hành.
Trực tiếp
Giá bán được trình bày theo cách của phương pháp trực tiếp thay vì yêu cầu người bán phân chia giá trước/sau VAT như nhánh khấu trừ. Nhóm sản phẩm có thể yêu cầu chọn ngành hàng để xác định tỷ lệ liên quan đến doanh thu. Luồng hóa đơn điện tử sử dụng nhánh hóa đơn bán hàng.
Không suy ra rằng chọn Trực tiếp làm mất mọi thông tin thuế đầu vào: chứng từ mua vào vẫn có thông tin thuế phục vụ ghi nhận giá trị mua hàng theo luồng nhập kho. Cần khai báo đúng hóa đơn nguồn.
Khi nào không sửa được?
Nếu loại hình là Hộ kinh doanh, danh sách bị khóa ở Trực tiếp. Đây là ràng buộc cả ở giao diện và bước lưu trên máy chủ. Không thể mở khóa bằng cách chọn chi nhánh khác. Nếu loại hình đăng ký đang bị khai báo sai, cần sửa đúng loại hình trước rồi kiểm tra lại các cấu hình phụ thuộc.
Giao diện chọn chế độ kế toán
Danh sách hiển thị theo loại hình đăng ký:
- TT152 – Áp dụng cho hộ kinh doanh: có trong lựa chọn của Hộ kinh doanh và là giá trị dự phòng khi chuyển sang Hộ kinh doanh mà chế độ cũ không phù hợp.
- TT58 – Áp dụng cho doanh nghiệp siêu nhỏ: có ở cả hai loại hình trong POS; cũng là giá trị dự phòng khi chuyển sang Doanh nghiệp từ một chế độ không nằm trong danh sách doanh nghiệp.
- TT133 – Áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: chỉ có trong danh sách Doanh nghiệp.
- TT99 – Áp dụng cho tất cả doanh nghiệp: chỉ có trong danh sách Doanh nghiệp.
Các tên trên là nhãn lựa chọn của phần mềm. Việc chọn một chế độ không đồng nghĩa mọi mẫu biểu của chế độ đó đều đã được triển khai trong bản POS đang dùng. Sau khi chọn, vào Kế toán → Sổ kế toán để kiểm tra các mẫu thực tế được cung cấp.
Chọn giá trị sẽ lưu ngay. Nếu máy chủ báo chế độ không phù hợp với loại hình đăng ký kinh doanh, kiểm tra lại loại hình đang có hiệu lực và tải lại trang; không chỉ dựa vào danh sách còn mở từ trước khi đổi loại hình.
Kỳ kế toán và số chữ số thập phân
Kỳ kế toán xác định đơn vị kỳ được hệ thống dùng trong các xử lý cần phân kỳ. Các lựa chọn là Tháng, Quý hoặc Năm. Đây có thể là cấu hình do cấp quản trị thiết lập, không hiển thị trong tài khoản cửa hàng. Khi dùng cách tính giá vốn bình quân Theo từng kỳ, kỳ này có liên quan trực tiếp đến tập nhập và xuất được xét cùng nhau.
Số chữ số thập phân là độ chính xác số học dùng ở các vị trí đọc cấu hình này. Giá trị seed là 2, nhưng doanh nghiệp có thể đã lưu giá trị khác. Nhập số rồi bấm Lưu cạnh ô. Phân biệt với Làm tròn thành tiền trong nhóm hóa đơn: đó là một cấu hình riêng cho bước lập hóa đơn.
Kiểm tra kết quả và lỗi thường gặp
- Không thấy toàn bộ nhóm doanh nghiệp: kiểm tra đang đăng nhập tài khoản chính và có quyền cấu hình.
- Không thấy TT133/TT99: kiểm tra loại hình đăng ký, vì Hộ kinh doanh chỉ có TT152/TT58 trong danh sách.
- Đổi loại hình xong phương pháp thuế hoặc giá kho thay đổi: đây là bước chuẩn hóa tự động đã nêu ở trên; kiểm tra lại trước khi dùng.
- Không thấy trường giá vốn: kiểm tra thêm công tắc quản lý tồn kho; đây là điều kiện riêng với loại hình đăng ký.
- Đã sửa ô số nhưng mở lại vẫn cũ: cần bấm nút Lưu cạnh chính ô đó và nhận thông báo thành công.