Hướng dẫn cấu hình hóa đơn điện tử và làm tròn thành tiền

Màn hình này dùng để làm gì?

Nhóm Cấu hình hóa đơn lưu thông tin POS dùng để kết nối dịch vụ hóa đơn điện tử và dựng yêu cầu hóa đơn. Vào Cài đặt → Cấu hình hệ thống, chọn đúng chi nhánh rồi mở nhóm hóa đơn. Cần có quyền cấu hình; các thông tin kết nối thuộc chi nhánh, còn Làm tròn thành tiền thuộc doanh nghiệp.

Hoàn thành cấu hình không đồng nghĩa đã phát hành hóa đơn. Phát hành là thao tác riêng ở nghiệp vụ hóa đơn/đơn hàng. Không phát hành thử trên đơn thật chỉ để kiểm tra một thông tin đăng nhập.

Giao diện nhập thông tin kết nối

Tài khoản

Nhập tài khoản tích hợp hóa đơn được cấp cho đơn vị/chi nhánh đang thiết lập. Đây không phải tài khoản đăng nhập POS. Kiểm tra ký tự, khoảng trắng và đúng môi trường dịch vụ đang sử dụng, sau đó bấm Lưu cạnh trường.

Mật khẩu

Nhập mật khẩu tương ứng của dịch vụ hóa đơn. Bấm Lưu của riêng trường mật khẩu. Không lấy việc đã lưu tài khoản làm bằng chứng mật khẩu cũng được lưu. Giới hạn người được truy cập trang cấu hình và không đưa giá trị này vào hướng dẫn, file xuất hoặc ảnh chia sẻ.

Mẫu số

Nhập mã mẫu hóa đơn theo cấu hình dịch vụ đã cấp. Mẫu số nhận diện loại/mẫu dùng khi tạo hóa đơn, không phải số thứ tự của một hóa đơn riêng lẻ. Không tự sao chép ví dụ mẫu số của doanh nghiệp khác. Bấm Lưu cạnh ô sau khi nhập.

Ký hiệu

Nhập ký hiệu hóa đơn đang sử dụng theo tài khoản dịch vụ. Ký hiệu và mẫu số là hai thông tin riêng và cần đồng bộ với dịch vụ. Kiểm tra lại ký hiệu sau khi chuyển sang chi nhánh khác vì mỗi chi nhánh có thể dùng cấu hình riêng.

Công tắc Xuất ký ngay

Bật: khi người dùng thực hiện luồng tạo hóa đơn điện tử, POS gọi bước tạo và ký theo tích hợp đang dùng. Tắt: POS gọi bước tạo hóa đơn theo nhánh chưa ký ngay. Công tắc lưu ngay lúc thay đổi.

Không hiểu “Xuất ký ngay” là mọi lần lưu đơn hoặc mọi lần thanh toán tự động phát hành hóa đơn: công tắc được đọc trong luồng yêu cầu hóa đơn. Sau thao tác phát hành, phải kiểm tra trạng thái và kết quả dịch vụ trả về, không chỉ thông báo lưu cấu hình.

Nếu có lỗi kết nối sau khi gửi hóa đơn, tra cứu trạng thái hoặc lịch sử yêu cầu trước khi gửi lại để tránh hiểu nhầm một phản hồi chậm là chưa có hóa đơn.

Trường Làm tròn thành tiền

Đây là thông số riêng dùng khi tính thành tiền trong dữ liệu hóa đơn, khác với Số chữ số thập phân chung. Nhập số rồi bấm Lưu cạnh ô:

• 0: làm tròn thành tiền đến số nguyên.
• 1: giữ một chữ số sau dấu thập phân.
• 2: giữ hai chữ số sau dấu thập phân.
• -1: sử dụng độ chính xác dự phòng của bộ tính; đường tính thành tiền hiện tại dùng 2 chữ số thập phân. Không phải làm tròn đến hàng chục và không phải một số tiền âm. Đây là giá trị cấu hình khởi tạo.

Với giá trị không âm, bộ tính làm tròn theo số chữ số đã nhập; trường hợp đúng nửa đơn vị được làm tròn ra xa số 0. Ví dụ 12,345 khi làm tròn hai chữ số trở thành 12,35. Không nhập một số lượng chữ số quá lớn chỉ vì ô cho gõ số; phải nằm trong phạm vi xử lý của bộ tính.

Khi điều chỉnh thông số làm tròn, cần đối chiếu tổng trước thuế, thuế và tổng thanh toán trên hóa đơn dự kiến với đơn gốc. Các đơn có nhiều dòng, số lượng lẻ, nhiều mức VAT hoặc chiết khấu dễ bộc lộ chênh lệch làm tròn hơn một đơn chỉ có một dòng. Đây là xử lý trong bước lập hóa đơn, không phải thao tác sửa giá hàng hóa đã khai báo.

Các cấu hình khác cùng ảnh hưởng hóa đơn

• Phương pháp tính thuế GTGT: xác định nhánh hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng; được ràng buộc bởi loại hình đăng ký kinh doanh.
• Cách áp dụng chiết khấu: gộp vào đơn giá, phân bổ theo dòng hoặc ghi riêng.
• Cách thể hiện phụ thu: gộp vào đơn giá hoặc ghi riêng.
• Thông tin doanh nghiệp/chi nhánh và khách hàng: là dữ liệu nhận diện các bên; cấu hình kết nối không tự sửa tên, địa chỉ, mã số thuế đang sai trên hồ sơ hoặc đơn.

Kiểm tra sau cấu hình và xử lý lỗi

1. Kiểm tra đúng chi nhánh và tài khoản hóa đơn trước khi nhập.
2. Lưu từng ô Tài khoản, Mật khẩu, Mẫu số, Ký hiệu.
3. Chọn Xuất ký ngay theo quy trình phát hành của đơn vị.
4. Mở lại trang để xác nhận dữ liệu còn đúng sau tải lại.
5. Tại nghiệp vụ hóa đơn, kiểm tra thông tin người mua và các khoản tiền trước khi phát hành.

Thông báo Chưa cấu hình thông tin xuất hóa đơn cho biết bộ thông tin kết nối chưa đạt kiểm tra của tích hợp. Xem lại đủ tài khoản, mật khẩu, mẫu số, ký hiệu và dữ liệu chi nhánh cần dùng; không chỉ thay mật khẩu nhiều lần. Nếu lưu một ô lỗi, các ô đã lưu trước đó vẫn có thể đã thay đổi vì trang lưu theo từng trường.

Đọc tiếp

• Cấu hình loại hình đăng ký kinh doanh và thuế.
• Cách thể hiện chiết khấu và phụ thu.