Hướng dẫn cấu hình kết nối hóa đơn điện tử và làm tròn thành tiền
Thiết lập VinInvoice theo chi nhánh, nhập tài khoản/mẫu số/ký hiệu, chọn ký ngay và lưu cả nhóm; phân biệt làm tròn thành tiền với độ chính xác chung.
Thiết lập hóa đơn gồm thông tin kết nối VinInvoice theo chi nhánh và độ chính xác tính thành tiền dùng khi dựng dữ liệu hóa đơn. Lưu cấu hình chưa phải phát hành. Không phát hành thử trên đơn thật chỉ để kiểm tra tài khoản hoặc mật khẩu.
Mở đúng màn hình kết nối hóa đơn
Vào Cài đặt → Cấu hình kết nối → Hóa đơn → VinInvoice bằng tài khoản có quyền cấu hình. Chọn đúng Chi nhánh trước khi nhập. Tài khoản chủ được chọn chi nhánh trong doanh nghiệp; nhân viên chỉ có chi nhánh được cấp. Không thấy chi nhánh thì xử lý hồ sơ/phạm vi tài khoản trước, không nhập bộ thông tin của đơn vị khác để thử.
Thông tin kết nối hóa đơn không còn được sửa bằng các nút lưu từng ô ở Cấu hình hệ thống. Biểu mẫu VinInvoice có nút Lưu cấu hình hóa đơn để lưu các giá trị đang nhập của nhóm. Đổi trường hoặc bật/tắt lựa chọn chưa thay thế nút lưu này.
Ý nghĩa các trường kết nối
- Tài khoản: tài khoản tích hợp được cấp cho đơn vị/chi nhánh, khác tài khoản đăng nhập POS.
- Mật khẩu: mật khẩu của dịch vụ hóa đơn tương ứng. Ô được che ký tự; không đưa giá trị vào ảnh, ghi chú hoặc tài liệu chia sẻ.
- Mẫu số: mã mẫu hóa đơn của dịch vụ; không phải số thứ tự của một hóa đơn riêng lẻ.
- Ký hiệu: ký hiệu đang được đơn vị sử dụng, cần đúng với mẫu số và tài khoản đã cấp.
- Xuất ký ngay: Bật để luồng yêu cầu hóa đơn gọi nhánh tạo và ký; Tắt để gọi nhánh tạo chưa ký ngay theo khả năng kết nối. Lựa chọn này được lưu cùng nút Lưu cấu hình hóa đơn.
Kiểm tra thông tin đơn vị/chi nhánh và người mua ở hồ sơ tương ứng. Chọn ký ngay không tự biến mọi lần lưu đơn thành một lần phát hành, và thông báo lưu cấu hình không xác nhận tài khoản đã được dịch vụ chấp nhận hay hóa đơn đã có kết quả.
Lưu cả nhóm và kiểm tra kết quả
- Chọn đúng chi nhánh, nhập/đối chiếu đủ tài khoản, mật khẩu, mẫu số, ký hiệu và lựa chọn ký.
- Bấm Lưu cấu hình hóa đơn một lần, chờ hết trạng thái Đang lưu và đọc kết quả.
- Mở lại đúng chi nhánh để kiểm tra. Lưu phần đang sửa trước khi chuyển chi nhánh vì lựa chọn mới sẽ tải bộ giá trị khác.
- Tại nghiệp vụ hóa đơn, kiểm tra người mua và các khoản tiền trước khi gửi yêu cầu phát hành được phép thực hiện.
Nếu báo Chưa cấu hình thông tin xuất hóa đơn, đối chiếu cả bộ thông tin và chi nhánh cần dùng; không liên tục đổi riêng mật khẩu. Sau lỗi mạng hoặc phản hồi chưa rõ, kiểm tra giá trị đang lưu và trạng thái hóa đơn trước khi gửi lại.
Làm tròn thành tiền và số chữ số thập phân
Làm tròn thành tiền là thông số riêng dùng khi dựng dữ liệu hóa đơn, khác Số chữ số thập phân chung. Trường này nằm trong cùng biểu mẫu kết nối và thuộc phạm vi doanh nghiệp, nên tài khoản chủ mới được sửa. Nhập giá trị rồi bấm Lưu cấu hình hóa đơn cùng các trường khác. Nếu tài khoản nhân viên không thấy trường, nhờ người quản lý có quyền xử lý; không tìm nút lưu riêng ở Cấu hình hệ thống.
- 0: làm tròn thành tiền đến số nguyên.
- 1 hoặc 2: giữ một hoặc hai chữ số sau dấu thập phân.
- -1: dùng độ chính xác dự phòng của bộ tính; đường tính thành tiền hiện tại dùng hai chữ số, không phải làm tròn đến hàng chục.
Với số chữ số không âm, trường hợp đúng nửa đơn vị được làm tròn ra xa số 0. Ví dụ giả định 12,345 làm tròn hai chữ số thành 12,35. Dùng số chữ số trong phạm vi bộ tính hỗ trợ; không suy từ việc ô cho nhập số rằng mọi giá trị đều hợp lệ.
Đối chiếu tổng trước thuế, thuế, giảm giá, phụ thu và tổng thanh toán với đơn gốc. Các nhánh hóa đơn hoặc điều chỉnh có thể làm tròn tại các bước khác nhau; không dùng một công thức chung để kết luận mọi chứng từ. Thay cấu hình không sửa lại hóa đơn đã phát hành.
Các cấu hình liên quan và cách xử lý lỗi
Phương pháp GTGT của doanh nghiệp quyết định nhánh hóa đơn; cách thể hiện chiết khấu/phụ thu quyết định dữ liệu dựng từ đơn. Thông tin pháp lý chi nhánh và người mua được kiểm tra tại hồ sơ/đơn, không tự sửa bằng thông tin đăng nhập kết nối.
Khi đã gửi hóa đơn mà kết quả chưa rõ, tra cứu theo thông tin yêu cầu tại dịch vụ trước khi phát hành lại. Đơn đã thu tiền không cần thanh toán lần nữa để sửa lỗi hóa đơn. Sau thành công, mở chứng từ và kiểm tra trạng thái ký, người mua, hàng và tổng tiền thực tế.