Hướng dẫn ghi nhận, hoàn tất và điều chỉnh khoản thu ngoài bán hàng trên POS
Hướng dẫn ghi nhận khoản thu ngoài bán hàng trong POS, loại thu, đối tượng, ngày và phương thức; phân biệt bản nháp với khoản đã hoàn tất.
Thu ngoài bán hàng dùng để làm gì?
Chức năng Tài chính → Thu ngoài bán hàng ghi nhận khoản tiền doanh nghiệp nhận ngoài quy trình thu tiền bán hàng. Người dùng lập chứng từ gồm người nộp, ngày, chi nhánh và các khoản thu; khi xác nhận đã nhận tiền thì hoàn tất để sinh phiếu thu và tăng số dư tiền trong POS.
Đây không phải màn hình lập đơn bán hàng, thu nợ khách hàng hay góp vốn. Các nghiệp vụ đó có quy trình riêng và có thể tự sinh phiếu thu. Ghi thêm cùng một khoản tại đây sẽ làm tiền vào bị ghi trùng. Chọn loại thu cũng không tự phát hành hóa đơn hoặc tự xác định nghĩa vụ thuế của khoản tiền.
Màn hình yêu cầu quyền Tài chính → Thu Chi. Sửa hoặc xóa chứng từ đã hoàn tất cần quyền riêng Sửa/xóa thu ngoài bán hàng đã hoàn tất hoặc tài khoản Master.
Giao diện danh sách Thu ngoài bán hàng
Danh sách hiển thị mã, ngày chứng từ, đối tượng nộp tiền, tổng tiền, chi nhánh, số phiếu thu, người lập, người hoàn tất và trạng thái. Đây là nơi tạo mới, mở chi tiết, hoàn tất và xóa chứng từ trong quyền cho phép.
Tìm chứng từ
- Từ ngày/Đến ngày: giới hạn theo ngày chứng từ, gồm ngày đầu và ngày cuối đã chọn.
- Mã: tìm theo một phần mã chứng từ. Sau khi nhập, danh sách tự tải lại sau khoảng chờ ngắn.
- Trạng thái: Tất cả, Nháp hoặc Đã hoàn tất.
- Chi nhánh: Tất cả hoặc một chi nhánh đang hoạt động được tải vào lựa chọn. Dữ liệu của chi nhánh không còn trong danh sách lựa chọn vẫn cần được đối chiếu qua phạm vi Tất cả.
- Phân trang: chuyển trang để tìm các chứng từ ngoài trang đang xem.
Nháp nghĩa là nội dung đã lưu nhưng chưa sinh phiếu thu từ bước hoàn tất. Đã hoàn tất nghĩa là đã xác nhận, ghi người/thời điểm hoàn tất và tạo phiếu tiền. Dấu “-” ở cột Phiếu thu cho biết chưa có số phiếu để hiển thị, không phải số tiền bằng 0.
Bấm Xem để đọc hoặc sửa theo quyền. Nháp có thao tác Hoàn tất và Xóa; quyền xóa chứng từ đã hoàn tất được kiểm tra riêng. Chứng từ đã đánh dấu xóa không nằm trong danh sách hoạt động.
Giao diện Tạo chứng từ thu
Bấm Tạo chứng từ thu. Form có thông tin chung và bảng Danh sách khoản thu. Một chứng từ có thể chứa nhiều khoản nhưng hoàn tất toàn bộ trong một lần.
Thông tin chung cần nhập
- Mã chứng từ: mã quản lý nội bộ, tối đa 50 ký tự. Có thể để trống khi tạo để hệ thống sinh mã dạng TNB kèm số. Mã phải không trùng trong doanh nghiệp; không dùng mã đơn bán hàng để thay thế liên kết nghiệp vụ.
- Ngày chứng từ: ngày ghi nhận khoản thu, mặc định hôm nay. Có thể chuẩn bị nháp cho ngày tương lai, nhưng chỉ hoàn tất khi ngày này không còn sau hôm nay.
- Đối tượng nộp tiền: bắt buộc, tối đa 250 ký tự. Nhập tên người hoặc đơn vị thực nộp tiền. Đây là trường chữ, không tự tạo khách hàng và không tự giảm công nợ của người có cùng tên.
- Chi nhánh: đơn vị ghi nhận khoản thu. Master được lựa chọn trong danh sách chi nhánh hoạt động; tài khoản thông thường dùng chi nhánh được gán và không tự đổi trường này.
Từng dòng khoản thu
Form mở với một dòng. Bấm Thêm khoản để bổ sung và Xóa tại dòng để loại khỏi bản đang soạn. Phải còn ít nhất một khoản hợp lệ khi lưu.
- Loại thu: bắt buộc. Chọn nhóm Thu ngoài bán hàng hoặc loại con do doanh nghiệp tạo dưới nhóm này. Loại con có thể mô tả riêng từng nguồn thu để dễ tra cứu. Những loại hệ thống dành cho thu bán hàng, công nợ hoặc vốn không phải lựa chọn thay thế tại form này.
- Số tiền: nhập số tiền dương của riêng dòng. Tổng cuối bảng cộng tất cả khoản; không nhập số âm để bù khoản chi. Kiểm tra tổng hiển thị trước khi lưu.
- Lý do: mô tả căn cứ thu của dòng, tối đa 250 ký tự; nên đủ để người khác hiểu vì sao có khoản tiền.
- Loại tham chiếu: để trống hoặc chọn Nhập kho, Xuất kho, Sản xuất. Chọn loại tương ứng nếu cần gắn thông tin chứng từ nguồn.
- Mã tham chiếu: mã của chứng từ thuộc loại đã chọn, tối đa 50 ký tự. Phần mềm lưu thông tin này nhưng không thay thế việc kiểm tra chứng từ thực tế có đúng mã và đúng nghiệp vụ hay không.
- Ghi chú: thông tin bổ sung của dòng, tối đa 250 ký tự. Đây không phải ghi chú chung cho phiếu tiền tại bước hoàn tất.
Danh sách loại con là dữ liệu của doanh nghiệp, vì vậy tên cụ thể có thể khác giữa các tài khoản. Nếu thiếu loại phù hợp, người có quyền bổ sung tại Loại thu / Loại chi, rồi mở lại form để lấy danh sách cập nhật. Không chọn tùy một loại khác chỉ để lưu được.
Lưu nháp và đóng form
Bấm Lưu sau khi kiểm tra ngày, người nộp, chi nhánh, loại thu và số tiền. Khi lưu thành công, chứng từ xuất hiện ở trạng thái Nháp. Bước này chưa lựa chọn quỹ/tài khoản nhận tiền và chưa tăng tiền trong sổ.
Đóng trước khi lưu bỏ các thay đổi đang soạn. Khi có lỗi, đọc thông báo và sửa trường liên quan: mã trùng, thiếu đối tượng, loại chưa hợp lệ, dòng tiền không dương hoặc chi nhánh không hợp lệ đều có thể chặn lưu.
Giao diện xem và sửa chứng từ Nháp
Mở Xem tại một dòng Nháp. Có thể sửa các thông tin chung, thêm/bớt khoản và lưu lại. Không có lựa chọn chuyển chứng từ Thu thành Đề nghị chi; muốn ghi tiền ra phải dùng đúng nghiệp vụ khác.
Một loại thu đã ngừng dùng nhưng đang được chứng từ cũ tham chiếu có thể vẫn được giữ khi sửa. Tuy nhiên bước Hoàn tất kiểm tra các loại còn hoạt động. Vì vậy lưu nháp thành công không bảo đảm chứng từ đã đủ điều kiện hoàn tất.
Lưu sửa đổi trước khi mở Hoàn tất. Popup hoàn tất đọc nội dung đã lưu, không thu nhận dữ liệu đang nhập dở ở một form khác. Nếu thay đổi mã rồi để trống khi sửa, không hiểu thao tác đó là yêu cầu xóa mã đã sinh trước đây.
Giao diện Hoàn tất thu ngoài bán hàng
Bấm Hoàn tất ở chứng từ Nháp. Popup hiển thị tổng tiền để đối chiếu và cho chọn nguồn nhận tiền. Không có ô nhập số thu một phần; nếu thực tế chỉ nhận một phần, cần chỉnh chứng từ nháp theo đúng khoản đã nhận trước khi xác nhận hoặc lập chứng từ phù hợp với quy trình của doanh nghiệp.
Hình thức nhận và tài khoản
- Tiền mặt: toàn bộ tổng chứng từ tăng quỹ tiền mặt trong POS.
- Chuyển khoản: hiện trường Tài khoản ngân hàng, bắt buộc chọn tài khoản thuộc chi nhánh trên chứng từ. Không mặc định tài khoản của chi nhánh người đang thao tác là đúng nếu hai chi nhánh khác nhau.
- Ghi chú: diễn giải phiếu thu. Nếu để trống, hệ thống dùng mô tả mặc định gắn mã chứng từ; khi ghi vào phiếu, nội dung được giới hạn còn 250 ký tự.
Popup không nhập ngày nhận tiền riêng. Phiếu thu dùng Ngày chứng từ đã lưu; ngày/người hoàn tất là thời điểm xác nhận trên phần mềm, có thể khác ngày nghiệp vụ này.
Sau khi Xác nhận
Hệ thống kiểm tra chứng từ còn Nháp, có khoản thu dương, đúng loại đang hoạt động, chi nhánh/tài khoản hợp lệ và ngày không sau hôm nay. Với khoản Thu, không có điều kiện tài khoản phải đủ số dư như khi chi tiền.
Thành công sẽ chuyển sang Đã hoàn tất, sinh phiếu thu tổng, ghi người/thời điểm hoàn tất và tăng số dư sổ tiền. Phiếu được phân loại vào nhóm Thu ngoài bán hàng; chi tiết từng khoản vẫn nằm ở chứng từ nguồn.
Nút Xác nhận chỉ ghi nhận trong POS, không yêu cầu ngân hàng chuyển tiền và không xác minh tiền đã thực vào tài khoản. Đối chiếu tiền thực nhận trước khi hoàn tất. Nếu chỉ Đóng popup thì chứng từ vẫn Nháp.
Sửa chứng từ đã hoàn tất
Chỉ Master hoặc người có quyền sửa/xóa thu ngoài bán hàng đã hoàn tất được chỉnh. Người không có quyền chỉ xem. Khi sửa có thể thay ngày, mã, người nộp, chi nhánh và các khoản theo ràng buộc form; không được đổi sang ngày tương lai.
Lưu sẽ cập nhật cả chứng từ nguồn và phiếu thu đã tạo, gồm ngày, tổng tiền, đối tượng, nguồn và phân loại. Hệ thống lưu lịch sử trước/sau và xử lý lại số dư sổ tiền liên quan. Đây là thay đổi số liệu tài chính đang ghi nhận, không đơn thuần sửa lời diễn giải.
Form sửa không có trường thay hình thức nhận hoặc tài khoản ngân hàng đã chọn lúc hoàn tất. Đổi chi nhánh không có nghĩa tự chuyển số thu sang ngân hàng khác. Lý do/ghi chú của các dòng cũng không tự bảo đảm diễn giải chung trên phiếu thu được viết lại giống nội dung vừa sửa.
Sau khi lưu, đối chiếu lại phiếu thu và sổ quỹ. Sửa giảm số tiền chỉ làm giảm tiền ghi trong POS, không tự trả tiền lại người nộp; sửa tăng không có nghĩa tiền đã được nhận thêm ngoài thực tế.
Xóa chứng từ
Với Nháp, bấm Xóa và xác nhận để đánh dấu xóa, bỏ khỏi danh sách hoạt động. Không có phiếu thu đã sinh từ bước hoàn tất để đảo và không có thao tác khôi phục được cung cấp tại đây.
Với Đã hoàn tất, cần quyền riêng. Khi được phép, hệ thống lưu lịch sử, đánh dấu chứng từ xóa, gỡ phiếu thu và cập nhật sổ tiền liên quan. Loại bỏ một khoản thu cũ có thể làm số dư các thời điểm sau giảm xuống; không coi thao tác xóa là quy trình hoàn tiền ngoài thực tế.
Nếu khoản đã nhận thực tế vẫn tồn tại, không xóa chỉ để làm danh sách gọn hơn. Nếu ghi trùng hoặc sai nghiệp vụ, đối chiếu chứng từ nguồn và thực hiện điều chỉnh theo người có trách nhiệm, sau đó kiểm tra lại sổ quỹ.
Ví dụ quy trình đối chiếu
Doanh nghiệp có một khoản thu khác đã xác định là cần ghi tại màn hình này. Người lập chọn ngày nhận tiền, tên người nộp, chi nhánh, loại thu phù hợp và số tiền; lưu Nháp. Người phụ trách kiểm tra chứng từ thực tế, mở Hoàn tất, chọn đúng Tiền mặt hoặc ngân hàng nhận và Xác nhận. Cuối cùng kiểm tra số phiếu thu cùng dòng tiền vào trong sổ.
Nếu số tiền trong sổ đã được tạo từ thu công nợ, không lập thêm chứng từ Thu ngoài bán hàng cho cùng khoản. Hãy tra cứu và xử lý ngay tại nghiệp vụ công nợ để bảo toàn liên kết phân bổ nợ.