Hướng dẫn lập phiếu sản xuất, xuất nguyên liệu và nhập thành phẩm trên POS
Hướng dẫn lập, sửa và hoàn tất lệnh sản xuất POS, chọn công thức, lượng sản xuất và chi phí; đối chiếu nhập thành phẩm và xuất nguyên liệu.
Chức năng sản xuất dùng để làm gì?
Phiếu sản xuất ghi nhận một lần thực hiện công thức: dùng nguyên liệu ở kho nào, tạo bao nhiêu đầu ra, đưa thành phẩm về kho nào và phát sinh chi phí liên quan gì. Quy trình gồm chọn công thức → lưu nháp → kiểm tra → hoàn tất. Lưu nháp chuẩn bị chứng từ; hoàn tất mới ghi nhận tồn kho theo cấu hình quản lý kho.
Màn hình tạo thủ công hiện chỉ nhận công thức sản xuất theo mẻ đang hoạt động, với toàn bộ đầu ra là Thành phẩm hoặc Bán thành phẩm có quản lý tồn kho. Định lượng BOM, Dịch vụ và Hàng hóa không dùng để lập phiếu thủ công tại đây.
Chuẩn bị trước công thức, đơn vị quy đổi, kho hoạt động và đủ nguyên liệu theo chính sách kho. Người dùng cần quyền Sản xuất – Chế biến. Nếu mục đích là theo dõi xuất/nhập thực tế, doanh nghiệp phải bật Quản lý tồn kho; khi tắt, hệ thống có thể lưu phiếu sản xuất nhưng không sinh cặp chứng từ kho như quy trình này.
Giao diện danh sách sản xuất
Mở Sản xuất → Sản xuất – Chế biến. Danh sách dùng để tra cứu phiếu chờ thực hiện, phiếu đã hoàn tất và mở hồ sơ liên quan.
Các bộ lọc
- Chi nhánh: Tất cả hoặc một chi nhánh. Hệ thống đối chiếu kho nguyên liệu với kho được gán cho chi nhánh; đây không đơn giản là lọc theo người tạo phiếu.
- Từ ngày/Đến ngày: giới hạn theo ngày tạo phiếu, bao gồm ngày đầu và cuối.
- Mã: tìm theo mã sản xuất.
- Trạng thái: Tất cả, Chờ sản xuất, Đã hoàn thành. Chờ sản xuất nghĩa chưa có thời điểm hoàn tất; không có nghĩa đã xuất nguyên liệu.
- Nguồn: Tất cả, Thủ công, F&B, Service, Bán hàng. Thủ công là phiếu không có mã tham chiếu. Các nhóm còn lại tra cứu dữ liệu có tham chiếu: Service nhận diện đầu ra Dịch vụ; F&B nhận diện đầu ra có loại in chế biến; Bán hàng là các phiếu tham chiếu còn lại không thuộc hai điều kiện đó. Một dữ liệu có thể đáp ứng hơn một điều kiện tra cứu; không cộng các bộ lọc như các nhóm doanh thu độc lập.
- Công thức: tìm tên công thức.
- Sản phẩm: tìm mã/tên đầu ra của công thức.
- Mã tham chiếu: tìm mã đơn/nghiệp vụ nguồn đã gắn với phiếu.
- Loại đối tượng: Tất cả, Hàng hóa, Dịch vụ, Thành phẩm, Bán thành phẩm. Hàng hóa/Dịch vụ ở đây phục vụ tra cứu dữ liệu có sẵn, không mở quyền tạo mới các đầu ra này.
- Nhập kho đầu ra: Tất cả, Có hoặc Không, căn cứ phiếu có kho nhập đầu ra hay không. Có không đồng nghĩa chứng từ nhập đã hoàn tất.
Đổi lựa chọn/ngày sẽ tải lại danh sách; ô tìm kiếm chữ có khoảng chờ ngắn khi gõ. Dùng phân trang để xem tiếp. Bấm Xem tại phiếu cần kiểm tra hoặc mở chức năng tạo mới để lập một lần sản xuất.
Các lựa chọn F&B/Service trên bộ lọc không chứng minh doanh nghiệp đã được triển khai luồng bán hàng tương ứng. Chúng giúp đọc dữ liệu nguồn khi có; hướng dẫn này không yêu cầu mở các màn hình chưa được cung cấp trong bản POS đang dùng.
Giao diện tạo phiếu sản xuất
Chọn công thức
Bấm Chọn công thức, nhập tên và bấm Tìm kiếm hoặc Enter. Popup chỉ lấy công thức theo mẻ đang hoạt động có đầu ra phù hợp; dùng phân trang khi cần. Bấm chọn ở dòng công thức để đóng popup và tải chi tiết nguyên liệu/thành phẩm lên form.
Nếu không thấy công thức, kiểm tra loại, hiệu lực và loại sản phẩm đầu ra. Nếu chọn được nhưng lưu báo đầu ra không quản lý tồn kho, kiểm tra từng sản phẩm trong công thức; tất cả đầu ra của phiếu thủ công phải quản lý tồn.
Giải thích từng trường
- Công thức: quyết định toàn bộ nguyên liệu, đơn vị, định mức và đầu ra. Không có ô sửa từng định mức ngay trong phiếu này. Muốn đổi định mức, chuẩn bị công thức phù hợp trước khi lập phiếu.
- Nơi sản xuất: chọn một nơi đang hoạt động trong danh mục, hoặc để trống khi không cần phân biệt nơi gia công. Đây là thông tin theo dõi, không thay thế kho xuất/nhập.
- Số lượng thành phẩm: tên trường trên giao diện, nhưng trong tính toán đây là hệ số nhân số mẻ, phải lớn hơn 0. Mọi lượng đầu vào và đầu ra của công thức đều nhân với số này.
- Kho nguyên liệu: kho sẽ xuất những nguyên liệu có quản lý tồn. Hệ thống ưu tiên kho mặc định của chi nhánh; nếu không có có thể chọn kho đầu danh sách. Kiểm tra lại thay vì mặc định kho đầu tiên luôn đúng.
- Kho thành phẩm: kho nhận đầu ra. Form có điều kiện ẩn khi công thức không quản lý tồn, nhưng quy trình thủ công hiện yêu cầu đầu ra có quản lý tồn nên kho này vẫn phải được chọn hợp lệ. Kho nhập có thể khác kho nguyên liệu.
- Ghi chú: mô tả lô/mẻ, mục đích hoặc thông tin bàn giao. Ghi chú không thay mã tham chiếu hay định mức.
Danh sách kho/nơi sản xuất lấy từ dữ liệu đang hoạt động của doanh nghiệp. Mã sản xuất và ngày tạo do hệ thống sinh khi lưu; form không cho nhập ngày sản xuất quá khứ riêng.
Hiểu đúng số lượng theo mẻ
Ví dụ công thức một mẻ dùng 5 kg nguyên liệu, tạo 20 hộp A và 10 hộp B. Nhập Số lượng thành phẩm = 3 thì form hiển thị 15 kg nguyên liệu, 60 hộp A, 30 hộp B. Không nhập 60 vào ô này để diễn đạt muốn có 60 hộp A, vì sẽ nhân công thức lên 60 lần.
Sau khi chọn công thức hoặc đổi kho nguyên liệu, hệ thống tải lại giá vốn tham khảo từ kho đã chọn. Đổi số lượng nhân lại các lượng và tổng tiền đang hiển thị. Giá tham khảo không khóa giá xuất kho cuối cùng; giá vốn còn phụ thuộc phương pháp tính và dữ liệu kho khi hoàn tất.
Tab Sản xuất
Phần Thành phẩm cho xem mã, tên, số lượng và đơn vị từng đầu ra. Phần Nguyên liệu cho xem mã/tên, đơn vị, đơn giá vốn, lượng và thành tiền. Đối chiếu lượng trên form với kế hoạch thực tế trước khi lưu.
Dòng tổng số lượng nguyên liệu cộng các số đang hiển thị dù có thể khác đơn vị; không diễn giải tổng đó thành một trọng lượng chung khi có cả kg, lít, cái. Để kiểm kho, đọc từng dòng và hệ số quy đổi của sản phẩm.
Tab Chi phí sản xuất
Bấm Tạo/Sửa chi phí để nhập các khoản chi gắn với lần sản xuất. Form khoản chi dùng các trường chi nhánh/ngày, loại chi, số tiền, lý do và ghi chú theo danh mục tài chính. Mỗi khoản phải chọn đúng loại và nhập số tiền dương. Loại tham chiếu được cố định là sản xuất; mã tham chiếu sẽ nhận mã sản xuất mới khi lưu, không cần đoán hoặc tự nhập mã trước.
Lưu popup ở giai đoạn tạo chỉ đưa chi phí vào phiếu đang soạn. Có thể mở lại để sửa hoặc bấm Xóa ở tab để bỏ các khoản đang chuẩn bị. Các khoản này chưa tự trở thành tiền đã chi.
Phần tổng hợp bên trái gồm:
- Giá vốn: tổng giá vốn nguyên liệu tham khảo theo lượng mẻ.
- Chi phí sản xuất (Chờ duyệt): tổng khoản đang đề nghị trong form.
- Tổng cộng: cộng hai khoản trên để dự trù chi phí của phiếu.
Sau lưu, đề nghị chi được tạo cùng giao dịch lưu phiếu và gắn mã sản xuất. Cần qua quy trình duyệt/thanh toán tài chính riêng. Xem bài đề nghị chi để hiểu đầy đủ từng loại khoản chi và chứng từ thanh toán.
Làm mới và lưu nháp
Làm mới xóa công thức, lượng đang soạn và chi phí đang chuẩn bị, đưa lượng về 1 và đặt lại kho mặc định. Đây là khởi tạo form mới, không phải tải lại dữ liệu một phiếu đã lưu.
Lưu nháp kiểm tra công thức, kho, lượng và đầu ra; khi thành công chuyển sang chi tiết phiếu. Nếu quản lý tồn kho bật, hệ thống chuẩn bị phiếu xuất nguyên liệu và phiếu nhập thành phẩm dạng nháp. Chỉ nguyên liệu có cờ quản lý tồn mới được đưa vào phiếu xuất. Lưu nháp chưa xác nhận đã sản xuất xong.
Giao diện chi tiết phiếu sản xuất
Trang này dùng để đối chiếu và hoàn tất, không có form sửa tự do công thức, kho hoặc số mẻ của phiếu đã lưu. Xem mã/trạng thái, nguồn, chi nhánh, đối tượng, mã tham chiếu nếu có, công thức, nơi sản xuất, kho nguyên liệu/thành phẩm, ngày/người tạo, ghi chú và tổng chi phí. Khi đã hoàn tất sẽ có thêm ngày/người hoàn tất.
Kiểm tra đầu vào, đầu ra và chứng từ kho
Kiểm tra bảng thành phẩm và nguyên liệu. Phần chứng từ liên quan cho biết phiếu xuất nguyên liệu, phiếu nhập thành phẩm và trạng thái mỗi phiếu; bấm Xem để mở chứng từ tương ứng. Phiếu được sinh từ sản xuất cần được xử lý theo nguồn sản xuất, tránh tạo thêm phiếu tay cho cùng lượng hàng rồi làm trùng tồn.
Chi phí khác và đề nghị chi liên quan
Thêm đề nghị chi mở form gắn sẵn loại tham chiếu Sản xuất và mã phiếu. Lưu ở trang chi tiết này tạo/cập nhật đề nghị riêng; không phải sửa nội dung nháp trên form tạo ban đầu. Bảng liên quan cho xem mã đề nghị, loại chi, số tiền, trạng thái/người hoàn tất; bấm Xem để mở hồ sơ.
Chi phí sản xuất tính trong phần tổng hợp chi tiết chỉ cộng khoản đề nghị đã hoàn tất/duyệt theo quy trình tài chính. Vì vậy tổng này có thể nhỏ hơn khoản dự trù ở lúc tạo. Chờ duyệt không được coi là chi phí đã xác nhận.
Giá vốn nhập kho thành phẩm và tổng chi phí trình bày trên trang là hai số cần phân biệt. Khi hoàn tất cặp chứng từ, giá đầu ra được lấy từ giá vốn nguyên liệu xuất và phân bổ theo tổng lượng đầu ra quy về đơn vị cơ bản. Quy trình này không cộng tự động mọi khoản đề nghị chi vào giá từng thành phẩm chỉ vì đã hiển thị chúng trong Tổng chi phí. Khi kiểm tra định giá kho, mở phiếu nhập thành phẩm và đối chiếu giá thực tế ghi nhận.
Giao diện xác nhận hoàn tất sản xuất
- Mở phiếu đang Chờ sản xuất.
- Kiểm tra công thức, số mẻ, kho và lượng từng dòng.
- Kiểm tra điều kiện tồn/serial và các chứng từ liên quan.
- Bấm Hoàn tất; đọc thông báo sẽ xuất nguyên liệu, nhập thành phẩm và xác nhận.
- Đợi kết quả, kiểm tra trạng thái Đã hoàn thành, thời điểm/người hoàn tất và trạng thái phiếu kho.
Máy chủ hoàn tất phiếu xuất nguyên liệu trước. Nếu không thể hoàn tất do chính sách thiếu hàng, cả bước hoàn tất sản xuất bị dừng; không được xem thành phẩm đã nhập chỉ vì đã bấm nút. Khi xuất thành công, hệ thống hoàn tất phiếu nhập liên quan rồi ghi ngày/người hoàn tất sản xuất trong cùng giao dịch.
Cấu hình cho xuất âm hoặc không hoàn tất khi thiếu hàng ảnh hưởng bước xuất nguyên liệu; các ràng buộc serial/đích danh vẫn phải đáp ứng riêng. Nếu nguyên liệu cần serial mà phiếu chưa có dữ liệu hợp lệ, xử lý chứng từ theo thông báo trước khi thử lại; đừng liên tục lập phiếu mới cho cùng mẻ.
Hoàn tất không tự thanh toán các đề nghị chi. Ngược lại, duyệt/chi tiền một khoản liên quan không thay cho thao tác hoàn tất sản xuất.
Xóa phiếu và xử lý phiếu nhập sai
Phiếu thủ công chưa hoàn tất có nút Xóa phiếu và yêu cầu xác nhận. Xóa sẽ bỏ phiếu sản xuất cùng chứng từ kho nháp liên quan. Đề nghị chi nháp gắn hoàn toàn với phiếu có thể được xóa theo; nếu chỉ một phần liên quan thì phần đó được gỡ. Khoản đã hoàn tất được giữ và gỡ liên kết, không tự hoàn tiền đã chi.
Phiếu đã hoàn tất chỉ hiện quyền xóa phù hợp với quyền sửa/xóa chứng từ kho đã hoàn thành. Hệ thống kiểm tra cả nhóm chứng từ liên quan và các phát sinh sử dụng thành phẩm; có thể từ chối khi đã có liên kết không được phép đảo. Không có thao tác tùy ý sửa lượng trên phiếu hoàn tất để điều chỉnh tồn.
Phiếu có mã tham chiếu từ nghiệp vụ khác không được xóa như phiếu thủ công tại màn hình này. Mở và xử lý nghiệp vụ nguồn để giữ sự thống nhất dữ liệu.
Tình huống thường gặp
- Lưu nháp xong chưa thấy tồn thành phẩm tăng: kiểm tra đã Hoàn tất chưa và cấu hình Quản lý tồn kho có bật không.
- Không chọn được BOM: tạo phiếu này dùng công thức theo mẻ; hãy chuẩn bị đúng loại công thức.
- Số đầu ra quá lớn: kiểm tra ô Số lượng thành phẩm có đang nhập tổng số sản phẩm thay cho hệ số mẻ không.
- Đổi kho khiến giá vốn thay đổi: mỗi kho có lịch sử nhập/xuất và giá vốn riêng; hệ thống tải lại dự toán theo kho.
- Chi phí chi tiết khác dự trù: xem trạng thái duyệt của từng đề nghị chi và giá vốn thực tế của phiếu xuất.
- Không có nút sửa công thức trên phiếu: phiếu dùng công thức đã chọn lúc tạo; xử lý bản nháp sai và lập lại đúng quy trình thay vì thay lịch sử định mức.