Hướng dẫn quản lý công thức sản xuất và định lượng nguyên liệu trên POS

Công thức dùng để làm gì?

Công thức mô tả cần những nguyên liệu nào, dùng bao nhiêu theo từng đơn vị và tạo ra những sản phẩm nào. Đây là căn cứ lập phiếu sản xuất và kiểm tra lượng nguyên liệu cần chuẩn bị. Tạo hoặc bật công thức chưa làm tăng, giảm tồn kho; tồn chỉ thay đổi khi nghiệp vụ kho liên quan được hoàn tất.

POS có hai loại công thức, với mục đích và giới hạn khác nhau:

• Định lượng sản phẩm: còn gọi là BOM, khai báo lượng nguyên liệu cho đúng một đơn vị đầu ra của một sản phẩm hoặc dịch vụ. Đầu ra được phép là Dịch vụ, Thành phẩm hoặc Bán thành phẩm. Ví dụ định lượng cho một chai thành phẩm khác định lượng cho một thùng của cùng sản phẩm.
• Sản xuất theo mẻ: khai báo một mẻ có thể tạo ra nhiều thành phẩm/bán thành phẩm với số lượng khác nhau. Khi lập phiếu, hệ thống nhân toàn bộ đầu vào và đầu ra với số lượng mẻ. Loại này dùng cho màn hình tạo phiếu sản xuất thủ công.

Hàng hóa không được chọn làm đầu ra công thức mới. Dịch vụ chỉ được làm đầu ra định lượng, không được làm đầu ra mẻ sản xuất thủ công. Các tài liệu hoặc dữ liệu cũ cho phép Hàng hóa làm đầu ra không còn phản ánh ràng buộc của màn hình hiện tại.

Giao diện danh sách công thức

Mở Sản xuất → Công thức bằng tài khoản có quyền Công thức. Màn hình dùng để tìm công thức, xem nguyên liệu, xem đầu ra và mở trang thêm/sửa.

Bộ lọc và cách tìm

• Tên: nhập tên cần tìm; kết quả được tải lại sau khi ngừng gõ một khoảng ngắn.
• Loại: Tất cả, Định lượng sản phẩm hoặc Sản xuất theo mẻ. Dùng loại để tránh nhầm định lượng một đơn vị với cả mẻ.
• Trạng thái: Tất cả, Hoạt động hoặc Không hoạt động. Hoạt động thể hiện công thức được bật để sử dụng; không có nghĩa đã thực hiện sản xuất.
• Phân trang: đổi trang hoặc số dòng để xem tiếp dữ liệu.

Bảng cho biết tên/loại công thức, các đầu vào và đầu ra kèm lượng/đơn vị, hiệu lực và ngày tạo. Bấm Xem để mở chi tiết. Nút Xóa chỉ xuất hiện với công thức chưa được sử dụng; máy chủ vẫn kiểm tra lại điều kiện khi xóa.

Ý nghĩa hiệu lực

Công thức theo mẻ phải đang hoạt động mới được chọn để tạo phiếu sản xuất. Với định lượng, hệ thống giữ tối đa một công thức đang hoạt động cho cùng sản phẩm + đơn vị đầu ra. Bật công thức mới cho cặp này sẽ tự tắt công thức cũ đang hoạt động. Công thức cho đơn vị khác không bị thay thế chỉ vì cùng sản phẩm.

Ví dụ, một sản phẩm có đơn vị Chai và Thùng: bật định lượng Chai mới thay định lượng Chai cũ; định lượng Thùng vẫn giữ hiệu lực riêng. Không nên coi định lượng Thùng là bản tự động nhân của Chai nếu chưa khai báo đúng.

Giao diện tạo công thức

Bước 1: chọn loại ngay từ đầu

Chọn Định lượng sản phẩm hoặc Sản xuất theo mẻ. Form mặc định theo mẻ. Loại quyết định các trường xuất hiện, loại sản phẩm được chọn và cách hiểu số lượng.

Đổi từ theo mẻ sang định lượng chỉ giữ đầu ra đầu tiên và bỏ danh sách đầu ra còn lại khỏi form. Đổi ngược đưa đầu ra đang chọn vào danh sách theo mẻ. Sau khi đổi loại, kiểm tra lại loại sản phẩm đầu ra, đơn vị và số lượng; hệ thống không tự biến một đầu ra không hợp lệ thành loại được phép.

Bước 2: khai báo đầu ra

Với Định lượng sản phẩm:

1. Chọn một sản phẩm/dịch vụ đầu ra trong danh sách.
2. Chọn Đơn vị trong đơn vị cơ bản và các đơn vị quy đổi đã khai báo của sản phẩm.
3. Khai báo nguyên liệu cho một đơn vị vừa chọn. Khi lưu, số lượng đầu ra được cố định bằng 1.

Tên công thức định lượng được hình thành từ tên sản phẩm và đơn vị; không phải một tên mẻ do người dùng nhập tự do.

Với Sản xuất theo mẻ:

1. Nhập Tên công thức để phân biệt quy trình/mẻ. Tên bắt buộc và không được trùng tên công thức theo mẻ đã có trong doanh nghiệp.
2. Thêm ít nhất một đầu ra loại Thành phẩm hoặc Bán thành phẩm.
3. Với mỗi đầu ra, chọn đơn vị và nhập số lượng lớn hơn 0 cho một mẻ.
4. Xóa dòng chọn nhầm trước khi lưu. Mỗi sản phẩm đầu ra chỉ được khai báo một lần, kể cả khi định dùng hai đơn vị khác nhau.

Ví dụ, một mẻ tạo 20 hộp loại A và 10 hộp loại B: nhập hai dòng tương ứng 20 và 10. Khi tạo phiếu sản xuất số lượng 3, đầu ra dự kiến sẽ là 60 hộp A và 30 hộp B.

Bước 3: khai báo nguyên liệu

Bấm thêm/chọn nguyên liệu, sau đó kiểm tra từng dòng:

• Mã và tên: nhận diện đúng vật tư đã khai báo trong danh mục; không phải trường nhập tên nguyên liệu tự do.
• Đơn vị: chọn đơn vị cơ bản hoặc đơn vị quy đổi của chính nguyên liệu đó. Đơn vị phải thuộc sản phẩm; không dùng đơn vị của sản phẩm khác dù cùng tên.
• Số lượng: lượng tiêu hao cho một đơn vị đầu ra nếu là định lượng, hoặc cho một mẻ nếu là sản xuất theo mẻ. Bắt buộc lớn hơn 0.
• Xóa: bỏ nguyên liệu khỏi công thức đang soạn, không xóa sản phẩm trong danh mục.

Đầu vào được chấp nhận gồm Nguyên vật liệu, Hàng hóa, Bán thành phẩm, Thành phẩm. Dịch vụ, Công cụ dụng cụ và Tài sản cố định không được làm nguyên liệu công thức này. Phải có ít nhất một nguyên liệu. Mỗi sản phẩm đầu vào chỉ có một dòng; chọn lại nguyên liệu đã có có thể tăng số lượng trên dòng hiện hữu, vì vậy cần kiểm tra lại trước khi lưu.

Đổi đơn vị chỉ đổi đơn vị của số lượng đang nhập, không phải thao tác bảo đảm giữ nguyên lượng vật lý. Ví dụ đổi từ kg sang g mà vẫn giữ số 2 có nghĩa hai gam; người dùng cần nhập lại lượng phù hợp. Khi lập chứng từ kho, hệ thống dùng hệ số quy đổi về đơn vị cơ bản để tính tồn và giá vốn.

Bước 4: chọn hiệu lực và lưu

Chọn Hoạt động/Không hoạt động theo nhu cầu. Dùng Không hoạt động khi còn đang chuẩn bị công thức; dùng Hoạt động khi đã kiểm tra và muốn cho phép sử dụng. Với BOM, xem lại tác động thay thế công thức cùng sản phẩm/đơn vị trước khi bật.

Bấm nút lưu/tạo trên form. Hệ thống kiểm tra đầu vào, đầu ra, số lượng, đơn vị, tên mẻ và loại sản phẩm trước khi ghi. Khi thành công sẽ mở trang chi tiết công thức. Việc chọn hàng hoặc sửa số lượng trên form chưa lưu không tự tạo công thức.

Giao diện chi tiết và sửa công thức

Trang chi tiết thể hiện loại công thức cố định. Không thể đổi loại của công thức đã tạo; nếu chọn sai loại, tạo công thức mới đúng loại.

Công thức chưa phát sinh nghiệp vụ

Có thể sửa tên mẻ, đầu vào, đầu ra, đơn vị, số lượng và hiệu lực theo loại công thức, rồi lưu. Các ràng buộc khi thêm vẫn áp dụng khi sửa. Chỉ đổi dữ liệu trên form chưa làm thay đổi bản đã lưu.

Công thức đã được dùng

Khi công thức đã được tham chiếu bởi phiếu sản xuất, nội dung định lượng bị khóa. Người dùng chỉ đổi hiệu lực, không sửa nguyên liệu hoặc đầu ra của lịch sử đã phát sinh. Điều kiện này có thể xuất hiện ngay khi đã tạo phiếu nháp sử dụng công thức, không cần đợi phiếu hoàn tất.

Nếu cần đổi định mức, tạo công thức mới và sử dụng cho các phiếu sau. Với BOM cùng sản phẩm/đơn vị, bật bản mới sẽ ngừng bản cũ. Với công thức theo mẻ, đặt tên phân biệt và chủ động tắt công thức cũ nếu không muốn tiếp tục chọn.

Công thức cũ có Hàng hóa làm đầu ra chỉ có thể được chuyển sang không hoạt động khi giữ nguyên nội dung; không thể dùng việc bật lại hoặc sửa để bỏ qua quy tắc loại đầu ra hiện tại.

Giao diện Định lượng trong chi tiết sản phẩm

Mở sản phẩm loại Dịch vụ, Thành phẩm hoặc Bán thành phẩm rồi chọn tab Định lượng. Tab này quản lý BOM cho chính sản phẩm, không tạo công thức theo mẻ.

Thêm định lượng mới

1. Bấm Thêm định lượng mới.
2. Chọn Đơn vị thành phẩm: đơn vị cơ bản hoặc quy đổi của sản phẩm. Đây là đơn vị đầu ra bằng 1 của công thức.
3. Chọn công tắc Hoạt động/Không hoạt động.
4. Bấm Thêm nguyên liệu, chọn nguyên liệu, đơn vị và lượng cho một đơn vị đầu ra.
5. Xóa dòng không cần, kiểm tra tổng thể, bấm Tạo định lượng.

Nút này lưu công thức riêng và tải lại danh sách định lượng; không cần dùng nút Lưu thông tin sản phẩm để thay thế. Đóng popup trước khi lưu không tạo định lượng.

Xem, sửa và kích hoạt

Bảng cho xem công thức, đơn vị, nguyên liệu và trạng thái. Công thức đang hoạt động hoặc đã được dùng mở ở chế độ xem trong tab sản phẩm; popup không cho sửa trường hay lưu. Công thức chưa hoạt động, chưa dùng có thể mở cập nhật hoặc xóa. Việc kích hoạt một định lượng sẽ thay công thức đang hoạt động của cùng sản phẩm/đơn vị, rồi tải lại bảng.

Nếu cần ngừng hiệu lực một công thức đã dùng, mở chi tiết từ danh sách Công thức để đổi trạng thái theo quyền được cấp. Đừng nhầm popup chỉ xem với việc dữ liệu bị mất hoặc không có quyền xem nguyên liệu.

Xóa công thức và xử lý lỗi thường gặp

• Không có nút xóa/đã phát sinh nghiệp vụ: giữ công thức để tra cứu; ngừng hoạt động và lập bản mới khi cần.
• Không chọn được Hàng hóa làm đầu ra: đây là ràng buộc hiện tại. Xác định đúng bản chất Thành phẩm/Bán thành phẩm/Dịch vụ trước khi cấu hình; không đổi loại tùy tiện để vượt kiểm tra.
• Tên mẻ đã tồn tại: dùng tên phân biệt; tắt công thức cũ không làm tên đó trở thành tên chưa tồn tại.
• Định lượng cũ tự mất trạng thái hoạt động: kiểm tra có công thức mới cùng sản phẩm và đơn vị vừa được bật không.
• BOM không xuất hiện trong popup tạo sản xuất: tạo sản xuất thủ công chỉ nhận công thức theo mẻ đang hiệu lực. Có BOM không đồng nghĩa đã có công thức theo mẻ.
• Lưu công thức không làm thay đổi tồn: đây là bước thiết lập. Tiếp tục lập và hoàn tất phiếu sản xuất phù hợp nếu cần ghi nhận xuất nguyên liệu, nhập thành phẩm.

Trong phạm vi giao diện bán lẻ đang dùng, không nên suy ra việc bán bất kỳ dịch vụ nào có BOM sẽ tự tạo phiếu sản xuất. Việc sử dụng tự động phụ thuộc luồng bán/chế biến được triển khai; hãy đối chiếu chứng từ phát sinh thực tế thay vì chỉ nhìn trạng thái công thức.

Hướng dẫn liên quan

• Hướng dẫn tạo và sửa sản phẩm.
• Hướng dẫn quản lý nhà cung cấp và nơi sản xuất.
• Hướng dẫn sản xuất và ghi nhận thành phẩm.
• Hướng dẫn cấu hình quản lý kho và giá vốn.