Hướng dẫn quản lý nhà cung cấp và nơi sản xuất trong POS
Hướng dẫn quản lý nhà cung cấp và nơi sản xuất trong POS, giải thích từng trường nhập, trạng thái và liên kết với chứng từ kho.
Nhà cung cấp là đối tượng cung cấp hàng để doanh nghiệp mua/nhập và theo dõi các khoản thanh toán liên quan. Nơi sản xuất là địa điểm hoặc đơn vị thực hiện sản xuất, chế biến được khai báo cho những nghiệp vụ có chọn nơi sản xuất. Hai danh mục có hình thức nhập gần giống nhau nhưng phục vụ hai vai trò khác nhau; không tạo thay thế cho nhau chỉ vì cùng một tên.
Tạo một nhà cung cấp chưa phát sinh công nợ, tạo nơi sản xuất chưa phát sinh lệnh sản xuất. Các phát sinh được ghi nhận khi bạn thực hiện chứng từ nghiệp vụ tương ứng.
Giao diện danh sách nhà cung cấp
Mở Quản lý nhà cung cấp với quyền tương ứng. Bảng hiển thị Tên, Địa chỉ, Số ĐT, Email, Sử dụng và nút sửa/xóa. Nút Thêm nhà cung cấp mở cửa sổ khai báo mới.
Nhập một phần tên vào Tên nhà cung cấp. Hệ thống tìm sau khi ngừng gõ khoảng nửa giây; dữ liệu tìm có chuẩn hóa không dấu từ tên và điện thoại. Xóa từ khóa để xem lại danh sách rộng hơn, dùng phân trang nếu có nhiều dòng.
Công tắc Sử dụng đánh dấu đối tượng đang hoạt động. Bật để sử dụng tại những nơi chỉ cho chọn nhà cung cấp hoạt động; tắt để ngừng đánh dấu hoạt động mà vẫn giữ bản ghi. Đổi công tắc tại bảng gửi yêu cầu cập nhật ngay. Chờ thông báo thành công; nếu lỗi, tải lại để kiểm tra trạng thái thật.
Danh sách quản lý vẫn có thể chứa các bản ghi đã tắt. Trạng thái này không có ý nghĩa công bố lên website, không tự tất toán công nợ và không xóa lịch sử nhập hàng.
Giao diện Thêm nhà cung cấp
Bấm Thêm nhà cung cấp, nhập các trường rồi bấm nút cùng tên ở cuối form:
- Tên: bắt buộc, tối đa 150 ký tự. Dùng tên đủ rõ để phân biệt đối tác khi lập phiếu. Trước khi thêm, nên tìm lại theo tên/điện thoại để tránh tạo nhiều hồ sơ cho cùng một nhà cung cấp.
- Địa chỉ: tối đa 300 ký tự, dùng làm thông tin liên hệ của đối tác. Không tự thay địa chỉ giao nhận của mọi chứng từ cũ.
- Số điện thoại: tối đa 30 ký tự. Số này hỗ trợ liên hệ và nhận diện; không phải tài khoản truy cập POS.
- Email: tối đa 100 ký tự. Khai báo email không tự gửi thư hoặc tạo thông báo giao dịch.
- Ghi chú: tối đa 300 ký tự, dùng cho thông tin nội bộ cần nhớ khi làm việc với đối tác. Ghi một điều kiện thanh toán trong ô này không tự tạo lịch trả nợ hoặc công thức tính hạn nợ.
- Sử dụng: mặc định bật; tắt nếu chỉ chuẩn bị hồ sơ mà chưa muốn đưa vào phạm vi đối tượng đang dùng.
Sau khi tạo thành công, form đóng và danh sách được làm mới. Nếu mở form từ một nghiệp vụ khác, màn hình gọi có thể nhận lại nhà cung cấp vừa tạo để bạn chọn tiếp. Kiểm tra đối tượng đã được chọn đúng trong chứng từ thay vì mặc định tạo xong là chứng từ cũng đã lưu.
Đóng hoặc dấu nhân đóng form không gửi yêu cầu thêm. Nếu mở lại form chưa lưu trong cùng phiên, dữ liệu đang soạn có thể vẫn còn; kiểm tra trước khi bấm thêm để không ghi nhầm hồ sơ.
Giao diện Cập nhật nhà cung cấp
Bấm Sửa trên dòng cần sửa. Form tải lại thông tin và cho thay Tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Ghi chú, Sử dụng. Bấm Cập nhật để lưu; bấm Đóng nếu chỉ xem.
Khi lưu, hệ thống loại khoảng trắng đầu/cuối của thông tin liên hệ và ghi chú; khóa tìm kiếm được cập nhật từ tên và điện thoại. Vì vậy, sau khi đổi điện thoại, dùng tên hoặc số mới để tìm lại đối tác.
Sửa hồ sơ này không phải thao tác chuyển khoản nợ từ đối tác này sang đối tác khác. Nếu cần chỉnh nhà cung cấp trên một chứng từ, mở chính chứng từ đó và tuân theo trạng thái cho phép sửa.
Giao diện danh sách nơi sản xuất
Mở Quản lý nơi sản xuất bằng tài khoản có quyền riêng cho chức năng này. Việc có quyền Nhà cung cấp không tự chứng minh có quyền Nơi sản xuất.
Bảng có Tên, Địa chỉ, Số ĐT, Email, Sử dụng. Nhập từ khóa vào Tên nơi sản xuất để lọc theo tên; danh sách cập nhật sau khi ngừng gõ khoảng nửa giây. Dùng phân trang để xem tiếp, xóa từ khóa để trở về danh sách rộng hơn.
Sử dụng cũng là công tắc lưu ngay trạng thái hoạt động của nơi sản xuất. Bật/tắt không tạo, hoàn thành hoặc hủy một phiếu sản xuất và không chuyển hàng giữa các kho.
Giao diện Thêm và Cập nhật nơi sản xuất
Bấm Thêm nơi sản xuất để tạo hoặc bấm Sửa trên dòng để mở form cập nhật. Mỗi trường có ý nghĩa:
- Tên: bắt buộc, tối đa 150 ký tự; đặt theo nơi/đơn vị thực hiện, ví dụ Xưởng trung tâm hoặc Bếp chi nhánh A.
- Địa chỉ: vị trí nơi sản xuất, tối đa 300 ký tự.
- Số điện thoại: đầu mối liên hệ, tối đa 30 ký tự.
- Email: địa chỉ liên hệ, tối đa 100 ký tự.
- Ghi chú: tối đa 300 ký tự cho nội dung quản lý cần bổ sung.
- Sử dụng: đánh dấu đang hoạt động; giá trị ban đầu khi thêm là bật.
Bấm Thêm nơi sản xuất hoặc Cập nhật để ghi dữ liệu. Thông tin địa chỉ, điện thoại, email và ghi chú được bỏ khoảng trắng đầu/cuối khi lưu. Sau khi có thông báo thành công, kiểm tra lại tên/trạng thái trên bảng.
Form này không có dropdown loại nơi sản xuất, công thức, công suất hay kho nhận thành phẩm. Những dữ liệu đó, nếu nghiệp vụ cần, được chọn ở phần sản xuất/công thức tương ứng. Không nhập tên kho vào Địa chỉ với kỳ vọng tự liên kết nơi sản xuất với kho.
Giao diện xác nhận xóa
Ở từng danh sách, bấm thùng rác trên đúng dòng rồi xác nhận. Xóa là thao tác bỏ bản ghi, khác tắt Sử dụng. Nếu chỉ dừng giao dịch với nhà cung cấp hoặc ngừng dùng một nơi sản xuất, tắt trạng thái giúp giữ thông tin để tra cứu lịch sử.
Phiên bản này không trình bày trước một danh sách đầy đủ các chứng từ đang liên kết trong hộp xác nhận xóa. Không coi việc thấy nút Xóa là bằng chứng đối tượng chưa phát sinh. Với bản ghi đã dùng, kiểm tra nghiệp vụ liên quan trước khi quyết định; nếu hệ thống báo lỗi ràng buộc, giữ bản ghi và dùng trạng thái ngừng sử dụng phù hợp.
Sau khi xóa thành công, tải lại/tìm lại danh sách để kiểm tra. Không xóa các phiếu nhập, thanh toán hoặc sản xuất chỉ để làm mất ràng buộc với danh mục.