Hướng dẫn tạo, sửa và hoàn thành phiếu nhập kho POS

Phiếu nhập kho ghi nhận hàng tăng vào một kho, số lượng, giá nhập, thuế đầu vào, chi phí mua hàng và chứng từ kèm theo. Phiếu được lưu nháp để kiểm tra; chỉ khi hoàn tất mới cập nhật tồn kho. Với nhập mua ngoài, thanh toán là bước riêng sau hoàn tất.

Giao diện danh sách nhập kho

Mở Kho hàng → Nhập kho bằng tài khoản có quyền Nhập kho. Danh sách phục vụ tra cứu phiếu, mở chi tiết và tạo phiếu thủ công. Dữ liệu thuộc doanh nghiệp; chọn đúng kho để tránh nhầm hàng giữa các địa điểm.

Các bộ lọc

• Từ ngày/Đến ngày: lọc theo ngày nhập nghiệp vụ, gồm hai ngày biên; khác với thời điểm nhân viên tạo bản ghi. Để trống đầu ngày nào thì không giới hạn đầu đó.
• Mã nhập kho: nhập toàn bộ hoặc một phần mã; chờ khoảng nửa giây để tải kết quả.
• Kho nhập: kho nhận hàng. Danh sách lựa chọn lấy từ các kho đang hoạt động; để “Chọn kho nhập” là không giới hạn theo trường này.
• Loại nhập kho: chọn một trong các loại dưới đây hoặc Tất cả.

Các loại phiếu trong danh sách:

• Nhập kho mua ngoài: hàng mua từ nhà cung cấp; có tiền hàng, chi phí mua hàng và bước xử lý thanh toán/công nợ.
• Nhập kho sản xuất nội bộ: thành phẩm/bán thành phẩm nhận từ nghiệp vụ sản xuất.
• Nhập kho từ điều chuyển nội bộ: hàng nhận từ phiếu xuất chuyển kho; có liên kết kho nguồn và chứng từ xuất.
• Nhập kho trả lại: hàng quay lại kho theo nghiệp vụ đơn hàng trả/từ chối nhận, cần xem chứng từ gốc để hiểu nguyên nhân.
• Nhập kho do kiểm kê phát hiện thừa: phần tăng kho do xử lý chênh lệch kiểm kê.
• Nhập kho ban đầu: số lượng và giá vốn tồn đầu khi đưa kho vào quản lý, không phải mua hàng mới.

Chọn Nhập kho mua ngoài sẽ hiện bộ lọc Nhà cung cấp. Chọn Nhập kho từ điều chuyển nội bộ sẽ hiện bộ lọc Từ kho. Khi đổi loại, hệ thống xóa các bộ lọc nguồn liên quan trước đó; cần chọn lại nếu muốn tiếp tục giới hạn theo nguồn.

Đọc kết quả và mở phiếu

Bảng gồm mã, ngày nhập, tổng sản phẩm, tiền hàng, chi phí khác, loại, nguồn/NCC, kho nhận, trạng thái phiếu và trạng thái thanh toán. Cột NCC có thể hiển thị tên kho hoặc mã chứng từ nguồn đối với phiếu tự động, không phải lúc nào cũng là nhà cung cấp mua hàng.

Chưa hoàn thành/Nháp chưa ghi tăng tồn. Đã hoàn thành đã xử lý kho, không có nghĩa đã chi tiền. Trạng thái thanh toán được theo dõi riêng. Tổng cuối bảng chỉ cộng trang đang hiển thị. Tiền hàng không phải tổng tiền đã chi; chi phí khác ở danh sách lấy phần đã được duyệt của đề nghị chi liên quan.

Bấm Chi tiết để xem/sửa theo điều kiện của phiếu. Nút xóa ở danh sách chỉ hiện cho phiếu chưa hoàn thành; phiếu tự động vẫn có thể bị hệ thống từ chối xóa trực tiếp và yêu cầu xử lý nghiệp vụ gốc.

Giao diện Tạo phiếu nhập kho

Bấm Tạo phiếu nhập kho. Đây là form tạo thủ công với hai loại: Nhập kho mua ngoài và Nhập kho ban đầu. Những loại khác trong bộ lọc danh sách được tạo từ nghiệp vụ gốc, không phải lựa chọn tạo trực tiếp ở form này.

Thông tin đầu phiếu

• Mã nhập kho: mã để tìm và đối chiếu chứng từ. Có thể để trống khi tạo để hệ thống sinh mã. Nếu tự nhập, mã không được trùng phiếu trong cùng doanh nghiệp.
• Loại nhập kho: mặc định mua ngoài. Chọn ban đầu khi ghi nhận số tồn đã có lúc bắt đầu dùng hệ thống; không dùng loại này để bỏ qua nhà cung cấp của một giao dịch mua thực tế.
• Ngày nhập kho: ngày và giờ thực tế ghi nhận hàng vào kho, bắt buộc; không được vượt thời điểm hiện tại. Ngày này ảnh hưởng thứ tự lô nhập, tồn và giá vốn, không chỉ phục vụ hiển thị.
• Nhập vào kho: kho nhận hàng, bắt buộc. Hệ thống ưu tiên kho mặc định của chi nhánh; nếu không có có thể chọn kho đầu trong danh sách. Kiểm tra lại, không mặc định giá trị đã chọn luôn là nơi nhận hàng thực tế.
• Nhà cung cấp: chỉ hiện với mua ngoài; là bên bán tiền hàng. Danh sách gồm nhà cung cấp đang hoạt động và có thể đã tự chọn phần tử đầu. Chọn đúng đơn vị trước khi lưu. Nút dấu cộng mở tạo nhanh khi có quyền quản lý nhà cung cấp; kho cũng có nút tạo nhanh tương ứng khi đủ quyền.
• Ghi chú: mô tả đợt nhận hàng hoặc thông tin đối chiếu, không thay thế số lượng, giá hay nhà cung cấp.

Khi đổi sang Nhập kho ban đầu: hệ thống trở về tab Sản phẩm, bỏ nhà cung cấp, xóa danh sách chi phí mua hàng và chi phí khác đang soạn, đưa VAT của hàng về Không kê khai. Hai tab chi phí biến mất. Đổi lại mua ngoài không khôi phục các khoản đã xóa; phải nhập lại và kiểm tra VAT. Sản phẩm đã chọn vẫn cần kiểm tra lại số lượng và giá vốn đúng loại nghiệp vụ mới.

Tab Sản phẩm và cửa sổ Xác nhận sản phẩm

1. Chọn kho và ngày nhập trước.
2. Bấm Thêm sản phẩm đầu tiên/Thêm sản phẩm, tìm hàng và chọn sản phẩm.
3. Trong Xác nhận sản phẩm, kiểm tra mã/tên chỉ đọc, chọn đơn vị, số lượng, đơn giá và VAT nếu có.
4. Bấm Xác nhận để đưa dòng vào phiếu. Hủy chỉ bỏ lần chọn trong popup; chưa tạo phiếu kho.
5. Lặp lại với những hàng còn lại, đối chiếu bảng và tổng tiền.

Loại hàng có thể chọn gồm Hàng hóa, Công cụ dụng cụ, Nguyên vật liệu, Tài sản cố định và, ở mô hình cho phép, Thành phẩm/Bán thành phẩm. Dịch vụ không thuộc danh sách nhập kho; mô hình bán lẻ hiện ẩn Thành phẩm/Bán thành phẩm.

Ý nghĩa các trường dòng hàng:

• Đơn vị tính: đơn vị chuẩn hoặc đơn vị quy đổi của sản phẩm. Nhập số lượng theo đúng đơn vị này. Ví dụ 2 hộp, mỗi hộp 10 cái, tương ứng 20 cái tồn chuẩn.
• Số lượng/Số lượng tồn ban đầu: phải lớn hơn 0. Không nhập 0 để biểu thị xóa; dùng nút xóa dòng.
• Đơn giá chưa VAT: hiện khi mua ngoài và doanh nghiệp dùng phương pháp Khấu trừ. Nhập giá một đơn vị đã chọn, chưa gồm VAT đầu vào.
• Đơn giá thực trả/Đơn giá nhập: dùng khi không tách VAT đầu vào. Giá đã có thuế nằm trong số thực trả thì không cộng thuế lần nữa.
• Giá vốn ban đầu: hiện cho nhập ban đầu; là giá vốn một đơn vị đã chọn của hàng đang có, không phải giá bán.
• Giá gợi ý theo kho và ngày nhập: tham khảo theo cấu hình giá nhập của doanh nghiệp, kho và ngày đang chọn. Có thể là 0, giá nhập lần cuối hoặc giá trung bình. Có thể sửa giá thực tế; giá gợi ý không thay chứng từ mua.
• Thành tiền: số lượng nhân đơn giá; sau đó mới tính VAT và các khoản khác tương ứng.

Trong lúc lấy giá gợi ý, form tạm khóa nhập số lượng/giá và xác nhận. Nếu tải giá lỗi, bấm Thử lại; không bỏ qua lỗi bằng cách coi giá chưa tải là giá 0. Khi đổi đơn vị, hệ thống quy đổi lại đơn giá; hãy kiểm tra cả số lượng và thành tiền sau đổi. Các dòng đã thêm không tự được định giá lại chỉ vì bạn đổi kho/ngày ở đầu phiếu.

Cùng một sản phẩm có thể cần nhiều dòng theo đơn vị/giá nhập. Ở chi tiết phiếu có Thêm dòng để bổ sung dòng nhận; hệ thống quy đổi về đơn vị chuẩn khi tổng hợp tồn. Không tạo sản phẩm danh mục mới chỉ để tách hai giá nhận của cùng hàng.

VAT đầu vào: điều kiện hiện và các lựa chọn

VAT chỉ hiện khi Nhập kho mua ngoài + phương pháp thuế Khấu trừ. Khi nhập ban đầu hoặc dùng phương pháp Trực tiếp, VAT đầu vào không được tách trên form.

• Không kê khai: không ghi nhận số thuế đầu vào ở dòng.
• Không chịu thuế: phân loại hàng không chịu thuế, số tiền VAT bằng 0.
• 0%: dòng có thuế suất 0%, số thuế bằng 0 nhưng khác phân loại với hai lựa chọn trên.
• 5%, 8%, 10%: tính tiền VAT bằng giá trị dòng nhân tỷ lệ được chọn.

Đây là các lựa chọn của phần mềm; chọn theo chứng từ và cách phân loại nghiệp vụ của doanh nghiệp. Những lựa chọn đều cho số thuế 0 không đồng nghĩa có cùng ý nghĩa phân loại.

Đổi VAT của một dòng sẽ cập nhật VAT cho các dòng cùng sản phẩm trên phiếu. Hệ thống yêu cầu các dòng cùng sản phẩm của phiếu mua ngoài thống nhất VAT. Không dùng nhiều dòng cùng mã hàng để giữ nhiều mức VAT khác nhau trong cùng phiếu.

Giao diện nhập Serial

Cột/nút Serial xuất hiện theo cấu hình phương pháp xuất kho: toàn doanh nghiệp dùng Đích danh, hoặc chọn Theo nhóm sản phẩm và nhóm của hàng dùng Đích danh. Không thấy cột không có nghĩa mọi hàng đều được quản lý serial.

Bấm nút Serial của dòng, quét/nhập vào ô Mã rồi bấm Thêm hoặc Enter. Các mã hiện thành danh sách có nút xóa từng mã. Bộ đếm cho biết số đã nhập/số cần có. Đóng giữ danh sách đã nhập trên form; không phải nút hủy toàn bộ serial vừa thêm.

Số serial phải bằng số lượng quy đổi về đơn vị chuẩn, không chỉ bằng số hộp/thùng. Mã không được trùng giữa các dòng; hệ thống còn kiểm tra tồn tại và thứ tự nhập–xuất của serial khi hoàn tất. Ví dụ 2 hộp × 10 cái cần 20 serial nếu mỗi cái là một đơn vị quản lý đích danh.

Ở phiếu đã tạo, popup serial có thể lưu riêng qua thao tác thêm/xóa. Phiếu đã hoàn tất hoặc loại phiếu tự động chỉ cho xem theo điều kiện giao diện. Riêng nhập ban đầu đã tạo hiện không mở sửa serial trong popup chi tiết; cần kiểm tra đủ serial ngay ở bước tạo, không chờ hoàn tất mới bổ sung.

Tab Biên bản đính kèm

Tab này lưu chứng từ để tra cứu cùng phiếu. Chọn một hoặc nhiều file, có thể nhập Tên mô tả dễ hiểu và chọn Loại:

• Hóa đơn XML: file dữ liệu hóa đơn.
• Hóa đơn PDF: bản trình bày hóa đơn để đọc.
• Phiếu xuất kho: chứng từ xuất của bên giao hàng.
• Khác: biên bản giao nhận, hình/tài liệu đối chiếu khác.

Mỗi file tối đa 100 MB theo giới hạn hiện tại. Chọn loại chỉ phân loại tài liệu; đính kèm XML ở đây không tự nhập hàng hay tự ghép sản phẩm từ hóa đơn.

Ở form tạo, file được gửi khi tạo phiếu. Ở chi tiết phiếu đã có, chọn file sẽ tải lên riêng ngay; không cần đợi nút Lưu đầu phiếu. Sửa tên/loại của file đã có thì bấm nút lưu tại dòng đó. Nút xem mở tài liệu, nút xóa yêu cầu xác nhận xóa biên bản; xóa biên bản không có nghĩa xóa cả phiếu nhập.

Tab Chi phí mua hàng

Chỉ hiện với mua ngoài. Dùng cho các khoản đưa hàng về trạng thái nhập kho và được tính vào giá vốn, ví dụ vận chuyển/bốc xếp theo cách phân loại của doanh nghiệp.

Bấm Thêm chi phí, nhập từng dòng:

• Tên chi phí: bắt buộc, diễn giải khoản phải trả.
• Số tiền chưa VAT/Số tiền thực trả: không âm; nhãn thay đổi theo phương pháp thuế như tiền hàng.
• VAT: chỉ hiện với Khấu trừ, cùng sáu lựa chọn đã giải thích ở phần hàng hóa.
• Tiền VAT/Tổng phải trả: tính từ số tiền và mức VAT của khoản chi phí.
• Nhà cung cấp: đơn vị nhận khoản chi phí, có thể khác bên bán tiền hàng. Không chọn nghĩa là khoản không có đối tượng để ghi công nợ; khi thanh toán phải trả ngay toàn bộ khoản đó.
• Ghi chú: thông tin bổ sung của khoản chi phí, được sử dụng khi tạo chứng từ liên quan.
• Xóa: bỏ dòng chi phí khỏi phiếu đang soạn; không phải hoàn tiền của khoản đã chi.

Chi phí mua hàng được phân bổ vào giá vốn theo tỷ lệ giá trị mua của các dòng hàng. Với Khấu trừ, phần VAT đầu vào được tách khỏi vốn; với Trực tiếp dùng số thực trả. Nếu tổng tiền hàng bằng 0 nhưng có chi phí mua hàng dương, hệ thống không có cơ sở phân bổ và sẽ từ chối. Sau hoàn tất, không được thêm khoản chi phí mua hàng mới ngay cả khi có quyền sửa chứng từ hoàn thành.

Ví dụ, hai dòng có tiền hàng 600.000 và 400.000, chi phí mua hàng tính vào vốn 100.000 thì phần phân bổ tương ứng là 60.000 và 40.000. Đây là giá trị tăng vốn của dòng, không phải thay đổi giá bán niêm yết.

Tab Chi phí khác

Chỉ hiện với mua ngoài, dùng cho khoản liên quan đợt nhập nhưng không đưa vào giá vốn. Bấm Tạo/Sửa chi phí để mở đề nghị chi, chọn khoản chi, số tiền, ghi chú và thông tin đề nghị. Xem Hướng dẫn đề nghị chi để hiểu từng trường và quy trình duyệt.

Ở form tạo phiếu, các khoản đang nhập được giữ cùng form; bấm Xóa trong tab bỏ phần chi phí khác đang soạn. Khi tạo phiếu, hệ thống tạo đề nghị chi liên quan cho các khoản có số tiền dương. Sau khi phiếu đã có, tab hiển thị các đề nghị liên quan cùng nút tạo/sửa/xóa theo trạng thái và quyền; những thao tác này lưu theo nghiệp vụ đề nghị chi riêng.

Chi phí khác không được phân bổ vào vốn và không nằm trong popup thanh toán tiền hàng/chi phí mua hàng. Ở form tạo, Tổng phải trả đang cộng tiền hàng, VAT đầu vào và chi phí mua hàng; dòng Chi phí khác hiển thị riêng không được cộng vào con số đó. Cần theo dõi cả đề nghị chi, không coi một tổng là toàn bộ tiền đã chi của đợt nhập.

Giao diện chi tiết: lưu nháp và hoàn tất

Tạo và lưu nháp

Bấm Tạo phiếu nhập sau khi có ít nhất một sản phẩm hợp lệ, kiểm tra thành công và mở chi tiết. Mốc Ngày tạo là lúc tạo bản ghi; Ngày nhập là ngày nghiệp vụ đã chọn. Phiếu mới vẫn là nháp, chưa tăng tồn.

Ở chi tiết, loại phiếu không đổi được. Phiếu thủ công nháp cho sửa các trường và dòng phù hợp, bấm Lưu để cập nhật. Nút lưu/xóa một dòng hàng có thể gửi lại toàn bộ danh sách dòng hiện có; nên hoàn thiện các dòng đang sửa trước khi bấm, không giả định chỉ một ô được lưu. Sau thành công kiểm tra dữ liệu được nạp lại.

Hoàn tất

Bấm Hoàn tất khi hàng thực tế, kho, ngày nhập, đơn vị, giá, VAT và serial đã khớp. Hệ thống lưu phiếu trước, kiểm tra đủ dữ liệu rồi hoàn tất: hình thành lô nhập, ghi tăng số lượng/giá trị tồn và tính giá vốn theo cấu hình. Nếu bước kiểm tra/hoàn tất lỗi, phần sửa phiếu có thể đã lưu nhưng tồn chưa được cập nhật; kiểm tra trạng thái sau thông báo.

Hoàn tất mua ngoài chưa sinh phiếu chi, chưa ghi công nợ và chưa cập nhật sổ quỹ. Nút Hoàn tất và thanh toán thực hiện hoàn tất trước rồi mở popup thanh toán. Hủy popup sau đó không đưa phiếu trở lại nháp. Xem Hướng dẫn thanh toán nhập hàng.

Với nhập ban đầu, hoàn tất chỉ ghi nhận tồn/giá vốn ban đầu; không có nhà cung cấp, chi phí mua hàng hay bước thanh toán mua ngoài. Tránh tạo nhiều phiếu ban đầu cùng một lượng hàng vì mỗi phiếu hoàn tất đều tăng tồn.

Sau hoàn tất có In phiếu nhập kho. Nút in mở bản in chứng từ, không thêm lượng tồn và không ghi một lần thanh toán mới.

Sửa ngày, sửa hoặc xóa phiếu đã hoàn tất

Chỉ tài khoản chủ/quyền Sửa/xóa chứng từ đã hoàn thành mới được mở thao tác tương ứng. Có nút không có nghĩa phiếu chắc chắn được sửa: hệ thống kiểm tra liên kết nghiệp vụ lúc thực hiện.

Đối với phiếu thủ công mua ngoài/ban đầu, sửa có thể bị chặn khi lô đã được dùng trong xuất kho, serial đã được xuất, đã ghi tăng tài sản, hoặc đã có chứng từ tiền/công nợ liên quan. Không được đổi loại phiếu. Nút Lưu ngày nghiệp vụ chỉ sửa ngày; ngày mới không được ở tương lai và vẫn chịu các kiểm tra trên. Hệ thống ghi lịch sử thay đổi và tính lại tồn/giá vốn từ thời điểm chịu ảnh hưởng; số liệu lịch sử có thể thay đổi sau khi sửa hợp lệ.

Phiếu tự động phải sửa qua nghiệp vụ nguồn. Xóa phiếu tự động đã hoàn tất có thể xóa cả chứng từ gốc và toàn bộ phiếu kho liên quan, không đơn thuần bỏ một dòng khỏi danh sách. Với phiếu hàng trả lại, thông báo có thể nêu rõ xóa đơn bán gốc và kết quả trả hàng. Chỉ xác nhận sau khi đối chiếu đúng phạm vi cần hủy.

Hệ thống chặn xóa nếu lô đã được chứng từ ngoài nhóm sử dụng, đã có trả nợ liên quan, tài sản phát sinh nghiệp vụ tiếp theo, hoặc đơn có hóa đơn/điểm thành viên chưa xử lý. Sau một lần xóa hợp lệ, tồn và số liệu liên quan được tính lại; không đồng nghĩa tiền đã chuyển ngoài ngân hàng tự được hoàn.

Tình huống thường gặp

Đã tạo phiếu nhưng tồn chưa tăng

Mở chi tiết kiểm tra Nháp/Đã hoàn thành. Tạo hoặc Lưu chỉ lưu nội dung; phải hoàn tất thành công mới tăng tồn.

Không thấy VAT hoặc chi phí

Kiểm tra loại phiếu và phương pháp thuế. Nhập ban đầu ẩn cả VAT/nhà cung cấp/chi phí; mua ngoài dùng Trực tiếp không tách VAT đầu vào. Không bật cấu hình thuế chỉ để hiện một cột.

Không sửa được phiếu dù có quyền

Đọc mã chứng từ được thông báo đang sử dụng lô. Quyền chỉ cho phép yêu cầu thao tác, không bỏ ràng buộc tồn, tiền, công nợ hoặc tài sản.

Muốn nhập Excel

Bản giao diện hiện khảo sát không có chức năng nhập Excel phiếu nhập kho đang hoạt động. Không áp dụng hướng dẫn cũ có nút import đã bỏ khỏi màn hình. Nhập hóa đơn đầu vào là quy trình riêng, xem Hướng dẫn nhập hóa đơn đầu vào.

Hướng dẫn liên quan

• Quản lý kho hàng.
• Cấu hình kho và giá vốn.
• Thanh toán nhập hàng và công nợ nhà cung cấp.
• Tạo và hoàn thành phiếu xuất kho.