Hướng dẫn quản lý danh mục kho hàng và gắn kho cho chi nhánh
Hướng dẫn tạo, sửa, ngưng và xóa kho hàng POS; giải thích liên kết chi nhánh, điều kiện sử dụng và kiểm tra dữ liệu sau khi thay đổi.
Danh mục kho dùng để khai báo các nơi lưu trữ hàng hóa trong doanh nghiệp. Mỗi kho có tên, địa chỉ, thông tin liên hệ và trạng thái sử dụng. Sau khi khai báo, kho được dùng khi cấu hình chi nhánh và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn hoặc kiểm kê. Tạo một kho chỉ tạo nơi quản lý hàng; chưa làm phát sinh số lượng tồn.
Giao diện danh sách kho hàng
Mở Quản lý kho hàng bằng tài khoản có quyền quản lý kho. Màn hình hiển thị Tên, Địa chỉ, Số ĐT, Email, Sử dụng và các nút Thêm kho, Sửa, Xóa.
Tìm kiếm và phân trang
Nhập một phần tên vào ô Tên kho. Sau khi ngừng gõ khoảng nửa giây, hệ thống tìm các tên chứa nội dung đã nhập trong doanh nghiệp. Xóa ô tìm để xem lại danh sách rộng hơn. Dùng thanh phân trang để xem tiếp khi có nhiều kho.
Danh sách quản lý không chỉ gồm các kho đang bật; kho đã tắt sử dụng vẫn có thể xuất hiện để quản lý hoặc bật lại. Nếu không thấy một kho, kiểm tra nội dung tìm kiếm, trang đang xem và doanh nghiệp của tài khoản.
Công tắc Sử dụng
Bật nghĩa là kho đang hoạt động và có thể được đưa vào những danh sách chọn chỉ lấy kho đang dùng, chẳng hạn chọn kho cho chi nhánh. Tắt nghĩa là ngừng đánh dấu kho hoạt động. Đây là trạng thái kho nội bộ, không quyết định công bố sản phẩm lên website.
Đổi công tắc trên bảng gửi yêu cầu cập nhật ngay. Chờ thông báo thành công; nếu lỗi, tải lại để đối chiếu trạng thái đã lưu. Tắt kho không tự chuyển hàng sang kho khác, không xóa phiếu cũ và không đặt tồn kho về 0. Các màn hình đọc lịch sử vẫn cần dữ liệu kho để trình bày chứng từ.
Giao diện Thêm kho
Bấm Thêm kho. Khai báo thông tin, kiểm tra Sử dụng rồi bấm Thêm kho ở cuối cửa sổ. Khi thành công, cửa sổ đóng và danh sách được nạp lại. Đóng hoặc dấu nhân không gửi yêu cầu tạo kho.
Tên
Bắt buộc nhập, tối đa 150 ký tự. Tên cần đủ rõ để phân biệt nơi chứa hàng, ví dụ Kho trung tâm hoặc Kho cửa hàng Quận 7. Người lập phiếu sẽ dựa vào tên này khi chọn kho; tên quá giống nhau dễ dẫn tới ghi nhận nhầm địa điểm.
Địa chỉ
Nhập địa chỉ thực tế hoặc mô tả vị trí kho, tối đa 300 ký tự. Trường này là thông tin liên hệ/nhận diện, không tự thiết lập địa chỉ xuất hóa đơn cho chi nhánh.
Số điện thoại
Nhập số liên hệ tại kho, tối đa 30 ký tự. Đây không phải tài khoản đăng nhập hay số tự động nhận thông báo khi phát sinh phiếu.
Nhập địa chỉ email liên hệ, tối đa 100 ký tự. Việc khai báo email không tự gửi thư kiểm tra hay thông báo nhập/xuất kho.
Sử dụng
Giá trị ban đầu là bật. Giữ bật nếu kho đã sẵn sàng để được chọn trong nghiệp vụ. Nếu đang chuẩn bị dữ liệu, có thể tạo ở trạng thái tắt và bật sau. Kiểm tra lại trạng thái trước khi tìm kho trong danh sách chọn của chi nhánh.
Khi đóng form chưa lưu rồi mở lại trong cùng phiên, các giá trị đang soạn có thể còn trên form. Kiểm tra toàn bộ nội dung trước khi bấm Thêm kho, tránh tạo nhầm dữ liệu từ lần nhập trước.
Giao diện Cập nhật kho
Bấm biểu tượng sửa ở dòng kho. Hệ thống lấy chi tiết hiện tại trước khi hiển thị form. Bạn có thể sửa cùng các trường Tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Email và Sử dụng.
Bấm Cập nhật để lưu những trường đã thay đổi. Nếu không sửa trường nào, không có dữ liệu cập nhật để gửi và form có thể vẫn mở; dùng Đóng khi chỉ xem. Sửa tên kho không tạo kho mới và không chuyển số lượng tồn giữa các kho.
Các khoảng trắng đầu/cuối ở địa chỉ, điện thoại và email được loại khi lưu. Nếu gặp lỗi giới hạn độ dài, rút gọn đúng trường rồi gửi lại; không tạo một kho khác chỉ để bỏ qua lỗi nhập liệu.
Giao diện chọn kho trong thông tin chi nhánh
Sau khi tạo kho, mở chi nhánh cần sử dụng và chọn kho trong trường Kho khi cấu hình quản lý tồn kho đang bật. Danh sách này lấy các kho đang hoạt động. Nếu kho vừa tạo chưa có mặt, kiểm tra công tắc Sử dụng, tải lại form chi nhánh và xác nhận đúng doanh nghiệp.
Kho gắn với chi nhánh là đầu vào xác định nơi xử lý hàng trong các nghiệp vụ của chi nhánh. Đổi kho của chi nhánh không phải phiếu chuyển kho và không chuyển tồn của kho cũ sang kho mới. Nếu hàng thực tế chuyển địa điểm, cần ghi nhận bằng nghiệp vụ kho phù hợp để số liệu đi cùng việc di chuyển hàng.
Giao diện xóa kho và các điều kiện bị chặn
Bấm biểu tượng thùng rác ở đúng dòng rồi xác nhận. Kiểm tra tên kho trước khi đồng ý. Hệ thống có các điều kiện bảo vệ dữ liệu:
- Kho đã có phiếu nhập bị chặn xóa, kể cả không còn hàng theo cách bạn đang nhìn trên một báo cáo.
- Kho đã có dòng dữ liệu tồn/phát sinh trong sổ kho cũng bị chặn. Kiểm tra này xét sự tồn tại của dòng dữ liệu, không chỉ xét tổng số lượng hiện tại có lớn hơn 0 hay không. Do đó, xuất hết hàng chưa có nghĩa có thể xóa kho.
- Các liên kết dữ liệu khác có thể khiến hệ thống trả lỗi không xóa được. Khi gặp lỗi, đọc lại trạng thái và xử lý liên kết qua chức năng phù hợp, không xóa lặp lại với kỳ vọng bỏ qua ràng buộc.
Nếu một kho đã dùng trong hoạt động nhưng nay ngừng vận hành, trạng thái Sử dụng = tắt phù hợp hơn với nhu cầu giữ lịch sử. Đối chiếu tồn và xử lý hàng thực tế trước khi ngừng dùng.
Kiểm tra kết quả sau khi thiết lập
Sau khi lưu, kiểm tra tên và trạng thái trên danh sách. Nếu kho cần phục vụ bán hàng của một chi nhánh, mở lại chi nhánh để xác nhận kho đã gắn đúng. Muốn có tồn ban đầu hoặc hàng mới, thực hiện phiếu nhập kho và hoàn thành theo quy trình; không tìm ô nhập số lượng tồn trong form danh mục kho.