Hướng dẫn cấu hình chính sách Membership và sử dụng điểm khách hàng

Membership là chương trình khách hàng thân thiết: khách được tích điểm từ đơn đủ điều kiện, dùng điểm để giảm tiền hàng và được xét hạng theo chính sách doanh nghiệp. Người quản lý cấu hình cách tích, giá trị quy đổi và hạng thành viên; nhân viên bán hàng chọn đúng khách trước khi áp dụng điểm.

Giao diện Chính sách Membership dùng để làm gì?

Mở Khách hàng thân thiết → Chính sách Membership bằng tài khoản có quyền quản lý chính sách Membership. Màn hình cấu hình chương trình cho doanh nghiệp, không phải chỉ cho một nhân viên. Phần trên thiết lập quy tắc chung; bảng phía dưới thiết lập các hạng.

Các thay đổi trên màn hình này, kể cả bật/tắt chương trình, sửa tỷ lệ, thêm hay xóa hạng, chỉ được gửi đi khi bấm Lưu cấu hình. Chờ thông báo Đã lưu chính sách Membership trước khi rời trang. Khi đang tải hoặc lưu, nút lưu bị khóa.

Giải thích từng trường cấu hình chung

• Bật chương trình khách hàng thân thiết: bật để chương trình tham gia xử lý đơn hàng; tắt thì đơn mới không được xử lý tích điểm theo chương trình và không được áp dụng tiêu điểm. Đây không phải nút xóa số dư điểm hay lịch sử đã có.
• Cách tích điểm: chọn Theo tổng đơn hàng hoặc Theo từng sản phẩm. Chỉ một cách có hiệu lực tại một thời điểm. Hai cách tính được giải thích ở mục tiếp theo.
• Chu kỳ xét hạng: chọn Ngay lập tức, Hàng tháng, Hàng quý hoặc Hàng năm. Lựa chọn ảnh hưởng thời điểm và số điểm được dùng để xác định hạng, không phải thời hạn sử dụng điểm.
• Làm tròn điểm:Làm tròn xuống bỏ phần lẻ; Gần nhất làm tròn đến số nguyên gần nhất, đúng nửa điểm thì làm tròn lên; Làm tròn lên nâng đến số nguyên tiếp theo nếu có phần lẻ. Trường này áp dụng cho cách tích theo tổng đơn. Tích theo sản phẩm hiện làm tròn xuống riêng từng dòng.
• Số tiền để tích 1 điểm: số tiền đủ điều kiện tương ứng một điểm khi tích theo tổng đơn, phải lớn hơn 0. Giá trị nhỏ hơn làm khách tích được nhiều điểm hơn với cùng số tiền. Ví dụ 10.000 đồng/điểm thì 55.000 đồng tương ứng 5,5 điểm trước làm tròn.
• Giá trị 1 điểm: số tiền một điểm đổi được khi tiêu điểm, phải lớn hơn 0. Ví dụ 1.000 đồng/điểm thì dùng 10 điểm tương ứng mức giảm 10.000 đồng theo căn cứ trước/sau VAT đã chọn. Đây là giá trị đổi điểm, khác với số tiền cần mua để tích một điểm.
• Dùng điểm trên giá:Trước VAT hoặc Sau VAT. Trường này quyết định căn cứ tính giới hạn giảm và cách phân bổ số tiền giảm theo nhóm thuế. Nếu chọn trước VAT, tiền giảm sau VAT có thể lớn hơn số điểm nhân giá trị điểm; nếu chọn sau VAT, số điểm nhân giá trị điểm chính là số tiền giảm sau VAT. Với phương pháp tính thuế trực tiếp, căn cứ tiền hàng của phần tính ưu đãi không cộng VAT thêm như phương pháp khấu trừ.
• Tối đa thanh toán bằng điểm (%): giới hạn phần giá trị hàng được thanh toán bằng điểm, phải lớn hơn 0 và không quá 100. Ví dụ giới hạn 20%, căn cứ tính là 500.000 đồng, thì tối đa giảm 100.000 đồng bằng điểm. Không nhập 0 để tắt chương trình; dùng công tắc bật chương trình nếu cần ngừng.

Khi đã có hạng phù hợp, Số tiền/điểm, Giá trị điểm và Dùng tối đa (%) của hạng thay thế ba giá trị chung tương ứng. Khách chưa có hạng dùng giá trị chung. Căn cứ trước/sau VAT và quy tắc làm tròn là cấu hình chung; bảng hạng hiện không có trường cấu hình riêng cho hai nội dung này.

Cách tích điểm theo tổng đơn hàng

Điểm được tính từ tổng tiền hàng sau VAT, có tính ảnh hưởng của chiết khấu và phụ thu đang ghi nhận trên đơn; phí giao hàng không nằm trong tổng tiền hàng dùng để tính điểm. Chia số tiền đủ điều kiện cho số tiền/điểm của hạng hoặc giá trị chung rồi làm tròn.

Ví dụ số tiền tính điểm là 55.000 đồng, chính sách 10.000 đồng/điểm: làm tròn xuống được 5 điểm; gần nhất được 6 điểm; làm tròn lên được 6 điểm. Nếu số tiền tính điểm không dương thì không được cộng điểm.

Cách tích điểm theo từng sản phẩm

Mỗi sản phẩm có số điểm cố định. Hệ thống nhân số điểm đó với số lượng bán rồi làm tròn xuống từng dòng; sản phẩm chưa khai báo điểm hoặc có điểm bằng 0 không cộng điểm. Với sản phẩm trong combo, số lượng tính điểm bằng số lượng sản phẩm trong combo nhân số lượng combo bán.

Ví dụ sản phẩm được khai báo 3 điểm, bán số lượng 2 thì cộng 6 điểm. Nếu số lượng tính điểm là 1,5 thì 3 × 1,5 = 4,5, kết quả dòng đó là 4 điểm. Thay đổi giá bán không tự thay đổi số điểm cố định của sản phẩm.

Bảng Hạng thành viên: thêm, sửa, ngừng áp dụng và xóa hạng

Bấm Thêm hạng để thêm một dòng. Hệ thống điền tên tạm, sao chép số tiền/điểm, giá trị điểm và tỷ lệ dùng điểm từ cấu hình chung tại thời điểm thêm. Sau đó có thể sửa riêng từng dòng. Thay đổi cấu hình chung về sau không tự ghi đè các giá trị đã có ở từng hạng.

Ý nghĩa các cột cần nhập

• Tên hạng: tên hiển thị cho nhân viên khi chọn khách, chẳng hạn Thành viên, Bạc, Vàng; không được để trống.
• Điểm tối thiểu: ngưỡng đạt hạng, phải từ 0 trở lên. Các hạng không được trùng mốc điểm, kể cả dòng đang tắt áp dụng. Nếu hạng thấp nhất bắt đầu từ 0, khách có thể đạt hạng đó theo quy tắc xét hạng; nếu chưa đạt ngưỡng nào thì hiển thị chưa xếp hạng.
• Số tiền/điểm: số tiền tương ứng một điểm của khách thuộc hạng, dùng cho cách tích theo tổng đơn; phải lớn hơn 0.
• Giá trị điểm: mức quy đổi một điểm khi khách dùng điểm; phải lớn hơn 0.
• Dùng tối đa (%): tỷ lệ tối đa giá trị hàng được giảm bằng điểm của hạng; lớn hơn 0 và không quá 100.
• Ưu tiên: thứ tự phụ khi hệ thống xét các hạng có cùng ngưỡng; số lớn hơn được ưu tiên trước. Tuy nhiên màn hình lưu chính sách không cho trùng ngưỡng, nên không dùng cột này để thay thế thứ bậc điểm tối thiểu.
• Áp dụng: bật để hạng tham gia xét và sử dụng chính sách; tắt để giữ dòng cấu hình nhưng không áp dụng hạng đó. Khách đang giữ hạng bị tắt không tiếp tục được hưởng tỷ lệ của hạng ấy khi hệ thống lấy chính sách hiện tại.
• Nút thùng rác: bỏ hạng khỏi bản đang chỉnh sửa. Việc xóa chỉ có hiệu lực sau Lưu cấu hình.

Khi lưu xóa hạng, hệ thống đồng thời bỏ liên kết hạng đó trên khách đang được gán hạng. Số dư điểm khách không bị xóa cùng hạng. Với xét ngay, hạng được xác định lại theo điểm hiện tại và các hạng còn áp dụng; với xét định kỳ, khách có thể chưa có hạng cho đến lần xét kế tiếp.

Bốn lựa chọn chu kỳ xét hạng

• Ngay lập tức: mỗi lần lấy chính sách của khách hoặc tính ưu đãi, chọn hạng còn áp dụng có điểm tối thiểu cao nhất nhưng không vượt số điểm hiện có. Tiêu điểm làm số dư giảm có thể khiến khách xuống hạng ngay ở lần tính tiếp theo.
• Hàng tháng: giữ hạng đã được xét; khi bước sang tháng khác, tác vụ nền xét lại dựa trên mức điểm cao nhất khách đạt trong kỳ trước.
• Hàng quý: tương tự theo quý lịch: tháng 1–3, 4–6, 7–9, 10–12.
• Hàng năm: tương tự khi bước sang năm lịch mới.

Tác vụ nền kiểm tra mỗi giờ khi API hoạt động, nên không nên hiểu việc chuyển kỳ là luôn đổi hạng đúng 00:00. Khi xét xong, mốc điểm cao nhất của kỳ được đặt lại bằng điểm hiện có để bắt đầu theo dõi kỳ mới. Chế độ định kỳ hiện không tự nâng hạng ngay khi vừa vượt ngưỡng trong kỳ; hạng dùng là hạng đã lưu từ lần xét.

Đổi chu kỳ và lưu sẽ đặt lại thời điểm xét gần nhất về thời điểm lưu. Đây có thể làm thay đổi thời điểm lần xét tiếp theo. Việc xét hạng không tự hết hạn hay đưa số dư điểm về 0.

Giao diện sản phẩm: khai báo điểm tích lũy

Phần Membership trên sản phẩm chỉ xuất hiện khi chương trình được bật, cách tích là Theo từng sản phẩm và sản phẩm thuộc loại được hỗ trợ. Công cụ dụng cụ và tài sản cố định không có phần cấu hình điểm này.

1. Lưu chính sách theo từng sản phẩm trước.
2. Mở sản phẩm cần cấu hình, vào mục Membership.
3. Nhập số điểm tích lũy không âm. Nhập 0 nếu sản phẩm không cộng điểm.
4. Bấm nút lưu điểm của mục Membership. Đây là lần lưu riêng, không thay thế bằng nút lưu thông tin chung sản phẩm.

Nếu chương trình vừa bị tắt hoặc đã đổi sang cách tích theo tổng đơn, hệ thống từ chối lưu điểm sản phẩm. Bảng hiện tại không cho khai báo tỷ lệ điểm sản phẩm riêng theo từng hạng.

Giao diện thanh toán hoặc gửi giao hàng: sử dụng điểm

Khung Membership xuất hiện sau khi đã chọn khách hàng và chương trình của doanh nghiệp đang bật. Khung cho biết hạng hiện tại hoặc Chưa xếp hạng, cùng Điểm hiện có. Chỉ nhập số điện thoại chưa đủ: cần chọn hồ sơ khách tương ứng để hệ thống tải đúng số dư.

1. Kiểm tra khách hàng và các dòng hàng trên đơn.
2. Trong khung Membership, nhập số điểm nguyên muốn dùng.
3. Bấm Dùng điểm. Kiểm tra số điểm áp dụng và số tiền giảm hiển thị.
4. Hoàn thành thao tác thanh toán hoặc gửi hàng tương ứng để ghi nhận đơn.

Số điểm phải lớn hơn 0, không vượt số dư và không làm mức giảm vượt tỷ lệ cho phép. Hệ thống báo lỗi nếu vượt giới hạn, không tự hạ số điểm người dùng nhập xuống mức tối đa. Ví dụ được giảm tối đa 100.000 đồng, một điểm bằng 1.000 đồng thì không nhập quá 100 điểm, đồng thời khách phải có đủ điểm.

Dùng điểm sẽ bỏ Voucher và chiết khấu trực tiếp đang có trên đơn, vì một đơn chỉ được dùng một trong ba ưu đãi này. Phụ thu được tính lại sau thay đổi ưu đãi. Kiểm tra lại tổng tiền, không cộng dồn cả ba loại giảm giá.

Khi đã áp dụng, bấm dấu × trên khung để bỏ dùng điểm và tính lại phụ thu. Thao tác này không tự khôi phục Voucher hoặc chiết khấu đã bị bỏ trước đó. Áp dụng trên cửa sổ đang nhập là bước chuẩn bị; số dư thực được kiểm tra lại và trừ khi máy chủ ghi nhận xử lý đơn. Nếu khách đồng thời dùng điểm ở giao dịch khác, yêu cầu có thể bị từ chối do số dư không còn đủ.

Giảm bằng điểm được phân bổ theo từng nhóm VAT của hàng trên đơn. Khi xem chứng từ, khoản giảm có thể nằm ở nhiều nhóm thuế, nhưng vẫn là một lần dùng điểm.

Khi nào khách được cộng điểm, hoàn điểm hoặc thu hồi điểm?

Cộng điểm khi đơn hoàn tất theo quy trình

Đơn phải gắn khách, chương trình đang bật, không dùng Voucher và không dùng điểm thanh toán. Chiết khấu trực tiếp không tự loại đơn khỏi tích điểm; tổng tiền đủ điều kiện sau điều chỉnh được dùng theo phương pháp tích đã chọn.

Đơn tại chỗ được xử lý tích điểm khi ghi nhận hoàn tất thanh toán; đơn giao hàng được xử lý khi ghi nhận khách nhận hàng. Không nên diễn giải rằng luôn phải thu đủ tiền mặt/chuyển khoản mới tích điểm: đường xử lý có công nợ vẫn có thể hoàn tất và cộng điểm. Hệ thống kiểm tra lịch sử để không cộng lại điểm cho cùng một đơn đã có lần tích.

Khách từ chối nhận đơn giao hàng

Nếu đơn đã dùng điểm, hệ thống hoàn lại phần điểm đã dùng nhưng chưa được hoàn trước đó. Không hoàn vượt số điểm đã trừ của đơn.

Trả hàng sau bán

Điểm được điều chỉnh theo tỷ lệ tiền hoàn trên tổng tiền sau thuế của giao dịch. Điểm đã dùng được hoàn theo tỷ lệ và làm tròn xuống, có giới hạn phần chưa hoàn. Điểm đã tích được thu hồi theo tỷ lệ và làm tròn lên, nhưng số thực trừ không vượt số dư hiện tại của khách.

Ví dụ đơn đã dùng 20 điểm và tỷ lệ tiền hoàn là 25% thì phần tính hoàn là 5 điểm, nếu đơn còn đủ điểm chưa hoàn. Nếu đơn được cộng 10 điểm và tỷ lệ tiền hoàn là 25%, phần tính thu hồi là 3 điểm. Đây là điều chỉnh số dư Membership, cần phân biệt với tiền mặt/chuyển khoản thực trả khách trong quy trình trả hàng.

Xử lý trường hợp thường gặp

• Không thấy khung Membership: kiểm tra đã chọn khách, chương trình đã bật và thông tin khách tải thành công.
• Lưu cấu hình bị báo mốc trùng: kiểm tra cả hạng đang tắt; mỗi hạng phải có ngưỡng riêng.
• Tắt chương trình nhưng vẫn không lưu được: các giá trị số vẫn phải hợp lệ khi gửi cấu hình; sửa số tiền/điểm, giá trị điểm, tỷ lệ và tên hạng trước khi lưu.
• Khách có điểm nhưng dùng không hết: kiểm tra tỷ lệ tối đa, giá trị một điểm và căn cứ trước/sau VAT; số dư không phải điều kiện duy nhất.
• Khách vượt ngưỡng nhưng chưa đổi hạng: kiểm tra chu kỳ có đang là tháng/quý/năm hay không; chế độ định kỳ dùng hạng đã xét.
• Đơn không được cộng điểm: kiểm tra khách, chương trình, Voucher, điểm đã dùng, trạng thái hoàn tất/nhận hàng và điểm cấu hình sản phẩm. Đơn tính ra 0 điểm không có khoản cộng.

Màn hình chính sách hiện không cung cấp thao tác sửa tay số dư, ngày hết hạn điểm, mô tả quyền lợi hạng hoặc màn hình lịch sử điểm riêng. Không dùng các bước cấu hình không có trên giao diện để thay cho chức năng hiện hành.

Hướng dẫn liên quan

• Hướng dẫn quản lý khách hàng và thông tin xuất hóa đơn.
• Hướng dẫn tạo và sửa sản phẩm theo từng loại.
• Hướng dẫn thanh toán đơn tại chỗ và ghi nhận công nợ.
• Hướng dẫn trả hàng và theo dõi tiền hoàn.