Hướng dẫn quản lý khách hàng và thông tin xuất hóa đơn trong POS
Hướng dẫn tạo, sửa, tìm và chọn khách hàng POS; giải thích thông tin hóa đơn, công nợ, Membership, điều kiện xóa và các giới hạn giao diện.
Danh mục khách hàng giúp nhận diện người mua, tìm lại lịch sử đơn và dùng đúng thông tin khi bán hàng, theo dõi công nợ hoặc Membership. Thông tin hồ sơ khách và thông tin người nhận hóa đơn là hai phần có vai trò khác nhau: một khách trong danh mục có thể yêu cầu xuất hóa đơn cho cá nhân hoặc doanh nghiệp ở từng lần mua.
Giao diện danh sách khách hàng
Mở Khách hàng với quyền Quản lý khách hàng. Bảng hiển thị tên, số điện thoại, địa chỉ, Mua lần cuối, Số đơn hàng, Tổng tiền mua hàng và các hành động sửa/xem đơn/xóa theo điều kiện.
Tìm khách
Nhập tên hoặc số điện thoại vào ô Tên hoặc sđt khách hàng. Sau khi ngừng gõ khoảng nửa giây, hệ thống tìm trên dữ liệu đã chuẩn hóa không dấu của tên và số điện thoại trong doanh nghiệp. Xóa từ khóa để xem danh sách rộng hơn, dùng phân trang để xem tiếp.
Kết quả được ưu tiên theo số đơn nhiều hơn, rồi đến ngày tạo đơn gần hơn. Đây không phải thứ tự xếp hạng Membership. Nếu có nhiều người trùng tên, đối chiếu số điện thoại và địa chỉ trước khi chọn.
Đọc các số liệu trên danh sách
Số đơn hàng là số đơn liên kết với hồ sơ khách trong dữ liệu, không chỉ đếm các đơn đã thanh toán. Tổng tiền mua hàng tại bảng hiện cộng số lượng nhân đơn giá của các dòng sản phẩm liên kết; không phải tổng tiền thực thu sau mọi VAT, Combo, phụ thu, ưu đãi và hoàn trả. Muốn đối soát giao dịch, mở danh sách đơn và chi tiết thanh toán.
Cột Mua lần cuối hiện có hạn chế: dữ liệu ngày mua cuối chưa được truyền đầy đủ cho bảng và có thể hiện một ngày mặc định không đúng. Dùng ngày tạo trong danh sách đơn của khách để xác định lần mua gần nhất, không dùng riêng cột này để đánh giá thời gian khách ngừng mua.
Giao diện Thêm khách hàng mới
Bấm Thêm khách hàng, nhập các thông tin rồi bấm Lưu. Chờ thông báo thành công và kiểm tra khách xuất hiện trong danh sách. Đóng hoặc dấu nhân đóng cửa sổ không lưu hồ sơ đang soạn.
Tên khách hàng
Bắt buộc nhập, dữ liệu lưu tối đa 200 ký tự. Nhập tên có thể nhận diện khi tìm và trên các màn hình bán hàng. Không dùng cùng một hồ sơ cho nhiều khách chỉ vì tên giống nhau.
Số điện thoại
Bắt buộc nhập, tối đa 30 ký tự. Khi tạo mới, hệ thống kiểm tra số này đã có trong doanh nghiệp hay chưa và loại khoảng trắng đầu/cuối. Nếu báo số điện thoại đã tồn tại, tìm hồ sơ có sẵn trước khi tạo thêm. Số điện thoại là đầu mối tìm khách và nạp thông tin hóa đơn gần đây; ghi sai có thể khiến người bán lấy nhầm dữ liệu.
Căn cước
Thông tin căn cước của khách, tối đa 30 ký tự; không bắt buộc trong form thêm. Đây là dữ liệu hồ sơ, không phải mật khẩu và không tự thay mọi trường người mua trên hóa đơn. Khi xuất hóa đơn, kiểm tra lại thông tin được nạp trong phần xuất hóa đơn của đơn.
Địa chỉ
Tối đa 300 ký tự. Dùng làm thông tin nhận diện/liên hệ của hồ sơ khách. Địa chỉ giao hàng của một đơn và địa chỉ doanh nghiệp nhận hóa đơn vẫn cần được kiểm tra riêng nếu khác địa chỉ hồ sơ.
Giới tính
Có hai lựa chọn Nam và Nữ. Form tạo mặc định chọn Nam, vì vậy người nhập cần kiểm tra thực tế trước khi lưu, không để mặc định thay cho thông tin đã xác nhận. Đây là dữ liệu mô tả khách; chọn giới tính không tự thay giá bán hoặc quyền sử dụng POS.
Sinh nhật
Chọn ngày sinh nếu cần lưu trong hồ sơ. Có thể để trống khi chưa có thông tin. Khai báo sinh nhật không tự tạo chương trình ưu đãi hay gửi chúc mừng; những chương trình đó cần chức năng riêng nếu được triển khai.
Xử lý khi tạo không thành công
Nếu báo trùng số điện thoại, tìm khách có sẵn. Nếu đã sửa dữ liệu nhưng lưu lại báo khách không tồn tại, đóng form và mở Thêm khách hàng lại trước khi nhập lại: form hiện có thể giữ mã của lần tạo thất bại và gửi lần sau theo đường cập nhật. Kiểm tra danh sách trước khi thử lại để tránh tạo trùng nếu lần trước đã thành công nhưng phản hồi bị gián đoạn.
Giao diện Cập nhật khách hàng
Bấm Sửa trên đúng dòng. Form lấy chi tiết hiện tại và cho sửa Tên, Số điện thoại, Căn cước, Địa chỉ, Giới tính, Sinh nhật. Bấm Lưu để cập nhật, chờ thông báo rồi tìm lại khách.
Khi đổi tên/điện thoại, dữ liệu phục vụ tìm kiếm được cập nhật tương ứng. Tuy nhiên, các thông tin đã chụp vào đơn hoặc hóa đơn cũ không nên được xem là tự sửa theo hồ sơ. Mở chứng từ cụ thể nếu cần kiểm tra người mua đã được ghi nhận tại thời điểm giao dịch.
Hồ sơ hệ thống Khách lẻ được bảo vệ, không cho sửa hoặc xóa bằng chức năng này. Muốn theo dõi một người mua cụ thể, tạo/chọn hồ sơ riêng thay vì đổi Khách lẻ thành tên của người đó.
Giao diện danh sách đơn của khách
Bấm Xem đơn hàng trên dòng khách. Cửa sổ liệt kê mã đơn, tổng tiền, ngày tạo, ngày thanh toán, chi nhánh và nút mở chi tiết. Nếu chưa có ngày thanh toán, cột thể hiện Chưa thanh toán.
Khi có danh sách thuộc tính được cung cấp cho cửa sổ, các thuộc tính xuất hiện thành cột; nếu không, bảng hiển thị tên khách, điện thoại và địa chỉ. Địa chỉ dài có thể bị rút gọn bằng dấu ba chấm trong bảng; mở chi tiết để xem đầy đủ.
Dùng phân trang trong cửa sổ để xem đơn cũ. Bấm Xem mở chi tiết đơn; khi đóng chi tiết sẽ trở lại danh sách đơn của cùng khách. Mở danh sách từ trang Khách hàng dùng để tra cứu; không có thao tác sao chép giá trị sang đơn mới tại ngữ cảnh này.
Nếu cửa sổ tương tự được mở từ màn hình lập đơn có chức năng Chọn, chọn đơn cũ có thể nạp lại giá trị thuộc tính vào đơn đang lập. Kiểm tra những trường theo từng lần mua như ngày hẹn; đừng dùng nguyên dữ liệu cũ mà chưa đối chiếu.
Giao diện chọn khách khi bán hàng hoặc thanh toán
Trong ô chọn khách, nhập số điện thoại để tìm. Danh sách gợi ý hiển thị số điện thoại, tên và địa chỉ. Bấm một dòng gợi ý để liên kết đúng hồ sơ; chỉ gõ số chưa đồng nghĩa đã chọn khách từ danh sách.
Bấm + nếu cần tạo khách ngay tại màn hình bán hàng. Khi đã chọn, thông tin khách hiện thành nhãn. Nút − gỡ khách đang chọn khỏi đơn khi trạng thái cho phép; không xóa hồ sơ khách khỏi hệ thống.
Các nút chọn/gỡ ở cửa sổ thanh toán bị giới hạn khi đơn đã gửi. Nếu không còn nút, kiểm tra trạng thái giao hàng thay vì tạo thêm một hồ sơ để cố thay khách của đơn.
Danh sách gợi ý không đưa hồ sơ Khách lẻ mặc định vào kết quả khách thông thường. Với người mua cần công nợ, lịch sử riêng hoặc Membership, hãy chọn đúng hồ sơ trước khi thanh toán.
Giao diện thông tin xuất hóa đơn trên đơn
Thông tin này xuất hiện trong cửa sổ thanh toán, nhận/thanh toán giao hàng hoặc Xuất hóa đơn tùy thao tác. Chọn Xuất cá nhân hoặc Xuất doanh nghiệp sẽ đổi bộ trường hiển thị. Lựa chọn này xác định dữ liệu người mua chuyển sang hóa đơn, không đổi hồ sơ doanh nghiệp đang bán.
Xuất cá nhân
- Tên cá nhân: tên người mua nhận hóa đơn.
- Mã số thuế cá nhân (nếu có): ở phiên bản giao diện hiện tại, ô này có gợi ý “Nhập CCCD” và dữ liệu được chuyển theo trường căn cước người mua. Nhãn và cách xử lý chưa thống nhất; không coi đây là một ô mã số thuế cá nhân độc lập với căn cước.
- Mã hộ chiếu (nếu có): có ở cửa sổ Xuất hóa đơn riêng; dùng cho thông tin hộ chiếu khi nghiệp vụ/đơn vị nhận hóa đơn yêu cầu.
- Số điện thoại: có ở cửa sổ Xuất hóa đơn riêng, dùng làm số liên hệ của người mua.
Form thanh toán bán lẻ hiện chỉ trình bày Tên cá nhân và ô căn cước nói trên trong phần cá nhân, nên không phải mọi cửa sổ đều có đủ bốn trường.
Xuất doanh nghiệp
- Mã số thuế: mã của doanh nghiệp mua hàng. Trong thanh toán bán lẻ, đây là trường bắt buộc khi chọn Xuất doanh nghiệp.
- Tên doanh nghiệp: tên người mua là doanh nghiệp; cũng bắt buộc ở thanh toán bán lẻ.
- Địa chỉ: địa chỉ doanh nghiệp nhận hóa đơn, có thể khác địa chỉ giao hàng.
- Email: email doanh nghiệp nhận thông tin liên quan hóa đơn. Ở cửa sổ thanh toán bán lẻ, ô có gợi ý Nhập email doanh nghiệp hiện có thể bị ghi nhầm nhãn Địa chỉ; đó vẫn là ô email, không nhập địa chỉ đường phố vào ô này.
- Số điện thoại doanh nghiệp: có trên cửa sổ Xuất hóa đơn riêng; khai báo đầu mối liên hệ nếu cần.
Chọn doanh nghiệp sẽ ẩn phần cá nhân; chọn lại cá nhân sẽ ẩn phần doanh nghiệp. Việc chuyển lựa chọn chỉ đổi dữ liệu đang soạn, chưa phải hành động phát hành hóa đơn.
Dữ liệu được nạp từ lần mua trước
Ở cửa sổ thanh toán bán lẻ hiện tại, thao tác chọn khách chưa nối với phần tự nạp thông tin hóa đơn gần nhất. Vì vậy, chọn đúng hồ sơ khách không có nghĩa các ô hóa đơn đã được điền hoặc cập nhật theo khách đó. Kiểm tra và nhập lại loại cá nhân/doanh nghiệp, tên, mã số thuế/căn cước, địa chỉ và email cho lần mua hiện tại.
Không cho rằng hồ sơ khách mới sửa sẽ tự thay thông tin hóa đơn gần nhất. Dữ liệu gợi ý từ đơn cũ giúp nhập nhanh nhưng người lập đơn vẫn phải xác nhận yêu cầu hiện tại.
Lưu thông tin và phát hành hóa đơn
Thông tin đi cùng thao tác thanh toán/nhận hàng tương ứng. Ở cửa sổ Xuất hóa đơn, nút cùng tên gọi nghiệp vụ hóa đơn thật, có thể tạo hoặc ký hóa đơn theo cấu hình. Không bấm chỉ để thử dữ liệu người mua. Xem hướng dẫn hóa đơn điện tử để kiểm tra trạng thái đơn, tài khoản dịch vụ và kết quả phát hành.
Giao diện xóa khách hàng
Nút Xóa ở danh sách chỉ hiện khi số đơn liên kết bằng 0. Bấm và xác nhận nếu cần bỏ hồ sơ tạo nhầm. Phía hệ thống kiểm tra lại và chặn khách đã có đơn; khách mặc định Khách lẻ cũng bị chặn.
Điều kiện không có đơn không có nghĩa mọi liên kết nghiệp vụ khác đều đã được xử lý. Nếu có lỗi ràng buộc, giữ hồ sơ và đối chiếu công nợ hoặc dữ liệu liên quan. Không xóa chứng từ bán hàng để cố xóa khách.