Hướng dẫn quản lý và phát hành hóa đơn điện tử từ đơn bán hàng POS
Hướng dẫn kiểm tra thông tin người mua, tạo và theo dõi hóa đơn điện tử POS; phân biệt lưu thông tin, gửi, ký và trạng thái phát hành.
Màn hình hóa đơn giúp tìm các đơn đã hoàn thành, bổ sung thông tin người mua, gửi yêu cầu lập hóa đơn và mở hóa đơn đã có kết quả. Đây là bước xử lý chứng từ sau bán hàng: việc đã thu tiền, đã giao hàng và việc đã lập hóa đơn là các kết quả riêng cần kiểm tra.
Chuẩn bị và điều kiện sử dụng
Đăng nhập đúng chi nhánh, có quyền vào mục hóa đơn trong Bán hàng. Danh sách chỉ lấy đơn của chi nhánh hiện tại đã có mốc hoàn thành. Đơn đang soạn hoặc chưa hoàn thành sẽ không xuất hiện dù tìm đúng mã.
Người quản lý cần thiết lập tài khoản dịch vụ hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, mã số thuế chi nhánh và lựa chọn ký hóa đơn. Xem Hướng dẫn cấu hình hóa đơn điện tử. Cấu hình phương pháp thuế đang có hiệu lực được sử dụng khi lập hóa đơn; không tự đổi phương pháp thuế để thử xử lý lỗi một đơn cũ.
Trong quy trình bán tại chỗ và xác nhận nhận hàng, POS có thể đã gửi yêu cầu hóa đơn sau khi hoàn thành giao dịch. Vì vậy hãy tìm đơn và kiểm tra kết quả trước khi gửi thêm yêu cầu.
Giao diện danh sách hóa đơn
Tìm đơn cần xử lý
- Từ ngày, Đến ngày: mặc định đầu tháng đến hôm nay, lọc theo ngày tạo đơn, gồm cả hai ngày biên. Có thể xóa một đầu ngày để bỏ giới hạn đó. Đây không phải bộ lọc ngày lập hóa đơn hoặc ngày thu tiền.
- Đã xuất: đơn đã có bản ghi hóa đơn trong POS. Đây là lựa chọn mặc định. Trạng thái này không tự khẳng định hóa đơn đã ký, vì hệ thống có lựa chọn tạo trước hoặc tạo và ký.
- Chưa xuất: chưa có bản ghi hóa đơn và chưa có lịch sử yêu cầu lập hóa đơn được ghi nhận.
- Lỗi hóa đơn: chưa có bản ghi hóa đơn nhưng đã có lịch sử gửi yêu cầu. Cần đọc thông báo và kiểm tra phía dịch vụ hóa đơn trước khi thử lại, nhất là lỗi kết nối không xác định được kết quả.
- Từ khóa: mã đơn, tên khách hoặc số điện thoại khách. Các điều kiện được kết hợp với nhau; mã đúng nhưng ngày hoặc trạng thái sai vẫn có thể không tìm thấy.
Thay ngày/trạng thái sẽ tìm lại; sau khi nhập từ khóa hệ thống chờ khoảng nửa giây. Dùng phân trang để xem các kết quả còn lại.
Hiểu bảng kết quả và các nút
Bảng hiển thị mã đơn, khách hàng, số điện thoại, giá trị đơn và thông tin hóa đơn. Giá trị đơn không phải số tiền thực thu trong từng lần thanh toán. Cột đang ghi Ngày thanh toán trên giao diện này hiện lấy ngày tạo đơn; muốn đối chiếu ngày thu tiền hãy mở chi tiết đơn/chứng từ thu.
- Xem đơn: mở chi tiết giao dịch để đối chiếu hàng, điều chỉnh giá, khách và tiến trình xử lý.
- Mã tra cứu: thông tin tra cứu của hóa đơn đã được dịch vụ trả về. Không dùng mã đơn POS thay cho mã tra cứu hóa đơn.
- Thông báo lỗi: giúp nhận biết nguyên nhân của yêu cầu chưa thành công. Nếu đã có nhiều lần gửi, không mặc định thông báo đang hiện là lần mới nhất vì danh sách thông báo chưa được sắp xếp theo thời gian tại đây.
- Xem hóa đơn: xuất hiện với đơn đã có hóa đơn và có đường dẫn tra cứu; mở trang do dịch vụ hóa đơn cung cấp. Đơn đã xuất nhưng thiếu đường dẫn không có nút mở tương ứng.
- Xuất hóa đơn: mở form thông tin người mua cho đơn chưa có hóa đơn. Chỉ mở form chưa gửi yêu cầu ra dịch vụ; nút xác nhận trong form mới thực hiện việc đó.
Giao diện Xuất hóa đơn
Form dùng để xác định người mua là cá nhân hay doanh nghiệp và cung cấp dữ liệu gửi cùng hóa đơn. Đây là thông tin hóa đơn của đơn đang xử lý; không phải form sửa toàn bộ hồ sơ khách hàng.
Lựa chọn Xuất cá nhân
Chọn Xuất cá nhân để hiện các trường của người mua cá nhân:
- Mã số thuế cá nhân (nếu có): nhãn hiện tại chưa thống nhất với dữ liệu xử lý: ô có gợi ý nhập CCCD và được lưu vào thông tin CCCD. Không điền mã số thuế chỉ dựa vào nhãn; cần xác nhận đúng thông tin định danh với người phụ trách hóa đơn.
- Mã hộ chiếu (nếu có): số hộ chiếu của người mua khi cần cung cấp thông tin này.
- Tên cá nhân: tên người mua trên chứng từ, cần đối chiếu đúng người nhận hóa đơn.
- Số điện thoại: thông tin liên hệ của người mua cá nhân.
Lựa chọn Xuất doanh nghiệp
Chọn Xuất doanh nghiệp để thay nhóm trường cá nhân bằng nhóm thông tin tổ chức:
- Mã số thuế: mã số thuế của đơn vị mua hàng; không phải mã số thuế chi nhánh bán.
- Tên doanh nghiệp: tên đơn vị nhận hóa đơn.
- Số điện thoại doanh nghiệp: giao diện có ô nhập, nhưng luồng lưu thông tin hóa đơn hiện chưa ghi trường này. Không xem việc ô đã có giá trị là bằng chứng số điện thoại đã được lưu/gửi thành công.
- Địa chỉ: địa chỉ của đơn vị mua trên hóa đơn.
- Email: địa chỉ liên hệ nhận thông tin hóa đơn. Việc nhập email không tự chứng minh hệ thống đã gửi email; cần kiểm tra chức năng/kết quả phía dịch vụ nếu có yêu cầu gửi.
Đổi loại sẽ đổi nhóm trường hiển thị và cách xử lý thông tin người mua. Không dùng thao tác đổi loại này để đổi phương pháp thuế của doanh nghiệp bán hàng.
Form có thể nạp thông tin hóa đơn đã lưu của đơn. Tuy nhiên dữ liệu nạp lại từ danh sách hiện chưa gồm đầy đủ số điện thoại/hộ chiếu cá nhân; cần kiểm tra các ô trước mỗi lần gửi, không giả định tất cả thông tin cũ đã được phục hồi.
Xác nhận hoặc hủy
- Đối chiếu mã đơn, hàng hóa và tổng tiền ở danh sách/chi tiết trước khi mở form.
- Chọn loại người mua và kiểm tra từng trường đang hiển thị.
- Bấm Xuất hóa đơn một lần, chờ kết quả. Giao diện không đánh dấu đầy đủ mọi yêu cầu dữ liệu của dịch vụ; không có dấu sao không đồng nghĩa có thể để trống trong mọi trường hợp.
- Sau thành công, kiểm tra lại ở Đã xuất, mở hóa đơn và đối chiếu người mua, hàng, tiền, thuế và tình trạng ký thực tế.
- Hủy hoặc dấu đóng chỉ đóng form, không gửi yêu cầu lập mới. Nếu đã bấm xuất và nhận lỗi, đóng form không hoàn tác những gì đã lưu/gửi trước đó.
Các xử lý phía hệ thống cần hiểu
Hệ thống kiểm tra đơn thuộc chi nhánh đang thao tác và chi nhánh đang hoạt động. Thông tin người mua được lưu trước bước gọi dịch vụ; vì vậy một lần xuất báo lỗi vẫn có thể đã lưu thông tin người mua. Hãy mở lại kiểm tra khi sửa lỗi.
Khi lập hóa đơn, POS sử dụng thông tin hàng của đơn cùng chiết khấu, phụ thu, làm tròn và cấu hình hóa đơn. Combo dùng giá chung có thể lên một dòng combo; combo tính theo thành phần có thể lên các dòng sản phẩm. Không kỳ vọng số dòng trên hóa đơn luôn bằng số dòng thu gọn trên màn hình bán hàng.
Lựa chọn ký khi tạo quyết định gửi yêu cầu tạo và ký hay chỉ tạo. Kết quả Đã xuất của danh sách cho biết POS đã nhận và lưu kết quả lập hóa đơn; cần mở chứng từ để kiểm tra trạng thái ký.
Mỗi yêu cầu có ghi nhận kết quả/thông báo lỗi. Thanh toán có thể đã hoàn tất trước khi bước hóa đơn gặp lỗi, nên không thanh toán lại đơn để thử sửa hóa đơn. Với lỗi mất kết nối hoặc kết quả chưa rõ, tra cứu phía dịch vụ theo thông tin đơn/yêu cầu trước khi xuất lại để tránh tạo thêm hóa đơn ngoài ý muốn.
Trả hàng là quy trình riêng có thể phát sinh yêu cầu hóa đơn điều chỉnh khi đơn đã có hóa đơn. Hoàn thành trả hàng cũng không bảo đảm yêu cầu điều chỉnh đã thành công; đối chiếu chứng từ sau xử lý. Màn hình danh sách này không phải giao diện sửa tùy ý hóa đơn đã phát hành hoặc hủy hóa đơn.
Xử lý tình huống thường gặp
Không thấy đơn đã thanh toán
Kiểm tra đúng chi nhánh, ngày tạo đơn và cả ba trạng thái hóa đơn. Đơn còn đang xử lý hoặc chưa có mốc hoàn thành sẽ không thuộc danh sách này. Nếu ngày cột hiển thị gây nhầm, mở đơn để xem mốc thu tiền thực tế.
Báo chưa cấu hình thông tin xuất hóa đơn
Người quản lý kiểm tra tài khoản/mật khẩu dịch vụ, mẫu số, ký hiệu và thông tin thuế chi nhánh theo hướng dẫn cấu hình. Không dùng dữ liệu của chi nhánh khác để thử.
Đơn đã thu tiền nhưng nằm ở Lỗi hóa đơn
Giữ nguyên giao dịch thu tiền; đọc lỗi, đối chiếu thông tin người mua và tình trạng phía dịch vụ. Chỉ thử lại sau khi xác định yêu cầu trước chưa tạo hóa đơn hoặc đã có cách xử lý được người phụ trách hóa đơn xác nhận.
Đã xuất nhưng không mở được hóa đơn
Kiểm tra mã tra cứu và đường dẫn có được trả về hay không. Việc trang tra cứu không mở không chứng minh hóa đơn chưa được tạo. Không tạo lại chỉ để lấy một đường dẫn mới.