Hướng dẫn tạo chương trình Voucher, quản lý mã và áp dụng khi bán hàng
Hướng dẫn quản lý Voucher POS, cách giảm, thời hạn, số mã, giới hạn sử dụng và áp dụng vào đơn; giải thích điều kiện khóa sửa sau khi dùng.
Voucher dùng để làm gì?
Voucher là mã giảm giá gắn với một chương trình. Người quản lý thiết lập thời gian, mức giảm, điều kiện đơn hàng và số lượt dùng; nhân viên nhập mã khi thanh toán hoặc gửi đơn giao hàng. Mỗi đơn chỉ áp dụng một Voucher tại một thời điểm.
Cần phân biệt chương trình với mã: một chương trình có thể phát sinh nhiều mã cùng điều kiện. “Số lượng voucher” là số mã phát hành; “Số lần sử dụng” là giới hạn lượt dùng của mỗi mã. Ví dụ 100 mã, mỗi mã 1 lần khác một mã được dùng 100 lần.
Chức năng yêu cầu quyền Khuyến mãi → Voucher. Chương trình mới được tạo ở trạng thái chưa hoạt động; cần kiểm tra chi tiết và bật hiệu lực trước khi đưa mã cho khách.
Giao diện danh sách Voucher
Mở Khuyến mãi → Voucher. Danh sách cho xem tên chương trình, ngày bắt đầu/kết thúc, trạng thái, mức giảm, áp dụng trước/sau thuế và tổng số mã.
- Từ ngày/Đến ngày: tìm theo ngày bắt đầu chương trình.
- Chưa kết thúc: bật để bỏ chương trình đã qua ngày kết thúc; bỏ chọn để xem rộng hơn. Công tắc này không thay trạng thái Hoạt động của chương trình.
- Xem: mở chi tiết để kiểm tra cấu hình và mã.
- Thêm voucher: mở popup tạo chương trình.
- Xóa: chỉ hiển thị khi chương trình không hoạt động. Máy chủ còn kiểm tra mã đã dùng; tắt hiệu lực không làm chương trình đã dùng đủ điều kiện xóa.
Dùng phân trang để xem các chương trình còn lại. “Số lượng” trong bảng là số mã của chương trình, không phải số lượt còn lại hay số mã chưa dùng.
Giao diện Thêm voucher
Các trường nhập
- Tên: bắt buộc, dùng để nhận diện chương trình. Tên không phải mã khách nhập khi mua hàng.
- Từ ngày: ngày/giờ bắt đầu, mặc định ngày hôm sau khi mở form thêm.
- Đến ngày: ngày/giờ kết thúc; để trống nếu không có hạn kết thúc tự động. Nếu có, không được trước hiện tại hoặc trước ngày bắt đầu khi tạo.
- Hình: chọn ảnh PNG, JPEG, GIF hoặc WebP để nhận diện chương trình. Ảnh không thay mã, thời gian hay điều kiện áp dụng.
- Mô tả ngắn: giải thích mục đích, đối tượng và thông tin sử dụng cho nhân viên. Điều kiện viết trong mô tả không tự trở thành kiểm tra phần mềm.
- Giảm: giá trị giảm, kết hợp với lựa chọn % hoặc VNĐ. Với %, nhập tỷ lệ; với VNĐ, nhập số tiền giảm cố định.
- Số lượng voucher: số mã cần tạo, phải lớn hơn 0. Giao diện này sinh mã tự động; không có ô đặt mã tùy ý cho từng khách.
- Số lần sử dụng: số lần một mã được sử dụng, mặc định 1. Nên khai báo số nguyên dương phù hợp chiến dịch.
- Áp dụng cho đơn hàng từ: ngưỡng giá trị đơn tối thiểu. Nhập 0 nếu không đặt ngưỡng giá trị.
- Giảm tối đa: trần tiền giảm khi dùng tỷ lệ %. Nhập 0 nghĩa không đặt trần riêng; số giảm thực tế vẫn không vượt tổng tiền được áp dụng. Giá trị này không dùng như mức giảm bổ sung của Voucher VNĐ.
Lưu và kiểm tra lại giá trị giảm
Bấm Lưu để tạo chương trình và các mã, hoặc Đóng để rời popup chưa lưu. Sau tạo, mở Xem ở danh sách để kiểm tra chi tiết trước khi bật hoạt động.
Giới hạn của popup tạo hiện tại: ô Giảm chưa truyền giá trị mới nhập trở lại dữ liệu gửi lưu một cách đầy đủ. Vì vậy phải mở trang chi tiết, nhập lại mức giảm, lưu rồi mở lại để xác nhận con số. Không phát hành mã chỉ dựa trên số đã gõ ở popup thêm. Trang chi tiết có cơ chế lưu mức giảm riêng hoạt động đúng đường liên kết dữ liệu.
Form thêm không có công tắc chọn trước/sau thuế; chương trình mới mặc định áp dụng trước thuế. Cũng không có công tắc bật hiệu lực ngay tại popup: chương trình được tạo không hoạt động để người quản lý kiểm tra tiếp.
Mở lại popup thêm không bảo đảm mọi trường của lần nhập trước đã được xóa. Khi tạo chương trình tiếp theo, rà lại tên, mức giảm, ngày, số lượng, điều kiện và ảnh thay vì chỉ đổi tên.
Giao diện chi tiết và chỉnh sửa chương trình
Mục đích và quy tắc khóa trường
Trang chi tiết cho sửa thông tin chương trình và tra cứu mã. Khi Hoạt động đang bật, hầu hết trường điều kiện bị khóa: tên, mô tả, thời gian, mức giảm, loại giảm, số mã, lượt sử dụng, ngưỡng đơn và trước/sau thuế. Tắt công tắc trên form để mở các trường, sửa rồi Lưu khi chương trình chưa có mã sử dụng.
Việc tắt công tắc trên form mới chỉ là thay đổi đang soạn. Chỉ Lưu thành công mới ngừng hiệu lực. Với chương trình đã có bất kỳ mã nào được sử dụng, máy chủ chặn cập nhật toàn bộ chương trình, kể cả yêu cầu đổi Hoạt động. Nếu gặp thông báo này, không kết luận chương trình đã tạm dừng; cần kiểm tra thời hạn đã lưu và liên hệ người phụ trách hệ thống nếu cần dừng ngoài khả năng giao diện.
Mức giảm và loại giảm
%: tính phần trăm trên cơ sở trước/sau thuế đã chọn. Tỷ lệ không được vượt 100 khi lưu chi tiết. Ô Giá trị tối đa mở để đặt trần tiền giảm; 0 là không đặt trần riêng.
VNĐ: trừ một số tiền cố định. Khi đổi từ % sang VNĐ, hệ thống đặt Giá trị tối đa về 0 và khóa ô này. Đổi lại % không tự khôi phục trần cũ; cần nhập lại nếu muốn giới hạn.
Ví dụ đơn trước thuế 500.000 đồng, Voucher 10%, trần 30.000 đồng: giảm trước thuế tối đa 30.000 đồng, không phải 50.000 đồng. Với Voucher tiền 100.000 đồng và cơ sở áp dụng chỉ 80.000 đồng, mức giảm được giới hạn bởi tổng tiền cơ sở; không biến phần dư thành tiền hoàn khách.
Áp dụng trước thuế hoặc sau thuế
- Bật Áp dụng trước thuế: tính mức giảm trên giá trị trước VAT, sau đó phân bổ giảm về các nhóm thuế suất. Số tiền khách phải trả giảm còn chịu ảnh hưởng VAT tương ứng.
- Tắt Áp dụng trước thuế: tính mức giảm trên giá trị sau VAT rồi quy ngược phần phân bổ về trước thuế của từng nhóm để tính tổng đơn.
Ví dụ đơn chỉ có một nhóm VAT 8%, tiền trước thuế 100.000 đồng: Voucher cố định 10.000 đồng trước thuế làm cơ sở còn 90.000 đồng và tổng sau thuế tương ứng 97.200 đồng. Voucher 10.000 đồng sau thuế trừ 10.000 từ tổng 108.000 đồng, còn 98.000 đồng. Ví dụ giả định không có phụ thu/ưu đãi khác.
Nếu đơn có nhiều thuế suất, hệ thống phân bổ theo tỷ trọng giá trị của từng nhóm; không áp toàn bộ tiền giảm vào một sản phẩm tùy ý. Cả hàng bán riêng và Combo được đưa vào cơ sở tính theo cách tính giá của Combo.
Số mã, lượt sử dụng và điều kiện tối thiểu
Tăng Số lượng voucher khi còn được sửa sẽ sinh thêm mã. Giảm số lượng sẽ bỏ một số mã hiện có; đây không chỉ là giảm chỉ tiêu thống kê. Không giảm tùy tiện sau khi đã gửi mã cho khách, kể cả chưa có ai sử dụng, vì mã đã gửi có thể bị bỏ.
Chi tiết yêu cầu Số lần sử dụng > 0. Dữ liệu cũ có lượt bằng 0 được đường tra cứu xử lý như không giới hạn, nhưng giao diện sửa hiện tại không cho lưu 0. Không hướng dẫn dùng 0 để tạo chiến dịch không giới hạn qua màn hình này.
Ngưỡng Áp dụng cho đơn hàng từ được so với tổng sau thuế đang hiển thị tại bước áp dụng trong popup thanh toán/gửi hàng. Không mặc định rằng bật giảm trước thuế thì ngưỡng này cũng đổi sang so trước thuế. Khi đổi giỏ hàng hoặc ưu đãi, kiểm tra lại điều kiện và tổng tiền.
Ảnh, hiệu lực và lưu
Ảnh thay ở trang chi tiết phải không vượt 2 MB. Chọn ảnh chỉ hiển thị xem trước cho đến khi lưu. Công tắc Hoạt động cho phép sử dụng mã khi đã đến thời gian và còn lượt; không có nghĩa chương trình tự được đăng lên website hoặc mã đã được gửi cho khách.
Nhập xong, bấm Lưu, đợi thông báo và dữ liệu tải lại. Trang hiện còn kiểm tra Đến ngày không được nằm trong quá khứ; vì vậy một chương trình đã hết hạn có thể không lưu được thao tác khác nếu giữ nguyên ngày hết hạn. Không kéo dài thời hạn chỉ để vượt thông báo mà chưa có quyết định thay đổi chương trình.
Giao diện các mã Chưa sử dụng
Chọn tab Chưa sử dụng để xem mã chưa từng được gắn vào một đơn ghi nhận sử dụng. Dùng phân trang để xem toàn bộ; tab không sửa tổng Số lượng voucher của chương trình.
Tại từng mã:
- Sao chép: chép mã vào clipboard để dán vào nơi làm việc phù hợp. Sao chép không gửi mã cho khách và không tiêu thụ lượt dùng.
- Xem mã: mở popup Mã code, tạo hình mã vạch CODE 128 cho mã đang chọn.
- Đóng trong popup: đóng hình mã vạch, không khóa hoặc hủy mã.
Popup mã vạch hiện không có nút tải xuống/in đang hoạt động. Không nhầm việc nhìn thấy hình mã vạch với đã in hoặc đã phát hành. Khi chuyển sang mã khác, đóng popup cũ rồi mở mã cần xem.
Giao diện các mã Đã sử dụng
Tab Đã sử dụng cho xem mã Voucher, mã đơn hàng và Ngày sử dụng. Một mã xuất hiện tại đây ngay khi có bản ghi sử dụng, kể cả giới hạn cho phép nhiều lần và vẫn còn lượt.
Bảng hiện một liên kết đơn đại diện theo dữ liệu tra cứu, không phải lịch sử đầy đủ mọi lần dùng của mã. “Ngày sử dụng” được lấy từ ngày tạo đơn liên quan; không nên dùng cột này như bằng chứng thời điểm thu tiền chính xác. Muốn đối chiếu giao dịch, tra cứu đơn và trạng thái thanh toán/giao hàng tương ứng.
Tab Chưa sử dụng trống nghĩa không còn mã chưa từng dùng trong kết quả đó, không bảo đảm mọi mã đã hết lượt hoặc chương trình hết hiệu lực.
Giao diện áp dụng Voucher trong thanh toán và gửi hàng
- Kiểm tra giỏ hàng, số lượng và khách hàng theo nghiệp vụ.
- Mở Thanh toán cho đơn tại chỗ hoặc popup gửi hàng cho đơn giao hàng.
- Bỏ chiết khấu trực tiếp/đổi điểm Membership nếu đơn đang sử dụng một trong hai ưu đãi đó.
- Nhập mã Voucher và dùng thao tác áp dụng tại ô mã.
- Đọc thông báo, mức giảm, cơ sở trước/sau thuế và tổng phải trả mới.
- Hoàn thành đúng nghiệp vụ thanh toán/gửi hàng khi đã đối chiếu tiền thực tế.
Hệ thống tra cứu mã, kiểm tra chương trình đang hoạt động, thời gian hiệu lực và số lượt. Tại popup, đơn cũng phải đạt ngưỡng tối thiểu. Chỉ áp dụng một mã; áp dụng mã hợp lệ khác sẽ thay mã trước đó, không cộng dồn hai mã.
Nếu tra mã mới bị lỗi, popup có thể bỏ Voucher đang có. Sau thông báo không hợp lệ, xem lại tổng tiền và mã hiện tại; đừng mặc định mã cũ vẫn còn. Nếu mã hợp lệ nhưng không đạt ngưỡng, xem trạng thái thực tế trên popup trước khi tiếp tục.
Voucher, đổi điểm Membership và chiết khấu trực tiếp là ba lựa chọn loại trừ nhau ở cấp đơn. Flash Sale là giá dòng hàng, Combo là cấu trúc giá hàng; cần đối chiếu cơ sở tính Voucher đang hiển thị, không cộng ưu đãi bằng tay. Đơn áp dụng Voucher không được tích điểm Membership theo luồng tích điểm hiện tại.
Sau áp dụng, hệ thống tính lại phụ thu và có thể hạ số tiền khách thanh toán đang nhập nếu vượt tổng mới. Cần kiểm tra lại số thu, tiền thừa/công nợ trước xác nhận; việc nhập mã và thấy giảm trên popup chưa đồng nghĩa đã thu tiền hay ghi nhận xong lượt sử dụng.
Xóa và xử lý lỗi thường gặp
Chỉ xóa từ danh sách khi chương trình không hoạt động và chưa có mã đã dùng; xác nhận xóa để bỏ chương trình/mã. Với dữ liệu đã phát sinh, giữ lịch sử và xử lý theo thời hạn/quy trình quản trị, không xóa đơn chỉ để làm mã trở lại chưa dùng.
- Mã chưa có hiệu lực: kiểm tra ngày/giờ bắt đầu, không chỉ công tắc Hoạt động.
- Chương trình không hoạt động: kiểm tra đã bật và Lưu thành công sau tạo chưa.
- Mức giảm bằng 0 sau tạo: mở chi tiết, nhập lại mức giảm và lưu trước khi bật hiệu lực.
- Mã đã được sử dụng: kiểm tra giới hạn lượt; tab Đã sử dụng riêng lẻ không cho biết chắc chắn còn bao nhiêu lượt.
- Không sửa/tắt được dù đã bỏ công tắc: chương trình có mã đã dùng sẽ bị máy chủ chặn; trạng thái cũ vẫn có thể còn hiệu lực.
- Đơn không đạt giá trị tối thiểu: đối chiếu tổng hiện tại trong popup, đặc biệt sau thay mã hoặc đổi giỏ hàng.