Hướng dẫn kiểm kê và xử lý chênh lệch kho POS
Hướng dẫn lập phiếu kiểm kê POS, chọn kho và thời điểm, nhập số thực tế, xử lý serial và chênh lệch; kiểm tra điều chỉnh kho sau hoàn tất.
Kiểm kê dùng để ghi số hàng thực tế tại một kho, so với tồn hệ thống và tạo chứng từ điều chỉnh khi có chênh lệch. Phiếu kiểm kê gồm các sản phẩm bạn đưa vào, không mặc định kiểm toàn bộ kho. Lưu phiếu để rà số đếm; hoàn tất mới xác nhận kết quả và xử lý tồn.
Giao diện danh sách kiểm kê
Mở Kho hàng → Kiểm kê với quyền Kiểm kê. Các trường tìm kiếm:
- Từ ngày/Đến ngày: lọc ngày tạo phiếu kiểm, gồm hai ngày biên; để trống đầu nào thì không giới hạn đầu đó.
- Mã: một phần hoặc toàn bộ mã phiếu cần tra cứu.
- Kho: Tất cả hoặc một kho trong danh sách kho hoạt động.
- Tìm kiếm: bấm sau khi nhập/chọn điều kiện. Bộ lọc kiểm kê không tự tìm ngay như một số danh sách kho khác.
Bảng có mã, kho, ngày kiểm, người kiểm và kết quả. Người kiểm hiển thị người tạo phiếu, không phải trường chọn tên người đếm riêng. Ngày kiểm trong danh sách là ngày tạo; mốc xác nhận hoàn tất có ý nghĩa riêng đối với điều chỉnh kho.
Ý nghĩa Khớp, Lệch, Đã điều chỉnh
- Khớp: các số thực tế và số hệ thống trên phiếu đang bằng nhau. Chưa thể chỉ dựa vào nhãn này để kết luận phiếu đã hoàn tất hoặc toàn bộ serial đều khớp.
- Lệch: có số lượng khác nhau và chưa xử lý điều chỉnh theo trạng thái phiếu.
- Đã điều chỉnh: phiếu có chênh lệch đã xử lý.
Nhãn Khớp ở giao diện hiện được tính chủ yếu theo số lượng. Với hàng quản lý Đích danh, hai tập serial khác nhau vẫn có thể có cùng số lượng; cần kiểm tra danh sách mã thực tế và kết quả hoàn tất, không chỉ nhãn ở danh sách.
Bấm Xem để mở chi tiết. Thêm phiếu kiểm kê mở form mới. Nút xóa sau hoàn tất chỉ có theo quyền Sửa/xóa chứng từ đã hoàn thành và còn chịu kiểm tra các chứng từ liên quan.
Giao diện Tạo phiếu kiểm kê
Chọn kho trước khi thêm hàng
Kho là nơi kiểm thực tế, chọn từ các kho đang hoạt động. Mặc định có thể là kho đầu danh sách; kiểm tra tên kho trước khi quét/chọn hàng. Mỗi phiếu chỉ kiểm một kho.
Thay kho trên form tạo hiện không tự xóa/tải lại số tồn của các dòng đã thêm. Nếu chọn nhầm kho, nên đóng form chưa lưu rồi tạo lại với đúng kho, hoặc xóa các dòng và thêm lại để lấy số tồn đúng; không giữ số đã nạp từ kho cũ để hoàn tất.
Form không có ô tự chọn ngày kiểm hoặc mã phiếu. Khi lưu, hệ thống tự ghi thời điểm tạo, người tạo và sinh mã không trùng.
Thêm sản phẩm bằng mã hoặc tìm kiếm
Form có ô Seri hoặc mã sản phẩm, nút Thêm và Tìm kiếm. Ở form tạo mới, luồng hiện tìm theo đúng mã sản phẩm dù nhãn có chữ Seri; nếu quét serial không tìm được, dùng mã hàng hoặc Tìm kiếm. Khả năng tra serial ở chi tiết phiếu khác với form tạo.
- Nhập mã rồi bấm Thêm: hàng mới có Thực tế mặc định 1; thêm lại cùng mã tăng số thực tế thêm 1.
- Bấm Tìm kiếm, chọn sản phẩm: dòng mới có Thực tế mặc định 0; cần nhập số đã đếm. Chọn lại một sản phẩm đã có sẽ báo đã có, không tự thêm một dòng khác.
- Nút xóa dòng: bỏ sản phẩm khỏi phạm vi kiểm lần này. Không có nghĩa hàng thực tế bằng 0 và không xóa sản phẩm danh mục.
Chỉ kiểm sản phẩm quản lý tồn. Dịch vụ hoặc sản phẩm tắt quản lý tồn không hoàn tất kiểm kê được, kể cả xuất hiện trong cửa sổ chọn ở một nhánh giao diện.
Các trường trên từng dòng
- Mã/Tên: đối chiếu hàng thực tế, chỉ đọc tại đây.
- Tồn kho: số hệ thống lấy khi thêm hàng, dùng tham khảo lúc soạn. Khi hoàn tất hệ thống sẽ xác định lại theo mốc hoàn tất, không đóng băng vĩnh viễn số này.
- Thực tế: tổng lượng thật sự đã đếm của sản phẩm ở kho, theo đơn vị chuẩn. Nhập số không âm. Đây là số tồn đếm được, không phải phần chênh lệch cần cộng/trừ. Nếu hệ thống 10, đếm được 8, nhập 8, không nhập -2.
- Serial thực tế: mỗi dòng một mã của hàng thực sự đang có. Bắt buộc đủ mã, không trùng với hàng dùng phương pháp Đích danh; lượng serial phải bằng số Thực tế. Không chỉ nhập mã thừa/thiếu.
Không có dropdown đơn vị trên phiếu kiểm kê. Nếu đếm theo hộp/thùng, quy đổi về đơn vị chuẩn trước khi nhập. Ví dụ 2 hộp × 10 cái cộng 3 cái lẻ thì nhập 23 khi đơn vị chuẩn là cái.
Chọn hàng từ Tìm kiếm để ở mặc định 0 có nghĩa bạn khai không còn hàng đó. Kiểm tra tất cả số 0 trước khi hoàn tất để tránh tạo phiếu xuất điều chỉnh ngoài ý định.
Lưu hoặc đóng
Bấm Lưu khi có ít nhất một sản phẩm. Thành công sẽ tạo phiếu để mở lại từ danh sách; chưa tự điều chỉnh tồn. Đóng trước khi lưu bỏ danh sách đang soạn. Không có bước tự lưu nền toàn bộ form tạo.
Giao diện Chi tiết phiếu kiểm
Đầu form hiển thị mã phiếu, kho, ngày kiểm và người tạo để xác nhận đúng đợt kiểm. Khi chưa hoàn tất, có thể bổ sung hàng, sửa số thực tế/serial và xóa dòng theo các nút hiển thị.
Thêm hàng và quét trong chi tiết
Ô Seri hoặc mã sản phẩm ở chi tiết thử tìm serial trước, sau đó tìm mã hàng. Nếu sản phẩm đã có, thao tác tăng Thực tế thêm 1 và gửi cập nhật ngay. Nếu chưa có, hệ thống tạo dòng với Thực tế 0; kiểm tra và nhập số cần đếm, không giả định lần quét đầu đã tính là 1 như form tạo mới.
Quét được serial chỉ giúp tìm sản phẩm và xử lý số lượng; luồng này chưa tự đưa serial vừa quét vào ô Serial thực tế. Với Đích danh, vẫn phải điền đủ danh sách mã thực tế và lưu dòng. Nếu quét một mã hai lần, số lượng có thể tăng hai lần, nên phải đối chiếu số đếm và danh sách serial không trùng.
Danh sách loại hàng trong chi tiết gồm các loại quản lý kho; với mô hình bán lẻ không cho Thành phẩm/Bán thành phẩm. Dịch vụ không được phép hoàn tất kiểm kê.
Sửa và lưu từng dòng
Nhập Thực tế và Serial thực tế, bấm Lưu ngay trên dòng. Chờ thông báo thành công rồi kiểm tra lại. Nút Hoàn tất không gửi thay những số/serial đang sửa chưa bấm Lưu; phải lưu từng dòng trước khi hoàn tất.
Xóa dòng ở chi tiết có hộp xác nhận và ghi thay đổi riêng ngay sau xác nhận. Đóng popup không hoàn tác những dòng đã lưu, thêm hoặc xóa. Nếu cần xác minh dữ liệu đã ghi, đóng rồi mở lại phiếu trước bước hoàn tất.
Sau hoàn tất, số Thực tế bị khóa; hệ thống từ chối thêm/sửa/xóa sản phẩm dù một nút thêm có thể còn hiện ở trường hợp nhãn Khớp. Không dùng sự xuất hiện của nút làm căn cứ cho phép sửa chứng từ đã chốt.
Hoàn tất và điều chỉnh chênh lệch
- Đối chiếu đúng kho, đủ sản phẩm trong phạm vi kiểm, đơn vị chuẩn và số thực tế.
- Lưu mọi dòng đã thay đổi, mở lại nếu cần kiểm tra dữ liệu đã ghi.
- Với Đích danh, đối chiếu đủ serial thực tế, mỗi dòng một mã, không lặp.
- Bấm Hoàn tất. Nếu phiếu đang lệch, form hỏi Điều chỉnh và hoàn tất; chọn Hủy để quay lại rà, hoặc xác nhận sau khi đã kiểm xong.
- Chờ thành công và kiểm tra phiếu kho điều chỉnh/lịch sử tồn liên quan.
Mốc tồn hệ thống được dùng
Hệ thống xác định lại tồn ngay trước thời điểm xác nhận hoàn tất dựa trên các biến động theo ngày nghiệp vụ, rồi so với số Thực tế đã lưu. Nó không chỉ lấy số tồn lúc bạn mở phiếu. Nếu còn giao dịch nhập/xuất trong khi đang đếm, phải cập nhật số đếm phù hợp trước khi chốt để tránh điều chỉnh nhầm.
Ví dụ khi tạo phiếu hệ thống có 10, bạn ghi thực tế 9; trước khi hoàn tất đã bán 2 và thực tế cũng giảm còn 7. Nếu vẫn giữ Thực tế 9, hệ thống sẽ so với tồn mới 8 và có thể ghi thừa 1. Cần phối hợp thời điểm kiểm/ghi nhận phát sinh và nhập số kiểm cuối cùng đúng mốc chốt.
Hàng không quản lý Đích danh
- Thực tế lớn hơn hệ thống: tự tạo phiếu nhập kiểm kê phần thừa và hoàn tất để tăng kho.
- Thực tế nhỏ hơn hệ thống: tự tạo phiếu xuất kiểm kê phần thiếu và hoàn tất để giảm kho.
- Hai số bằng nhau: hoàn tất xác nhận, không cần tạo lượng điều chỉnh cho dòng đó.
Giá vốn nhập kiểm kê thừa dựa vào giá trị/số lượng kho ngay trước điều chỉnh; nếu số lượng nền bằng 0, đơn giá điều chỉnh có thể bằng 0. Không có ô nhập giá mua mới trong form kiểm kê. Kiểm kê không thay cho phiếu nhập mua bị bỏ sót nếu thực tế đã có chứng từ mua cần ghi nhận.
Hàng quản lý Đích danh
Hệ thống so tập serial thực tế với tập mã còn hợp lệ tại kho: mã có thực tế nhưng chưa có trong tập hệ thống tạo nhập điều chỉnh; mã hệ thống có nhưng không nằm trong danh sách thực tế tạo xuất điều chỉnh. Có thể phát sinh cả nhập và xuất dù tổng số lượng bằng nhau.
Ví dụ hệ thống có A, B; thực tế A, C thì số lượng vẫn là 2, nhưng cần ghi thiếu B và thừa C. Nhãn Khớp theo số lượng trên danh sách không đủ để kết luận không có điều chỉnh serial.
Sau khi chốt, hệ thống ghi người/thời điểm hoàn tất và khóa sửa số thực tế. Khi một phiếu nhập/xuất trước mốc kiểm được sửa hợp lệ, hệ thống có thể tính lại số tồn hệ thống và các phiếu điều chỉnh để bảo toàn số thực tế đã xác nhận. Số đếm vẫn giữ, nhưng phần chênh lệch tính toán/giá vốn có thể đổi. Không xem đó mặc nhiên là nhân viên đã sửa số kiểm.
Xóa phiếu kiểm kê
Phiếu chưa hoàn tất có thể xóa sau xác nhận theo nút hiển thị; không làm thay đổi tồn nếu chưa có điều chỉnh. Phiếu đã hoàn tất cần quyền Sửa/xóa chứng từ đã hoàn thành và đáp ứng ràng buộc liên quan.
Xác nhận xóa phiếu đã chốt sẽ xử lý cả các phiếu kho điều chỉnh liên quan, rồi tính lại tồn/giá vốn. Nếu hàng/lô điều chỉnh đã được nghiệp vụ khác sử dụng, hệ thống có thể chặn và chỉ rõ chứng từ cần xử lý trước. Không xóa phiếu nhập/xuất kiểm kê riêng để né trạng thái phiếu kiểm.
Tình huống thường gặp
Không hoàn tất được vì serial
Kiểm tra sản phẩm đang dùng Đích danh toàn doanh nghiệp hay theo nhóm, số Thực tế có nguyên và bằng số mã không, có dòng trống/mã lặp không, đã bấm Lưu dòng chưa. Quét ở ô tìm không tự thay thế danh sách Serial thực tế.
Phiếu ghi Khớp nhưng vẫn phải bấm Hoàn tất
Khớp là kết quả so số lượng, còn hoàn tất là xác nhận đợt kiểm. Chưa hoàn tất thì dữ liệu vẫn là phần đang chuẩn bị; với serial còn phải so từng mã.
Số lượng vừa nhập không được áp dụng
Ở chi tiết cần bấm Lưu dòng trước Hoàn tất. Đóng rồi mở lại giúp kiểm tra số đã lưu, không chỉ giá trị đang thấy trong ô.
Không tìm thấy serial ở form tạo
Form tạo hiện tra mã sản phẩm; dùng Tìm kiếm để đưa hàng vào, nhập Thực tế và đủ Serial thực tế. Không tạo thêm một sản phẩm danh mục mang tên serial để khắc phục lỗi tìm.