Hướng dẫn quản lý và sử dụng thuộc tính đơn hàng trong POS
Hướng dẫn cấu hình thuộc tính đơn hàng, từng kiểu nhập và danh sách lựa chọn; hiểu thứ tự, lưu giá trị và tác động đổi loại hoặc xóa.
Thuộc tính đơn hàng giúp bổ sung các thông tin cửa hàng cần thu thập cho cả đơn, ngoài những trường sẵn có như khách hàng, địa chỉ và ghi chú. Ví dụ, cửa hàng có thể tạo Kênh tiếp nhận, Ngày hẹn hoặc Yêu cầu đóng gói chung. Người quản lý định nghĩa các trường ở màn hình cấu hình; nhân viên điền giá trị khi lập hoặc sửa đơn.
Thuộc tính đơn hàng khác với thuộc tính sản phẩm: nó áp dụng cho đơn, không phải đặc điểm cố định của hàng hóa hay tùy chọn riêng của một dòng sản phẩm. Việc thêm một trường có tên “Phí” không tự làm tăng tiền thanh toán; các khoản tiền vẫn phải được nhập bằng chức năng phí/phụ thu có sẵn.
Giao diện quản lý thuộc tính đơn hàng
Mở Thuộc tính đơn hàng bằng tài khoản được cấp quyền tương ứng. Bảng gồm Tên, Loại, Giá trị, Thứ tự, Hành động. Dòng đầu dùng để thêm, những dòng bên dưới dùng để sửa từng thuộc tính đã có. Không có trường Nhóm sản phẩm vì định nghĩa này dành cho đơn trong doanh nghiệp.
Tạo thuộc tính
- Nhập Tên để nhân viên hiểu cần ghi nhận điều gì. Không bỏ trống.
- Chọn Loại phù hợp cách nhập. Giá trị ban đầu là Chữ.
- Nếu chọn một trong hai loại danh sách, thêm từng lựa chọn bằng ô Giá trị và nút +.
- Nhập Thứ tự để sắp vị trí trường; số nhỏ được xếp trước số lớn.
- Bấm Thêm ở cuối dòng. Chờ thông báo thành công và kiểm tra thuộc tính xuất hiện trong bảng.
Sau khi thêm thành công, dòng tạo mới được làm sạch, loại trở về Chữ và thứ tự về 0. Đây là chỗ chuẩn bị thuộc tính kế tiếp, không phải thuộc tính vừa tạo bị mất.
Ý nghĩa các lựa chọn Loại
- Chữ: một nội dung ngắn, chẳng hạn mã tham chiếu của khách.
- Đoạn văn: nội dung dài hoặc có nhiều dòng, chẳng hạn yêu cầu xử lý chung.
- Số: một giá trị số để ghi nhận thông tin; không tự tham gia công thức tổng tiền.
- Ngày: thông tin ngày, chẳng hạn ngày khách mong muốn nhận hàng. Đây là giá trị bổ sung, không tự chuyển trạng thái giao hàng hay đặt lịch vận chuyển.
- Màu: một giá trị màu để ghi nhận lựa chọn ở nơi giao diện hỗ trợ điều khiển tương ứng.
- Hình ảnh: màn hình cấu hình có loại này, nhưng form đơn bán lẻ hiện hiển thị bằng ô chữ, không có nút chọn/tải ảnh cho thuộc tính đơn. Không dùng lựa chọn này để yêu cầu nhân viên đính kèm ảnh qua form đơn hiện tại.
- Có/Không: ghi nhận một điều kiện hai trạng thái. Tên trường phải nói rõ ý nghĩa của trạng thái bật.
- Chọn nhiều từ danh sách: cho phép lưu nhiều lựa chọn trong danh sách được khai báo.
- Chọn một từ danh sách: cho phép chọn một lựa chọn trong danh sách được khai báo.
Trên form đơn bán lẻ, Số dùng ô số, Ngày dùng ô chọn ngày, Màu dùng bộ chọn màu, Có/Không dùng hộp Bật/Tắt, Chọn nhiều dùng các hộp tích, Chọn một dùng các nút chọn duy nhất, Đoạn văn dùng ô nhiều dòng; Chữ và Hình ảnh hiện dùng ô chữ. Mẫu in có cách trình bày riêng, không tự đổi bố cục theo kiểu điều khiển của form.
Khai báo Giá trị cho trường danh sách
Ô Giá trị chỉ mở với hai loại Chọn nhiều từ danh sách và Chọn một từ danh sách. Nhập một giá trị rồi bấm +. Các giá trị đã thêm hiện thành nhãn; bấm × để bỏ nhãn trước khi lưu.
Không được thêm giá trị rỗng hoặc lặp lại giá trị đang có. Thuộc tính dạng danh sách cần ít nhất một giá trị khi tạo. Nội dung còn nằm trong ô nhập, chưa được thêm bằng +, chưa phải lựa chọn của thuộc tính.
Ví dụ, tạo Kênh tiếp nhận dạng Chọn một từ danh sách với Tại cửa hàng, Điện thoại, Website. Nhân viên chọn một kênh cho đơn; lựa chọn Website chỉ mô tả nguồn tiếp nhận, không tự đăng đơn lên website hay tạo một kết nối bán hàng mới.
Giao diện sửa và xóa định nghĩa
Sửa trực tiếp các ô trên dòng thuộc tính, sau đó bấm Lưu của dòng đó. Các dòng được lưu riêng; không giả định việc chuyển sang dòng khác hoặc đóng trang đã lưu thay đổi.
Khi đổi từ loại danh sách sang loại khác, hệ thống bỏ danh sách lựa chọn đã khai báo lúc lưu. Nếu quay lại loại danh sách sau đó, phải cấu hình lại các lựa chọn cần dùng. Không coi đổi tên hoặc xóa lựa chọn là thao tác tự chuyển đổi toàn bộ giá trị trên đơn cũ.
Bấm Xóa, đọc hộp xác nhận và đồng ý nếu muốn bỏ định nghĩa. Xóa định nghĩa làm trường không còn nằm trong danh sách mặc định nạp cho đơn mới. Đối với đơn đã phát sinh, cần kiểm tra dữ liệu hiển thị thực tế trước khi thay đổi định nghĩa đang dùng rộng rãi; không dùng xóa thuộc tính như cách sửa nội dung một đơn.
Giao diện điền thuộc tính trên đơn hàng
Khi mở đơn, hệ thống nạp các định nghĩa thuộc tính đơn hàng của doanh nghiệp. Các trường chưa có trong đơn được bổ sung với giá trị ban đầu rỗng. Với đơn đã có dữ liệu, danh sách lựa chọn của định nghĩa hiện tại được nạp bổ sung để màn hình có thể trình bày các lựa chọn.
Nhập/chọn giá trị ở phần thông tin bổ sung của đơn. Khi tạo đơn mới, giá trị đi cùng dữ liệu tạo đơn. Khi đang sửa đơn đã có, thay đổi thuộc tính sẽ gửi yêu cầu cập nhật ngay sau khi điều khiển ghi nhận thay đổi; không có nút Lưu thuộc tính riêng trên phần này. Nếu có thông báo lỗi, tải lại để đối chiếu giá trị đã lưu trước khi tiếp tục. Việc lưu định nghĩa ở màn hình cấu hình không điền sẵn thông tin cho từng khách.
Khi đơn đã có ngày gửi hoặc ngày nhận, phần thuộc tính bị khóa trên giao diện. Bạn vẫn đọc được dữ liệu nhưng không sửa bằng các ô này. Đây là điều kiện theo tiến trình đơn, không phải lỗi của loại thuộc tính.
Nếu có nhiều đơn đang mở khi người quản lý vừa đổi định nghĩa, tải lại dữ liệu trước khi kiểm tra trường mới. Không kết luận cấu hình chưa lưu chỉ vì một màn hình đã mở từ trước còn đang giữ danh sách cũ.
Giao diện chọn thông tin từ đơn cũ của khách hàng
Trong cửa sổ danh sách đơn của khách, các thuộc tính có thể xuất hiện thành cột để nhân viên tra cứu. Khi dùng thao tác chọn thông tin từ một đơn cũ, hệ thống ghép giá trị theo định danh thuộc tính: thuộc tính đã có thì cập nhật giá trị, chưa có thì thêm vào đơn hiện tại.
Thao tác này thuận tiện khi khách thường dùng cùng thông tin, nhưng cần kiểm tra lại những giá trị thay đổi theo từng lần mua, chẳng hạn ngày hẹn hoặc mã tham chiếu. Chọn thông tin cũ không đồng nghĩa xác nhận những giá trị đó vẫn đúng cho đơn mới.
Kiểm tra sau cấu hình
Sau khi tạo thuộc tính, mở một đơn trong đúng doanh nghiệp, tìm trường vừa thêm và kiểm tra tên, kiểu nhập, các lựa chọn và thứ tự. Sau khi nhập, lưu đơn rồi mở lại để kiểm tra giá trị. Nếu cần thể hiện trên hóa đơn/bản in, kiểm tra mẫu in tương ứng; định nghĩa thuộc tính không tự sửa bố cục mọi mẫu in.