Hướng dẫn kiểm tra đơn bán hàng đầu tiên và đối chiếu dữ liệu POS
Hướng dẫn kiểm tra đơn đầu tiên trên POS qua đơn hàng, thanh toán, kho, công nợ và hóa đơn; xác định đúng nguồn khi số liệu chưa khớp.
Sau khi thiết lập cửa hàng và thực hiện đơn đầu tiên, cần kiểm tra đơn hàng, tiền, kho và hóa đơn ở các màn hình riêng. Bài này giúp người phụ trách xác nhận quy trình đã tạo đúng dữ liệu trước khi đưa POS vào sử dụng thường xuyên. Dùng một giao dịch thực đã được phép thực hiện; không tạo thêm đơn hoặc thu tiền lần nữa chỉ để kiểm tra báo cáo.
Giao diện Danh sách đơn hàng: xác định đúng đơn
Mở Bán hàng → Danh sách đơn hàng, tìm theo mã đơn hoặc thông tin người mua và chọn khoảng ngày có ngày tạo đơn. Kiểm tra chi nhánh, loại bán tại chỗ/giao hàng và trạng thái đang lọc. Đơn tạo hôm trước nhưng hoàn tất hôm sau có thể nằm khác kỳ so với sổ doanh thu lọc theo ngày hoàn tất.
Mở chi tiết đúng mã, không tạo một đơn khác khi chưa tìm thấy đơn cũ. Nếu đang nhập dở trên trang tạo đơn, lưu ý quy trình bán lẻ đã có thể tự tạo đơn khi thêm sản phẩm; đóng trang không đồng nghĩa đơn chưa tồn tại.
Giao diện Chi tiết đơn: sản phẩm, khách và ưu đãi
Kiểm tra khách hàng được chọn, đặc biệt trường hợp cần công nợ hoặc Membership; hồ sơ Khách lẻ không thay thế hồ sơ người mua cần theo dõi riêng. Đối chiếu từng sản phẩm: mã, tên, đơn vị, số lượng và giá.
Khi đổi đơn vị, POS lấy giá theo đơn vị đã chọn; không mặc định giá lẻ nhân hệ số luôn là giá của đơn vị lớn. Với Combo, đối chiếu cả thành phần và lượng được chọn. Với ưu đãi, kiểm tra đang áp dụng Flash Sale, Voucher, giảm trực tiếp, giảm hạng hay dùng điểm, vì các điều kiện phối hợp không giống nhau.
Nếu cấu hình thuế là Khấu trừ, kiểm tra giá trước/sau thuế và VAT; nếu là Trực tiếp, kiểm tra cách thể hiện giá, ngành nghề và hóa đơn bán hàng. Thuộc tính bổ sung xuất hiện theo cấu hình của sản phẩm/đơn; hoàn thiện trường bắt buộc trước bước tiếp theo.
Đối chiếu tổng hàng, giảm giá, phụ thu, tiền khách trả và tiền còn thiếu. Phụ thu và giảm giá ở cấp đơn có thể được phân bổ khác nhau trong các báo cáo; đừng chỉ so đơn giá một sản phẩm với tổng doanh thu của cả đơn.
Giao diện Thanh toán hoặc Giao hàng: xác nhận trạng thái
Đơn bán tại chỗ
Kiểm tra phương thức Tiền mặt hoặc Chuyển khoản, tài khoản ngân hàng nếu có và số tiền thực nhận. Chữ hoàn tất hoặc số đã trả trong POS phải được đối chiếu với tiền thực; hiển thị QR không tự chứng minh ngân hàng đã báo có.
Nếu còn nợ, kiểm tra có đúng khách được phép ghi nhận và đúng số phải thu. Không nhập toàn bộ tổng tiền vào ô khách trả chỉ để làm trạng thái hết nợ khi khách chưa thanh toán. Mở lại đơn sau xử lý để xác nhận trạng thái và số tiền đã lưu.
Đơn giao hàng
Kiểm tra người nhận, điện thoại, địa chỉ, đơn vị giao, khoản thu hộ và các mốc gửi/nhận. Bước gửi hàng có thể đã tác động kho; bước nhận lại tiền từ đơn vị giao là nghiệp vụ khác. Không hiểu đã gửi hàng là khách đã nhận hoặc cửa hàng đã thu đủ COD.
Nếu có hàng trả, kiểm tra dòng trả và nhập lại kho theo quy trình trả hàng. Không tạo một khoản thu/chi riêng để bù trước khi xác định hệ thống đã sinh chứng từ nào.
Giao diện Sổ quỹ và công nợ: đối chiếu tiền
Mở Tài chính → Phiếu thu/Sổ quỹ, tìm chứng từ theo mã nguồn hoặc khoảng ngày giao dịch. Đối chiếu số tiền, phương thức, tài khoản, chi nhánh và đối tượng. Tiền mặt và từng tài khoản ngân hàng là các nhóm riêng.
Nếu còn khoản phải thu, mở Công nợ → Khách hàng, chọn đúng người mua và xem nguồn phát sinh. Với giao hàng, kiểm tra cả công nợ đơn vị giao nếu áp dụng. Một đơn ghi nợ không có nghĩa đã có phiếu thu đủ tiền; một phiếu thu cũng không mặc nhiên là doanh thu của kỳ.
Khi lọc riêng chi nhánh nhưng dùng tài khoản tiền chung, số dư có thể chứa ảnh hưởng từ nơi khác. Đối chiếu chứng từ cụ thể thay vì lấy chênh lệch số dư một tài khoản dùng chung làm số tiền của riêng đơn đầu tiên.
Giao diện Kho: xác nhận đúng hàng và thời điểm trừ tồn
Nếu bật quản lý tồn kho và sản phẩm thuộc loại có quản lý tồn, mở phiếu xuất liên quan cùng màn hình tồn kho/tra cứu sản phẩm. Kiểm tra kho gắn chi nhánh, trạng thái phiếu, ngày xuất, đơn vị chuẩn và lượng quy đổi.
Sản phẩm dịch vụ hoặc sản phẩm không quản lý tồn không giảm số lượng theo cùng cách hàng hóa. Với công thức và sản xuất, không giả định bán thành phẩm tự trừ nguyên vật liệu nếu quy trình tương ứng chưa được thiết lập và xử lý. Khi tồn âm, đọc cấu hình cho phép xuất thiếu cùng lịch sử nhập/xuất trước khi sửa chứng từ.
Không nhập một phiếu đầu kỳ giả để che chênh lệch. Nếu đơn đúng nhưng kho chưa khớp, ghi lại mã đơn, mã phiếu xuất, sản phẩm và thời điểm để xử lý nguyên nhân.
Giao diện Hóa đơn và sổ kế toán: xác nhận kết quả cuối
Nếu cần hóa đơn điện tử, mở phần Hóa đơn của đơn hoặc danh sách Hóa đơn, kiểm tra thông tin người mua, số hóa đơn, kết quả gửi/ký và liên kết tra cứu. Lưu thông tin người mua không đồng nghĩa hóa đơn đã phát hành; nút gửi được bấm cũng chưa chứng minh nhà cung cấp chấp nhận.
Sau khi đơn hoàn tất, mở sổ phù hợp với nguồn dữ liệu cần xem. S1a, S2a/S2b và S2c không cộng doanh thu theo hoàn toàn cùng công thức; sổ tiền theo ngày giao dịch, sổ hàng theo ngày kho, sổ doanh thu theo ngày hoàn tất đơn. Khi có chênh lệch, kiểm tra lại kỳ và các khoản giảm giá/phụ thu, không sửa số liệu bằng một đơn bù.
Đơn được nhập từ XML có những mặc định khác đơn tạo qua bán lẻ, như ghi nhận thanh toán đủ bằng tiền mặt và các giới hạn xử lý kho. Nếu đơn đầu tiên là đơn import, đối chiếu thêm hướng dẫn import thay vì coi hai quy trình tương đương.
Thông tin cần ghi nhận khi phát hiện sai lệch
Ghi mã đơn, chi nhánh, mã sản phẩm, đơn vị, ngày tạo/hoàn tất, phương thức thanh toán, mã chứng từ liên quan và thông báo lỗi. Mô tả số mong đợi cùng số đang thấy. Những thông tin này giúp người phụ trách xác định cần sửa cấu hình, danh mục hay chứng từ, tránh sửa nhiều nơi làm mất dấu nguyên nhân.