Hướng dẫn xem, đối chiếu và xuất sổ kế toán trên Dybi POS
Hướng dẫn đọc và xuất các sổ S1a, S2a, S2b, S2c, S2d, S2e, S3a trong POS; giải thích nguồn dữ liệu, công thức và các giới hạn đối chiếu.
Sổ kế toán giúp người phụ trách tổng hợp doanh thu, chi phí, hàng hóa và tiền theo kỳ, chi nhánh; xuất Excel để kiểm tra và hoàn thiện hồ sơ. Mỗi sổ có nguồn dữ liệu riêng. Chọn cùng một kỳ không có nghĩa mọi sổ phải có cùng doanh thu hoặc cùng số dư.
Giao diện danh sách sổ kế toán
Mở nhóm Thuế - Kế toán → Sổ kế toán, chọn mẫu cần xem. Mỗi thẻ mở một trang mới. Tài khoản cần quyền xem báo cáo hộ kinh doanh. Trang đầu mối hiển thị các mẫu S1a, S2a, S2b, S2c, S2d, S2e và S3a; việc nhìn thấy một thẻ không phải kết luận doanh nghiệp thuộc đối tượng pháp lý phải dùng mẫu đó.
Liên kết Đọc toàn văn thông tư trên trang mở Thông tư 152/2025/TT-BTC trên Cổng thông tin Chính phủ, văn bản hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Đây là nguồn văn bản để người phụ trách đối chiếu; các phép tính và giới hạn phần mềm trong bài này được mô tả theo mã nguồn POS.
Chọn S1a để xem doanh thu bán hàng đơn giản; S2a để xem doanh thu phân nhóm và phần tính GTGT, TNCN; S2b để xem doanh thu phân nhóm và GTGT; S2c để so sánh doanh thu với chi phí; S2d để theo dõi một mặt hàng; S2e để xem tiền mặt và tài khoản; S3a để tải biểu mẫu trống theo dõi nghĩa vụ thuế khác.
Bộ lọc dùng chung và cách xuất Excel
Chọn kỳ, ngày và chi nhánh
- Tháng này: từ ngày đầu tháng đến ngày hiện tại.
- Tháng trước: toàn bộ tháng liền trước.
- Năm này: bộ lọc thường đặt từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của năm hiện tại. Riêng S2e, máy chủ xử lý lựa chọn này đến ngày hiện tại.
- Năm trước: toàn bộ năm liền trước.
- Tùy chọn: hiện hai ô Từ ngày, Đến ngày để tự chọn. Đổi ngày bắt đầu vượt ngày kết thúc sẽ kéo ngày kết thúc theo; đổi ngày kết thúc trước ngày bắt đầu sẽ kéo ngày bắt đầu theo.
- Chi nhánh: tài khoản chủ quản có thể chọn trong danh sách chi nhánh. Nhân viên thường thấy tên chi nhánh được gán ở ô khóa. Danh sách không có một lựa chọn riêng mang tên Tất cả; không hiểu một ô chưa chọn rõ thành xác nhận đang xem một chi nhánh cụ thể.
Thay đổi bộ lọc sẽ tải lại báo cáo. Chờ tải xong trước khi xuất. Nếu có phân trang, chuyển trang để xem tiếp; số dòng của báo cáo có thể gồm cả tiêu đề nhóm và dòng tổng, không chỉ chứng từ.
Xuất và kiểm tra file
Ở S1a đến S2e, chọn Xuất Excel, nhập Số dòng tối đa trên 1 sheet, rồi Đồng ý. Giá trị mặc định là 100, hợp lệ từ 1 đến 10.000. Giá trị này điều khiển cách chia trang tính; không thay đổi nghiệp vụ hoặc sửa dữ liệu nguồn. Chọn Hủy để đóng mà không xuất.
Các chức năng xuất này truy vấn tối đa 10.000 dòng báo cáo ở lần lấy dữ liệu. Vì vậy chia thành nhiều sheet không đảm bảo lấy hết một kỳ vượt giới hạn này. Với dữ liệu lớn, chia kỳ nhỏ hơn và kiểm tra dòng đầu, cuối, số dòng cùng tổng trước khi sử dụng. Dòng tổng có thể phản ánh toàn phạm vi trong khi phần chi tiết đã chạm giới hạn; không cộng lại cả dòng chi tiết lẫn dòng tổng nhóm.
File lấy tên, địa chỉ thuế, mã số thuế từ thông tin đang lưu của chi nhánh hoặc doanh nghiệp. Nếu đầu biểu mẫu sai, sửa thông tin nguồn rồi xuất lại. Xuất Excel chỉ tải file về máy; không gửi tờ khai, ký số, nộp thuế hoặc khóa kỳ kế toán.
Giao diện S1a-HKD: sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
Dùng để làm gì và thao tác được gì?
S1a liệt kê doanh thu của đơn bán hàng đã hoàn tất trong kỳ. Chọn kỳ, chi nhánh, đọc các dòng diễn giải và số tiền; chuyển trang nếu cần, sau đó xuất Excel. Giao diện báo cáo không có ô sửa số tiền hoặc nút tạo chứng từ.
Số liệu được lấy như thế nào?
Đơn phải có thời điểm hoàn tất và thuộc loại hóa đơn bán hàng. Ngày lọc là ngày hoàn tất đơn, không phải ngày tạo hoặc ngày thu tiền. Điều kiện này không yêu cầu đơn đã phát hành hóa đơn điện tử thành công.
Doanh thu cộng số lượng nhân đơn giá của dòng sản phẩm chưa trả hàng và thành tiền Combo, rồi trừ số tiền Voucher ở cấp đơn. Công thức của sổ này không trừ riêng khoản giảm trực tiếp, giảm Membership hoặc cộng phụ thu cấp đơn. Khi đối chiếu một đơn có các khoản này, không dùng S1a như bản sao của tổng tiền thanh toán.
Ví dụ, đơn tạo cuối tháng nhưng hoàn tất đầu tháng sau nằm trong kỳ hoàn tất. Đơn chưa hoàn tất không xuất hiện chỉ vì khách đã thanh toán một phần.
Giao diện S2a-HKD: doanh thu phân nhóm, GTGT và TNCN
Cách đọc màn hình
Sổ chia các dòng doanh thu theo nhóm ngành nghề, có tiêu đề nhóm, các dòng chi tiết, tổng nhóm và các dòng thuế. Chọn kỳ, chi nhánh, xem lần lượt từng nhóm và xuất file. Dòng tổng nhóm, GTGT, TNCN có vai trò tổng hợp, không phải đơn bán hàng mới.
Tên nhóm cho biết doanh thu đang được phân loại vào hoạt động nào. Khi chưa có tên nhóm phù hợp, hệ thống có thể xếp vào Hoạt động kinh doanh khác. Không sửa nhóm trực tiếp ở sổ: kiểm tra phân loại ngành nghề của nhóm sản phẩm và dữ liệu đơn nguồn.
Nghiệp vụ phân bổ ngầm
Sổ đọc dữ liệu doanh thu đã được phân nhóm khi xử lý đơn hoàn tất, thay vì cộng lại trực tiếp mọi đơn mỗi lần mở. Phần sản phẩm dựa trên danh mục/ngành nghề và thông tin thuế được ghi nhận cho dòng bán. Phần Combo được chia cho các thành phần theo trọng số giá trị; khi các giá trị đều bằng không, hệ thống chia đều và điều chỉnh phần còn lại vào thành phần cuối để khớp tổng.
Voucher được phân bổ trước; phụ thu, giảm trực tiếp và giảm Membership của đơn tiếp tục được phân bổ theo tỷ trọng. Vì vậy doanh thu ở S2a có thể khác S1a. Với Combo, cách phân nhóm và thuế của thành phần có thể khác lựa chọn thuế chung dùng khi lập hóa đơn Combo.
GTGT và TNCN được tính từ doanh thu đã phân bổ cùng tỷ lệ lưu cho nhóm, sau đó làm tròn ở cấp nhóm. Bấm tải lại sổ không tự tạo lại dữ liệu phân nhóm bị thiếu của các đơn cũ. Khi thiếu đơn dù ngày, chi nhánh và trạng thái đúng, ghi nhận mã đơn để người quản trị kiểm tra dữ liệu nguồn; không tạo một đơn khác để bù số liệu.
Giao diện S2b-HKD: doanh thu phân nhóm và GTGT
S2b cũng cho chọn kỳ, chi nhánh, xem chi tiết theo ngành nghề và xuất Excel. Nguồn doanh thu và cách phân bổ sản phẩm, Combo, Voucher, phụ thu, giảm giá tương tự S2a.
Khác biệt cần đọc đúng là các dòng thuế ở đây tập trung vào GTGT, không có phần TNCN như S2a. Việc thiếu một dòng TNCN trên S2b không phải dấu hiệu dữ liệu bị mất. Muốn đối chiếu thu nhập sau chi phí, mở S2c; không lấy tổng GTGT ở S2b làm số thuế đã thanh toán.
Giao diện S2c-HKD: doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động
Chọn cách hiển thị
Ngoài kỳ và chi nhánh, màn hình có Cách hiển thị:
- Chi tiết: xem các khoản phát sinh bên dưới nhóm doanh thu, chi phí; đây là lựa chọn khởi tạo trong giao diện được khảo sát.
- Tổng hợp: tập trung vào các chỉ tiêu và tổng nhóm để xem nhanh kết quả. Không tạo hoặc gộp lại chứng từ nguồn.
Chuyển chế độ để kiểm tra số tổng với các khoản thành phần. Chế độ chi tiết có phân trang; không mặc định mọi trang đều chứa đầy đủ các dòng tổng của toàn sổ.
Ý nghĩa doanh thu và các nhóm chi phí
Doanh thu lấy đơn hóa đơn bán hàng đã hoàn tất theo ngày hoàn tất, tính dòng sản phẩm chưa trả, Combo và trừ Voucher. Công thức ở đây không đồng nhất với doanh thu đã phân bổ của S2a/S2b; cần kiểm tra các khoản giảm giá và phụ thu cấp đơn khi có chênh lệch.
Giá vốn/nguyên vật liệu có dữ liệu từ xuất kho của đơn hoàn tất, điều chỉnh phần hàng trả đã nhập lại, chi phí sản xuất liên quan và xuất kho tiêu dùng nội bộ đã hoàn tất. Hàng bán chưa xử lý kho đầy đủ có thể làm doanh thu và giá vốn lệch thời điểm.
Chi phí nhân công lấy các đề nghị chi hoàn tất thuộc nhóm lương và khoản theo lương. Khấu hao tài sản cố định lấy các dòng khấu hao theo ngày khấu hao và chi nhánh lưu trên dòng. Dịch vụ mua ngoài, chi phí tài chính, chi phí khác bằng tiền/thuế phụ thuộc nhóm của loại chi trong đề nghị chi đã hoàn tất. Một loại chi không được phân vào nhóm mà báo cáo xử lý có thể không được cộng như người dùng dự kiến.
Có một quy tắc dễ nhầm: đề nghị chi thuộc nhóm nguyên vật liệu trực tiếp được phần xử lý hiện tại đưa vào nhóm chi phí khác của sổ, thay vì tự nhập chung vào giá vốn kho. Hãy đối chiếu cả tên nhóm loại chi lẫn chứng từ, không suy đoán từ tên khoản chi tự gõ.
Chênh lệch doanh thu trừ chi phí là kết quả từ các nguồn trên. Số âm được trình bày trong ngoặc. Không phải mọi phiếu chi đều tự trở thành chi phí, và mua tài sản không có nghĩa toàn bộ nguyên giá được đưa ngay vào khấu hao kỳ này.
Phần TNCN tự tính và giới hạn đối chiếu
Phần mềm dùng doanh thu năm của toàn doanh nghiệp để chọn tỷ lệ, ngay cả khi đang xem một chi nhánh. Năm được xác định từ ngày kết thúc kỳ. Các mức đang được lập trình là: dưới 500 triệu đồng: 0%; từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ: 15%; từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ: 17%; từ 50 tỷ trở lên: 20%. Sau đó hệ thống nhân chênh lệch doanh thu trừ chi phí với tỷ lệ và làm tròn.
Đây là mô tả phép tính đang chạy trong phiên bản được khảo sát, không phải hướng dẫn xác định nghĩa vụ thuế theo pháp luật. Phép tính hiện có thể cho kết quả âm khi chênh lệch âm; không hiểu đó là số tiền được hoàn thuế hoặc số lỗ đã được xử lý chuyển kỳ.
Một giới hạn khác cần kiểm tra trước khi dùng số liệu chi nhánh: phần xuất kho tiêu dùng nội bộ trong phép tổng hợp hiện chưa lọc chi nhánh như các nguồn khác. Sổ của một chi nhánh có thể chứa phần chi phí tiêu dùng nội bộ của chi nhánh khác. Khi đối chiếu, tách kiểm tra chứng từ loại này và báo người phụ trách xử lý chênh lệch.
Giao diện S2d-HKD: chi tiết vật liệu, hàng hóa
Chọn mặt hàng và đọc nhập, xuất, tồn
Chọn sản phẩm trong cửa sổ tìm sản phẩm, chọn kỳ và chi nhánh để theo dõi số lượng, giá trị đầu kỳ; các dòng nhập/xuất; tổng phát sinh và cuối kỳ. Có thể bỏ sản phẩm đang chọn rồi chọn mặt hàng khác. Các loại được chọn gồm Hàng hóa, Thành phẩm, Bán thành phẩm, Công cụ dụng cụ, Nguyên vật liệu. Dịch vụ và tài sản cố định không nằm trong danh sách loại dành cho sổ này.
Sổ sử dụng đơn vị chuẩn của sản phẩm. Số lượng ở đơn vị bán hoặc nhập quy đổi được chuyển về đơn vị chuẩn, vì vậy không so trực tiếp một thùng trên hóa đơn với một đơn vị lẻ trên sổ khi chưa quy đổi.
Nguồn dữ liệu và điều kiện có số liệu
Chi nhánh cần được gán kho để xem đúng phạm vi. Tồn đầu kỳ lấy tổng biến động kho trước ngày bắt đầu; nhập và xuất trong kỳ dựa trên phiếu kho đã hoàn tất cùng ngày nhập/xuất. Giá trị nhập dựa trên giá nhập tính vào kho, giá trị xuất dựa trên giá vốn bình quân lưu ở dòng xuất.
Tồn cuối được cộng dồn từ tồn đầu cộng nhập trừ xuất. Phần mềm có thể hiển thị tồn hoặc giá trị âm; không tự đưa về không để che chênh lệch. Đây là sổ hàng hóa, không phụ thuộc khách đã trả đủ tiền hay chưa. Nếu không thấy mặt hàng, kiểm tra sản phẩm đã chọn, kho gắn chi nhánh, thời điểm hoàn tất và ngày phiếu; không chỉ kiểm tra ngày tạo đơn.
Giao diện S2e-HKD: tiền mặt và tiền gửi
Đọc từng nhóm tài khoản
Sổ chia thành tiền mặt và từng tài khoản ngân hàng. Mỗi nhóm có số dư đầu kỳ, các dòng thu/chi, tổng thu, tổng chi, số dư cuối kỳ. Dòng tổng tiền gửi không kỳ hạn cộng số cuối kỳ các tài khoản ngân hàng; không phải một tài khoản riêng để ghi thu hoặc chi.
Chọn kỳ, chi nhánh, xem chứng từ và diễn giải, chuyển trang rồi xuất file. Số dương trong sổ tiền được đưa vào cột thu; số âm được đưa vào chi theo trị tuyệt đối. Cột số dư/tổng mang ý nghĩa khác cột phát sinh, nên không cộng dọc mọi dòng như cùng một loại dữ liệu.
Số dư được xác định thế nào?
Dòng phát sinh được lấy theo ngày giao dịch sổ tiền, bao gồm các nghiệp vụ đã tạo bút toán sổ tiền. Có dòng không có mã phiếu thu/chi trực tiếp; diễn giải có thể bổ sung mã nguồn khi có. Danh sách tài khoản có thể bao gồm tài khoản đã ngưng sử dụng để vẫn đối chiếu lịch sử.
Đầu kỳ được suy từ số dư lưu trên dòng đầu kỳ hoặc dòng cuối trước kỳ; cuối kỳ lấy số dư lưu của dòng cuối phù hợp. Sổ không tính lại một tài khoản độc lập mới chỉ từ các phát sinh hiển thị sau khi lọc chi nhánh.
Vì số dư tài khoản có thể dùng chung toàn doanh nghiệp trong khi dòng phát sinh đang lọc chi nhánh, số dư đầu/cuối của tài khoản dùng chung có thể chứa ảnh hưởng từ chi nhánh khác. Khi cần sổ quỹ riêng từng nơi, đối chiếu việc dùng chung tài khoản và các chứng từ chuyển tiền; không kết luận mất tiền từ phép cộng riêng các dòng của một chi nhánh.
Giao diện S3a-HKD: biểu mẫu nghĩa vụ thuế khác
Màn hình này thông báo rõ đây là mẫu trống để tự điền trong Excel. Chọn kỳ, chi nhánh và Xuất Excel. Chức năng không tự truy vấn số thuế khác từ doanh thu, không có form nhập từng nghĩa vụ thuế trong POS.
File có thông tin đầu mẫu, kỳ, 20 dòng trống, dòng tổng và phần ký. Các nội dung cần hoàn thiện ngoài POS gồm ngày ghi sổ, diễn giải, lượng hàng hóa/dịch vụ chịu thuế, mức thuế tuyệt đối, giá tính thuế mỗi đơn vị, thuế suất và các cột thuế tương ứng: xuất khẩu/nhập khẩu/tiêu thụ đặc biệt, bảo vệ môi trường, tài nguyên, sử dụng đất. Chỉ điền các cột phù hợp hồ sơ của đơn vị. Phần xuất này không tự tính công thức nghĩa vụ thuế từ các ô trống, cũng không nhập file đã sửa trở lại hệ thống.
Khi số liệu chưa khớp
- Xác định đang đối chiếu doanh thu, tiền thực thu, giá vốn hay thu nhập; đây là các chỉ tiêu khác nhau.
- Giữ cùng kỳ và chi nhánh, nhưng kiểm tra đúng loại ngày: hoàn tất đơn, ngày kho, ngày khấu hao hoặc ngày giao dịch tiền.
- Kiểm tra đơn nháp/chưa hoàn tất, hàng trả, Combo, Voucher, giảm giá, phụ thu và nhóm ngành nghề.
- Với chi phí, kiểm tra loại chi, trạng thái đề nghị chi và chứng từ kho/khấu hao; với sổ tiền, kiểm tra tài khoản dùng chung.
- Ghi lại mã chứng từ cùng kỳ lọc và số chênh lệch để người phụ trách xử lý nguồn. Các màn hình sổ không cho sửa trực tiếp số báo cáo.