Hướng dẫn sử dụng màn hình tờ khai và bảng kê trên Dybi POS
Hướng dẫn bảng kê tồn kho và tài khoản POS, bộ lọc, từng cột và xuất Excel; phân biệt trạng thái điền sẵn với dữ liệu thực và tờ khai chưa có.
Nhóm Kế toán có trang đầu mối tờ khai và các bảng kê hỗ trợ tổng hợp hàng tồn kho, máy móc, thiết bị, tài khoản ngân hàng. Bài này phân biệt phần đã lấy được dữ liệu, phần chỉ dẫn tới màn hình chưa triển khai và ý nghĩa từng cột để người dùng kiểm tra trước khi sử dụng file.
Giao diện Tờ khai
Trang Tờ khai hiện có thẻ 01/CNKD. Khi chọn, giao diện yêu cầu mở trang mẫu tương ứng ở tab mới. Tuy nhiên, mã nguồn được khảo sát chưa có trang xử lý đường dẫn đích này. Vì vậy chưa có quy trình nhập, lưu, ký hoặc gửi tờ khai 01/CNKD có thể hướng dẫn thực hiện hoàn chỉnh trong phiên bản này.
Không hiểu việc thẻ xuất hiện trên menu là tính năng nộp tờ khai đã hoạt động. Nếu mở thẻ mà gặp trang không tìm thấy, quay lại menu; đây không phải lỗi do chưa nhập doanh thu. Các bảng kê bên dưới hoạt động độc lập và không đồng nghĩa đã nộp hồ sơ cho cơ quan thuế.
Giao diện danh sách Bảng kê
Mở Kế toán → Bảng kê. Có hai lựa chọn:
- 01/BK-HTK: xem hàng tồn kho, máy móc, thiết bị tại một ngày và xuất Excel.
- 01/BK-STK: xem tài khoản ngân hàng gắn với địa điểm kinh doanh và xuất thông báo tài khoản/số hiệu ví điện tử.
Mỗi thẻ mở trang riêng. Tài khoản cần quyền báo cáo hộ kinh doanh. Quyền chủ quản cho phép chọn chi nhánh; tài khoản khác thường thấy tên chi nhánh được gán ở ô không sửa được. Danh sách chọn chi nhánh không có mục Tất cả riêng; cần xác định rõ phạm vi đang hiển thị trước khi xuất.
Giao diện 01/BK-HTK: hàng tồn kho, máy móc, thiết bị
Mục đích và thao tác
Màn hình cho biết số lượng và giá trị tồn được ghi nhận trong kho tại thời điểm chốt. Người dùng có thể đổi ngày tồn, chi nhánh, xem các nhóm dữ liệu và tải Excel. Đây là báo cáo; không sửa số lượng hoặc thêm thiết bị trực tiếp trong bảng.
- Chọn Ngày tồn kho, mặc định ngày hiện tại. Hệ thống tính đến hết ngày đã chọn, bao gồm phát sinh trong ngày đó.
- Kiểm tra Chi nhánh. Khi chọn một chi nhánh, hệ thống lấy kho được gán cho chi nhánh ấy.
- Chờ bảng tải lại sau mỗi lần đổi ngày hoặc chi nhánh.
- Xem nhóm I, nhóm II và dòng tổng; đối chiếu các mặt hàng cần thiết với sổ kho.
- Chọn Xuất Excel. Chức năng xuất trực tiếp file theo bộ lọc, không hiện hộp chia sheet như bảng kê tài khoản.
Ý nghĩa cột và cách phân nhóm
- STT: thứ tự trong nhóm báo cáo.
- Hàng tồn kho, máy móc, thiết bị: tên tiếng Việt của sản phẩm; có thể dùng mã làm thông tin thay thế khi thiếu tên.
- Đơn vị tính: đơn vị chuẩn của sản phẩm.
- Số lượng: tổng các thay đổi số lượng trong sổ kho đến hết ngày chốt; nhập tăng, xuất giảm.
- Giá trị: tổng thay đổi giá trị kho đến ngày chốt, không phải giá bán hiện tại nhân tồn.
- Tổng cộng: cộng số lượng, giá trị trong từng nhóm và toàn bảng. Tổng số lượng của nhiều đơn vị khác nhau chỉ là phép cộng số học; không coi đó là một số kiện hàng có cùng đơn vị.
Quy tắc phân nhóm hiện tại: sản phẩm loại Công cụ dụng cụ vào phần II Máy móc, thiết bị; các loại còn lại thỏa điều kiện dữ liệu vào phần I Hàng hóa, sản phẩm tồn kho. Tên nhóm II không có nghĩa hệ thống đang lấy toàn bộ sổ tài sản cố định hoặc giá trị còn lại sau khấu hao.
Các điều kiện ngầm quan trọng
Chỉ sản phẩm đang Sử dụng và bật Quản lý tồn kho, có biến động kho trong phạm vi, mới được tổng hợp. Nếu đã tắt sử dụng sản phẩm, sản phẩm có thể vắng khỏi bảng ngay cả khi xem lại ngày cũ. Vì vậy đây không phải ảnh chụp bất biến của danh mục tại ngày lịch sử.
Không có kho gắn chi nhánh thì bảng có thể không có dòng. Hệ thống không tự loại các dòng có số lượng hoặc giá trị bằng không/âm. Số âm được hiển thị trong ngoặc; cần đối chiếu nhập, xuất và lịch sử giá vốn để xác định nguyên nhân.
Tên người nộp thuế và mã số thuế trong file được lấy từ thông tin thuế chi nhánh, hoặc thông tin doanh nghiệp khi không xác định chi nhánh. Việc xuất file không khóa tồn kho tại ngày chốt. Chỉnh chứng từ hoặc giá vốn sau đó có thể làm số liệu khi xuất lại thay đổi.
Giao diện 01/BK-STK: thông báo tài khoản và ví điện tử
Mục đích và các thao tác
Bảng này tập hợp mối liên kết giữa chi nhánh và tài khoản đã khai báo trong hệ thống. Chọn chi nhánh, xem từng dòng, chuyển trang nếu nhiều tài khoản rồi xuất Excel. Không có form thêm tài khoản, sửa chủ tài khoản hoặc lựa chọn trạng thái khai báo ngay trên bảng.
Muốn bổ sung dữ liệu, mở phần quản lý tài khoản ngân hàng và cấu hình tài khoản của chi nhánh, lưu ở màn hình nguồn rồi tải lại bảng kê. Một tài khoản được gắn cho nhiều chi nhánh có thể xuất hiện nhiều dòng theo từng địa điểm; đây không nhất thiết là bản ghi trùng cần xóa.
Ý nghĩa từng cột
- Tên địa điểm kinh doanh: tên chi nhánh đang liên kết với tài khoản.
- Mã địa điểm kinh doanh: phần mềm hiện lấy mã số thuế lưu trên chi nhánh. Kiểm tra nguồn này có đúng thông tin cần khai trước khi dùng file.
- Số tài khoản ngân hàng/Số hiệu ví điện tử: lấy số tài khoản đã khai báo. Dù tiêu đề có ví điện tử, báo cáo không tự kết nối hoặc phát hiện ví từ bên ngoài.
- Tên chủ tài khoản: tên chủ tài khoản trong dữ liệu ngân hàng của doanh nghiệp.
- Mở tại tổ chức cung ứng…: tên ngân hàng/tổ chức được quy đổi từ thông tin đã khai báo.
- Trạng thái tài khoản: cần lưu ý giới hạn dưới đây; đây không phải xác nhận trạng thái trực tiếp từ ngân hàng.
Trạng thái trên màn hình và file có thể khác nhau
Danh sách trên giao diện hiện gán chữ Khai lần đầu cho mọi dòng. Phần xuất Excel dùng trạng thái chi nhánh để điền: chi nhánh đang sử dụng → Khai lần đầu; chi nhánh ngưng sử dụng → Đóng. Phần này không dựa trên lịch sử thay đổi thông tin tài khoản, cũng không tự xác định tài khoản ngân hàng đã thật sự đóng.
Do đó, nếu cần khai Thay đổi thông tin hoặc Đóng theo hồ sơ thực, kiểm tra và hoàn thiện file trước khi sử dụng. Không đổi trạng thái chi nhánh chỉ để ép một chữ trong báo cáo, vì chi nhánh còn ảnh hưởng nghiệp vụ POS khác. Bộ tổng hợp hiện không chỉ lấy tài khoản hoặc chi nhánh đang hoạt động, nên vẫn cần kiểm tra các liên kết lịch sử.
Xuất Excel
Chọn Xuất Excel, nhập Số dòng tối đa trên 1 sheet từ 1 đến 10.000, mặc định 100, rồi Đồng ý; Hủy đóng hộp. Bảng kê này lấy toàn bộ các liên kết phù hợp bộ lọc rồi chia nhiều sheet theo số dòng đã chọn, không chỉ xuất trang đang xem.
Kiểm tra tất cả các sheet, đầu biểu mẫu, số tài khoản, chủ tài khoản và trạng thái. File được tải về máy, không gửi đi ngân hàng hoặc cơ quan thuế. Thay đổi file Excel không cập nhật lại dữ liệu POS.
Kiểm tra trước khi sử dụng biểu mẫu
Đối chiếu tên và mã số thuế, ngày chốt/phạm vi chi nhánh, số liệu nguồn và các trạng thái bị điền mặc định. Tên mẫu trên phần mềm là nhận diện biểu mẫu mà chức năng xuất đang dùng; việc chọn biểu mẫu, đối tượng và thời hạn thực hiện cần theo hồ sơ và quy định áp dụng cho đơn vị, không được phần mềm tự xác nhận qua thao tác xuất file.