Hướng dẫn ghi nhận góp vốn và rút vốn chủ sở hữu trên POS
Hướng dẫn góp vốn và rút vốn chủ sở hữu POS, số tiền, ngày, tài khoản và trạng thái; giải thích kiểm tra số dư và phiếu thu chi phát sinh.
Vốn chủ sở hữu dùng để làm gì?
Chức năng Tài chính → Vốn chủ sở hữu ghi nhận tiền chủ doanh nghiệp góp vào hoặc rút ra, tách khỏi thu tiền bán hàng và chi phí hoạt động. Người dùng lập chứng từ, sửa khi còn chờ duyệt, hoàn tất để sinh phiếu tiền và tra cứu các lần góp/rút.
Màn hình yêu cầu quyền Tài chính → Vốn tiền. Hoàn tất là ghi nhận giao dịch trong POS; không tự chuyển tiền qua ngân hàng và không thay thế các thủ tục về vốn ngoài phần mềm.
Phân biệt hai số liệu: số dư vốn là tổng góp đã hoàn tất trừ tổng rút đã hoàn tất; số dư tài khoản tiền là tiền ghi trong quỹ hoặc ngân hàng được chọn. Tài khoản có nhiều tiền do bán hàng không có nghĩa toàn bộ số đó là vốn còn được rút theo chứng từ vốn.
Giao diện danh sách Vốn chủ sở hữu
Bảng hiển thị Mã, Ngày, Loại, Số tiền, Tài khoản, Trạng thái, Ghi chú. Mã được sinh khi lưu, không nhập trong form. Ngày là Ngày thực hiện, không phải ngày người dùng mở phần mềm. Tài khoản là Quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng nhận/chi vốn.
- Góp vốn: tiền đi vào doanh nghiệp, tăng vốn và tiền khi hoàn tất.
- Rút vốn: tiền ra khỏi doanh nghiệp, giảm vốn và tiền khi hoàn tất.
- Chờ duyệt: đã lưu nội dung nhưng chưa sinh phiếu tiền từ chứng từ vốn này.
- Hoàn tất: đã ghi nhận góp/rút, có người/thời điểm hoàn tất và phiếu tiền tương ứng.
Các bộ lọc
- Từ ngày/Đến ngày: lọc theo Ngày thực hiện, gồm cả ngày cuối đã chọn.
- Mã: nhập một phần mã; danh sách tự tìm sau khoảng chờ ngắn.
- Loại vốn: Tất cả, Góp vốn, Rút vốn.
- Tài khoản: Tất cả, Quỹ tiền mặt hoặc một ngân hàng trong danh sách được cung cấp.
- Trạng thái: Tất cả, Chờ duyệt, Hoàn tất.
Các thay đổi điều kiện tìm sẽ tải lại danh sách. Dữ liệu được sắp theo ngày giao dịch mới trước rồi thời điểm tạo. Chuyển trang để xem thêm. Nếu ngân hàng cũ đã ngừng hoạt động không còn ở bộ lọc, dùng Tất cả và mã chứng từ để tra cứu.
Nút Sửa, Hoàn tất, Xóa chỉ có trên dòng Chờ duyệt. Dòng hoàn tất không có nút mở form sửa hoặc xóa; các thông tin chính vẫn nằm trên bảng. Màn hình không cung cấp nút in/xuất bảng vốn riêng; phiếu thu/chi được tra cứu ở chức năng phiếu tiền.
Giao diện Tạo góp vốn
Bấm Góp vốn ở đầu bảng. Popup Tạo góp vốn có các trường:
- Ngày thực hiện: bắt buộc, mặc định ngày hiện tại. Chọn ngày thực tế ghi nhận góp vốn. Có thể lưu chứng từ chờ duyệt mang ngày tương lai, nhưng không hoàn tất trước ngày/giờ giao dịch.
- Số tiền: bắt buộc, lớn hơn 0. Ô nhập dùng số tiền nguyên; phải sửa hết lỗi tại ô tiền trước khi lưu.
- Tài khoản: nơi nhận tiền góp, chọn Quỹ tiền mặt hoặc một tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Ngân hàng được cung cấp phải đang hoạt động và vượt kiểm tra tính hợp lệ dữ liệu của hệ thống. Danh sách này không chỉ giới hạn ngân hàng của một chi nhánh đang đăng nhập.
- Ghi chú: không bắt buộc, tối đa 500 ký tự; ghi nội dung lần góp hoặc căn cứ đối chiếu. Form không có trường chọn riêng từng cổ đông/người góp hay tỷ lệ sở hữu.
Số dư hiển thị dưới Tài khoản
Số dư hiện tại là số dư POS lấy khi mở form. Số dư sau giao dịch dự kiến bằng số dư hiện tại cộng số tiền góp. Đổi tiền hoặc tài khoản sẽ tính lại dự kiến từ dữ liệu đã tải.
Đây là dự kiến trước khi hoàn tất, chưa phải kết quả đã ghi vào sổ. Chọn ngày quá khứ không làm các số dự kiến tự trở thành số dư tại chính ngày quá khứ đó. Nếu có giao dịch khác phát sinh trong lúc form mở, cần tải lại/đối chiếu số dư mới.
Lưu chứng từ
Kiểm tra tài khoản thực nhận và số tiền, bấm Lưu. Thành công sẽ có mã chứng từ và trạng thái Chờ duyệt. Lưu chưa tăng số dư vốn chính thức và chưa sinh phiếu thu. Đóng trước khi lưu bỏ thay đổi đang soạn.
Giao diện Tạo rút vốn
Bấm Rút vốn. Các trường Ngày thực hiện, Số tiền, Tài khoản, Ghi chú giống form góp vốn; ý nghĩa của Tài khoản là nguồn chi tiền cho chủ doanh nghiệp.
Số dư sau giao dịch dự kiến bằng số dư hiện tại trừ số rút. Form kiểm tra số tiền không vượt số dư tài khoản đang hiển thị nếu tải được số dư. Máy chủ còn kiểm tra lại lúc Hoàn tất, nên lưu được chưa bảo đảm được rút.
Ví dụ số dư vốn đã hoàn tất là 20 triệu nhưng quỹ được chọn chỉ còn 5 triệu. Yêu cầu rút 8 triệu từ quỹ này bị chặn do thiếu tiền dù vốn còn đủ. Ngược lại quỹ có 30 triệu nhưng số dư vốn chỉ 20 triệu thì không hoàn tất rút 25 triệu bằng nghiệp vụ vốn.
Không ghi tiền âm trong Góp vốn để thay Rút vốn, và không lập đề nghị chi trùng với một rút vốn sẽ được hoàn tất ở đây. Hai nút xác định loại chứng từ; popup không có dropdown đổi góp thành rút. Nếu tạo nhầm loại, đóng trước khi lưu hoặc xóa chứng từ chờ duyệt rồi lập đúng loại.
Giao diện sửa chứng từ Chờ duyệt
Bấm Sửa trên dòng chưa hoàn tất. Có thể sửa ngày, số tiền, tài khoản và ghi chú rồi Lưu. Loại Góp/Rút được giữ theo chứng từ đang mở; không có trường cho đổi loại trong form.
Đọc lại tài khoản, nhất là khi ngân hàng đã ngừng hoạt động sau khi lập nháp. Một lựa chọn cũ có thể không còn được tải vào dropdown mới. Sửa và kiểm tra dữ liệu được lưu trước khi hoàn tất; không coi tên tài khoản nhìn thấy lúc đầu là bằng chứng lựa chọn cũ vẫn hợp lệ.
Không sửa được chứng từ đã hoàn tất cả ở màn hình lẫn kiểm tra máy chủ. Nếu người khác vừa hoàn tất trong lúc bạn đang mở sửa, thao tác Lưu có thể bị từ chối; tải lại danh sách để kiểm tra trạng thái mới.
Xác nhận Hoàn tất chứng từ vốn
Bấm biểu tượng Hoàn tất trên dòng Chờ duyệt, đọc mã trong hộp xác nhận rồi chọn Đồng ý. Hộp xác nhận không có trường thay tài khoản hoặc số tiền; nó dùng toàn bộ nội dung đã lưu. Hủy giữ nguyên trạng thái.
Điều kiện kiểm tra
Chứng từ phải chưa hoàn tất và thời điểm giao dịch không ở tương lai. Với Rút vốn, máy chủ kiểm tra đồng thời:
- Tổng góp vốn đã hoàn tất trừ tổng rút đã hoàn tất của doanh nghiệp còn đủ số tiền rút.
- Số dư hiện tại ghi trên sổ tiền của tài khoản nguồn còn đủ số tiền rút.
Các chứng từ vốn Chờ duyệt không được cộng vào số vốn dùng để kiểm tra. Vì vậy một góp vốn mới lưu chưa giúp duyệt rút vốn; phải hoàn tất góp vốn khi tiền thực tế đã nhận trước.
Kiểm tra dùng số dư hiện tại, không phải kiểm chứng toàn bộ dòng thời gian vốn/tài khoản trong mọi ngày quá khứ. Khi ghi lùi ngày, người phụ trách cần đối chiếu kỳ dữ liệu và số dư lịch sử sau khi ghi.
Kết quả khi thành công
- Góp vốn sinh phiếu thu, phân loại Góp vốn, tăng tiền của tài khoản đã chọn.
- Rút vốn sinh phiếu chi, phân loại Rút vốn, giảm tiền của tài khoản đã chọn.
- Phiếu lấy ngày từ Ngày thực hiện và liên kết mã chứng từ vốn; đối tượng phiếu được ghi chung Chủ doanh nghiệp.
- Chứng từ chuyển Hoàn tất, ghi người/thời điểm xác nhận và khóa sửa/xóa.
Phiếu tiền lấy chi nhánh của người hoàn tất; nếu tài khoản này chưa gắn chi nhánh, hệ thống tìm một chi nhánh của doanh nghiệp và báo lỗi nếu không có. Form vốn không có trường chọn chi nhánh riêng, nên cần đối chiếu chi nhánh người hoàn tất trước khi ghi.
Ghi chú của chứng từ vốn dùng để tra cứu lần giao dịch; diễn giải phiếu tiền được tạo theo nội dung Thu góp vốn/Chi rút vốn. Không mặc định mọi ghi chú dài đều xuất hiện nguyên văn trên phiếu thu/chi.
Sau hoàn tất, kiểm tra trạng thái, phiếu tiền và sổ quỹ. Không lập thêm phiếu thu ngoài bán hàng cho góp vốn hoặc đề nghị chi cho rút vốn cùng khoản.
Xóa chứng từ Chờ duyệt
Bấm Xóa và xác nhận nếu chứng từ chưa hoàn tất thực sự không còn cần. Máy chủ chỉ cho xóa nháp; thao tác bỏ chứng từ đã lập, không có nút khôi phục ở màn hình này.
Vì chưa hoàn tất, xóa chưa phải thu hồi tiền ngân hàng hay đảo khoản vốn đã ghi. Chứng từ hoàn tất không có quyền sửa/xóa riêng được cung cấp như đề nghị chi; không áp dụng quy tắc của màn hình thu chi sang nghiệp vụ vốn.
Tình huống thường gặp
- Không thấy ngân hàng cần dùng: kiểm tra ngân hàng thuộc doanh nghiệp, trạng thái và dữ liệu tài khoản; mở lại form sau khi danh mục được xử lý.
- Lưu được nhưng Hoàn tất báo vốn không đủ: chỉ tổng góp/rút đã hoàn tất được tính; đối chiếu chứng từ góp còn Chờ duyệt và các lần rút khác.
- Hoàn tất báo tài khoản vượt hạn mức: đối chiếu nguồn chi và số dư sổ POS; không chọn tài khoản khác nếu thực tế tiền không ra từ tài khoản đó.
- Dự kiến sau giao dịch đã tăng nhưng sổ chưa tăng: dự kiến chỉ là phép tính trong form; cần Hoàn tất sau khi đối chiếu tiền thực nhận.
- Không có nút sửa ở dòng Hoàn tất: chứng từ đã bị khóa theo nghiệp vụ; không tạo dòng ngược chỉ để thử cân số mà chưa có căn cứ điều chỉnh.