QR chuyển khoản tại quầy: thu nhanh và đối soát đúng

Mã QR giúp khách điền thông tin chuyển khoản nhanh hơn, nhưng thấy mã trên màn hình chưa có nghĩa cửa hàng đã nhận tiền. Quy trình thu ngân vẫn phải phân biệt yêu cầu thanh toán, giao dịch ngân hàng và việc ghi nhận vào đơn. Dybi POS hỗ trợ tạo QR theo tài khoản nhận tiền đã cấu hình và số khách trả được nhập trên đơn.

QR hỗ trợ chuyển khoản, không tự xác nhận sao kê

Ở luồng thanh toán bán lẻ, chọn chuyển khoản và tạo QR để khách quét. Mã chứa thông tin người nhận, số tiền và nội dung thanh toán. Khách có thể kiểm tra lại trên ứng dụng ngân hàng trước khi chuyển.

Cửa sổ QR có nút Đã thanh toán do nhân viên bấm để tiếp tục ghi nhận. Trong luồng đang hướng dẫn, đây không phải kết quả đối soát tự động từ ngân hàng. Ảnh chụp giao dịch khách đưa, tiếng báo trên điện thoại hay việc cửa sổ đã đóng cũng cần được đối chiếu theo cách nhận tiền thực tế của cửa hàng.

Chuẩn bị đúng tài khoản và số tiền

Trước khi thu, kiểm tra tài khoản ngân hàng của đơn vị và cấu hình tài khoản dùng cho QR. Có tài khoản trong danh mục chưa đồng nghĩa tài khoản đó đã được chọn cho luồng thu ngân. Nhân viên cũng cần thuộc chi nhánh phù hợp với giao dịch.

Số tiền QR lấy từ khoản khách trả đang nhập và được kiểm tra không âm, không vượt tổng phải trả của đơn theo các điều chỉnh hiện tại. Nếu đơn thay sản phẩm, ưu đãi hoặc phụ thu, kiểm tra tổng và tạo lại mã cần dùng; không đưa khách một mã cũ rồi sửa số ghi nhận trên POS để khớp.

Nội dung chuyển khoản hiện tại có thể là một nội dung chung, không bảo đảm chứa mã đơn riêng. Vì vậy cần dùng thêm số tiền, thời điểm, tài khoản và chứng từ thu để đối chiếu, thay vì chỉ tìm mã đơn trong nội dung ngân hàng.

Nhận tiền và ghi sổ là hai bước liên quan

1. Kiểm tra đúng đơn, khách, chi nhánh, tài khoản nhận và số tiền trên form.
2. Cho khách quét mã; đối chiếu người nhận và số tiền trên ứng dụng chuyển tiền.
3. Kiểm tra khoản tiền thực vào theo quy trình của cửa hàng rồi mới xác nhận đã thanh toán.
4. Mở lại đơn và chứng từ thu để kiểm tra phương thức, số thu, phần còn nợ hoặc tiền thừa nếu có.

Không bấm xác nhận thay cho việc khách chuyển tiền và không chọn tiền mặt khi thực nhận là chuyển khoản để vượt lỗi cấu hình. Nếu khách mới trả một phần, số đã thu và công nợ phải phản ánh đúng giao dịch; tạo QR không xóa phần còn phải thu.

Phân biệt QR thu ngân với COD và mã tra cứu hóa đơn

COD là khoản phải thu trong quy trình giao hàng. Cửa sổ Thu tiền / COD chọn khách hoặc hãng vận chuyển và ghi nhận khoản đã thực nhận; nó không phải cửa sổ QR thu ngân. Mã QR tra cứu hóa đơn cũng chỉ đưa người xem tới thông tin hóa đơn, không phải yêu cầu khách thanh toán.

Với đơn giao, kiểm tra riêng tiền đặt trước, khoản hãng còn phải chuyển và phần khách còn nợ. Một khoản tiền hãng chuyển về có thể cần được đối chiếu với các khoản phải thu thay vì tạo một đơn bán mới.

Khi thao tác gián đoạn

Nếu mạng lỗi sau khi khách đã chuyển, tra lại tài khoản ngân hàng, đơn và phiếu thu trước khi bấm lại. Nếu phần mềm đã ghi nhận nhưng cửa sổ chưa đóng, không tạo thêm một khoản thu cho cùng giao dịch. Nếu chưa nhận tiền, giữ đúng trạng thái và xử lý với người phụ trách; không dùng thông báo trên form để thay bằng chứng giao dịch.

Xem hướng dẫn tài khoản ngân hàng và tài khoản nhận QR và hướng dẫn thanh toán, ghi nhận phương thức thu. Khi có COD, dùng hướng dẫn giao hàng và thu tiền để đối chiếu đúng phía.