KIẾN THỨC · THUẾ & KẾ TOÁN
Checklist chọn phần mềm bán hàng có hóa đơn điện tử và sổ kế toán
Tóm tắt: Đừng chọn chỉ dựa trên việc nhà cung cấp có ba từ khóa “POS – hóa đơn – kế toán”. Hãy yêu cầu demo một giao dịch xuyên suốt từ bán hàng đến hóa đơn, kho, tiền và sổ.
Phạm vi bài viết: giải thích quy định và yêu cầu dữ liệu ở mức tổng quan; không thay thế tư vấn thuế cho hồ sơ cụ thể.
1. Luồng bán hàng có đủ dữ liệu nguồn không?
- Đơn hàng có mã duy nhất và lịch sử trạng thái.
- Sản phẩm, số lượng, giá, giảm giá, thuế và người mua được lưu có cấu trúc.
- Thanh toán và chi nhánh gắn với giao dịch.
2. Hóa đơn điện tử được tích hợp ở mức nào?
- Nhà cung cấp HĐĐT nào đã tích hợp và nghiệm thu?
- Có theo dõi trạng thái gửi/nhận lỗi?
- Có liên kết hóa đơn với đơn bán hàng?
- Quy trình điều chỉnh/thay thế có được hỗ trợ ở phiên bản đang mua?
3. Sổ kế toán là mẫu thực hay chỉ là báo cáo?
- Nhà cung cấp chỉ rõ sổ nào theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
- Demo truy một dòng sổ về chứng từ nguồn.
- Giải thích nhóm người dùng nào áp dụng sổ đó.
- Kiểm tra chức năng xuất dữ liệu và thời kỳ báo cáo.
4. Cơ chế cập nhật khi quy định thay đổi
Hỏi rõ phí cập nhật mẫu, thời gian cập nhật sau văn bản mới, cách thông báo thay đổi và chính sách với biểu mẫu đã phát sinh trước ngày hiệu lực. Một lời quảng cáo “luôn đáp ứng thông tư mới nhất” mà không có quy trình cập nhật cụ thể là chưa đủ.
5. Khả năng xuất dữ liệu và kiểm soát quyền
Phần mềm nên cho phép xuất dữ liệu phục vụ đối chiếu, phân quyền thao tác hóa đơn/sổ, ghi lịch sử thay đổi và có phương án sao lưu. Đây là các yếu tố quan trọng nếu cần làm việc với kế toán hoặc kiểm tra dữ liệu theo kỳ.
Nguồn văn bản chính thức
- Thông tư 152/2025/TT-BTC
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Thông tư 32/2025/TT-BTC
- VBHN 24/2026/VBHN-TT-BTC
- VBHN 25/2026/VBHN-NĐ-BTC