Quản lý xưởng nhỏ bằng định mức, phiếu sản xuất và kho

Xưởng nhỏ thường biết khá rõ phải làm gì để ra một sản phẩm, nhưng chưa chắc ghi lại được đã dùng bao nhiêu vật tư cho mỗi đợt sản xuất. Khi mua nguyên liệu, làm hàng và giao khách đều dựa vào ghi nhớ, chủ xưởng khó phân biệt thiếu hàng do bán tốt hay do sử dụng vật tư vượt dự kiến. Bước đầu tiên là nối được chứng từ kho với từng lần sản xuất.

Tổ chức vật tư và sản phẩm đầu ra

Dybi có các loại sản phẩm như nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Xưởng nên khai báo đúng loại, đơn vị và kho quản lý. Một vật tư được mua theo cuộn nhưng sử dụng theo mét phải có quy đổi rõ ràng; cùng tên nhưng khác quy cách cũng cần được phân biệt để không đưa nhầm vào công thức.

Trước khi nhập số đầu kỳ, hãy kiểm đếm thực tế. Nếu số tồn ban đầu sai, các phiếu sản xuất sau đó có thể đúng nhưng kết quả đối chiếu vẫn lệch. Dữ liệu đầu kỳ nên được người quản lý kho và người phụ trách xưởng thống nhất cùng một thời điểm.

Lập công thức cho một mẻ sản xuất

Module sản xuất của Dybi có công thức đầu vào và đầu ra, trong đó công thức sản xuất theo mẻ có thể khai báo nhiều sản phẩm đầu ra. Xưởng cần xác định rõ mỗi công thức đại diện cho một sản phẩm hay một mẻ có quy mô cố định để người lập phiếu hiểu đúng số lượng sản xuất.

Ví dụ, một công thức mô tả lượng vật tư cần cho một bộ sản phẩm. Khi làm nhiều bộ, số lượng phiếu phải tương ứng với cơ sở định mức đã thống nhất. Nên kiểm tra bằng một đợt nhỏ trước, không đưa ngay toàn bộ đơn hàng lớn vào hệ thống khi còn chưa rõ cách nhân số lượng.

Từ phiếu sản xuất đến xuất vật tư và nhập thành phẩm

App có tạo phiếu sản xuất từ công thức, chọn kho xuất nguyên vật liệu, kho nhập đầu ra và theo dõi trạng thái hoàn thành. Luồng hoàn tất kiểm tra việc xuất vật tư và nhập sản phẩm. Phiếu có chứng từ liên quan giúp người quản lý lần lại nguồn gốc số liệu khi phát sinh chênh lệch.

• Chọn công thức đang có hiệu lực và kiểm tra sản phẩm đầu ra.
• Xác nhận kho, số lượng sản xuất và vật tư cần dùng.
• Đối chiếu thực tế trước khi hoàn tất chứng từ.
• Kiểm tra lại tồn nguyên liệu và thành phẩm sau khi hoàn thành.

Không nên hoàn tất phiếu ngay khi giao việc cho thợ. Người chịu trách nhiệm cần xác nhận phần sản xuất tương ứng đã đủ điều kiện ghi nhận, tránh số thành phẩm trên App nhiều hơn hàng thực tế có thể giao.

Ghi chi phí và đọc số liệu đúng phạm vi

Dybi có phần chi phí gắn với phiếu sản xuất và thông tin giá vốn. Những khoản cần theo dõi nên được phân loại nhất quán, có chứng từ và không nhập lặp ở nhiều nơi. Khi so sánh các đợt sản xuất, hãy bảo đảm cách ghi nhận chi phí giống nhau.

Giá vốn hiển thị phụ thuộc dữ liệu vật tư và các nghiệp vụ đã được ghi nhận. Nếu tiền công hoặc một khoản chi chưa được đưa vào, không nên dùng con số đó để khẳng định đã biết đầy đủ lợi nhuận của sản phẩm. Phần mềm giúp tổ chức dữ liệu; trách nhiệm xác định chi phí thuộc đợt nào vẫn cần quy trình của xưởng.

Một nền tảng quản lý chung cho xưởng vừa làm hàng vừa bán hàng

Dybi phù hợp với xưởng muốn bắt đầu bằng những dữ liệu có thể kiểm chứng: vật tư đã nhập, định mức cần dùng, phiếu sản xuất, thành phẩm nhận vào và đơn bán cho khách. Khi các phần này được tổ chức cùng hệ thống, chủ xưởng có căn cứ lần lại một đợt làm hàng thay vì chỉ dựa vào số liệu tổng hợp cuối tháng.

Module công thức và sản xuất theo mẻ tạo cách ghi nhận có cấu trúc cho những sản phẩm làm lặp lại. Bộ phận kho nhìn vào chứng từ để kiểm tra vật tư, người phụ trách sản xuất đối chiếu đầu ra, còn người quản lý xem chi phí liên quan đã được nhập. Lợi ích nằm ở khả năng kiểm tra từng bước; chất lượng số liệu vẫn phụ thuộc việc xác nhận và ghi nhận thực tế của xưởng.

Khi thành phẩm được đưa vào bán hàng, xưởng tiếp tục theo dõi đơn, thanh toán và công nợ. Điều này hữu ích với cơ sở tự sản xuất rồi phân phối cho cửa hàng hoặc khách đặt mua thường xuyên, vì sản lượng làm ra và khoản tiền thu về là hai thông tin cần được quản lý song song.

Những mô hình xưởng có thể áp dụng tương tự

• Xưởng thú nhồi bông quy mô nhỏ: quản lý vải, bông và phụ liệu theo công thức, nhập thành phẩm theo mẫu và theo dõi đơn bán.
• Cơ sở làm đồ thủ công theo mẫu cố định: ghi vật tư đầu vào, số sản phẩm đầu ra và chi phí của đợt sản xuất.
• Cơ sở lắp ráp đơn giản: quản lý linh kiện như vật tư đầu vào và sản phẩm hoàn chỉnh như đầu ra của mẻ.
• Xưởng đóng bộ hàng hóa theo cấu hình cố định: theo dõi các thành phần cần dùng và số bộ hoàn thành theo công thức đã thống nhất.

Điều kiện chung là quy trình có thể mô tả bằng vật tư, định mức và đầu ra rõ ràng. Đây là phạm vi quản lý theo mẻ; những yêu cầu về máy móc, công đoạn, chất lượng chuyên ngành hoặc vật tư do bên khác sở hữu cần được làm rõ riêng.

Khi nào mô hình này phù hợp?

Dybi phù hợp để bắt đầu quản lý xưởng theo công thức, mẻ sản xuất, nhập xuất tồn và chi phí liên quan, khi gói dịch vụ có module sản xuất. Phạm vi này chưa bao gồm điều độ máy, tự tối ưu lịch sản xuất, chấm công theo công đoạn hoặc kiểm soát chất lượng chuyên sâu. Với dây chuyền nhiều công đoạn, cần đánh giá thêm thay vì mặc định một phiếu sản xuất có thể thay toàn bộ quy trình điều hành nhà máy.

Một sản phẩm đang làm đều đặn là điểm bắt đầu tốt để đánh giá Dybi. Hãy chuẩn bị định mức, đơn vị vật tư và một đợt sản xuất thực tế, sau đó đối chiếu từ kho nguyên liệu đến thành phẩm và chi phí. Cách thử này giúp xác định đúng gói có module kho, công thức và sản xuất cần dùng.