Phần mềm bán hàng tạp hóa: quản lý hàng, tiền và công nợ

Cửa hàng tạp hóa thường có nhiều mặt hàng nhưng mỗi giao dịch lại khá nhỏ. Khi vừa bán lẻ, vừa bán nguyên thùng và cho khách quen ghi nợ, việc nhớ giá trong đầu hoặc ghi chung một cuốn sổ dễ dẫn đến nhầm số lượng. Phần mềm hữu ích nhất khi giúp người bán ghi đúng từng lần phát sinh, từ đó biết hàng còn bao nhiêu và tiền đang nằm ở đâu.

Bắt đầu bằng mã hàng và đơn vị tính thống nhất

Một sản phẩm nên có mã riêng, tên dễ nhận biết và đơn vị cơ bản rõ ràng. Cùng một nhãn hàng nhưng khác dung tích hoặc quy cách cần được phân biệt ngay trên danh mục. Khi nhân viên tìm hàng, tên sản phẩm phải đủ thông tin để tránh chọn nhầm một chai nhỏ thành chai lớn.

Dybi có danh mục sản phẩm, mã hàng và đơn vị quy đổi. Ví dụ, một thùng gồm 24 chai có thể được khai báo theo đơn vị gốc là chai và đơn vị bán thêm là thùng. Trước khi dùng chính thức, hãy nhập thử một thùng, bán hai chai rồi kiểm tra số còn lại. Sai hệ số quy đổi sẽ làm sai tồn kho dù nhân viên nhập đúng số lượng trên màn hình.

Ghi đơn bán để không bỏ sót hàng và tiền

Màn hình bán lẻ của Dybi hỗ trợ tìm sản phẩm theo mã, quét mã vạch hoặc chọn từ danh sách. Người bán kiểm tra số lượng, đơn vị, giá và khoản giảm giá trước khi thanh toán. Với hàng chưa có mã từ nhà cung cấp, cửa hàng nên thống nhất mã nội bộ và dán nhãn dễ đọc.

• Tạo đơn cho từng lần mua, kể cả giao dịch có giá trị nhỏ.
• Kiểm tra đúng đơn vị khi khách mua cả hàng lẻ lẫn nguyên thùng.
• Gắn khách hàng vào đơn có phát sinh công nợ để tiện đối chiếu.
• Xử lý hàng trả theo giao dịch thực tế, tránh sửa số tồn để che một đơn bán sai.

Theo dõi công nợ khách quen có căn cứ

Cho khách quen trả sau không có nghĩa là bỏ qua bước ghi nhận. Chẳng hạn, khách mua 350.000 đồng và trả trước 200.000 đồng thì cần phân biệt giá trị đơn với 150.000 đồng còn phải thu. Dybi có luồng thanh toán ghi nhận phần chưa trả và công nợ theo khách hàng. Việc thu nợ sau đó cần được đối chiếu với đúng người và chứng từ.

Cuối ngày, chủ cửa hàng nên xem đồng thời đơn bán, tiền thực nhận và các khoản chi. Doanh thu không phải toàn bộ số tiền có thể dùng để nhập thêm hàng, bởi một phần còn nằm ở công nợ hoặc phải thanh toán cho nhà cung cấp.

Kiểm kê theo nhóm nhỏ, xử lý chênh lệch từ nguyên nhân

Dybi có nhập kho, xuất kho, tồn kho và kiểm kê. Cửa hàng có thể bắt đầu với nhóm bán nhanh hoặc thường chênh lệch, sau đó mở rộng dần. Hãy chốt một thời điểm kiểm đếm và hạn chế bán nhóm hàng đó trong lúc đếm để tránh ghi nhận hai lần.

Nếu phần mềm còn 18 sản phẩm nhưng trên kệ chỉ có 16, cần kiểm tra đơn bán bỏ sót, hàng hỏng, hàng dùng nội bộ và quy đổi đơn vị. Điều chỉnh số lượng chỉ giải quyết số liệu tại thời điểm kiểm kê; tìm đúng nguyên nhân mới giúp hạn chế lặp lại.

Dybi giúp chủ cửa hàng nắm việc mà bớt phụ thuộc vào ghi nhớ

Điểm thuận tiện của Dybi là đưa đơn bán, dữ liệu kho và công nợ về cùng hệ thống quản lý. Khi một khách quen hỏi lại lần mua trước hoặc người nhà thay ca bán hàng, cửa hàng có căn cứ để kiểm tra giao dịch thay vì phải nhớ ai đã mua gì. Với hàng hóa được ghi nhận đầy đủ, chủ cửa hàng cũng dễ đối chiếu số đang có với nhu cầu nhập thêm.

Nhân viên có thể tìm hàng theo mã, chọn đúng đơn vị và ghi nhận thanh toán ngay trên đơn. Người quản lý tập trung kiểm tra các trường hợp cần chú ý như khách chưa trả đủ, hàng bị trả lại hoặc số kiểm kê lệch. Cách làm này giúp hình thành nề nếp bán hàng rõ ràng ngay cả khi cửa hàng chưa có đội ngũ quản lý riêng.

Nếu muốn chăm sóc khách thường xuyên, cửa hàng có thể sử dụng chức năng membership và chương trình ưu đãi theo cấu hình. Nên bắt đầu bằng một chính sách đơn giản, dễ giải thích và dễ đối chiếu. Lợi ích của phần mềm nằm ở việc thực hiện nhất quán chính sách đã chọn, còn hiệu quả kinh doanh vẫn phụ thuộc mặt hàng, giá bán và cách phục vụ.

Những cửa hàng có thể áp dụng cách quản lý tương tự

• Cửa hàng văn phòng phẩm: theo dõi mã bút, vở, giấy và các quy cách đóng gói khi bán lẻ hoặc bán số lượng lớn.
• Cửa hàng đồ gia dụng nhỏ: phân biệt từng mẫu, đơn vị bán và số lượng đang có để tránh nhầm các mặt hàng gần giống nhau.
• Cửa hàng đồ dùng sinh hoạt: ghi đơn bán, nhập hàng và công nợ khi cung cấp thường xuyên cho khách quen hoặc đơn vị mua hàng.

Điểm chung của các mô hình này là bán hàng theo mã, số lượng và đơn vị tính. Khi nhu cầu chính nằm trong phạm vi đó, có thể dùng cùng cách tổ chức danh mục, bán lẻ và kho của Dybi. Nghiệp vụ chuyên biệt phát sinh vẫn cần được làm rõ trước khi triển khai.

Phạm vi phù hợp và những việc vẫn cần quản lý riêng

Dybi phù hợp với nhu cầu bán lẻ, quản lý hàng hóa, kho và công nợ của cửa hàng tạp hóa. Các chức năng kho phụ thuộc gói dịch vụ và quyền được cấp. Nội dung này không giới thiệu hệ thống quản lý lô, hạn sử dụng hoặc tự động ưu tiên xuất hàng gần hết hạn. Với thực phẩm và hàng có hạn dùng, cửa hàng vẫn phải kiểm tra nhãn, sắp xếp kệ và theo dõi riêng; nếu cần phần mềm quản lý hạn dùng chuyên sâu thì phải đánh giá thêm trước khi lựa chọn.

Khi trao đổi với Dybi, hãy chuẩn bị một nhóm hàng đang bán, một ví dụ mua theo thùng nhưng bán lẻ và một giao dịch khách trả sau. Từ những tình huống quen thuộc này, bạn sẽ dễ đánh giá cách sử dụng phần mềm và chọn gói phù hợp hơn việc chỉ nhìn danh sách tính năng.