Ví dụ đối chiếu đơn hàng, tiền thu và dữ liệu sổ kế toán
Ví dụ đối chiếu đơn bán, tiền thu, công nợ và dữ liệu kho trước khi tổng hợp sổ; giúp phát hiện chênh lệch từ chứng từ nguồn.
Khi số doanh thu, tiền thu và tồn kho không khớp, hãy đối chiếu theo từng chứng từ trước khi sửa số tổng. Ba con số này phản ánh các nghiệp vụ khác nhau nên không phải lúc nào cũng bằng nhau tại cùng thời điểm.
Ví dụ một đơn có thanh toán một phần
Giả sử một đơn bán có tổng tiền 1.000.000 đồng, khách đã trả 600.000 đồng và còn phải trả 400.000 đồng. Đây chỉ là ví dụ quản trị giao dịch, không dùng để xác định thời điểm hay doanh thu tính thuế cho mọi trường hợp.
- Đơn bán ghi nhận hàng hóa, số lượng và tổng giá trị giao dịch.
- Lần thu tiền ghi nhận 600.000 đồng theo phương thức thực tế.
- Phần còn lại cần được theo dõi trong dữ liệu công nợ nếu quy trình sử dụng.
- Việc xuất kho cần đối chiếu theo trạng thái giao hàng và cấu hình hệ thống.
Không sửa tổng tiền đơn xuống bằng số đã thu chỉ để báo cáo nhìn “khớp”. Làm vậy có thể mất thông tin về khoản khách còn phải trả.
Khi khách trả hàng hoặc đơn bị hủy
Kiểm tra nghiệp vụ trả/hủy, việc nhận hàng về kho và khoản tiền hoàn có được ghi nhận đúng không. Nếu đã phát sinh hóa đơn, người phụ trách cần xử lý theo quy trình hóa đơn phù hợp; không coi xóa đơn bán là đã hoàn tất mọi chứng từ liên quan.
Checklist cuối kỳ
Chọn đúng kỳ, chi nhánh và nguồn dữ liệu. Liệt kê đơn chưa hoàn tất, thanh toán chưa đối soát, giao dịch trả hàng và chứng từ điều chỉnh. Với mỗi chênh lệch, lưu mã tham chiếu, nguyên nhân, người xử lý và cách xử lý.
Sau khi dữ liệu vận hành đã được đối chiếu, người phụ trách kế toán chọn mẫu sổ và cách ghi nhận theo nghĩa vụ thực tế. Phần mềm hỗ trợ tổng hợp và truy vết, còn việc phân loại hồ sơ cần dựa trên quy định áp dụng.