Hướng dẫn xem và quản lý liên hệ từ website trong CMS

Mục Liên hệ tập hợp những yêu cầu khách đã gửi từ biểu mẫu có hỗ trợ lưu liên hệ trên website. Người phụ trách có thể tìm yêu cầu, đọc thông tin, xem ảnh đính kèm và đánh dấu đã đọc. Trạng thái đã đọc chỉ giúp theo dõi việc tiếp nhận; không phải xác nhận đã tư vấn, đã gọi cho khách hoặc đã hoàn tất công việc.

Mở danh sách và nhận biết yêu cầu mới

Đăng nhập đúng CMS rồi mở Liên hệ bằng tài khoản có quyền cấu hình. Danh sách hiển thị Tiêu đề, Người liên hệ, số điện thoại, Ngày nhận và Trạng thái. Yêu cầu chưa đọc được trình bày đậm. Những biểu mẫu hoặc kênh khác không lưu vào mục này sẽ không tự xuất hiện trong danh sách.

Phần đầu cho biết số liên hệ phù hợp với bộ lọc và tổng số chưa đọc. Số chưa đọc là của toàn bộ phạm vi doanh nghiệp, nên có thể khác số dòng chưa đọc trong kết quả đang tìm.

Tìm đúng liên hệ

1. Chọn Tất cả, Chưa đọc hoặc Đã đọc. Đổi lựa chọn này tải lại kết quả ngay.
2. Nhập một phần tiêu đề, tên hoặc số điện thoại vào ô tìm kiếm rồi bấm Tìm.
3. Kiểm tra tên, số điện thoại và ngày nhận để phân biệt các yêu cầu gần giống nhau.
4. Dùng phân trang nếu kết quả còn nhiều. Mỗi trang có 25 liên hệ; kết quả được xếp theo ngày nhận mới trước.

Nếu không có kết quả, thử xóa từ khóa hoặc chọn Tất cả. Danh sách hiện tại không có bộ lọc nhóm riêng; nhóm được xem trong chi tiết. Đổi bộ lọc hoặc chuyển trang sẽ bỏ các dòng đang chọn để thao tác hàng loạt, nên hãy hoàn tất việc cần làm trước.

Xem chi tiết và hiểu trạng thái đã đọc

Bấm tiêu đề hoặc Xem tại đúng dòng. Trang chi tiết cho biết người liên hệ, số điện thoại, ngày nhận, nhóm, trạng thái và các câu trả lời đã gửi. Nếu không có nhóm, trang ghi Chưa phân nhóm. Ảnh hợp lệ được hiển thị trong phần câu trả lời; nếu yêu cầu không có các trường riêng, nội dung tin nhắn được hiển thị thay thế.

Mở chi tiết có thể đổi trạng thái: sau khi tải được một yêu cầu chưa đọc, CMS tự đánh dấu đã đọc. Không cần tìm nút Lưu. Nếu trang báo đã mở nhưng chưa cập nhật được trạng thái, tải lại để kiểm tra; đừng kết luận đã đọc chỉ vì bạn đã thấy nội dung một lần.

Đọc thông tin rồi liên hệ khách bằng kênh làm việc của đơn vị. Trang này hiện không có ô trả lời email, ghi chú chăm sóc, phân công nhân viên hay nút hoàn tất yêu cầu. Hãy ghi nhận việc xử lý theo quy trình của doanh nghiệp thay vì dùng Đã đọc thay cho Đã giải quyết.

Đánh dấu nhiều yêu cầu đã đọc

1. Đánh dấu từng dòng cần xử lý. Ô ở đầu bảng chỉ chọn toàn bộ liên hệ trên trang đang xem, không chọn tất cả các trang.
2. Kiểm tra số liên hệ đã chọn.
3. Bấm Đánh dấu đã đọc và chờ danh sách tải lại.
4. Đối chiếu trạng thái hoặc bộ lọc Đã đọc để xác nhận.

Màn hình hiện chỉ đánh dấu đã đọc, không có thao tác đưa trở lại chưa đọc. Không chọn hàng loạt nếu bạn chỉ muốn mở một yêu cầu để xem.

Xóa liên hệ đúng phạm vi

Chỉ dùng Xóa khi thực sự được phép loại bỏ yêu cầu. Chọn những dòng cần xóa, kiểm tra số lượng rồi bấm Xóa. Hộp xác nhận nêu rõ việc xóa cả liên hệ và thông tin đính kèm; chọn Hủy nếu chưa chắc phạm vi. Sau khi xác nhận, đợi kết quả rồi kiểm tra danh sách. Không dùng Xóa để biểu thị đã tư vấn xong; trang này không có thùng rác khôi phục được cung cấp cho người dùng.

Không thấy yêu cầu hoặc không nhận được email

• Danh sách trống: kiểm tra bộ lọc, từ khóa và đúng doanh nghiệp. Xác định biểu mẫu khách dùng có lưu vào mục Liên hệ hay không.
• Form báo đã nhận nhưng không có email: kiểm tra liên hệ trong CMS trước. Lưu yêu cầu và gửi thông báo là hai bước; lỗi gửi thư không xóa liên hệ đã lưu.
• Không mở được một yêu cầu: ghi lại thông báo, quay về danh sách và tải lại. Yêu cầu có thể đã bị xóa hoặc tài khoản không được phép truy cập.
• Thao tác báo lỗi: đọc lỗi rồi tải lại để kiểm tra trạng thái, tránh bấm lặp nhiều lần.

Muốn thay các câu hỏi khách nhìn thấy, xem hướng dẫn cấu hình thuộc tính liên hệ. Khi cần xử lý thư thông báo, xem hướng dẫn cấu hình email.